優(yōu)化辦公室檔案管理工作的方法探討

李淑春

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-102-01

摘 要 隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場環(huán)境不斷復(fù)雜化，企事業(yè)單位之間的競爭也越來越激烈。企事業(yè)單位的辦公室檔案管理能夠幫助企事業(yè)單位提高自身的管理整體水平，加之新時(shí)代背景下，社會對企事業(yè)單位的管理工作提出了更高的要求。因此，企事業(yè)單位必須積極的創(chuàng)新自身的辦公室檔案管理工作，確保與時(shí)俱進(jìn)的推動(dòng)辦公室檔案管理，以符合時(shí)代發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞 優(yōu)化 辦公室檔案 檔案管理

辦公室檔案管理工作是企事業(yè)單位內(nèi)部一項(xiàng)重要工作，只有保證了辦公室檔案管理工作的質(zhì)量，才能夠保證企事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作協(xié)調(diào)、高效進(jìn)行。優(yōu)化辦公室檔案管理工作是當(dāng)前階段一項(xiàng)緊迫且重要的任務(wù)，筆者結(jié)合自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)就優(yōu)化辦公室檔案管理工作進(jìn)行了討論，希望能夠?yàn)閮?yōu)化辦公室檔案管理提供創(chuàng)新思路。

一、辦公室檔案管理的原則

（一）規(guī)范靈活原則

企事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，需要嚴(yán)格的遵循國家相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，不能脫離相關(guān)制度展開，還要與企事業(yè)單位的自身實(shí)際情況相符合，這要求企事業(yè)單位必須能夠積極探索、實(shí)踐，并努力構(gòu)建出一套完整的工作體系。

（二）權(quán)責(zé)職責(zé)兼顧原則

在落實(shí)企事業(yè)單位辦公室檔案管理時(shí)，相關(guān)人員必須明確自身的責(zé)權(quán)，要確保各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。與此同時(shí)，在辦公室檔案管理落實(shí)過程中，相關(guān)人員應(yīng)明確自身的工作目標(biāo)，不能夠超出自身權(quán)力范圍使用權(quán)力，要在強(qiáng)化管理工作檢查指導(dǎo)的同時(shí)保證相關(guān)人員的合法權(quán)益。

（三）制定執(zhí)行并重原則

辦公室檔案管理要遵循國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律展開，不能與國家的條款有絲毫偏差。然而由于國家方面的制度法規(guī)只能夠?yàn)檗k公室檔案管理提供大的框架，企事業(yè)單位還應(yīng)基于自身的實(shí)際情況在執(zhí)行過程中對之進(jìn)行調(diào)整，切不可完全照搬套用。

（四）動(dòng)靜態(tài)結(jié)合原則

市場環(huán)境不斷變化，企事業(yè)所處的經(jīng)濟(jì)格局不斷變化，辦公室檔案管理因此不可能一成不變，為了保證辦公室檔案管理充分發(fā)揮自身效力，企事業(yè)單位方面需要積極對之進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，要兼顧時(shí)代發(fā)展的變化以及企業(yè)的工作方式、工作體制等，以防范辦公室檔案管理與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)。

二、辦公室檔案管理存在的問題

雖然近年來企事業(yè)單位的辦公室檔案管理水平一直在穩(wěn)步提高，然而從細(xì)節(jié)角度看來，辦公室檔案管理工作始終存在問題，且以如下2點(diǎn)最為嚴(yán)重：

（一）思想重視度不足

當(dāng)前階段我國部分企事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案管理工作還持有較為嚴(yán)重的思想態(tài)度不重視問題，很多領(lǐng)導(dǎo)階級甚至認(rèn)為檔案管理可有可無。正是在此種錯(cuò)誤思想的誤導(dǎo)下，部分企事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室檔案管理工作十分混亂，檔案管理人員亦不重視辦公室檔案管理工作，這導(dǎo)致辦公室檔案管理喪失了原本的連貫性和完整性，檔案管理工作七零八落，嚴(yán)重時(shí)甚至擾亂了企事業(yè)單位工作的正常秩序。

（二）管理人員不專業(yè)

部分企事業(yè)單位內(nèi)部聘用的檔案管理人員都是非專業(yè)的檔案管理工作者，這部分人員缺乏專業(yè)的管理技能和思維，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量大打折扣，各種檔案管理漏洞頻發(fā)，檔案管理創(chuàng)新難以保證。

三、優(yōu)化辦公室檔案管理工作的策略

優(yōu)化企事業(yè)辦公室檔案管理工作，全面提高辦公室檔案管理的質(zhì)量和水平是企事業(yè)單位的“當(dāng)務(wù)之急”。在落實(shí)此項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)首先端正企事業(yè)單位關(guān)于辦公室檔案管理工作的思想認(rèn)識，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階級應(yīng)該充分的發(fā)揮自身的模范帶頭作用，要幫助企事業(yè)單位內(nèi)部所有人員正確認(rèn)識辦公室檔案管理工作的必要性和重要性，以確保相關(guān)工作展開時(shí)能夠少有阻礙。其次，企業(yè)方面應(yīng)該全面提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。要善用教育培訓(xùn)以及人才引入等策略豐富辦公室檔案管理人員的知識、提高其檔案管理的技能，為其高質(zhì)量完成檔案管理提供支撐和依托。最后，企事業(yè)單位方面應(yīng)該重視辦公室檔案管理工作的信息化發(fā)展，要積極調(diào)研市場，要及時(shí)在自身的辦公室檔案管理過程中引入先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段。先進(jìn)的辦公室檔案管理技術(shù)能夠推動(dòng)辦公室檔案管理整齊劃一，有利于提高檔案管理的效率和質(zhì)量，檔案管理人員的工作量因此大幅度縮減，有利于其深入鉆研辦公室檔案管理工作，進(jìn)而構(gòu)建辦公室檔案管理優(yōu)化的良性循環(huán)。

四、結(jié)語

綜上所述，企事業(yè)單位的辦公室檔案管理是企事業(yè)單位工作中的一個(gè)重點(diǎn)，對企事業(yè)單位的發(fā)展和管理等均能夠產(chǎn)生非常積極的影響。想要全面提高企事業(yè)單位的辦公室檔案管理質(zhì)量，相關(guān)方應(yīng)提高辦公室檔案管理的重視度，要積極優(yōu)化辦公室檔案管理的方式，健全辦公市場管理的制度，與時(shí)俱進(jìn)的推動(dòng)辦公室檔案管理發(fā)展，保證辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率。只有如此，辦公室檔案管理工作的質(zhì)量才能夠得到全面提高，企事業(yè)單位才能夠在激烈的市場環(huán)境之中立于不敗之地。

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