對園林檔案管理信息化建設(shè)的探討

高紅霞　馬恒博

摘 要：信息技術(shù)的出現(xiàn)極大改變了人們的生產(chǎn)生活方式，檔案工作的信息化建設(shè)是大勢所趨，是園林檔案工作提效的必經(jīng)之路。任何一個行業(yè)脫離信息化，就會被時代所拋棄。面對檔案工作信息化建設(shè)的不足，必須加強(qiáng)信息化建設(shè)資金投入，以檔案實(shí)際工作需要為導(dǎo)向保障信息化建設(shè)工作、信息安全管理的有效開展，穩(wěn)步推進(jìn)園林檔案管理工作信息化進(jìn)程本文首先闡述了檔案信息化建設(shè)過程中遇到的諸多問題，接著分析了提升檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考。希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：園林檔案管理 信息化 建設(shè)

引 言

檔案信息化不是簡單地用計(jì)算機(jī)替代傳統(tǒng)的手工作業(yè)，也不是將傳統(tǒng)的管理方式復(fù)制到信息化平臺上，其本質(zhì)上是檔案工作和信息技術(shù)的結(jié)合，其成功與否也取決于這兩者的融合，這種融合從概念到實(shí)踐都是一場深刻的革命，賦予兩者嶄新的內(nèi)涵。

1 檔案信息化建設(shè)過程中遇到的諸多問題

檔案信息化建設(shè)是提升園林檔案管理與利用效率的最佳方法，在實(shí)際工作中由于種種因素的影響，園林檔案管理工作還存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 現(xiàn)有檔案資源信息化程度不足。檔案信息化不僅包括已有電子檔案，也需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)等載體檔案進(jìn)行電子化改造。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，全國僅有60%左右的檔案資源實(shí)現(xiàn)了信息化改造，尤其是傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)展緩慢，完全沒有達(dá)到信息化建設(shè)要求，成為檔案信息化建設(shè)的短板之處。

1.2 檔案信息化建設(shè)中，由于互聯(lián)網(wǎng)的介入，檔案安全管理存在風(fēng)險。調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)，許多檔案館接入了互聯(lián)網(wǎng)，但是相關(guān)管理人員卻缺乏一定的安全管理意識。大部分選擇定時更新系統(tǒng)來確保信息安全，卻很少有單位選擇對信息進(jìn)行加密處理，十分容易導(dǎo)致信息外泄甚至是信息丟失、損害等情況，為檔案安全帶來極大威脅。另外則是在信息傳遞或者公開資源傳遞中，對風(fēng)險識別不足，導(dǎo)致信息系統(tǒng)面臨危險。

1.3 在信息化建設(shè)中，檔案檢索質(zhì)量較低，尚未建立有效檢索系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，人們信息獲取不再處于被動狀態(tài)，而是根據(jù)自己的興趣與所需，針對性地進(jìn)行檢索，極大提升信息獲取效率與質(zhì)量。例如常見檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)，往往是建立在統(tǒng)一平臺的基礎(chǔ)上，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的自動篩選、歸集與檢索。但是實(shí)際情況中，許多檔案信息化建設(shè)不完善，缺乏統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息檢索過程中出現(xiàn)重疊、效率降低的情況，導(dǎo)致資源檢索技術(shù)與已有檔案內(nèi)容無法順利銜接起來。

1.4 基礎(chǔ)設(shè)施的“不完善性”。由于對園林檔案管理信息化建設(shè)缺乏深入了解，部分單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，就可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分開發(fā)和利用，他們不重視文件信息化管理環(huán)境和配套設(shè)備的改善。因此，其內(nèi)部檔案條件極為簡單，配套設(shè)備無法及時更新，部分設(shè)備比較落后和陳舊。此外，軟件系統(tǒng)不完善、不流暢，會導(dǎo)致訪問經(jīng)驗(yàn)不足，不利于檔案效率的整體利用。

1.5 部門合作的“不協(xié)調(diào)性”。由于缺乏有效和統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，部門合作不成體系，各部門和工作人員像孤島一樣分散。這種不一致性主要體現(xiàn)在兩個方面。第一，由于園林檔案管理部門內(nèi)部的不一致，由于各成員之間缺乏溝通，工作重復(fù)率較低。二是園林檔案管理部門與本單位其他部門的不一致。以人事檔案為例。如果園林檔案管理部門不能與其他部門有效合作，那么收集人事檔案的難度是可想而知的。

1.6 人才素質(zhì)的“不平衡性”

