工程檔案收集過程中的若干難點(diǎn)及解決辦法

郭宗兵

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會各個領(lǐng)域越來越重視檔案管理，尤其是對于建設(shè)工程行業(yè)來講，其檔案管理極為重要。在建設(shè)行業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長，將各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸檔并進(jìn)行有效管理，有利于建設(shè)工程行業(yè)的后續(xù)發(fā)展。基于此，本文對建設(shè)工程檔案管理的重要性進(jìn)行分析，并對其規(guī)范化管理措施提出了建議。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程 檔案管理 重要性 規(guī)范化

引 言

工程檔案是企業(yè)進(jìn)行正常的生產(chǎn)、維護(hù)、擴(kuò)建、技改等項目不可缺少的技術(shù)資料，真實反映工程建設(shè)的全過程，為工程項目日后的改建擴(kuò)建維修產(chǎn)權(quán)維護(hù)提供原始依據(jù)和重要憑證作用。

1建設(shè)工程檔案管理的重要性

在工程建設(shè)過程中會形成相關(guān)的建設(shè)工程資料，通常以文字、圖片、聲音、表格等形式進(jìn)行記錄，有著較高的應(yīng)用價值與存儲價值。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國建設(shè)行業(yè)蓬勃發(fā)展，各個城市的建設(shè)項目數(shù)量不斷增加，有價值的工程資料不斷增多。建設(shè)工程項目在施工之前的資料主要包括上級批準(zhǔn)文件、施工圖紙、設(shè)計文本以及施工合同、招投標(biāo)文件、實地勘察資料、計劃任務(wù)書等;建設(shè)工程項目在施工過程中的資料主要有施工資料、質(zhì)量監(jiān)督資料、竣工驗收資料等;建設(shè)工程項目竣工之后的資料則有工程結(jié)算材料、竣工圖紙、項目驗收材料等。建設(shè)工程項目從施工到竣工會形成很多資料，并涉及到施工方方面面，對保障工程質(zhì)量、后期維護(hù)等方面都有著極為重要的作用，因此做好建設(shè)工程檔案管理工作對促進(jìn)企業(yè)以及整個建筑行業(yè)發(fā)展都有著巨大的現(xiàn)實意義。

2工程檔案收集過程中的難點(diǎn)

2.1目部人員調(diào)動頻繁，資料管理缺乏連續(xù)性。在項目部，資料員可能是事務(wù)最繁瑣、人員調(diào)動最頻繁一個崗位，一個資料員可能要兼職安全員、質(zhì)量員等多種工作，造成項目部資料員工作崗位不穩(wěn)定，沒有專職檔案資料員，在移交過程中可能就會造成資料的遺失損壞。還有些項目部，在工程竣工后，臨時指派人員來進(jìn)行歸檔收集整理，由于不是全程跟進(jìn)項目施工進(jìn)程，造成了一些原始材料不齊全，資料管理缺乏連續(xù)性。其他還有因為搬場遺失、工地意外事故造成資料毀壞、人為原因損壞資料的現(xiàn)象也時有發(fā)生，這也都是因為沒有專職資料員的情況下，疏于對工程資料管理的原因。

2.2項目部檔案意識不強(qiáng)，重視度不夠。工程部門平時不重視歸檔材料的積累和保管，項目部只重視工程項目建設(shè)而忽視工程檔案管理，把保證工程質(zhì)量和進(jìn)度放在第一位，對項目資料沒有足夠高的管理意識。近來較為常見的問題是，項目部資料員竣工后，為了達(dá)到檔案館竣工資料驗收要求和業(yè)主的要求，只專心制作兩份資料，一份交于檔案館一份交給業(yè)主，卻唯獨(dú)忘記自己公司的一份資料需要留底歸檔。僅僅為了完成任務(wù)而歸檔，沒有考慮到公司或本人今后是否有檔案資料利用需求。資料的缺失對企業(yè)的檔案資源而言是一種損失，檔案是企業(yè)無形資產(chǎn)，缺乏對檔案查考價值的認(rèn)識。

2.3經(jīng)濟(jì)責(zé)任管理制度落實不到位，缺乏執(zhí)行力。盡管工程檔案的歸檔納入了公司工程項目管理考核實施辦法，但在執(zhí)行過程中還是存在偏差。在實際執(zhí)行過程中，工程資料竣工驗收并沒有按照經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理規(guī)定進(jìn)行開展。在工程竣工后，由于經(jīng)濟(jì)責(zé)任制檔案一塊考核獎勵數(shù)額不高，與竣工資料驗收的繁瑣相比，很多項目部資料員寧愿放棄這一塊的獎勵。這樣一來經(jīng)濟(jì)責(zé)任制失去效力，無法對項目部工程檔案管理造成有效的約束。

