高速公路檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

李鷗

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展，基礎(chǔ)化建設(shè)的大力完善，對(duì)交通運(yùn)輸?shù)囊笠苍絹碓礁?，而高速公路作為最重要的交通運(yùn)輸之一，有著重要意義。近幾年我國(guó)對(duì)高速公路建設(shè)的投資力度是很大的，對(duì)高速公路建設(shè)的檔案管理要求也隨之提高。面對(duì)浩大的高速公路建設(shè)工程，傳統(tǒng)的高速公路檔案管理方式已經(jīng)無法滿足需求了。本文基于對(duì)高速公路建設(shè)檔案信息化管理的必要性探究了其發(fā)展的趨勢(shì)。

一、引言

高速公路是一個(gè)國(guó)家或是地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的重要標(biāo)志之一。高速公路建設(shè)檔案是指高速公路項(xiàng)目在策劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等多個(gè)環(huán)節(jié)形成的具有高度價(jià)值的信息記錄，是其建設(shè)管理中存在的非常重要的依據(jù)。現(xiàn)今，我國(guó)高速公路建設(shè)取得了前所未有的發(fā)展，但在傳統(tǒng)檔案管理手段中存在的弊端越來越明顯，已經(jīng)無法滿足高速公路現(xiàn)代化的發(fā)展需要。探究高速公路檔案發(fā)展趨勢(shì)有益于加快我國(guó)高速公路的現(xiàn)代化，從而推動(dòng)我國(guó)交通行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

二、高速公路建設(shè)檔案信息化管理的概述

（一）檔案信息化管理的意義

檔案信息化是指在檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，利用現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段來解決信息的采集、處理、利用等問題，提高檔案信息管理的水平和效率，從而加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）檔案信息化的意義

1.高速公路建設(shè)項(xiàng)目的施工時(shí)間較長(zhǎng)，期間每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)涉及到檔案的儲(chǔ)存工作。所以等到整個(gè)項(xiàng)目的完成，所涉及的檔案管理工作量也是很巨大的。

2.高速公路建設(shè)各個(gè)過程中都會(huì)產(chǎn)生大量的文件以及信息，信息量較為龐大。

3.高速公路建設(shè)的過程中所產(chǎn)生的檔案種類繁多，檔案的采集與管理有一定難度。

4.高速公路建設(shè)涉及的部門較多，各部門在各環(huán)節(jié)接收的檔案也較多。

5.高速公路建設(shè)的檔案管理具有極強(qiáng)的技術(shù)性和專業(yè)性。

三、高速公路建設(shè)檔案信息化管理的必要性

檔案的信息化管理可以進(jìn)一步提高高速公路建設(shè)檔案管理的水平和效率，實(shí)現(xiàn)高速公路建設(shè)檔案管理的跳躍式發(fā)展。

（一）提高檔案人員的工作效率

對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理可以節(jié)約檔案管理人員的時(shí)間，提升工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理需要檔案管理人員采用手工采集、整理信息等，工作量大而且效率低。對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。檔案信息化還可以為信息社會(huì)提供大量的、可靠的、必要的公共信息，滿足工作的需要和人們共享信息的需求，為檔案的信息化管理提供基礎(chǔ)條件。同時(shí)，檔案庫(kù)中的信息是采用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)與整理的，在查詢、檢索等方面也會(huì)更加快捷，查詢手段也可以豐富多樣，提高檔案管理人員的工作效率的同時(shí)還可以使檔案查閱、借閱的可控性也得到進(jìn)一步的提高。

（二）加強(qiáng)檔案信息的有效利用

檔案的信息化管理最終的目的就是使檔案信息得到充分地利用，促進(jìn)高速公路建設(shè)的全面發(fā)展。在高速公路的建設(shè)中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)因人為或是自然等因素造成的問題，這個(gè)時(shí)候就需要能夠第一時(shí)間了解到建設(shè)過程出問題的環(huán)節(jié)，有效降低建設(shè)過程中高速公路的經(jīng)濟(jì)損失等，節(jié)約大量人力、財(cái)力、物力。檔案的信息化管理就能夠第一時(shí)間提供建設(shè)人員所需要的信息，方便建設(shè)人員查詢相關(guān)環(huán)節(jié)的檔案信息，并及時(shí)針對(duì)問題的所在采取補(bǔ)救措施，為工作人員節(jié)約更多的時(shí)間。

