以信息服務(wù)為中心檔案管理制度體系建設(shè)的探討

胡中華

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-080-02

摘 要 隨著近年來我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，基于計算機技術(shù)形成的檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用。在信息技術(shù)的推動下，檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化、集成化方向發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用也給檔案管理帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞 檔案信息管理系統(tǒng) 檔案管理 應(yīng)用

通過人事檔案可以了解工作人員的工作表現(xiàn)、背景、簡歷和重要信息?？茖W(xué)的人事檔案管理有利于企業(yè)科學(xué)利用人才信息，保證人才開發(fā)和利用。對于任何組織，人事檔案管理都非常重要，排水管理所也不例外，對提高排水管理所工作效率有明顯的作用，也對排水管理所發(fā)展起著巨大的推動作用。但是，傳統(tǒng)的人事檔案管理并不能適應(yīng)當(dāng)今信息時代的要求，隨著數(shù)字信息化的日益成熟，人事檔案信息化管理成為時代發(fā)展的必然趨勢。人事檔案管理實現(xiàn)信息化后，文件管理變得簡單方便。計算機、掃描儀等其他現(xiàn)代專業(yè)設(shè)備和技術(shù)能將人事檔案轉(zhuǎn)換為虛擬文本、圖片音頻以及其他電子數(shù)據(jù)，大大提高了信息分類和處理的效率。此外，電子數(shù)據(jù)更容易保存，利用互聯(lián)網(wǎng)進行查詢和修改，既準(zhǔn)確又方便，節(jié)約了檔案管理成本。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）有利于提升檔案管理信息化水平

人事檔案信息涵蓋了人事管理工作的各個方面，為確保及時更新和處理這些信息，保持檔案的完整性和有效性，相關(guān)工作人員必須具備信息化管理意識和管理理念，充分利用信息技術(shù)進行文件管理，在確保排水管理所檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，更好地突出人事檔案管理的信息化水平。

（二）有利于提高檔案管理工作效率

排水管理所的工作非常復(fù)雜，相應(yīng)檔案管理也很復(fù)雜，僅依靠傳統(tǒng)的人工管理很難達到相應(yīng)管理效果。因此，為了提高排水管理所檔案管理工作的效率，必須進行人事檔案信息化建設(shè)，相關(guān)檔案管理人員必須具備一定的信息技術(shù)，在日常工作中充分利用各種先進的檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)，提高檔案管理效率，促進人事檔案管理深入實施。

（三）有利于查詢和閱覽

人事檔案信息排水管理所人事檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)數(shù)字現(xiàn)代化。在實際操作過程中，工作人員使用信息技術(shù)能夠有效收集和處理所有人員的信息和紙質(zhì)文件信息，將信息從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件格式，實現(xiàn)存儲信息數(shù)字化，使人們在查詢和閱讀人事檔案時，更加方便、準(zhǔn)確、有效，從而更好地發(fā)揮人事檔案的應(yīng)用價值。

（四）有利于開發(fā)和利用

人事檔案信息只有保證人員檔案質(zhì)量和存儲質(zhì)量，才能促進人員管理的全面發(fā)展。因此，優(yōu)化現(xiàn)有人事檔案管理模式，不斷引入計算機信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案信息化，有利于多層次、全方位實現(xiàn)對人事檔案信息開發(fā)和利用，適應(yīng)當(dāng)前社會對檔案工作的高要求。

（五）有利于保存人事檔案的完整性

在傳統(tǒng)的排水管理所人事檔案管理中，紙質(zhì)檔案跟不上時代發(fā)展，存在很多問題。例如，由于儲存條件差，導(dǎo)致紙質(zhì)文件氧化、霉化、昆蟲噬咬等，導(dǎo)致大量信息損壞，不利于準(zhǔn)確找到相關(guān)信息，浪費很多的時間和人力，但人事檔案信息化建設(shè)可以有效解決這些問題。根據(jù)搜索內(nèi)容，可以快速、清晰地找到所需文件。排水管理所實施人事檔案管理信息建設(shè)，有利于保存檔案文件的完整性；大量文件信息資源可以存儲在網(wǎng)絡(luò)存儲空間，簡單方便。

