綜合醫(yī)院財務(wù)檔案管理存在的問題及解決對策分析

孫敬

摘 要：近年來，隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展及經(jīng)濟體制的逐步轉(zhuǎn)型，各行業(yè)的財務(wù)管理工作模式也在發(fā)生著巨大變化。醫(yī)院財務(wù)檔案主要是將醫(yī)院歷年經(jīng)濟狀況進行記錄與保存，作為醫(yī)院財務(wù)管理的重要組成部分。隨著衛(wèi)生改革的逐漸深入，日常財務(wù)檔案管理工作中可能存在的一些問題也逐漸暴露出來。這些存在的不足不僅對醫(yī)院的日常工作造成影響，而且不利于醫(yī)院管理工作的長遠發(fā)展。鑒于此，就醫(yī)院財務(wù)檔案管理的意義與工作中存在的不足進行詳細分析，并提出解決對策，同時指出財務(wù)檔案信息化建設(shè)的特點與意義，以期為日后醫(yī)院更好地完善財務(wù)信息化建設(shè)，促進醫(yī)院長遠發(fā)展提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;財務(wù)檔案管理;存在問題;解決對策

中圖分類號：F233? ? ?文獻標志碼：A? ? ?文章編號：1673-291X（2019）20-0182-02

近年來，隨著醫(yī)療改革的不斷推進，醫(yī)院在醫(yī)療與衛(wèi)生服務(wù)方面的質(zhì)量逐漸提高，而醫(yī)院內(nèi)部的各項管理工作均是促進醫(yī)院長久發(fā)展的基本條件[1]。在院內(nèi)開展財務(wù)檔案管理工作可顯著提高醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量及醫(yī)療服務(wù)水平。這項工作的內(nèi)容主要以記錄醫(yī)院資金管理、科研、行政管理、教學(xué)及資金運轉(zhuǎn)等情況為主;工作的健全與否與今后的發(fā)展情況均會對醫(yī)院資金的使用效率產(chǎn)生影響，也對醫(yī)院的科學(xué)管理具有重要的意義與價值[2]。不斷完善財務(wù)管理工作中的各項細節(jié)，運用科學(xué)的方式對財務(wù)檔案各項信息進行有效管理，才能不斷提升醫(yī)院各項工作的效率與質(zhì)量，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的醫(yī)療服務(wù)[3]。

一、財務(wù)檔案管理的重要性

財務(wù)管理作為醫(yī)院各項管理中的重要內(nèi)容，其相關(guān)的檔案管理更是財務(wù)管理工作中的重中之重。財務(wù)檔案是財務(wù)各項工作的憑證與體現(xiàn)，完善記錄并整理歸檔各類檔案有助于工作人員更好地進行查詢與記錄，可促進財務(wù)工作的正常開展[4]。財務(wù)檔案的記錄形式以往以文字為主，對醫(yī)院的各項財務(wù)狀況及發(fā)展歷史進行詳細記載，再通過工作人員的收集、整理與歸納。這樣可將醫(yī)院發(fā)展過程中較為重大的事件進行保存與記錄，不僅有助于幫助人們更好地翻閱與查詢資料，更能為其提供真實、客觀、準確的信息資料[4]。

二、醫(yī)院財務(wù)管理工作中的不足

（一）財務(wù)檔案的分類與保存方式不科學(xué)

財務(wù)檔案管理工作的核心就是保存內(nèi)容。在過去的很長時間中，醫(yī)院對財務(wù)檔案管理的重視程度較低，導(dǎo)致現(xiàn)存的許多紙質(zhì)版信息分類與保存較為凌亂。主要表現(xiàn)在：第一，要求遞交財務(wù)資料的相關(guān)工作人員未能嚴格按照院內(nèi)相關(guān)財務(wù)管理要求定時、完整、詳細地遞交各類資料，部分不完整的資料也未能在后續(xù)補充完整導(dǎo)致資料不全[5]。第二，檔案信息管理混亂，檔案管理人員對收集到的各類資料未能進行準確的分類與識別，而是將所有資料進行籠統(tǒng)的收集后直接歸檔，不再進行詳細的篩選與區(qū)分。其中一些內(nèi)容相似的資料由于未能及時進行區(qū)分與篩選就全部歸檔在一起，易導(dǎo)致后續(xù)使用檔案進行資料查詢的人員不能對檔案內(nèi)容進行正確的判斷與選擇，既對正常的工作質(zhì)量與效率造成影響，又在一定程度上降低了文件的使用價值[6]。

