分析學校檔案管理的發(fā)展情況及改進措施

黃劍蕓

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-099-01

摘 要 本文主要從檔案管理的重要性出發(fā)，對目前學校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀進行分析，對加強檔案信息化管理提出針對性地措施，使得檔案更好地為學校管理提供價值。

關鍵詞 學校 檔案管理 發(fā)展現(xiàn)狀 改進措施

檔案是國家社會和個人用于保存社會活動記錄的文字和圖片等信息，是一種文明的記錄和傳承工具。學校的檔案，是學校記錄學生信息和學校發(fā)展歷史的材料，真實地反映學校的管理水平和發(fā)展。

一、學校檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化管理意識不足

目前，學校管理者對檔案信息缺乏良好的管理意識。原有發(fā)展思維模式已經(jīng)根植于心，所以學校的工作更加注重教學、科研和管理。檔案信息管理沒有得到足夠的重視，普遍缺乏對檔案信息建設的系統(tǒng)認識和理解。

（二）投資不足

就學校發(fā)展的投資而言，往往是在基礎設施建設、支持教學和科研等領域。由于對檔案管理信息化建設重視不夠，投資于檔案管理的技術和資金非常有限，沒有外部投資于檔案管理信息化的建設。

（三）檔案信息化建設缺乏科學規(guī)范

學校管理在建設和管理檔案信息的過程中，缺乏一定的管理標準作為指導，包括檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)的設計、相關軟件應用標準、紙質檔案以及電子文件信息的數(shù)字化標準等。

（四）知識庫數(shù)量少，沒有實現(xiàn)資源共享。

由于學校制度和專業(yè)的不同，學校檔案的內(nèi)容各式各樣、載體文件多樣、具有來源廣、歸檔時間不同的特點。此外，檔案文件管理不規(guī)范，導致檔案文件收集不足，文件數(shù)量少，這在很大程度上直接影響檔案文件信息的質量。

（五）文件資源利用率低，服務形式單一。

目前，由于缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡協(xié)調組織，檔案管理缺乏系統(tǒng)信息錄入，數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡尚未形成，各類信息無法分類處理。

（六）專業(yè)檔案管理人才缺乏

學校檔案信息管理不僅要求管理者具備基本的檔案管理能力，還要求管理者能有效利用現(xiàn)代信息技術，對計算機能夠靈活運用以進行檔案信息管理。

二、新時期下加強檔案信息化建設與檔案管理的策略

（一）積極更新觀念，提高信息認識

在新時期下，學校領導要樹立“電子檔案”觀念，堅持與時俱進，積極轉變過去檔案簡單收集、整理以及借閱模式，進而與當前的社會接軌。另外，學校領導和管理人員還需摒棄傳統(tǒng)手工操作管理的觀念，真正的認識到檔案信息的價值，以便在今后的檔案管理中利用各種先進的信息化手段動態(tài)化、便捷性的傳播檔案信息，讓檔案價值得以最大化的發(fā)揮。

（二）推進數(shù)字化進程，構建管理系統(tǒng)

學校檔案信息化建設的核心內(nèi)容是資源建設，學校所有的業(yè)務都必須要圍繞資源建設來開展。學校檔案管理工作在信息化時代，需將重點放置在檔案資源共享和檔案數(shù)字化兩方面，學校要對檔案數(shù)字化建設投入人力財力來推進建設進程，同時還需嚴格遵守相應原則，要對數(shù)字化建設工作計劃進行科學合理的編制，重點加強監(jiān)督管理，以便順利有序開展檔案數(shù)字化工作。同時，還要做到最大化服務廣大使用者使用需求，并且進一步對檔案數(shù)字化目錄進行完整構建，形成各個單位協(xié)同努力的局面。其次，學校檔案管理部門還需要實行電子文件和紙質雙歸檔制度，與此同時還需對要求的范圍圖形和文本等文件實行并聯(lián)并存制度，通過這些舉措，實現(xiàn)檔案的全檢索。

（三）強化標準建設，提升標準化程度

加強學校檔案信息化標準建設在信息時代中，需做到幾點：第一，必須要加強學校檔案信息化方面規(guī)章制度和原則的建設，對學校檔案管理信息化建設中的相關理念要明確、定義以及方法等，同時還可以通過制定檔案收集整理鑒定標準、專業(yè)名詞術語標準以及庫房建設標準等，進而規(guī)范化的管理檔案。第二，加強軟件、硬件的標準化建設，在進行檔案信息化建設進程中，學校一定要全面考慮數(shù)據(jù)庫的標準格式、軟件的配置標準、硬件選擇標準等，同時還必須要加強電子產(chǎn)品的更新和維護，根據(jù)目前各個學校檔案信息化管理的實際情況，引入相匹配的信息化設備。第三，統(tǒng)一電子檔案格式，進而最大化的確保檔案資源在不同的信息平臺上進行有效傳遞或是使用。

（四）構建保障體系，確保檔案安全

為確保學校檔案信息的完整，學校檔案管理部門需構建安全保密體系，在這個體系中，包含了對電子文件歸檔的指導、監(jiān)督，最大化的確保其真實性、完整性。在信息時代，學校要想實現(xiàn)檔案管理信息化，一定要從思想意識上認識并重視檔案信息化建設中安全保障問題，采取措施，構建全面且完善信息資源安全保障體系，從整體上促使檔案管理系統(tǒng)的安全處理和防范能力。

三、結語

當前社會背景下，學校的擴招使得學校的規(guī)模不斷壯大，傳統(tǒng)管理維護檔案模式顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求。傳統(tǒng)管理模式中學校檔案管理存在效率低下、維護困難等問題。這些問題對于校園檔案管理來說影響非常突出。信息技術的應用能夠很好的解決這一問題，信息技術的應用提升了材料查詢效率，能夠很好地降低錯誤率。學校需要重視信息技術的應用，以此提高檔案管理水平與效率，促進學校健康發(fā)展，最大化發(fā)揮信息技術的價值。

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