數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用

摘要：隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作取得了較大的進(jìn)步，出現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，其能夠有效地適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)。然而在數(shù)字化檔案管理中，信息通信技術(shù)的應(yīng)用是十分重要的，其能夠?yàn)闄n案管理服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持和發(fā)展途徑。因此本文通過闡述信息通信技術(shù)，并探討數(shù)字化檔案管理中對(duì)信息通信技術(shù)的應(yīng)用，旨在進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;信息通信技術(shù);應(yīng)用

一、前言

數(shù)字化檔案管理實(shí)際上是一種利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)，通過建立其有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案資源存儲(chǔ)信息庫，可以有效地解決傳統(tǒng)文本檔案管理存在的缺陷，并能夠提高資源管理質(zhì)量和效率。其中信息通信技術(shù)則發(fā)揮了重要作用，促使檔案服務(wù)能夠更加適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。但另一方面數(shù)字化檔案服務(wù)發(fā)展的實(shí)效性，還要更進(jìn)一步的優(yōu)化信息通信技術(shù)，促使良好應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理具有高效性和科學(xué)性。

二、信息通信技術(shù)概述

信息通信技術(shù)是當(dāng)前信息技術(shù)和通信技術(shù)的結(jié)合，在社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域都有相對(duì)廣泛的應(yīng)用，尤其是在企業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型以及升級(jí)的過程中，是重要的技術(shù)支持和發(fā)展動(dòng)力。在檔案管理方面，信息通信技術(shù)能夠?yàn)闄n案工作業(yè)務(wù)發(fā)展提供有效的技術(shù)途徑。在信息化和數(shù)字化時(shí)代下，檔案管理業(yè)務(wù)正逐漸從傳統(tǒng)實(shí)體檔案模式轉(zhuǎn)型為數(shù)字化，在建設(shè)過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)代替了以往手工檢索方式，有利于快速查閱和調(diào)取相關(guān)檔案信息。這其中則是信息通信技術(shù)的支持，因此加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)施建設(shè)，推廣信息通信技術(shù)有利于充分提高數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和水平[1]。

三、數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用

（一）改進(jìn)數(shù)字化檔案管理

在數(shù)字化檔案管理中應(yīng)用信息通信技術(shù)，存在一定的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)，首先通過云計(jì)算技術(shù)能夠豐富文檔的管理模式，具有速度快、精準(zhǔn)度高、查詢方便、方式多樣的優(yōu)點(diǎn)，在當(dāng)前作為一種關(guān)鍵信息管理和溝通的重要工具類型。同時(shí)在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的進(jìn)程中，數(shù)字化檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的依賴性較大，一旦出現(xiàn)軟件或者硬件故障，則會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)受到較大的影響，甚至可能造成數(shù)據(jù)失真或丟失的可能性。因此在數(shù)字化檔案管理中對(duì)信息通信技術(shù)的應(yīng)用則要充分掌握其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際的檔案管理特點(diǎn)和需求，揚(yáng)長(zhǎng)避短，有效改進(jìn)數(shù)字化檔案管理，充分發(fā)揮信息通信技術(shù)對(duì)檔案管理質(zhì)量提高的積極作用。所以，相關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)盡可能地降低檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等軟硬件設(shè)備的依賴性，及時(shí)更新和設(shè)計(jì)軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備。并且要通過信息通信技術(shù)增強(qiáng)軟硬件的兼容性，最大限度地避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失或者損壞的可能性。另外還要應(yīng)用信息通信技術(shù)來應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全和保密需求，即是設(shè)置用戶使用權(quán)限，禁止文件被隨意篡改，利用身份驗(yàn)證技術(shù)以及數(shù)字簽名技術(shù)等，確保數(shù)字化檔案管理的安全性[2]。

（二）優(yōu)化數(shù)字化檔案文檔

在數(shù)字化檔案管理的背景下，對(duì)文檔處理提出了更高的要求，即是將每一份的檔案文件分為前端、中端和末端等，前端通常是形成文件，中端則是有效地對(duì)文件進(jìn)行處理和鑒定，并整理和編目，最后在末端進(jìn)行永久保存和到期銷毀等。在數(shù)字化檔案管理的過程中，應(yīng)用信息通信技術(shù)能夠?qū)n案文檔進(jìn)行良好的優(yōu)化。其主要是信息技術(shù)和通信技術(shù)的有效融合，促使信息系統(tǒng)集成部署的數(shù)據(jù)管理可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的高效貢獻(xiàn)和傳遞，在一定程度上可以解決信息不對(duì)稱的問題，而且也能夠緩解信息孤島的情況。基于此，檔案管理部門要重視信息通信技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合部門和個(gè)人的實(shí)際工作需求，加大信息技術(shù)的建設(shè)力度，盡可能地提高檔案管理工作人員對(duì)信息通信技術(shù)的運(yùn)用和應(yīng)用能力，從而更好地構(gòu)建出系統(tǒng)化的檔案辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，促使數(shù)字化檔案文檔管理得到優(yōu)化。

（三）信息通信推動(dòng)技術(shù)提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量

在數(shù)字化檔案管理中應(yīng)用信息通信技術(shù)最大的作用即是提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，現(xiàn)階段人們對(duì)信息的交流傳遞方式發(fā)生了較大的變化，在信息通信技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)溝通工具呈現(xiàn)集成化、開放化的特點(diǎn)特征，能夠有效打破時(shí)空和地理上的限制。因此在數(shù)字化檔案管理中優(yōu)化其應(yīng)用效果，則就必須要整合信息通信技術(shù)資源。結(jié)合實(shí)際情況，及時(shí)更新數(shù)字化檔案管理網(wǎng)站平臺(tái)，建設(shè)主動(dòng)的信息通信推送服務(wù)。在此基礎(chǔ)上則要利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)技術(shù)和智能服務(wù)平臺(tái)技術(shù)，在信息公開的環(huán)境下，針對(duì)用戶需求，應(yīng)用信息通信技術(shù)推動(dòng)數(shù)字化信息的互聯(lián)共享和合理利用，最大限度地提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字化檔案管理過程中，科學(xué)合理的應(yīng)用信息通信技術(shù)，能夠?yàn)闄n案管理業(yè)務(wù)以及服務(wù)功能的良好實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以檔案管理部門及相關(guān)人員要充分掌握信息通信技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，加大建設(shè)力度，通過整合信息通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)改進(jìn)和提高數(shù)字化檔案管理安全性、優(yōu)化檔案文檔管理功能以及提升檔案服務(wù)質(zhì)量等，促進(jìn)檔案事業(yè)的向前發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝磊.數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：42.

[2]賈義燕.數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用探討[J].山東檔案，2019（05）：69-70.

作者簡(jiǎn)介：李舉，甘肅省文化藝術(shù)檔案館。