提升辦公室檔案管理效率的探索

林亞森 張毓華

關(guān)鍵詞：檔案管理：信息化：工作效率

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，使企事業(yè)單位的辦公環(huán)境發(fā)生巨大變化，一個顯著特點就是信息化管理手段的廣泛應(yīng)用。而辦公室檔案管理對科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的要求也越來越高，但是在檔案管理的實際工作中仍然存在一些嚴重阻礙各項工作順利開展的問題需要解決。

一、辦公室檔案管理工作的重要意義

1、檔案管理是企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)了解情況和實施決策的重要依據(jù)。單位各項決策的做出，依據(jù)之一就是對整體信息的充分掌握，辦公室檔案可以客觀、真實、詳細地記錄事件發(fā)展的完整過程，因此不僅具有參考的作用，同時也是進行查詢以及評價的重要依據(jù);另外辦公室檔案管理是輔助其他部門工作的重要載體，為其他部門工作的科學(xué)開展提供必要的依據(jù)。因此，龐雜的信息資源需要更加科學(xué)高效的管理，尤其是現(xiàn)代技術(shù)手段的運用。

2、檔案管理是提高辦公室工作效率的有效工具。檔案管理需要將各類信息整理、加工、處理，以便為整體管理提供指導(dǎo)和部門決策提供依據(jù)。因此需要進一步建立檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)來提高辦公室工作的工作效率，并以此為樞紐促使相關(guān)管理內(nèi)容和相關(guān)部門包括文書的起草、文稿的修改以及人事、財務(wù)等后勤工作都逐漸走向現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化水平。

3、檔案工作是維護單位穩(wěn)定發(fā)展的保證。由于企事業(yè)單位的檔案種類相當?shù)姆彪s，而且檔案的重要性也是各有不一，有些內(nèi)部機密文件還要防止泄露，因此，為了避免影響企事業(yè)單位工作的正常進行，為了安全、便捷的需要。必須加強辦公室檔案管理。

二、辦公室檔案管理中存在的問題

雖然當前企事業(yè)單位辦公室檔案管理水平大大提升，但是在工作中仍然存在一些突出的問題，主要體現(xiàn)在：

1、檔案管理流程冗余。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，信息化程度不斷增強，數(shù)字技術(shù)在辦公室中得到較大范圍的推廣和應(yīng)用，但是檔案管理的重要性并沒有得到足夠的重視，相關(guān)的研究也不夠深入，檔案管理流程不夠科學(xué)，檔案管理的規(guī)范性和合理性還有待提升。比如，在精益管理問題分析中有一種問題是流程的浪費，體現(xiàn)在檔案整理流程中，如卷宗的整理，在歸檔流程中，由于檔案編目、裝訂、掃描質(zhì)量等環(huán)節(jié)的問題，導(dǎo)致檔案需要進行重新編目、整理后歸檔，浪費了人力、物力和財力，說明流程的相關(guān)阻礙需要移除，辦公室檔案管理應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、暢通。

2、檔案管理人員觀念欠缺。在當前的檔案管理中，人員的管理觀念不強，對最新知識和技能的掌握也欠缺，以致直接影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，新時代安全形式的要求，需要規(guī)范檔案管理工作，這也對辦公室檔案管理人員提出了更高的要求。

3、檔案管理人員業(yè)務(wù)需要精進。當前，很多檔案主體的領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認識到檔案管理的重要性，直接導(dǎo)致對檔案管理人員的重視程度不夠，很多檔案管理人員不是專業(yè)的管理人員，檔案管理人員業(yè)務(wù)技能還需精進。比如，檔案管理工作需要依靠“外力”協(xié)助管理，檔案收集整理不夠及時，不能運用現(xiàn)代辦公手段科學(xué)辦公等。

三、如何提高辦公室檔案管理效率

1、實現(xiàn)組織管理常態(tài)化，提升全員意識。為了更科學(xué)、有效地進行檔案管理，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)高度重視，強化辦公室檔案管理制度的建設(shè)，根據(jù)人員變動狀況，及時調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員，將檔案管理工作納入單位日常管理工作考核。加強檔案法律法規(guī)宣傳和專業(yè)知識培訓(xùn)，以提升全員檔案意識，確保檔案管理各項制度落在實處。

2、實現(xiàn)檔案管理精益化，優(yōu)化工作流程。運用精益管理思路重新再造檔案整理流程。通過制定文書檔案資料定期歸檔目錄，確保各部門文書、卷宗檔案定期歸集。加強職能部門兼職檔案整理人員專業(yè)培訓(xùn)，提高重要文書檔案掃描質(zhì)量，規(guī)范檔案裝訂標準，提高工作效率。定期組織頭腦風(fēng)暴研討會，運用精益管理思想對檔案資料整理流程進行剖析，減少冗余流程，提高檔案整理效率。圍繞檔案管理歸檔查詢效率，立項Qc課題，通過創(chuàng)新管理思路，構(gòu)建安全化、規(guī)范化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺，

為實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，打牢管理基礎(chǔ)。同時根據(jù)新形勢、新要求不斷豐富完善檔案管理制度，細化收集、整理、保管、調(diào)閱、歸還、到期銷毀等檔案生命周期流程，加強考核督導(dǎo)，納入年度績效考核細則，提高各級對檔案管理的重視度。加強檔案管理硬件投入，打牢檔案管理工作基礎(chǔ)。

3、實現(xiàn)檔案管理信息化，提高管理效率。完善計算機檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引等。開發(fā)檔案管理互動式軟件，實現(xiàn)檔案調(diào)閱的自動引導(dǎo)，解決檔案資料查閱難的問題。開發(fā)檔案調(diào)閱逾期管理功能，檔案調(diào)閱逾期未歸還，系統(tǒng)及時提醒檔案管理員督促調(diào)閱人歸還，確保檔案的完整和安全。

4、增強辦公室檔案管理工作的責任感。對于檔案管理中的保密工作，需要將責任落實到人。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，員工要認清自身的責任，增強保密人員的責任意識。在日常檔案保密工作中，要制定合理的獎懲機制，對于工作中的失誤，要進行相應(yīng)的懲處。對于工作優(yōu)秀的員工，要給予一定的獎勵，不斷提升工作人員的工作熱情和積極性，發(fā)揮工作人員的潛力，保證檔案管理工作的有序進行。