交通部門檔案管理中的信息化建設

摘 要：在交通部門的管理中，檔案管理占據著重要的地位。但是，隨著社會經濟的不斷發(fā)展，信息化技術的更新，交通部門在檔案管理中仍然存在著一系列的問題。本文基于這些問題，以找到切實可行的解決方案作為出發(fā)點。首先介紹交通部門檔案管理的作用，厘清其在信息化建設中存在的問題，并結合相關的經驗提出實行信息化建設的辦法和措施，包括建立網絡系統(tǒng)，電子文件管理，建立健全檔案管理，安全體制等方面。希望研究結果能夠促進我國的交通運輸部門的檔案管理水平。

關鍵詞：交通運輸 檔案管理 信息化建設

引 言

隨著檔案管理信息化的不斷要求與信息技術的不斷發(fā)展，人們對檔案管理的要求也越來越嚴格。與此同時，交通管理部門的檔案管理也應該隨著時代信息化程度的不斷提高而與時俱進，加強檔案管理工作的信息化程度，運用高新技術提高檔案管理的效率。但是就目前的現(xiàn)狀來看，我國的交通管理部門的檔案管理仍然存在著許多的問題，比如檔案管理的信息化程度低下，檔案利用率及安全性沒有得到應有的保障。檔案管理作為一項記錄事物及事情的有力證據。對交通行業(yè)來說，檔案管理工作的記錄更為重要，它對社會經濟的發(fā)展具有重要意義，如何才能提高交通管理部門檔案管理的真實有效性，這是現(xiàn)代交通企業(yè)必須要著重關注的要點。

一.交通檔案管理部門信息化建設的重要性

檔案管理部門信息化的特點就是利用信息化的手段將龐大復雜的檔案信息進行篩選，歸納總結，最后提高資源的利用率。在檔案的信息化建設中，采用電子檔案的形式進行運用，可以很大程度的提高檔案管理部門的工作效率，便于用戶及時進行保存修改。與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，電子檔案的管理成本較低，工作效率高。面對信息化技術的發(fā)展，對我國傳統(tǒng)的檔案管理有著嚴重的沖擊，但這是檔案管理信息化發(fā)展的必然要求，是提高交通管理部門檔案工作的需要?？偠灾绾渭涌旖煌ü芾聿块T檔案管理機關的信息化建設已經迫在眉睫，因此，交通運輸部門的檔案管理工作一定要受到各級領導的重視，并安排有效的措施讓其實現(xiàn)。

二.交通部門擋案管理存在的問題

（一）檔案管理工作人員素質低。交通部門的檔案管理主要是對一些信息進行歸檔保存，同時，也為交通管理部門的發(fā)展提供了一定的幫助。但是就目前的現(xiàn)狀而言，由于工作的復雜性，資料眾多，難以歸檔，這也導致了很多的檔案管理工作人員從內心深處無法正視管理的工作，其次，交通管理部門檔案工作的人員檔案管理意識比較薄弱，專業(yè)知識不足，檔案工作中資料的收集和整理出現(xiàn)了很大的問題。把檔案管理工作看成一項可有可無的工作，這在一定程度上就造成了交通檔案管理水平低，很多的工作人員都沒有經過專業(yè)的知識培訓，他們只是在大多數(shù)的日常工作中進行相關的工作步驟加以模仿并借鑒其他企業(yè)的管理方法，并沒有形成自己特色的管理檔案方法，這就造成了檔案管理工作中的個人因素性質較多，缺乏了真正的通用性，檔案管理的質量相對較低。

（二）檔案管理機制不完善。檔案管理機構由于自身的制度不完善不規(guī)范，造成檔案管理工作中單位或人員責任模糊，導致很多工作人員在同一個工作崗位上進行重復性的工作，浪費時間且效率不高，由于檔案管理權責不明，工作人員各自為政，沒有特定的人員負責具體的事物。檔案管理的工作人員常常會將自己的工作內容以各種理由交托他人，并沒有自己的員工素質責任，在信息化程度建設上也沒有人員主動提出方案，自然不能得到單位的重視，單位也沒有及時對檔案管理工作人員進行專業(yè)的信息技術培養(yǎng)，這就造成了檔案管理工作中缺乏高素質的人才。交通部門檔案管理沒有跟緊時代的腳步，進行一系列的轉變，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，這在一定程度上很難適應現(xiàn)在的檔案管理要求。因此，現(xiàn)階段檔案管理的水平都較為低下。

