事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路研究

鄧藝琳

【摘要】伴隨著市場經(jīng)濟(jì)改革的推進(jìn)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷滲透，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和改進(jìn)。想在事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的重要階段發(fā)揮檔案管理的協(xié)調(diào)作用，事業(yè)單位必須要借助先進(jìn)的信息技術(shù)，引入創(chuàng)新思想，用先進(jìn)的思想和技術(shù)打造一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制。本文就如何強(qiáng)化事業(yè)單位辦公室檔案管理進(jìn)行簡要闡述，為檔案管理工作的發(fā)展提供創(chuàng)新路徑。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路;組織構(gòu)架

檔案管理工作作為事業(yè)單位運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，其管理水平將直接影響事業(yè)單位各部門工作的運(yùn)行程度。尤其對于事業(yè)單位而言，檔案管理是事業(yè)單位成長進(jìn)步的記錄者和觀察者。在檔案中，我們清晰地看到單位成長過程中的每一個(gè)腳印。而正是這些足跡成為了事業(yè)單位未來發(fā)展決策的參考依據(jù)。通過準(zhǔn)確的信息記錄和良好的資料保存促使各部門工作相互協(xié)調(diào)，高效運(yùn)營?？梢哉f，良好的檔案管理工作為事業(yè)單位內(nèi)部工作效率的提升保駕護(hù)航，為事業(yè)單位間的相互合作提供了堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。然而從目前的檔案管理工作現(xiàn)狀分析，無論是檔案管理意識(shí)、檔案管理機(jī)制還是檔案管理水平都不能滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作迫切需要從意識(shí)、機(jī)制和管理水平上進(jìn)行改革創(chuàng)新，為適應(yīng)現(xiàn)代化的事業(yè)單位發(fā)展道路，做出新的嘗試。

一、現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制的構(gòu)架原則

（一）規(guī)范性統(tǒng)一原則。由于事業(yè)單位自身的工作性質(zhì)決定了其檔案管理區(qū)別于普通單位的檔案管理工作。那么從事業(yè)單位的檔案管理運(yùn)行機(jī)制分析，所有的制度完善都要建立在《檔案法》的相關(guān)規(guī)定之中，按照法案的規(guī)定深入落實(shí)檔案管理工作，讓每一項(xiàng)日常管理工作都做到有法可查、有法可循、有法可依。利用法律作為行為規(guī)范的保障，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理運(yùn)行機(jī)制。

（二）責(zé)任制劃分原則。事業(yè)單位的檔案管理工作不僅需要一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的運(yùn)行機(jī)制，還需要在實(shí)際工作中明確職責(zé)劃分，根據(jù)工作的具體內(nèi)容劃分相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)益，確保每一項(xiàng)工作都有人落實(shí)，每一個(gè)工作都能找到對應(yīng)的負(fù)責(zé)人。通過責(zé)任制劃分原則，不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員的責(zé)任感和使命感。

二、現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制構(gòu)架的創(chuàng)新思路

（一）資源開發(fā)。伴隨著信息技術(shù)的不斷滲透，事業(yè)單位工作開始進(jìn)入信息化時(shí)代。而信息化時(shí)代的到來也意味著傳統(tǒng)的人工信息錄入、資料保存、信息查找已成為歷史。電子信息平臺(tái)的建立和使用成為當(dāng)代檔案管理的主旋律。首先，在管理設(shè)備的應(yīng)用上，事業(yè)單位要在意識(shí)上明確檔案管理工作的重要性，積極引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，讓信息的錄入、維護(hù)、查詢變得更加快捷方便，加強(qiáng)各部門之間的信息溝通，減少不必要的智能交叉，有效提高各部門的工作效率。其次，在資料的更新維護(hù)上，借助電子平臺(tái)系統(tǒng)，進(jìn)行定期的材料數(shù)據(jù)更新，尤其是對于黨員材料、干部履歷、培訓(xùn)檔案、考核記錄等數(shù)據(jù)隨時(shí)錄入，隨時(shí)更新，方便資料的查詢和使用。最后，在資料的安全保護(hù)上，制定規(guī)范化的平臺(tái)使用制度，做到安全登錄、資料保密。從系統(tǒng)使用的角度確保信息的私密性和安全性。與此同時(shí)，檔案管理部門還要加強(qiáng)對平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，對可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全漏洞及時(shí)排查，確保檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)營。

（二）思維創(chuàng)新?；跈n案管理的重要性，事業(yè)單位可以通過信息技術(shù)的應(yīng)用，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建，對檔案管理工作進(jìn)行有效宣傳。無論是工作進(jìn)展還是工作成績，都可以發(fā)揮微信、微博等信息媒介的宣傳優(yōu)勢，讓更多的人關(guān)注檔案管理工作，提高管理人員的工作意識(shí)，讓檔案管理變得不那么枯燥乏味而是生動(dòng)有趣，更加富有生命力。與此同時(shí)，檔案管理工作的宣傳還可以打破員工的傳統(tǒng)管理意識(shí)壁壘，將員工從落后的管理意識(shí)中解脫出來，在多樣的管理形式下，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，讓責(zé)任感和使命感由內(nèi)而發(fā)。

（三）隊(duì)伍建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容多、任務(wù)重，是一項(xiàng)技術(shù)性極強(qiáng)的任務(wù)。那么想要承擔(dān)這樣艱巨的工作任務(wù)，事業(yè)單位就要不斷強(qiáng)化管理人員的專業(yè)技能。一方面，在人員分配環(huán)節(jié)中，堅(jiān)持選用檔案管理知識(shí)豐富的員工，并在工作中實(shí)施績效考核，利用責(zé)任劃分原則，確定工作性質(zhì)和工作流程，強(qiáng)化管理人員的工作意識(shí)。對于能力優(yōu)秀的管理人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對于能力不足的員工及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。另一方面，在管理人員的培訓(xùn)上，事業(yè)單位要根據(jù)考核情況，建立培訓(xùn)計(jì)劃，定期安排專業(yè)的技能培訓(xùn)，無論是管理技能還是信息技術(shù)的掌握，都要進(jìn)行合理的培訓(xùn)安排。尤其在管理人員的信息技術(shù)水平提升上，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)和專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)，強(qiáng)化員工的電子信息技術(shù)掌握能力，讓每一個(gè)管理人員都能熟練地操作信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子信息化管理的全面落實(shí)。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展運(yùn)行的重要組成部分，對事業(yè)單位未來的發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。尤其是在信息爆炸的時(shí)代，檔案管理工作的模式和機(jī)制都需要向時(shí)代靠攏。在思維的創(chuàng)新、資源的開發(fā)和隊(duì)伍的建設(shè)中打造一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理模式。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張娜.探討新時(shí)期如何提高辦公室檔案管理的有效性[J].科學(xué)與財(cái)富，2018（20）：20.

[2]厚一虎.淺談辦公室檔案工作的規(guī)范化管理[J].絲路視野，2018（15）：67.

[3]李媞.淺析提高辦公室檔案管理效率的優(yōu)化措施[J].赤子，2018（11）：139.

[4]周旋.事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架[J].卷宗，2018（5）：71.