一起采購舞弊案例引發(fā)的審計(jì)思考

于明星

2018年，公司派出審計(jì)小組開展分、子公司采購專項(xiàng)審計(jì)，除發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制一般缺陷外，另外發(fā)現(xiàn)一起舞弊事項(xiàng)。

審計(jì)過程

為規(guī)范管理分、子公司采購業(yè)務(wù)，檢查采購材料質(zhì)量和價格、供應(yīng)商選擇、采購合同的訂立、到貨驗(yàn)收等供應(yīng)鏈狀況，審計(jì)小組把近一年由分、子公司自主采購的耐火材料、低值易耗品、備品備件及勞保用品等納入本次審計(jì)范圍。重點(diǎn)梳理業(yè)務(wù)流程，明確采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險點(diǎn)，以針對內(nèi)部控制薄弱環(huán)節(jié)提出相應(yīng)控制措施。根據(jù)審計(jì)計(jì)劃，審計(jì)小組首先從供應(yīng)商確定的渠道入手，也就是供應(yīng)商的評估和準(zhǔn)入是否依照公司內(nèi)控要求嚴(yán)格執(zhí)行。如若供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購材料質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。

第一步，梳理數(shù)據(jù)，抽查重點(diǎn)供應(yīng)商。審計(jì)小組調(diào)取了分、子公司近一年來的采購臺賬、庫房臺賬及財(cái)務(wù)往來賬。將耐火材料、低值易耗品、備品備件及勞保用品等分別按照年度采購總金額排序，依照金額從大到小的順序抽樣，直至抽取到占該類別50%采購總金額比例的所有品種，找到這些品種所對應(yīng)的供應(yīng)商，由此鎖定重點(diǎn)供應(yīng)商。

第二步，審查重點(diǎn)供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性。根據(jù)供應(yīng)商的抽樣名單，審計(jì)小組要求公司采購負(fù)責(zé)人提供供應(yīng)商資質(zhì)證明文件，對供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性逐一進(jìn)行核實(shí)。通過國家企業(yè)信用網(wǎng)站、供應(yīng)商單位官網(wǎng)及電話問詢等方式確定供應(yīng)商是否為合法存續(xù)狀態(tài)，確定與公司采購人員接洽的人員隸是屬于供應(yīng)商本單位的人員，不是借用資質(zhì)。

第三步，鎖定問題供應(yīng)商，開展審計(jì)詢價，判定采購價格的合理性。針對第二步梳理出的問題供應(yīng)商名單，審計(jì)小組兵分兩路，一路人員繼續(xù)深入挖掘供應(yīng)商信息，查找是否有舞弊的可能;另一路人員收集公司與該供應(yīng)商簽訂的所有采購合同，從該供應(yīng)商被引入開始到采購比價、議價、簽訂合同、材料到貨、驗(yàn)收、入庫及財(cái)務(wù)付款等環(huán)節(jié)開展全流程內(nèi)控測試。檢查每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的授權(quán)、審批的合規(guī)性。尤其關(guān)注到采購比價、議價的環(huán)節(jié)，判斷采購人員是否能夠做到三家比價、充分議價，還抽取了部分市場價格波動不大的品種進(jìn)行審計(jì)詢價，以此評價采購人員是否能夠真正科學(xué)合理地確定采購價格。

審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題

1.發(fā)現(xiàn)分公司有兩家備品備件供應(yīng)商的法人代表互為對方單位的股東，可判定兩家供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，兩家供應(yīng)商以不同身份供應(yīng)同類貨物，存在舞弊嫌疑;

2.發(fā)現(xiàn)分公司采購人員對上述兩家問題供應(yīng)商的信息未曾提出過任何質(zhì)疑，通過對采購人員的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)采購人員的配偶在其中一家供應(yīng)商單位擔(dān)任職務(wù)，經(jīng)與采購人員訪談，承認(rèn)其配偶與該供應(yīng)商法人代表是朋友關(guān)系。審計(jì)小組又對兩家備品備件供應(yīng)商的采購價格做了分析，發(fā)現(xiàn)采購價格存在偏高的情況，由此斷定分公司采購人員舞弊;

3.發(fā)現(xiàn)子公司采購人員自己注冊一家公司，向子公司供應(yīng)勞保用品等。采購人員采購自己公司的勞保用品，存在舞弊的可能。

4.內(nèi)控檢查中發(fā)現(xiàn)，供應(yīng)商的評估和準(zhǔn)入沒有嚴(yán)格執(zhí)行公司要求，采購比價及議價缺乏監(jiān)督機(jī)制，尚未建立供應(yīng)商評價辦法。

審計(jì)意見及建議

1.終止與問題供應(yīng)商的合作，由公司財(cái)務(wù)部自查與問題供應(yīng)商的交易款項(xiàng)是否真實(shí);

2.分、子公司采購人員違反采購人員廉潔從業(yè)制度的規(guī)定，應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)制度予以處理;

3.進(jìn)一步加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督，采購人員定期輪崗。

效果和啟示

1.公司對審計(jì)小組發(fā)現(xiàn)的問題和給出意見、建議非常重視，責(zé)令公司紀(jì)檢部門對分、子公司兩名采購人員進(jìn)行了進(jìn)一步調(diào)查并根據(jù)公司制度，對子公司采購人員開除處理，對分公司采購人員做了調(diào)崗、降級等處理，及時制止了高價采購的問題，盡可能節(jié)約采購資金。

2.通過采購專項(xiàng)審計(jì)，查找到了舞弊風(fēng)險，推動完善公司內(nèi)控制度，促進(jìn)采購精益管理，提高全體員工廉潔自律的意識，筑牢拒腐防變的防線。

3.審計(jì)從業(yè)人員應(yīng)具備懷疑精神，尤其舞弊的調(diào)查還可能遇到各種壓力和阻力，應(yīng)持續(xù)提升執(zhí)業(yè)水平和加強(qiáng)自身道德修養(yǎng)，才能更好地提升審計(jì)質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)公司價值增值而不斷地探索和努力。

（作者單位：北京當(dāng)升材料科技股份有限公司）