二、檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用方式

（一）自動編目

自上世紀(jì)90年代以來，隨著計算機的普及，檔案信息管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用到檔案編目領(lǐng)域，這是目前檔案信息管理系統(tǒng)使用最廣泛的一種方式。自動編目方式的形成改變了傳統(tǒng)的人工檢索方式，極大提高了檔案信息資源的利用效率，在推動檔案信息全面利用的基礎(chǔ)上，使檔案信息管理系統(tǒng)能準(zhǔn)確地為社會各領(lǐng)域用戶提供服務(wù)。

（二）檔案自動檢索服務(wù)

檔案信息管理系統(tǒng)被應(yīng)用到檔案管理中的另一個主要方式是檔案自動檢索服務(wù)，但自動檢索服務(wù)比自動編目更為先進，檔案管理者可隨時利用檔案管理系統(tǒng)查詢檔案信息，也可以通過接入檔案管理網(wǎng)絡(luò)精確搜索檔案信息。從檔案使用范圍的大小，可以將檔案這種檢索服務(wù)劃分為通報式、追溯式兩種；從檔案信息管理系統(tǒng)的使用方式來看，這種檢索服務(wù)可以分為問答式檢索服務(wù)和批處理式檢索服務(wù)，使檔案檢索效率大幅度提升。

（三）檔案信息自動管理

根據(jù)檔案資源的類型以及使用方式的不同，不同用戶使用檔案信息資源具有不同的目的，當(dāng)涉及檔案信息利用者的情況、使用方式的時候，根據(jù)檔案管理手續(xù)以及檔案的密級權(quán)限，檔案的使用方式被稱為利用登記，檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用可實現(xiàn)計算機系統(tǒng)對檔案使用進行自動管理，檔案信息管理者可隨時借助系統(tǒng)查詢檔案的使用情況，對檔案資源的損耗情況也可以詳細排查，能有效把握檔案的使用動態(tài)，使檔案資源利用效率提升。

（四）在檔案編制中實現(xiàn)信息自動管理

在檔案編制中，檔案管理者可以利用檔案信息管理系統(tǒng)輔助完成檔案編制工作，可以針對檔案主題進行篩選，根據(jù)不同的主題對檔案資源進行集成，使不同種類的檔案資源按照專題聚類到一起，使檔案資源的價值最大程度發(fā)揮出來。

三、排水管理所檔案信息化建設(shè)措施

（一）合理制定有效的信息化管理系統(tǒng)

真正實現(xiàn)排水管理所人事檔案管理信息化的前提是有效借助科學(xué)合理的管理模式，提升人事檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，并在一定程度上對人事檔案管理信息化進行約束和引導(dǎo)。在正式開展各項工作之前，首先要打破傳統(tǒng)的工作管理理念，嚴(yán)格遵守排水管理所中的各項規(guī)章制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)，確保排水管理所人事檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定運行。

（二）提高管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理的核心在于工作人員的整體工作能力，管理人員的素質(zhì)對人事檔案管理信息化建設(shè)具有很大影響。第一，必須培養(yǎng)管理人員的信息管理意識。雖然當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展很快，但舊觀念仍然阻礙部分工作人員思想進步，因此，在人事檔案管理中引入先進的意識與理念非常重要，只有提高意識形態(tài)，明確和重視信息化建設(shè)，才能從根本上提高排水管理所人事檔案管理的信息化水平。為了做好檔案管理信息化管理，排水管理所必須培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高專業(yè)水平的檔案管理人才。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對工作人員職業(yè)素質(zhì)的要求也越來越高。人事檔案文件管理人員不僅要了解檔案管理，還要了解信息化技術(shù)。第二，提高工作人員的道德素質(zhì)。由于人事檔案管理的特殊性，要防止涉及個人信息資料的數(shù)據(jù)泄露，工作人員必須具備良好的道德品質(zhì)。因此，排水管理所要定期對人事檔案工作者進行專業(yè)和職業(yè)道德培訓(xùn)，使工作人員具有高水平的綜合業(yè)務(wù)能力、良好的思想政治意識和職業(yè)道德，順利實現(xiàn)檔案管理信息化。此外，還要加大對人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，優(yōu)化從業(yè)人員的年齡結(jié)構(gòu)，吸引更多突出的人才到人事檔案信息化建設(shè)管理中來，從而促使人事檔案更加順暢地開展信息化建設(shè)。