雖然在園林檔案管理過程中充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)給工作人員帶來了極大的方便，但也對園林檔案管理人員的專業(yè)技能提出了更高的要求。由于電子文件管理已經(jīng)拋棄了傳統(tǒng)的文件管理方法，采用現(xiàn)代的方法對文件信息進(jìn)行存檔，因此對一些專業(yè)人士進(jìn)行科學(xué)的管理顯得更為必要。這樣，對園林檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。然而，目前仍有大量的文件管理人員缺乏信息技術(shù)和文件管理相關(guān)的軟件學(xué)習(xí)和應(yīng)用。不僅如此，部分員工的工作熱情不夠，專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致人才綜合素質(zhì)參差不齊，使得文件管理工作在信息化的過程中遇到各種困難，這項(xiàng)工作的效率不高。

2 提升檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

2.1 充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)在工作中的重要地位。首先，要從單位領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識出發(fā)，使領(lǐng)導(dǎo)干部了解檔案信息化建設(shè)的重要性，爭取對工作的最大程度的領(lǐng)導(dǎo)支持。其次，園林檔案管理部門應(yīng)完善分工。建立信息化建設(shè)各項(xiàng)具體工作的專職管理崗位，實(shí)現(xiàn)信息化園林檔案管理由被動向主動轉(zhuǎn)變。最后，要積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息園園林檔案管理知識，提高社會各界對檔案信息化建設(shè)的重視。

2.2 將檔案信息的安全性建設(shè)作為重點(diǎn)。首先，檔案部門應(yīng)通過宣傳講座和其他形式，提高部門工作人員的安全意識。其次，應(yīng)采取有效措施，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的保護(hù)。最后，有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部管理。不僅要提高員工思想素質(zhì)的門檻，而且要對現(xiàn)有員工進(jìn)行定期的思想素質(zhì)評估。

2.3 培養(yǎng)一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍充實(shí)到園林檔案管理信息化。一方面，通過加強(qiáng)園林檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷豐富信息園林檔案管理工作的相關(guān)專業(yè)知識，引導(dǎo)園林檔案管理人員樹立終身學(xué)習(xí)的理念。另一方面，加強(qiáng)對現(xiàn)有園林檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識，并掌握花園園林檔案管理相關(guān)應(yīng)用軟件的使用方法，以適應(yīng)信息開發(fā)的要求。

2.4 增加檔案信息化建設(shè)方面資金與硬件投入。檔案工作信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，它是一個長期的、動態(tài)的過程，因此需要投入大量的時間、資金以及人力資源、硬件設(shè)施來保障工作的順利開展，具體如下：一是與國家相關(guān)部門積極協(xié)商，通過建立檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金的模式來獲得財(cái)政資金撥款。二是園林檔案管理工作是服務(wù)于社會大眾，因此可以廣泛發(fā)動群眾力量，鼓勵社會資金參與園林檔案管理工作。另外在人員配置上，園林檔案管理信息化建設(shè)需要建立在專業(yè)人才的基礎(chǔ)上，針對園林檔案管理信息技術(shù)人才缺乏的問題，不僅要積極引進(jìn)專業(yè)人員，也要強(qiáng)化對內(nèi)部人員的培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)水平與檔案信息管理能力。在硬件設(shè)施投入上，要以檔案資源的信息化為對象，以檔案資源為基礎(chǔ)，基于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行精細(xì)化管理，為社會公眾提供更詳盡的檔案信息服務(wù)。

2.5 建立檔案信息管理制度，提升信息安全管理水平。信息安全是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，如果缺少安全保障，那么一切信息化建設(shè)都將歸零。例如為保障檔案信息資源的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、有效，可以根據(jù)我國《電子文件歸檔與管理規(guī)范》制定檔案信息化建設(shè)制度，保障檔案資源的不斷豐富和完善。又如為保障信息安全，要禁止那些未經(jīng)授予權(quán)限的、非法的用戶通過不正當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)入園林檔案管理信息系統(tǒng)竊取信息。其次在實(shí)際管理過程中，針對信息管理安全問題既可以采用系統(tǒng)加密、數(shù)據(jù)加密等措施來進(jìn)行預(yù)防。也需要建立針對性的風(fēng)險識別機(jī)制，對可能存在的各種風(fēng)險進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)潛在威脅因素，做好應(yīng)對措施，切實(shí)保護(hù)實(shí)體檔案和檔案信息的安全。

結(jié)束語

檔案是在不同時期形成的各種形式的記錄，包括文字、圖像、音頻等等。在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，傳統(tǒng)園林檔案管理方式也逐步信息化。不僅改變了檔案存儲方式，方便了檔案信息的檢索與應(yīng)用;同時對檔案工作模式、管理方法也產(chǎn)生了重要影響。因此信息化浪潮是園林檔案管理工作的一次歷史性變革，對于提升工作質(zhì)量與成效具有重要促進(jìn)作用。

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