事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法思考

摘要：新時期，應(yīng)發(fā)掘事業(yè)單位中的檔案信息資源，促進檔案管理邁向信息化發(fā)展路徑。為此，既需直面新的工作挑戰(zhàn)，也應(yīng)緊抓科技發(fā)展新機遇。在此，筆者結(jié)合自身工作實踐經(jīng)驗，淺議事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與有效方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路;方法

一、簡述促進事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

對事業(yè)單位而言，檔案是本單位日常工作推進、活動組織的載體[1]，有助于回顧工作開展的軌跡，形成總結(jié)與分析，以便促進各項工作的有序推進、高效開展。以人事檔案為例，其既包含工作人員真實的個人履歷，也記錄著其在工作中的表現(xiàn)，參與學習與培訓情況，可作為人員晉升、工作調(diào)動的主要依據(jù)。而隨著科技發(fā)展的日新月異，為優(yōu)化事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)，提高日常工作的開展效率，應(yīng)做好檔案信息的收集與利用，應(yīng)用創(chuàng)新思路與有效方法，使其發(fā)揮自身價值。從而，規(guī)范工作開展形式，明確崗位職業(yè)，促進檔案管理人員的履職盡責，為決策、活動組織等提供重要依據(jù)。但現(xiàn)實卻是，因工作受關(guān)注度不足，檔案管理模式較為陳舊，導致部分事業(yè)單位的檔案管理工作難以發(fā)揮自身的應(yīng)有價值。

二、淺議事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與相應(yīng)方法

（一）創(chuàng)新檔案管理理念

應(yīng)升級檔案管理服務(wù)意識，這樣才能應(yīng)對新挑戰(zhàn)。同時，要逐步協(xié)調(diào)單位其他部門共同開展工作。積極改革檔案內(nèi)容與服務(wù)模式，通過管理機制的完善，協(xié)調(diào)單位內(nèi)其他部門開展好檔案管理工作。過去的檔案管理相對孤立，缺乏協(xié)調(diào)性，難以發(fā)揮工作優(yōu)勢。

（二）創(chuàng)新檔案管理機制

應(yīng)設(shè)立檔案資源收集中心。檔案數(shù)據(jù)收集是檔案管理的基礎(chǔ)，不僅事關(guān)檔案資源的開發(fā)，還會影響檔案管理工作。因此，需設(shè)立檔案資源收集中心，滿足檔案信息利用需求。近年來，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使檔案管理工作內(nèi)涵更加豐富，信息量加大。假若依然采取傳統(tǒng)的收集方式，檔案管理工作問題較大，難以滿足信息使用需求。另外，還需完善事業(yè)單位的檔案管理制度體系。要結(jié)合事業(yè)單位的實際狀況，制定管理制度。同時，對檔案考核機制、工作目標等進行合理設(shè)置，以促進檔案管理工作的穩(wěn)健開展。

（三）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式

首先，要完善檔案管理服務(wù)功能。信息化發(fā)展受到了廣泛關(guān)注，應(yīng)將其應(yīng)用到檔案管理中。目前，部分單位的檔案信息管理系統(tǒng)功能尚不完善，難以有效查詢檔案數(shù)據(jù)等。

其次，要逐步構(gòu)建電子文檔體系。相對于紙質(zhì)材料，電子文檔具有較大的優(yōu)勢。因此，檔案管理工作實踐中，工作人員需要在電子文檔中錄入檔案信息，一一對應(yīng)紙質(zhì)檔案，促使電子文檔處理體系得到明確構(gòu)建。通過電子文檔體系的構(gòu)建，能夠?qū)n案信息資源更加高效的管理，且將優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)功能提供給有需求的同事，以此來延伸檔案管理的服務(wù)能力[2]。在這一過程中，需認識到電子文檔安全問題，對電子文檔安全管理體系加以完善，確保信息安全。

再次，要大力擴展檔案服務(wù)模式。傳統(tǒng)的檔案管理工作帶有一定的局限性，更側(cè)重于對紙質(zhì)檔案資料的保管與保存，不僅因人為因素、保管因素可能會造成檔案信息的失真、資料丟失，還難以實現(xiàn)對檔案信息的高效利用。故此，應(yīng)積極創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，大力擴展檔案管理能力，逐漸豐富檔案服務(wù)功能。

最后，要對檔案資料編輯體系逐步完善。很多事業(yè)單位檔案管理人員未重視檔案資料的編輯，僅開展基礎(chǔ)工作，沒有詳細介紹如何利用檔案資料。需要適當延伸檔案信息編輯工作，科學整理各項數(shù)據(jù)，對有價值的信息進行匯總，優(yōu)化檔案編輯流程，促使檔案資料編輯質(zhì)量得到提升[3]。

（四）完善檔案管理隊伍

為了提升事業(yè)單位檔案管理能力，促進工作創(chuàng)新，應(yīng)打造一支專業(yè)能力過硬的檔案管理駝隊。為此，應(yīng)當適度提高檔案管理人員的待遇水平。這樣既可以吸引更多專業(yè)化人才，又能使事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理隊伍變得穩(wěn)定，充分調(diào)動管理人員的工作積極性。譬如：可對內(nèi)部晉升制度、獎懲制度等進行完善，拓展檔案管理人員的晉升渠道，給予相應(yīng)的物質(zhì)、精神獎勵等等。同時，要嚴格控制檔案管理人才選聘機制。秉持任人唯賢的原則，拓寬人才選拔渠道，讓接受過系統(tǒng)學習、德才兼?zhèn)涞娜藚⑴c職檔案管理工作。

（五）推進檔案管理信息化建設(shè)

立足互聯(lián)網(wǎng)+背景下，促進事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，還應(yīng)重視對信息化平臺的建設(shè)與不斷完善。繼而，通過對大數(shù)據(jù)、云平臺、AI等技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用，構(gòu)建自身的檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案管理更加高效、透明、可溯，減免認為誤差，提升對信息數(shù)據(jù)的利用率，提高檔案管理部門的服務(wù)能力。

三、結(jié)語

綜上所述，為了提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率，助力工作創(chuàng)新，應(yīng)具有工作反思意識。一方面，需認識到檔案管理的重要性;另一方面，應(yīng)構(gòu)建信息化管理模式。從而，以新的面貌，提升檔案管理部門的服務(wù)能力，提高檔案信息服務(wù)的滿意度，加強對數(shù)據(jù)信息的利用。

參考文獻：

[1]楊揚.濟南市事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究——以H區(qū)為例[D].陜西師范大學，2018（6）：24.

[2]賈春麗.如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（8）：106.

[3]李宗斌.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題經(jīng)驗分析[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2019（4）：18.

作者簡介：周雪春，湖南省生態(tài)環(huán)境事務(wù)中心。