（三）不斷完善硬件設(shè)施

排水管理所進行檔案管理信息化建設(shè)，基礎(chǔ)硬件設(shè)施是必不可少的。第一，為了確保在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，排水管理所應(yīng)增加資金投入，加強硬件設(shè)備建設(shè)，為人事檔案管理提供性能更好的服務(wù)系統(tǒng)。第二，人事檔案文件的數(shù)量非常大，硬件設(shè)施必須適合存儲大量文件數(shù)據(jù)，并保證可靠性，防止由于硬件故障而丟失文件信息。第三，大容量存儲設(shè)備容易受到外部環(huán)境的影響或破壞，這反過來對文件存儲構(gòu)成威脅，因此，硬件設(shè)施必須具有一定的外部抵抗性。第四，排水管理所應(yīng)定期安排專業(yè)人員對設(shè)施進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，避免因設(shè)備故障造成損失。

（四）做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全防護

排水管理所必須做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全防護，在存儲人事檔案信息前進行正確識別。工作人員必須嚴(yán)格遵守人事檔案管理部門關(guān)于建立檔案數(shù)據(jù)庫的各項規(guī)定，建立準(zhǔn)確、科學(xué)、規(guī)范的檔案人員數(shù)據(jù)庫。需要特別注意的是，信息技術(shù)為人事檔案管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給數(shù)據(jù)管理帶來了安全隱患。確保人事檔案信息安全是排水管理所人事檔案管理信息建設(shè)中必須注意的問題。因此，排水管理所要建立人事檔案信息管理的安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全保障體系；在管理工作中，應(yīng)備份人事檔案數(shù)據(jù)，設(shè)置管理系統(tǒng)恢復(fù)機制，從而更好地保存文件信息數(shù)據(jù)；規(guī)范人事檔案信息的借用機制，以確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全；加強人事信息管理人員的職業(yè)道德教育和安全技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的保密意識和安全使用技能；不斷完善管理制度，確保信息安全，為檔案管理提供一份重要的保證。

（五）促進檔案信息的資源共享

排水管理所檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是使人事檔案更好地服務(wù)于單位發(fā)展，因此，有效利用人事檔案至關(guān)重要。第一，排水管理所應(yīng)建立信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門互相連接、共享信息服務(wù)，并根據(jù)實際情況進行數(shù)據(jù)共享。第二，建立一個全面的數(shù)據(jù)管理信息化服務(wù)網(wǎng)站，圍繞有效的綜合平臺，積極拓展人事檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)，進一步提高人事檔案信息化建設(shè)的服務(wù)水平。管理人員可以引入存儲大量數(shù)據(jù)的云計算，使用集中存儲，克服設(shè)備和平臺限制，有效提高數(shù)據(jù)資源利用效率。無論是硬件支持還是軟件支持，都需要根據(jù)單位的實際情況進行相應(yīng)管理。因此，在構(gòu)建系統(tǒng)、開發(fā)和利用系統(tǒng)功能以及設(shè)置權(quán)限的過程中，工作人員必須遵循單位自身的實際情況，提高系統(tǒng)軟件操作之間的兼容性。

（六）完善人事檔案信息化管理制度

排水管理所人事檔案管理的信息化建設(shè)離不開制度制約和管理。人事檔案更新快速，信息和資料復(fù)雜，檔案部門很難及時、全面地收集數(shù)據(jù)。排水管理所各部門應(yīng)針對實際情況，制定相關(guān)制度，實現(xiàn)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，提高工作效率。例如，人事部門需要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的電子文檔填寫新的人事信息，然后將其傳送到檔案部門進行保存，其他部門有關(guān)人員的最新檔案信息（如獎勵或處罰）也必須以統(tǒng)一的電子形式填寫，并提交檔案部門進行檔案管理。

四、結(jié)語

信息技術(shù)快速發(fā)展使利用計算機進行檔案信息管理成為了可能，檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用建設(shè)減輕了檔案管理人員的工作負擔(dān)，使檔案資源利用效率得以提升，不僅提升了我國檔案管理信息化建設(shè)水平，也使用戶獲取查詢檔案更為便捷，使檔案資源得到科學(xué)利用。

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