信息化時(shí)代圖書檔案的管理策略分析

邱橋

摘 要：高校是培養(yǎng)人才的搖籃，也是學(xué)術(shù)氛圍非常濃厚的場所，高校圖書檔案的信息應(yīng)用價(jià)值很高，既可以為教學(xué)提供相應(yīng)參考，又涉及到高校的可持續(xù)發(fā)展，因此，要充分應(yīng)用信息技術(shù)提高高校圖書檔案管理質(zhì)量，使圖書檔案能夠更好地發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：信息化;圖書檔案;管理

0 引言

高校的教育教學(xué)備受人們關(guān)注，高校發(fā)展的好壞將直接關(guān)系到人才的質(zhì)量。教育是一項(xiàng)偉大的事業(yè)，高校承擔(dān)的任務(wù)和責(zé)任重大，因此，高校需得到各方面的支持，才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。高校圖書檔案管理工作至關(guān)重要，為保證圖書檔案的質(zhì)量，就要加大管理力度，便于更好地利用各種檔案信息開展相應(yīng)的工作。高校要積極開展圖書檔案信息化建設(shè)，將管理與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，突破傳統(tǒng)圖書檔案管理中存在的瓶頸，有效提高圖書檔案的利用率。

1 高校圖書檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理信息化程度不足

高校圖書檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作。圖書檔案管理內(nèi)容眾多，要實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理改革，方可提高管理質(zhì)量和效率。不過，目前的檔案管理存在的最大問題就是效率低，信息化程度不足。許多工作本可以實(shí)現(xiàn)信息化管理，但依然以人力操作為主，在進(jìn)行檔案的收集、整理、歸類與歸檔的工作時(shí)，圖書檔案管理人員會(huì)耗費(fèi)較長的時(shí)間和較大的精力，這樣就會(huì)使其無法利用多余的時(shí)間處理其他工作，還會(huì)降低圖書檔案管理質(zhì)量，許多檔案沒有得到及時(shí)整理和歸納，以至于其信息的時(shí)效性沒有體現(xiàn)，檔案的應(yīng)用價(jià)值大打折扣。由于許多檔案尚未完全實(shí)現(xiàn)信息化，因此，會(huì)有許多紙質(zhì)檔案，如果其所面臨的環(huán)境比較潮濕，或者存在其他問題，就很容易使檔案遭到破壞，影響檔案正常使用。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，高校圖書檔案管理理應(yīng)積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)自我突破，保證檔案以更加合理的方式得到整理、存儲(chǔ)與歸納。顯而易見，高校的圖書檔案管理迫切需要信息技術(shù)“引路”。

1.2 管理人員對工作缺乏正確認(rèn)識(shí)

目前，許多高校的圖書檔案管理人員對于圖書檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，一部分管理人員并不是“科班”出身，或者缺乏專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，對圖書檔案管理工作的意義了解甚少。部分管理人員對待工作缺乏熱情，不能完全投入精力，在工作中缺乏自己的想法觀念，以至于在實(shí)際管理過程中缺乏專業(yè)的操作，使得一部分工作難以順利進(jìn)行。因此，為了有效提高圖書檔案管理水平，就要不斷提升檔案人員的素質(zhì)，使其能夠進(jìn)行規(guī)范操作，增強(qiáng)對工作的責(zé)任感。

2 加強(qiáng)圖書檔案管理信息化的必要性

2.1 改進(jìn)傳統(tǒng)管理模式，降低成本

高校圖書檔案數(shù)量眾多，類型各異，若是一味采用傳統(tǒng)的方式開展管理，就需要耗費(fèi)大量的空間和人力。為了實(shí)現(xiàn)圖書檔案的高效管理，節(jié)省空間，降低人力成本，就要利用信息技術(shù)可以有效節(jié)約空間，提高圖書檔案管理效率。在信息技術(shù)的帶領(lǐng)下，許多圖書檔案只需借助電腦就可以進(jìn)行存儲(chǔ)，方便查閱和歸檔。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過特殊處理后也可以實(shí)現(xiàn)信息化存儲(chǔ)，不僅節(jié)省空間，還可以避免檔案被破壞。同時(shí)，先進(jìn)的信息化檔案管理可以方便相關(guān)人員進(jìn)行資料查找，沒有空間和時(shí)間的限制。實(shí)現(xiàn)高校圖書檔案管理信息化建設(shè)能夠降低成本，減少資金投入，避免額外建設(shè)其他場地，減少土地浪費(fèi)。