（二）檔案管理機制尚不完善

盡管近年來各大中小醫(yī)院的制度已逐漸建立，工作人員的各項工作職責也較為明確，但在財務(wù)檔案管理方面仍存在許多缺失與不健全的地方，尤其是在財務(wù)人員職責分配及工作細節(jié)評估方面仍存在較多不足。這將導(dǎo)致由于收集不及時而丟失許多有價值的財務(wù)文件與資料，以致無法體現(xiàn)財務(wù)檔案的共享性，最終造成檔案文件管理工作無法真正發(fā)揮出服務(wù)醫(yī)院發(fā)展的作用。

（三）財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

財務(wù)檔案管理工作對人員專業(yè)水平要求較為嚴格。目前，許多醫(yī)院的檔案管理工作多由醫(yī)護人員或其他崗位人員完成，他們大多沒有檔案管理工作的專業(yè)知識和技能，也無法完成財務(wù)檔案的存放、整理等各項工作。隨著信息化時代的到來，醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作也發(fā)生了實質(zhì)變化，許多曾經(jīng)人為操作的工作轉(zhuǎn)變?yōu)樵谟嬎銠C上完成。目前，大部分檔案管理的人員缺乏完善的計算機及軟件應(yīng)用知識，無法使用計算機完成各項財務(wù)檔案管理工作，這也給后續(xù)開展財務(wù)管理信息化建設(shè)增加了難度。

（四）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度較低

檔案管理工作的調(diào)整與完善是一個長期的過程，需要醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員的關(guān)注與改進，其中上級領(lǐng)導(dǎo)對該項工作的支持與重視程度直接影響檔案管理工作的質(zhì)量與效率。目前，許多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)都認為，醫(yī)護工作是醫(yī)院運營中的重點，而檔案管理類工作對醫(yī)院正常運作帶來的影響微乎其微[7]，因此疏于投入人力、財力與物力。在這一情況下，財務(wù)檔案管理工作進展的速度是非常緩慢的。再加上檔案工作人員普遍存在檔案管理意識淡薄、工作流于形式等問題，工作上應(yīng)付思想嚴重，直接導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量與效率的低下。

（五）財務(wù)檔案管理信息化程度較低

目前，許多醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作尚未完全實現(xiàn)信息化，仍采用傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致人力物力的浪費[8]。許多醫(yī)院認為，對信息的各項管理僅限于對數(shù)據(jù)內(nèi)容的處理與記錄，與檔案管理關(guān)聯(lián)較小，因此多不應(yīng)用在檔案管理工作當中，長此以往可能造成各類財務(wù)檔案信息的流失，不利于為管理者提供各類信息，難以為促進醫(yī)院的發(fā)展發(fā)揮財務(wù)檔案的自身價值。

三、加強醫(yī)院財務(wù)檔案管理的有效策略

（一）升級醫(yī)院管理理念

醫(yī)院管理者應(yīng)改變傳統(tǒng)的醫(yī)院財務(wù)管理觀念，引用新技術(shù)，減少檔案管理人員的工作量。充分意識到信息化建設(shè)的重要性，努力構(gòu)建完善的財務(wù)管理體系，逐步提升財務(wù)管理水平。

（二）建立健全管理體系

財務(wù)檔案管理具有健全可行的制度是工作順利進行的必要條件。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)其實際情況建立和完善各類檔案管理制度。在擁有健全的財務(wù)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，管理人員應(yīng)該遵守相關(guān)規(guī)定，切實保證實現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作的目標。即使在信息化過程中遇到問題，也可做到有章可循，確保醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作能夠持續(xù)開展。在日常工作中，應(yīng)以財務(wù)工作為主線，全面規(guī)范各類檔案資料，對一些具有較高保管價值的財務(wù)相關(guān)記錄、核算資料等應(yīng)及時收集、分析、篩選，并整理后立卷編號，裝訂成冊。

