關(guān)于強(qiáng)化企業(yè)檔案規(guī)范化管理的探討

王海藍(lán) 胡瑩瑩

【摘要】隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，知識(shí)和信息的重要性日益突顯。企業(yè)檔案管理也進(jìn)入了現(xiàn)代化，但是在檔案管理工作中也出現(xiàn)了一些不規(guī)范的問題，例如沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，相關(guān)管理人員意識(shí)薄弱，再加上軟件和硬件設(shè)備薄弱，因此工作效率低。本文結(jié)合上述問題，提出一些建議。

【關(guān)鍵詞】規(guī)范化;強(qiáng)化管理

一、做好新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的重要意義

檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，企業(yè)檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，是一種基礎(chǔ)性信息資源，這對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非比尋常的意義，對(duì)企業(yè)管理等各方面也有著非常重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)化管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不影響企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的作用。

二、企業(yè)檔案工作的性質(zhì)

企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)具有管理性、服務(wù)性和政治性的工作。

（一）管理性。從工作內(nèi)容上來說，檔案工作是負(fù)責(zé)管理檔案信息的一項(xiàng)專門性工作，與其他管理性工作一樣，檔案工作有著自己的管理對(duì)象、管理手段、管理理論和管理原則。從具體工作單位來說，檔案工作是為特定的管理工作提供信息支持，是特定管理工作的組成部門。

（二）服務(wù)性。從與其他工作的關(guān)系上說，檔案工作是一項(xiàng)為各項(xiàng)具體工作服務(wù)的條件性工作，服務(wù)性是檔案工作與其他工作的主要區(qū)別所在。從檔案工作本身來說，服務(wù)性是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。離開服務(wù)性，檔案工作也沒有了存在的必要。強(qiáng)調(diào)檔案工作的服務(wù)性能夠幫助我們擺正檔案工作的位置，樹立服務(wù)觀點(diǎn)。

（三）政治性。檔案工作是黨的建設(shè)和政權(quán)建設(shè)的重要組成部分。從檔案的產(chǎn)生來說，檔案代表了一定階級(jí)的利益，為一定階級(jí)所掌握，因此檔案工作也就不可避免地帶有一定的政治性。從歷史的發(fā)展來看，檔案工作政治性表現(xiàn)在對(duì)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的維護(hù)上。檔案真實(shí)記錄著歷史發(fā)展的軌跡，肩負(fù)著維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重?fù)?dān)，如果我們不能用對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案，就可能給歷史留下空白或誤區(qū)。

三、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理存在的問題

近年來，國(guó)家陸續(xù)出臺(tái)了相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和部門規(guī)章，使得企業(yè)的檔案管理逐步做到了有章可循、有規(guī)可依、有經(jīng)驗(yàn)可借鑒，但我們從企業(yè)檔案工作的發(fā)展歷程中不難看出，企業(yè)檔案發(fā)展歷史較短，在企業(yè)檔案管理的進(jìn)程中仍存在許多待商榷、待改進(jìn)之處。

（一）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。隨著社會(huì)發(fā)展需要的不斷增加，對(duì)檔案管理的要求越來越高，但基層檔案工作因無專職人員、人員變化快，業(yè)務(wù)不熟練，使得檔案管理成為的一道難題。多數(shù)檔案管理人員無專業(yè)知識(shí)，也沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，再加上人員流動(dòng)頻繁，很多交接工作不到位，這樣對(duì)于檔案的收集、整理和歸類都是十分不利的。

（二）檔案管理不規(guī)范不嚴(yán)肅。中小型企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)還沒有達(dá)到規(guī)范的檔案管理要求，很多單位沒有單獨(dú)的檔案室，檔案的分類也比較單一。由于檔案管理缺失，導(dǎo)致一些有價(jià)值的檔案材料遺失、損毀等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響檔案保存和利用效率。

（三）檔案管理手段落后。管理方法陳舊，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。由于很多單位對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視程度較低，很少提供外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，工作人員的檔案管理知識(shí)無法得到及時(shí)更新，服務(wù)效率低。有些單位的檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進(jìn)取，甚至不能熟練操作計(jì)算機(jī)，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創(chuàng)新舉步維艱。

（四）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。檔案整理雖然有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，但各地檔案行政管理部門因各地實(shí)際情況不同會(huì)在具體執(zhí)行中存在差異，檔案管理人員無參加培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，也未注意自我提升，無法更新檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備，致檔案管理工作因循守舊、按部就班，時(shí)有偏差。

四、企業(yè)檔案管理的對(duì)策措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理意識(shí)。企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性工程，是一項(xiàng)不可或缺的重要內(nèi)容。各級(jí)企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的重要性，高度重視企業(yè)檔案管理工作，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理意識(shí)，把規(guī)范企業(yè)檔案的管理工作納入單位管理工作的重要內(nèi)容，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)工作責(zé)任。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用和普及，檔案工作的方式和手段已發(fā)生了質(zhì)的改變，傳統(tǒng)的信息資源開發(fā)手段已不能完全適應(yīng)新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作需要。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案推行網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理是必由之路。可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，推進(jìn)企業(yè)檔案的信息化管理。同時(shí)結(jié)合本單位實(shí)際，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和程序，加強(qiáng)軟件開發(fā)、信息維護(hù)和安全保障，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)管理，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利實(shí)施，同時(shí)全面服務(wù)于單位的整體建設(shè)和發(fā)展。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)。要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的學(xué)習(xí)，包括如下方面：一是創(chuàng)造機(jī)會(huì)為檔案人員的學(xué)習(xí)提供方便，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、外出考察、會(huì)議代訓(xùn)、印發(fā)學(xué)習(xí)手冊(cè)等。二是采用集中學(xué)習(xí)和自我學(xué)習(xí)的方式，利用上級(jí)主管部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育知識(shí)更新培訓(xùn)等機(jī)會(huì)，努力做到全面系統(tǒng)持之以恒地學(xué)習(xí)，把繼續(xù)教育學(xué)習(xí)與檔案工作實(shí)際緊密結(jié)合起來，進(jìn)一步更新檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高理論水平、政策功底和知識(shí)素養(yǎng)，做到在意識(shí)上提高，學(xué)習(xí)上帶頭，工作中創(chuàng)新，處處體現(xiàn)檔案工作者終身學(xué)習(xí)的理論，為做好企業(yè)檔案管理工作打下扎實(shí)基礎(chǔ)。