（三）信息化建設的效率低下。在檔案管理信息化建設之中，很多的檔案管理工作人員會受到傳統(tǒng)思想的限制，會造成相關部門檔案保管而不利用的局面。由于現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，新的觀念和科學不斷沖擊，對檔案管理工作也有了新的要求，在一定程度上不在像以往的檔案管理工作一樣，只是簡單的進行保管，還要進行相關的利用。由于檔案管理工作人員的保密意識和安全意識缺失，在管理中可能會導致不經意泄露相關的文件，或者是在信息化的交通檔案管理中存在一系列的技術問題，導致電腦上出現(xiàn)病毒，電腦黑客對電腦進行攻擊，這在一定程度上都會危害我國交通管理部門的檔案管理工作。目前，檔案管理工作并沒有較全面的運用數(shù)字化文件，大多還是采取以往的紙質歸檔，這在一定程度上局限了檔案管理工作的發(fā)展，服務性和共享性比較差，很難滿足信息共享時代的要求。一些基礎的辦公自動化系統(tǒng)，也由于工作人員缺乏相關的操作經驗，并沒有有效利用這些軟硬件，這都造成了檔案在進行數(shù)字文件歸檔的過程中效率低下的問題。

三.交通檔案管理部門的信息化建設措施

（一）加強基礎設施建設。在檔案信息化建設之前，一定要先保證檔案的基礎建設完備，首先要保證有專業(yè)的硬件，軟件的支持，然后再積極的采用計算機設備，加快網絡的傳輸，儲存，從而盡快實現(xiàn)資源的共享，交通管理部門在檔案的信息化建設中一定要，加快基礎設施的建設，加快局域網的建設，并在檔案管理中推廣計算機信息技術，檔案管理部門可以采用數(shù)據庫的知識，運用高科技的手段將紙質圖表文檔，按照一定的順序種類編號轉化為電子檔案，這樣可以更加簡潔明白地提高檔案歸檔效率。

（二）加強檔案信息網絡平臺的建設。由于信息技術的發(fā)展，在進行檔案管理信息化工作之前，一定要加強相關的基礎設施的建設，比如首先要保證電腦機器的正常運行，各種軟件，硬件設施的有效支持，然后再積極采取性能更優(yōu)更合適的電腦與計算機的網絡服務，加快網絡信息的傳播，儲存，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。加強管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)，加強他們之間的安全管理體系建設。在交通管理部門的檔案信息化建設之中，可以建設網站為支點。并在此基礎上，給廣大用戶一個安全有效的網絡平臺，讓他們可以在任何時間，任何地點瀏覽自己所要查詢的資料，迅速找到自己的檔案，除此之外，也可以在網站中建設相關的咨詢窗口。同時，采用先進的硬件，軟件技術服務，打造一流的網站平臺來吸引廣大用戶的目光，促進交通管理部門的檔案管理信息化建設。

（三）加強檔案管理工作人員的素質教育。只有不斷的加強檔案管理工作人員的素質培養(yǎng)，提高其信息化操作的技術，在檔案管理工作人員的日常工作中一定要不斷地更新新的檔案管理知識，特別是現(xiàn)代化的檔案管理手段，建立一批高素質、專業(yè)能力強的檔案管理隊伍。在檔案管理中遇到的問題一定要及時進行解決探討，在一定時間內就要進行檔案知識的更新，企業(yè)管理部門也要定期組織專業(yè)技術的培養(yǎng)，比如電腦設備的操作，電子文檔的編輯，這些都是檔案管理工作人員必須要具備的專業(yè)技術，只有人員專業(yè)素質提高，才能從根本上促進交通部門檔案管理工作的有序提升。

結 論

隨著我國現(xiàn)代信息化的建設，經濟的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在不斷地運用信息化技術帶來的便利。為提高自身的檔案管理工作的水平，質量與效率，保證相關檔案知識的真實性有效性，在交通部門檔案管理中也應該積極采取信息化技術的建設，部門領導也需要制定有效的措施，轉變以往舊的檔案管理模式，積極建立以信息化為基礎的檔案管理機制。提高檔案管理工作人員的素質，才能促進交通部門檔案管理信息化的建立健全。

參考文獻

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作者簡介：童靜萍（1965—），女，漢族，浙江浦江人，助理工程師/助理館員/?？茖W歷。工作單位：大竹縣公路養(yǎng)護段，研究方向：檔案管理。