（三）完善高速公路檔案管理體系

檔案的信息化管理是一項(xiàng)對(duì)業(yè)務(wù)性和技術(shù)性要求都很高的工作，可以幫助完善高速公路建設(shè)的檔案管理制度。對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理就要求相關(guān)部門聘請(qǐng)專職或是兼職的檔案人員，使檔案管理工作形成制度，實(shí)現(xiàn)正?；鸵?guī)范化，并建立一套自上而下的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息化管理制度，管理部門、使用部門等要相互制約，確保檔案的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，提高檔案信息的實(shí)用性和可利用性，促進(jìn)高速公路事業(yè)的發(fā)展。

（四）提升檔案管理人員的素養(yǎng)

對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理必須要做好宣傳工作和對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)和工作的責(zé)任心，這是他們做好檔案管理工作的前提。檔案的信息化管理也要求要不斷完善檔案管理制度，包括檔案的歸檔制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、借閱制度等，都要切實(shí)做到按章辦事、有章可循。這也就要求檔案管理人員必須要強(qiáng)化自己“服務(wù)”的觀點(diǎn)，并將這個(gè)觀點(diǎn)作為提高自己檔案信息化管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。要做好這些工作，檔案管理人員就必須要不斷學(xué)習(xí)、不斷探索、不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)水平和技能。所以，對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理也可以提升檔案管理人員的素質(zhì)。

四、高速公路建設(shè)檔案信息化管理的問題與現(xiàn)狀

（一）存在的現(xiàn)狀

1.片面追求經(jīng)濟(jì)效益，重建設(shè)、輕資料、檔案管理不規(guī)范。

企業(yè)往往過分的追求經(jīng)濟(jì)效益，將建設(shè)作業(yè)作為重點(diǎn)，不注意檔案材料的形成和積累，項(xiàng)目過程中的資料管理不規(guī)范，從而導(dǎo)致資料具有殘缺或損壞、遺失等風(fēng)險(xiǎn)性。

2.在工程建設(shè)過程的信息檔案記錄方式是常采用人工記錄的方式，效率低，成本高。

不少的建筑施工單位仍然采用人工進(jìn)行檔案記錄，由于項(xiàng)目建設(shè)過程中，不僅資料的信息量巨大，收集過程也具有大量的難度，故容易導(dǎo)致人工記錄的方式具有漏記、誤記等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

3.檔工程建設(shè)管理系統(tǒng)與軟件具有分散性

部分建設(shè)公司管理系統(tǒng)的基本框架是依據(jù)交通部的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行建設(shè)的，但各地各單位都建設(shè)了屬于自己的分系統(tǒng)，導(dǎo)致信息資源不能實(shí)現(xiàn)共享和互通，并具有一定的分散性，這往往就導(dǎo)致了重復(fù)建設(shè)與效率低下等問題，在一定程度上限制了檔案管理信息化的真正實(shí)現(xiàn)。

（二）存在的問題

1.高速公路建設(shè)的檔案數(shù)量巨大，在進(jìn)行檔案管理的過程中就需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，在建成之后綜合文件、竣工圖等的檔案利用率較高，施工文件等的檔案利用率偏低，這就導(dǎo)致制作電子文件時(shí)范圍就會(huì)較寬，耗費(fèi)的人力、物力和財(cái)力也較多。

2.現(xiàn)今，在我國(guó)高速公路建設(shè)檔案的信息化管理還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，各單位和部門都還在探索的階段，這個(gè)階段容易造成不必要的資源浪費(fèi)和重復(fù)研究。

五、關(guān)于高速公路建設(shè)檔案信息化管理存在問題的解決措施

（一）在保證檔案信息化管理的完整性的前提下可以適當(dāng)?shù)乜s小電子文件的制作范圍，減少物力等的投入，也有利于高速公路建設(shè)檔案信息化管理工作的推進(jìn)。

（二）相關(guān)部門在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的同時(shí)可以制定相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，約束各項(xiàng)工作的穩(wěn)定進(jìn)行，減少不必要的資源浪費(fèi)。

（三）建設(shè)單位要加強(qiáng)對(duì)員工信息化應(yīng)用的培訓(xùn)，并建設(shè)具有綜合能力的檔案信息化管理建設(shè)隊(duì)伍，從而提升信息化建設(shè)的有效性。

六、結(jié)語

綜上所述，高速公路建設(shè)檔案信息化管理作為我國(guó)信息化建設(shè)的一部分，不僅是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，還需具有一定周期性。本文研究發(fā)現(xiàn)通過對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理不僅可以提高高速公路行業(yè)的管理水平和建設(shè)經(jīng)營(yíng)，還能實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，以便更好地發(fā)展高速公路的規(guī)劃、建設(shè)、管理等，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展。（作者單位：吉林省高速公路管理局長(zhǎng)春管理分局）