現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)探析

鞠亞楠

摘要：隨著新時代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸滲透到各行各業(yè)中，為企業(yè)帶來了極大的便利。信息化建設(shè)成為了我國進(jìn)步的重要舉措。而在現(xiàn)代企業(yè)管理檔案時，借助先進(jìn)的技術(shù)，能讓整體工作進(jìn)展更加有序。本文就現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)行分析，并提出幾條建議，加以探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);策略探析

企業(yè)在發(fā)展的過程中，其內(nèi)部管理工作至關(guān)重要，是保證其長期穩(wěn)定發(fā)展的根本。而現(xiàn)代社會的先進(jìn)技術(shù)手段，讓企業(yè)的工作模式也發(fā)生了變化，我們可以看到，越來越多的信息化軟件進(jìn)入到企業(yè)管理者的視野中，并為其日常工作提供了巨大的促進(jìn)作用。雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還占主導(dǎo)地位，但是企業(yè)管理使用電腦設(shè)備辦公比例在增加，這是技術(shù)的革新，更是發(fā)展理念的與時俱進(jìn)，無論是從節(jié)省人力物力還是節(jié)省企業(yè)經(jīng)濟(jì)預(yù)算，都有良好的作用，具有重要的現(xiàn)實意義，值得貫徹并推廣。

一、信息化建設(shè)中存在的問題

（一）人員尚未樹立信息化建設(shè)意識

這是目前企業(yè)中最常見的問題，大部分員工和管理者還沒有意識到信息化時代的影響和重要意義，在檔案管理方面依舊采用的傳統(tǒng)紙質(zhì)材料記錄和保存，個別思想先進(jìn)的員工，即使使用了電腦進(jìn)行操作，也只是流于單純的記錄形式，沒有利用到電腦強(qiáng)大的運(yùn)算能力，沒有做到對檔案的快捷管理，整體工作還是人工手段居多。這一點很明顯已經(jīng)不能應(yīng)對現(xiàn)代快節(jié)奏社會發(fā)展的需要，而且正因這種傳統(tǒng)的操作形式，企業(yè)管理者在規(guī)劃中將其擺在了不起眼的位置，無論是宣傳還是規(guī)范管理都缺少資金和技術(shù)人員的支持，進(jìn)而影響檔案信息化在企業(yè)管理中的應(yīng)用推廣。

（二）沒有強(qiáng)力的監(jiān)管措施

這是管理者在發(fā)展中造成的紕漏，企業(yè)的發(fā)展，必須提前進(jìn)行市場調(diào)研，更新社會發(fā)展的先進(jìn)技術(shù)，并與自身企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃完美融合，創(chuàng)建出與時俱進(jìn)的發(fā)展方針。但是大多數(shù)企業(yè)都缺乏這方面的意識，在企業(yè)中沒有良好的推行制度，沒有強(qiáng)力的監(jiān)管措施，信息化建設(shè)的道路舉步維艱。

（三）計算機(jī)設(shè)備陳舊

信息化技術(shù)要想健康發(fā)展，過硬的設(shè)備質(zhì)量是其基本保證。由于信息化建設(shè)的理念在各大企業(yè)才初步形成，其計算機(jī)設(shè)施還是老舊部分為主，沒有新式的運(yùn)算芯片和處理器，對于檔案管理工作就無法完美勝任，效率低下。而且落后的處理設(shè)備，在企業(yè)需要調(diào)用數(shù)據(jù)庫信息的時候，極大概率出現(xiàn)卡頓遲緩等現(xiàn)象，直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）技術(shù)水平不達(dá)標(biāo)

工作人員缺乏強(qiáng)有力的執(zhí)行力及學(xué)習(xí)新事物的能力，對于管理者制定出的計劃也沒有貫徹落實，與此同時團(tuán)隊合作的意識也亟待培養(yǎng)。為保障企業(yè)檔案管理的高效合理進(jìn)行，必然要對從業(yè)人員的計算機(jī)設(shè)備操作水平和作業(yè)規(guī)范提出更高的要求，這是多方面考究的結(jié)果。若是檔案存儲出現(xiàn)異常，可能會影響到企業(yè)關(guān)鍵時刻的資金和人員調(diào)用，極有可能讓企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。

二、加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化的手段

（一）樹立起信息化發(fā)展的意識。

當(dāng)下企業(yè)的發(fā)展要想取得進(jìn)步，必須從根本上端正態(tài)度，拓展自身的思想形態(tài)。從管理者出發(fā)，在制定具體的發(fā)展方向時，將信息化管理的意識融入到運(yùn)營中，借助多渠道，將計算機(jī)設(shè)備的專業(yè)手法和實施的重要性對企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行普及，促使管理人員轉(zhuǎn)變觀念意識，提高對信息化建設(shè)的熱情。

（二）設(shè)置科學(xué)的監(jiān)督管理機(jī)制

這是落實信息化技術(shù)普及工作的必要手段，為了保障企業(yè)的長期發(fā)展，對于檔案管理的運(yùn)營進(jìn)行監(jiān)督和管理。相關(guān)人員要定期做出工作總結(jié)，交由企業(yè)專門制定的小組進(jìn)行歸納總結(jié)，借助研究員工學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的進(jìn)程，企業(yè)可以更有針對性地開展下一步發(fā)展工作，各項指標(biāo)的指定也就更加具有目的性，企業(yè)整體管理由此變得合理有序。

（三）做好作業(yè)人員的綜合培訓(xùn)

理解了企業(yè)制定的計算機(jī)技術(shù)操作規(guī)范，還要將其落實，為此大力開展培訓(xùn)工作，提高從業(yè)人員的專業(yè)水平，讓他們充分意識到信息化管理的便利和重要性。對此企業(yè)要安排好時間，規(guī)范員工行為，周期性地灌輸指導(dǎo)思想，定期組織培訓(xùn)，系統(tǒng)地對檔案管理人員進(jìn)行教育，充分了解各類操作方法，在培訓(xùn)后進(jìn)行相關(guān)知識考核;對于計算機(jī)設(shè)備操作熟練的員工，鼓勵其傳授心得，并帶頭擔(dān)起檔案管理信息化發(fā)展的責(zé)任，在實際工作時與同事互相幫助，解答疑難，旨在信息化技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部的快速普及。

（四）合理選擇計算機(jī)設(shè)備

設(shè)備的更新任務(wù)也是發(fā)展中必須解決的點，企業(yè)要進(jìn)行檔案的信息化管理，就必須將硬件設(shè)施準(zhǔn)備到位。計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，其算法程序也是不斷地革新，企業(yè)必須保證自身所使用的軟硬件不斷更新，借此才能讓企業(yè)的發(fā)展跟上社會的進(jìn)步，創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益。

三、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)管理突出科學(xué)性與時效性，進(jìn)而給檔案管理工作提出了新的要求，對其開展信息化建設(shè)無疑成為最佳的變革途徑?，F(xiàn)代企業(yè)必須以科學(xué)發(fā)展觀為出發(fā)點，以科技為依托，以人才為突破，來實現(xiàn)檔案管理信息化的最大服務(wù)價值。

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