事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的思考探析

索依拉

摘要：近年來，我國對(duì)事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展十分重視，事業(yè)單位檔案資料是我國重要的信息資源，本文分析了事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的必要性，基于此，對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的原則進(jìn)行了介紹，并對(duì)歸檔文件的整理提出了相關(guān)建議，希望能夠有效強(qiáng)化事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的有效性，提升整理效率，保證事業(yè)單位檔案的應(yīng)用效果。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;事業(yè)單位檔案;歸檔文件整理

長期以來，事業(yè)單位為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)作出了巨大的貢獻(xiàn)，隨著社會(huì)生產(chǎn)需求的不斷增加，事業(yè)單位的文件數(shù)量也日趨龐大，事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理難度逐漸提升，如何在保證歸檔文件質(zhì)量的情況下，進(jìn)行歸檔文件的快速高效整理，已經(jīng)成為了事業(yè)單位檔案管理部門的重點(diǎn)研究問題。

一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的必要性

隨著我國科技水平的不斷提升，信息化時(shí)代已經(jīng)強(qiáng)勢(shì)來臨，我國對(duì)數(shù)據(jù)信息和檔案資料的重視程度逐漸提升，事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理與事業(yè)單位檔案資料的應(yīng)用效果息息相關(guān)，以下對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的必要性進(jìn)行介紹：第一，就我國基本國情而言，事業(yè)單位的發(fā)展環(huán)境良好，隨著經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)鏈條的不斷完善，事業(yè)單位歸檔文件中的信息資料與事業(yè)單位的重要決策具有密不可分的關(guān)系，事業(yè)單位要想尋求進(jìn)一步的發(fā)展，避免不了對(duì)歷史檔案進(jìn)行查閱，因此對(duì)歸檔文件進(jìn)行有效的整理，不僅保證了文檔資料的完整性，也為事業(yè)單位的長期發(fā)展建立了基礎(chǔ);第二，事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理是事業(yè)單位檔案管理部門的主要工作內(nèi)容，與事業(yè)單位的正常發(fā)展具有難以切割的關(guān)系，快速高效的進(jìn)行歸檔文件的整理，可以帶動(dòng)事業(yè)單位其他部門的工作效率。因此，對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件進(jìn)行整理是十分必要的。

二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的原則

事業(yè)單位在我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)中占有著舉足輕重的地位，事業(yè)單位的檔案歸檔文件也在我國的數(shù)據(jù)資源中占據(jù)著一席之地，要想保證事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理效果，事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)該嚴(yán)格遵循歸檔文件的整理原則，以下對(duì)其進(jìn)行分析：第一，完整性原則。事業(yè)單位的檔案資料是事業(yè)單位的重要信息資源，事關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展和事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此在歸檔文件整理時(shí)，應(yīng)該全面遵循完整性原則，保證事業(yè)單位信息資源的全面和詳盡，避免對(duì)事業(yè)單位的統(tǒng)籌決策造成不良影響;第二，系統(tǒng)性原則。事業(yè)單位中的檔案資料之間具有一定的聯(lián)系性，在歸檔文件整理過程中，全面的遵循系統(tǒng)性原則可以讓事業(yè)單位的歸檔文件整理工作具備一定的有序性，也可以讓歸檔文件的后續(xù)讀取工作順暢進(jìn)行;第三，科學(xué)性原則。當(dāng)前，我國科技環(huán)境良好，面對(duì)事業(yè)單位日益增加的歸檔文件數(shù)量，檔案管理部門的管理人員工作壓力逐漸增加，遵循科學(xué)性原則可以讓歸檔文件的整理環(huán)境得到有效優(yōu)化，大大的提升了歸檔文件的整理效率，也在一定層面上保證了歸檔文件的整理效果;第四，安全性原則。在事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)中，事業(yè)單位的檔案信息中記錄了事業(yè)單位的重要信息，在歸檔文件整理中遵循安全性原則，在一定程度上維護(hù)了事業(yè)單位結(jié)構(gòu)穩(wěn)定。