2.2 實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足多元化需求

隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)可以構(gòu)建先進(jìn)的圖書檔案管理系統(tǒng)，對圖書檔案進(jìn)行專業(yè)的管理。在這一系統(tǒng)中可以存儲(chǔ)海量的圖書資源，將檔案以智能化分類的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，以便管理人員和相關(guān)人員隨時(shí)查找。管理系統(tǒng)可以輔助管理人員科學(xué)規(guī)劃各項(xiàng)工作，將圖書檔案管理工作一一落實(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，幫助學(xué)校的教師和學(xué)生及時(shí)獲取相應(yīng)資源。在信息時(shí)代下，高校的圖書檔案管理需要從傳統(tǒng)的封閉式管理模式邁向開放式管理模式。教師和學(xué)生要通過完善的圖書檔案管理系統(tǒng)獲取資源和信息，以滿足相應(yīng)的需求。高校的教師要通過豐富的資源實(shí)現(xiàn)教學(xué)改革，學(xué)生要通過相應(yīng)的參考文獻(xiàn)和重要資料滿足學(xué)習(xí)需求，利用網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)對大量圖書檔案的集中管理，通過龐大的存儲(chǔ)空間，為人們提供豐富的資源。信息技術(shù)可以帶來十分便捷的操作，不僅利于資料獲取，還可以提高資料的歸還速度，為檔案管理人員的工作帶來許多方便。

2.3 有效利用信息技術(shù)，減少失誤

傳統(tǒng)的圖書檔案管理注重收藏，這樣就會(huì)導(dǎo)致資料利用率很低。在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，圖書檔案管理邁向信息化建設(shè)已是必然，同時(shí)也使得各項(xiàng)資料變得更加實(shí)用。在圖書檔案信息化管理中，電腦是重要的工具，電腦負(fù)責(zé)對各類檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，還可以完成對檔案信息的收集與篩選，做好歸檔處理，保證圖書檔案信息得到有效利用。同時(shí)，信息技術(shù)可以為所需人員深入挖掘更加有針對性的內(nèi)容，可以進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量。在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，傳統(tǒng)的圖書檔案管理有了新的生機(jī)，也不再拘泥于傳統(tǒng)的管理思路，而是積極求新求變，減少人工操作，使技術(shù)能夠有效與檔案管理相結(jié)合，減少失誤，提高工作的精確度。

3 信息化時(shí)代圖書檔案的管理措施

高校若要實(shí)現(xiàn)更好地發(fā)展，提高自身競爭力，就要做好每一項(xiàng)工作，尤其要高度重視圖書檔案管理，積極吸取信息技術(shù)的精華，使圖書檔案管理水平有所提升，這樣不僅可以有利于學(xué)校師生隨時(shí)查閱資料，還可以大大減輕管理人員的工作量，使圖書檔案凸顯出更多價(jià)值。在信息化時(shí)代，需正確開展圖書檔案管理，提高管理效率和質(zhì)量。

3.1 重視信息化建設(shè)，加大投入力度

高校圖書檔案管理的重點(diǎn)就是信息化，需緊密圍繞這一關(guān)鍵詞加大投入力度，保證圖書檔案管理得到進(jìn)一步發(fā)展。加大投入力度的目的是為圖書檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，便于后期各項(xiàng)工作能夠得到穩(wěn)定的技術(shù)保障，不會(huì)再繼續(xù)投入更多人力和物力。高校要結(jié)合自身實(shí)際情況和需求，合理進(jìn)行預(yù)算，購置先進(jìn)的設(shè)備和管理系統(tǒng)，為圖書檔案管理奠定充分的物質(zhì)與技術(shù)基礎(chǔ)。當(dāng)相關(guān)設(shè)施不斷完善后，就要重視對各項(xiàng)資源的開發(fā)，提高資源利用率。圖書檔案管理信息化建設(shè)的目的就是實(shí)現(xiàn)資源共享，使資料以比較開放的方式隨時(shí)被教師、學(xué)生查閱，因此，要利用先進(jìn)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效開發(fā)和利用。