3加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的措施

3.1建設(shè)工程檔案管理的基本依據(jù)。基于建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)，我國相關(guān)機(jī)構(gòu)對檔案收集、形成、累積、整理、歸檔等方面提出了基本要求以及法律法規(guī)。例如《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作指南》《國家重大建設(shè)項目歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法與要求》等最新法律法規(guī)、規(guī)范性文件、標(biāo)準(zhǔn)版本，通過對其進(jìn)行解讀，并結(jié)合實際情況開展檔案管理工作，讓工作有章可循、有據(jù)可依，從而實現(xiàn)規(guī)范化管理，為檔案使用者提供有價值的服務(wù)。

3.2關(guān)于檔案管理工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督以及檢查。從建設(shè)單位層面來講，應(yīng)當(dāng)具備獨(dú)立的檔案管理部門，實現(xiàn)對建設(shè)工程項目資料歸檔工作進(jìn)行專業(yè)化指導(dǎo)、協(xié)調(diào)，并將后期維護(hù)檢查及監(jiān)督工作做好。由于各方面客觀因素的存在，當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理部門中存在著較多兼職檔案管理人員，為了提升這些檔案員的工作能力，應(yīng)當(dāng)要求其積極參與工程項目例會，這樣能夠協(xié)調(diào)解決有關(guān)檔案歸檔的問題，同時監(jiān)督各類檔案的實際狀態(tài)，還可以組織一部分人員分階段地對施工單位做好相關(guān)指導(dǎo)與檢查。此外，還可以通過實體培訓(xùn)班、網(wǎng)上教學(xué)等方式進(jìn)行授課，或者是要求建設(shè)工程檔案管理人員到各個單位做現(xiàn)場講解，主要針對規(guī)范制度、知識技術(shù)、法律法規(guī)等與檔案業(yè)務(wù)有關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行推廣，從而為建設(shè)單位相關(guān)部門以及其他單位在檔案裝訂、整理、歸檔等方面提供更加清晰的思路，以提升檔案管理的效率與質(zhì)量。

3.3關(guān)于檔案管理體制及工作程序的規(guī)范。在具體的施工過程中，建設(shè)工程項目檔案需要實施的管理體制是統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)、分級管理與負(fù)責(zé)，具體體現(xiàn)在如下方面：一是檔案管理體系的規(guī)范與完善。建設(shè)工程項目檔案管理應(yīng)充分利用當(dāng)前的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，然后開展統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化分級管理、扁平化管理進(jìn)行綜合管理。隨著對檔案管理組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整，目前檔案管理已經(jīng)完成網(wǎng)絡(luò)分層劃分，下設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員、檢查小組、督導(dǎo)小組、管理小組等，同時明確各小組的職責(zé)與責(zé)任，并與其績效考核掛鉤。二是監(jiān)理單位檔案管理體系的規(guī)范與完善。整體監(jiān)控責(zé)任是由總監(jiān)理工程師主要負(fù)責(zé)，同時還配有電氣儀表、設(shè)備以及工藝安裝、土建等不同領(lǐng)域的專業(yè)工程監(jiān)理。通過綜合巡視、檢驗、旁站等方式將監(jiān)督工作有序完成，并形成全面系統(tǒng)的監(jiān)理資料。

3.4加強(qiáng)檔案資料基本制度宣傳和培訓(xùn)。首先，檔案管理人員要具備一定建筑工程基本知識，了解建設(shè)工程基本程序，熟知國家及公司有關(guān)建筑工程管理規(guī)定，才能起到檔案管理人員的監(jiān)督、指導(dǎo)作用，才能在收集管理過程中發(fā)現(xiàn)問題，提出解決問題的辦法和整改措施。其次，需定期對工程管理人員、技術(shù)人員、資料員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)。根據(jù)國家關(guān)于工程檔案管理規(guī)定和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項目對檔案資料整理編制、工程項目驗收的基本要求來進(jìn)行培訓(xùn)，使工程項目管理人員、施工技術(shù)人員、資料員在增強(qiáng)檔案意識的同時也熟知檔案業(yè)務(wù)，使其工程檔案管理一開始就規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，減少施工過程中不規(guī)范的原始資料和文件出現(xiàn)，確保檔案質(zhì)量。

結(jié) 語

總而言之，建設(shè)工程檔案資料是項目施工、運(yùn)行、投產(chǎn)、管理、維護(hù)、監(jiān)測、擴(kuò)建或者改建等方面的基本依據(jù)，是整個建設(shè)工程項目施工過程中的重要記錄，其中有非常豐富的數(shù)據(jù)資源、核心資料。因此，做好建設(shè)工程檔案管理對建設(shè)企業(yè)以及市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著非常重要的作用。身為建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立全面質(zhì)量管理思想，不斷提升檔案管理的效率與質(zhì)量，確保各類資料的真實性、完整性、客觀性，促進(jìn)檔案工作能夠穩(wěn)步開展。

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