三、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法

（一）文件裝訂

在信息化社會(huì)中，事業(yè)單位的檔案文件是事業(yè)單位的重要信息資源，歸檔文件的整理工作是事業(yè)單位檔案管理部門的重點(diǎn)工作，有效地維護(hù)了事業(yè)單位檔案資料的完整性，在歸檔文件整理中，檔案管理部門應(yīng)該全面遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。文件裝訂是事業(yè)單位檔案歸檔文件整理中的重點(diǎn)內(nèi)容，以下對(duì)其進(jìn)行分析：首先，檔案管理部門在歸檔文件處理時(shí)，應(yīng)該確定文件的歸檔和不歸檔，按照文件的歸檔范圍和不歸檔范圍，對(duì)文件進(jìn)行重點(diǎn)區(qū)分;其次，對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝訂前，應(yīng)該對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行修整，不僅需要修裱破損文件、復(fù)制字跡模糊或易退變的文件，還需對(duì)超大紙長的文件進(jìn)行合理折疊，去除歸檔文件中的易腐蝕性金屬物;再次，在文件裝訂過程中，應(yīng)該全面遵循歸檔文件整理的完整性原則，合理選擇符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料;最后，在文件裝訂時(shí)，應(yīng)該將歸檔文件以“件”為單位固定在一起，根據(jù)文件的構(gòu)成，合理安排文件的裝訂順序。

（二）文件分類

歸檔文件的整理是事業(yè)單位文書資料處理的最后環(huán)節(jié)，將歸檔文件收集齊全、完整，也是文書處理的基本要求，在歸檔文件的整理過程中，對(duì)文件進(jìn)行合理分類，可以有效地提升文件的后續(xù)處理效率。歸檔文件分類是指在系統(tǒng)內(nèi)將歸檔文件按照一定的方法分成若干層次的類別，以構(gòu)成有機(jī)體系，以下對(duì)歸檔文件的分類進(jìn)行分析：首先，事業(yè)單位中的檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位的事務(wù)特點(diǎn)和主要結(jié)構(gòu)構(gòu)成，對(duì)歸檔文件的內(nèi)容和主要方向建立全面的了解，以便選擇合適的歸檔文件分類方法，當(dāng)前事業(yè)單位中主要應(yīng)用的歸檔文件分類方法有年度分類法、機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法和年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法，合適的分類方法將大大的提升事業(yè)單位檔案的管理效果;其次，在對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)，為了全面保證分類效果，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位檔案的主要類別，制定分類方案，并將分類方案下發(fā)到檔案管理部門的管理人員手中，讓歸檔文件的分類具有一定的規(guī)律，提升歸檔文件分類的標(biāo)準(zhǔn)化程度，便于實(shí)體的查閱;最后，事業(yè)單位檔案管理部門的管理人員應(yīng)該根據(jù)檔案分類方法和檔案分類方案對(duì)事業(yè)單位的歸檔文件進(jìn)行合理分類，在分類過程中規(guī)范個(gè)人的行為，保證分類的正確性[1]。

（三）確定文件保管期限

在事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理過程中，檔案管理部門對(duì)歸檔文件進(jìn)行了裝訂和分類后，還應(yīng)根據(jù)歸檔文件的內(nèi)容和歸檔文件的重要性，對(duì)歸檔文件的保管期限進(jìn)行明確[2]。以下對(duì)文件的保管期限進(jìn)行分析：首先，事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)該針對(duì)事業(yè)單位的檔案情況，制定文書檔案保管期限表，從而根據(jù)不同文件的內(nèi)容和重要性，確定文件的保管期限;其次，事業(yè)單位檔案歸檔文件的保管期限一般有永久和定期兩種，屬于永久保管期限的歸檔文件一般是反映事業(yè)單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件，這些文件對(duì)事業(yè)單位的長期發(fā)展、國家的建設(shè)以及歷史研究有著持續(xù)性的作用效果，屬于事業(yè)單位的重要文件，必須保證該類文獻(xiàn)的安全，定期保管期限一般有30年和10年兩種，文件資料中主要反映了事業(yè)單位的一般工作活動(dòng)，在一定的期限內(nèi)對(duì)事業(yè)單位具有可利用價(jià)值;最后，應(yīng)該在文件總體分類的基礎(chǔ)上，再根據(jù)歸檔文件的保管期限，對(duì)文件進(jìn)行合理保存[3]。