在此對圖書檔案管理信息化建設(shè)有理性的認(rèn)識(shí)，能夠了解信息化建設(shè)的必要性，以及傳統(tǒng)圖書檔案管理模式改革的迫切性。高校的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員要有信息化管理意識(shí)，善于吸取成功的經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)前沿理論知識(shí)，積極拓展圖書檔案管理工作內(nèi)涵，提高其實(shí)用性，重視信息化發(fā)展，這樣就可以在工作中推動(dòng)信息技術(shù)的應(yīng)用，使圖書檔案管理工作不再走形式，而是能真正發(fā)揮作用。要制定完善的圖書檔案開發(fā)方案，明確參與人員，采取有效的措施搜集材料，整理信息。要積極借助先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)獲取資料，便于更好地開發(fā)和利用圖書檔案信息。

3.2 構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，保證管理程序規(guī)范

為了使信息技術(shù)更好地在圖書檔案管理中發(fā)揮作用，要積極構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)。由于高校中的圖書檔案類型眾多，因此構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，可以保證海量數(shù)據(jù)得到有效存儲(chǔ)。通常，在管理系統(tǒng)中會(huì)有龐大的存儲(chǔ)空間，這一空間不僅可以使各類檔案資料得到安全存儲(chǔ)，還可以有效劃分存儲(chǔ)類型，這樣就可以保證檔案在存儲(chǔ)時(shí)不會(huì)雜亂無章，而是會(huì)得到規(guī)范管理。要明確圖書檔案管理的負(fù)責(zé)人，同時(shí)還要結(jié)合高校的實(shí)際情況構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。要明確系統(tǒng)建設(shè)的目的，利用計(jì)算機(jī)對各類圖書檔案進(jìn)行識(shí)別和整理，這樣就可以方便教師和學(xué)生隨時(shí)進(jìn)入管理系統(tǒng)中查找資料。在信息管理系統(tǒng)中應(yīng)包括完善的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)還要保證信息系統(tǒng)的安全。

傳統(tǒng)的高校圖書檔案管理具有專業(yè)強(qiáng)、復(fù)雜的流程，盡管如此，在進(jìn)行管理的過程中，還可能會(huì)存在一定的失誤，造成檔案丟失或損壞。為了提高檔案管理的安全性和可靠性，就要建立規(guī)范的管理程序，明確各項(xiàng)要求，充分應(yīng)用信息技術(shù)開展管理，加強(qiáng)電子化檔案和數(shù)字化檔案建設(shè)。要保證每一項(xiàng)圖書檔案都能得到及時(shí)查詢，并在信息管理系統(tǒng)中得到有效存儲(chǔ)。為了避免出現(xiàn)意外狀況，如病毒和黑客等不法分子會(huì)有入侵系統(tǒng)的可能性，就需要定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，提高系統(tǒng)的安全性和可靠性，避免數(shù)據(jù)和資料泄露或丟失。要加強(qiáng)備份，一旦發(fā)生意外情況，也可以保證資料的完整。要加強(qiáng)對高校圖書檔案的規(guī)范管理，既要融入傳統(tǒng)模式中的精華，又要加大創(chuàng)新管理改革的力度，采用先進(jìn)的信息技術(shù)可以保證圖書檔案管理的專業(yè)性和可靠性，還能夠提高服務(wù)質(zhì)量，保證高校師生可以隨時(shí)利用資料，滿足教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)等需求。先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)可以推進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)無紙化，還可以確保檔案管理更加安全，使檔案信息可以及時(shí)得到更新，促進(jìn)各項(xiàng)資料與時(shí)俱進(jìn)。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加大培訓(xùn)力度

要保障檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能為高校圖書檔案管理工作提供更好優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理人員要積極掌握先進(jìn)的創(chuàng)新技術(shù)，了解與檔案管理有關(guān)的設(shè)備性能和使用方法，全面保障圖書檔案管理質(zhì)量。首先，要加強(qiáng)對圖書檔案管理人員工作的檢查，并加大考核力度，提高其對工作的責(zé)任感，第二，通過考核可以及時(shí)了解檔案管理人員目前存在的根本問題，根據(jù)問題采取有效的解決對策，使其能夠意識(shí)到自身存在的不足，并加以改進(jìn)。第三，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，自覺提高自身業(yè)務(wù)能力，了解各項(xiàng)規(guī)章制度和相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合高校的實(shí)際情況，開展圖書檔案管理，為廣大師生提供全方位的服務(wù)。

總之，盡管高校圖書檔案管理還存在許多不足，不過，高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員若是能夠意識(shí)到信息化建設(shè)的必要性，加大投入力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，就可以更好地開展高校圖書檔案管理信息化建設(shè)，使圖書檔案信息能夠與時(shí)俱進(jìn)，滿足廣大師生的需求，助力高校新發(fā)展。

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