（三）增強檔案管理意識

在醫(yī)院，不論是管理人員還是檔案工作人員均應(yīng)增強檔案管理的意識，深刻認識到財務(wù)檔案對醫(yī)院運行與長遠發(fā)展的重要意義。同時，根據(jù)醫(yī)院實際運營情況進一步加大對檔案管理工作的投入程度與支持力度。工作人員在日常工作中應(yīng)確保各項檔案資料可供人查閱并定期整理各類資料，確保各檔案內(nèi)容的完整性與準確性，為檔案查閱人員的查詢與使用提供便利。

（四）不斷強化財務(wù)檔案管理人員的工作能力，提高其自身素質(zhì)

在財務(wù)檔案管理工作中，工作人員的業(yè)務(wù)能力將直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。因此，醫(yī)院在建立相關(guān)制度的同時也應(yīng)明確管理工作人員獎懲機制，使工作人員在這一機制中不斷提升工作效率與工作質(zhì)量，并利用獎懲機制為工作人員提供一個良好的工作氛圍與道德環(huán)境，幫助其提升自我工作的責任感及自我約束力，使他們自覺規(guī)劃職業(yè)路徑，找出自身的特點和不足，在每日的檔案管理中及時發(fā)現(xiàn)自身存在的問題并積極改進，幫助他們的專業(yè)素質(zhì)水平逐漸得到提高。此外，對檔案管理人員應(yīng)加強操作技能與檔案管理方面的培訓(xùn)，幫助他們掌握檔案管理的操作技能與基礎(chǔ)知識;醫(yī)院應(yīng)定期組織專業(yè)人員對財務(wù)檔案管理人員的各項工作內(nèi)容進行考核與評估，以便于其及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足與缺陷并進行改進。同時，將財務(wù)檔案要求的各項內(nèi)容列入醫(yī)院的日常工作管理的內(nèi)容當中，要求其他部門人員提交的財務(wù)資料盡可能完整、準確，有助于提高檔案管理的質(zhì)量與效率。

（五）提高檔案利用率

醫(yī)院管理者一方面應(yīng)重視財務(wù)檔案的管理、收集、分析及篩選工作，另一方面也應(yīng)把檔案管理與醫(yī)院的各項事業(yè)的建設(shè)情況、醫(yī)療發(fā)展情況相結(jié)合，以便更好地提升財務(wù)檔案管理水平。

醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作對促進醫(yī)院的長遠發(fā)展具有積極重要的作用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負責人應(yīng)加強對財務(wù)管理的重視，增強相關(guān)人員的管理意識，提高檔案利用率，提高工作人員的專業(yè)技能與素質(zhì)，不斷優(yōu)化管理方式，有效提升醫(yī)院財務(wù)檔案工作的質(zhì)量與效率。正視財務(wù)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題與漏洞，繼而剖析和探討，以此來發(fā)掘新的發(fā)展途徑，切實提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理水平，為醫(yī)院各項工作的開展奠定基礎(chǔ)。從目前情況來看，最關(guān)鍵的一點是提高醫(yī)院檔案管理人員的整體綜合素質(zhì)及管理質(zhì)量，加強醫(yī)院相關(guān)財務(wù)管理體系建設(shè)，完成醫(yī)院長久發(fā)展的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作。

參考文獻：

[1]? 魏書林.財務(wù)檔案信息化管理的完善措施研究[J].才智，2018，（34）：199.

[2]? 姜慶紅.事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作中存在的問題及改進措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（21）：83.

[3]? 劉冶.基于會計電算化的財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018，26（28）：33，35.

[4]? 謝岳峰.基于新形勢下行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（19）：92.

[5]? 西康勇.創(chuàng)新財務(wù)管理工作 提高財務(wù)管理水平[J].經(jīng)濟管理：全文版，2016，（6）：170.

[6]? 孫虹.中小企業(yè)財務(wù)管理內(nèi)控建設(shè)探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018，（17）：213.

[7]? 張慧娟.信息化環(huán)境下高校財務(wù)檔案管理思考[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2018，（5）：214.

[8]? 許志穎.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理的思考[J].通訊世界，2018，（1）：260-261.