論實(shí)現(xiàn)農(nóng)場(chǎng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理信息化的策略

張晗

在農(nóng)場(chǎng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心各項(xiàng)工作的開(kāi)展中，檔案管理是其中重要的組成部分，也是不動(dòng)產(chǎn)登記中心的基礎(chǔ)性工作。在檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化，可以提高工作效率，有助于資源共享，便于信息傳遞及安全保障。應(yīng)建立起規(guī)范化的檔案管理體系，實(shí)行制度化管理，提高技術(shù)保障能力。通過(guò)宣傳教育，切實(shí)增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。應(yīng)依托信息科學(xué)技術(shù)，不斷推動(dòng)檔案信息化管理向前發(fā)展。

在農(nóng)場(chǎng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理是目標(biāo)和方向，而信息化是規(guī)范化的保障。隨著科技的發(fā)展，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，已是大勢(shì)所趨。當(dāng)前，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，提高檔案管理水平，必須向信息化管理方向發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作，提高管理人員的能力，使檔案信息的利用率得到切實(shí)提高，使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

1、農(nóng)場(chǎng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必要性

①是提高檔案管理工作效率的需要

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都由人工操作來(lái)進(jìn)行。各個(gè)環(huán)節(jié)的流程繁瑣，重復(fù)性工作較多，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，但即使這樣，也難免在工作中出現(xiàn)失誤和問(wèn)題，使檔案信息的可靠性和安全性大打折扣，而由于人工操作帶來(lái)的工作漏洞，很可能導(dǎo)致出現(xiàn)連帶的無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，可使工作效率得到明顯提高，使檔案管理工作改變傳統(tǒng)管理中的繁瑣狀態(tài)，變得較為簡(jiǎn)單和輕松，不僅減少了人力和時(shí)間的消耗，還使檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性得到保障。在實(shí)現(xiàn)操作中，只要檔案管理人員確保將檔案信息準(zhǔn)確錄入，就可以實(shí)現(xiàn)保管、查詢、利用的便捷性和可靠性，節(jié)省了人力資源的投入，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的高效率。

②是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的需要

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，實(shí)現(xiàn)信息共享比較困難，需要付出大量的人力和物力，而且還存在檔案遺失、損毀等風(fēng)險(xiǎn)。盡管在檔案保管保存著大量的有價(jià)值的檔案信息，但因?qū)崿F(xiàn)信息共享困難，利用率不高，使大量檔案信息資源形成浪費(fèi)。而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，可以利用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建立起信息化管理系統(tǒng)及平臺(tái)之間的互聯(lián)和互通，檔案信息資源共享可以在許可的范圍內(nèi)瞬間實(shí)現(xiàn)，而且通過(guò)加密傳輸，確保檔案信息資源具有安全性、不可復(fù)制、更改等特點(diǎn)。以互聯(lián)網(wǎng)為載體，農(nóng)場(chǎng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心各部門(mén)之間可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為檔案信息的收集、歸檔提供便利，還可以及時(shí)掌握各部門(mén)的重點(diǎn)工作信息和檔案的動(dòng)態(tài)管理信息。。

③是檔案信息保存安全穩(wěn)定性的需要

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案信息資源主要以紙質(zhì)為載體，由于紙張本身的脆弱性，決定了其保管條件必須具備耐高溫、耐潮濕、耐氧化及防止人為損壞、防蟲(chóng)咬鼠嗑等，投入的人力物力較大，難以保證檔案管理的持久和完好。而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可有效避免或減少上述不利條件的影響，基于計(jì)算機(jī)的信息化管理技術(shù)使檔案信息資源受外部條件影響的程度較低，可以保證檔案存儲(chǔ)的安全性和穩(wěn)定性。

④是檔案信息完好及高速傳遞的需要

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，進(jìn)行檔案?jìng)鬟f時(shí)，難免存在損壞和丟失等情況，而且由于種種因素的影響，傳遞不及時(shí)或發(fā)生延誤，影響了檔案的利用及保管質(zhì)量。而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，迅速完整地傳遞有關(guān)檔案信息，無(wú)論是檔案的完好率還是時(shí)效性都是傳統(tǒng)管理方式無(wú)法比擬的。

2、農(nóng)場(chǎng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的策略

①建立起規(guī)范化的管理體系

目前，由于檔案的信息化管理還在推廣與發(fā)展初期，管理的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一和完善，因此在管理中無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同管理軟件之間也無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效的銜接和利用。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件間的相互銜接與互相利用，建立和完善檔案信息化的規(guī)范化管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化。

②增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感和業(yè)務(wù)水平

任何一項(xiàng)工作都是通過(guò)檔案管理人員的操作來(lái)完成的，而檔案管理人員操作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性來(lái)自于其具有的責(zé)任感和業(yè)務(wù)水平。在檔案的信息化管理過(guò)程中，管理人員的操作失誤往往難以避免，使檔案管理質(zhì)量受到一定的影響。因此，必須通過(guò)加強(qiáng)教育和培訓(xùn)，充分激發(fā)起檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，保證檔案管理工作高質(zhì)量地開(kāi)展。尤其是確保檔案管理的安全性方面，更需要加強(qiáng)責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平，使檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性得到保障。

③推行制度化的管理手段

一是要結(jié)合實(shí)際，建立健全適應(yīng)各部門(mén)檔案信息化管理需要的規(guī)章制度。二是管理制度應(yīng)簡(jiǎn)單明確，利于執(zhí)行。管理制度應(yīng)易于理解，各項(xiàng)要求必須明確，具有可操作性。三是無(wú)論是負(fù)責(zé)人還是普通工作人員都應(yīng)受到制度的管理和約束。四是管理制度要確保執(zhí)行，不能只掛在墻上，流于形式，保證制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性，按制度規(guī)定進(jìn)行考核獎(jiǎng)懲。

④提高信息化技術(shù)的支撐力度

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必須依靠科學(xué)技術(shù)的有力支撐，檔案管理部門(mén)應(yīng)緊密追蹤先進(jìn)的信息化技術(shù)，了解發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)引進(jìn)適合檔案信息化管理需要的新技術(shù)、新設(shè)備，并提高管理人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)，不斷適應(yīng)高科技條件下的檔案管理發(fā)展形勢(shì)。

綜上所述，農(nóng)場(chǎng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的需要，要順應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢(shì)，在信息化的管理中不斷推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)化。

（作者單位：161448黑龍江省大西江農(nóng)場(chǎng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心）