數(shù)字化檔案管理在民政系統(tǒng)檔案管理中的應(yīng)用

周亞軍

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）7-116-01

摘 要 信息化時(shí)代背景下各種數(shù)字技術(shù)給社會(huì)發(fā)展帶來了極大的便捷性，民政檔案管理領(lǐng)域亦不例外。在民政檔案管理過程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)不僅能夠規(guī)范民政系統(tǒng)的檔案管理工作，還能夠推動(dòng)檔案管理效率、提升并促進(jìn)其他工作良性發(fā)展。因此，民政系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化的檔案管理工作，要善用數(shù)字化檔案管理提升工作效率，更好的滿足檔案管理需求。

關(guān)鍵詞 數(shù)字化 檔案管理 民政系統(tǒng)

現(xiàn)階段我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展均產(chǎn)生了巨大的影響。數(shù)字化檔案管理的引入為民政系統(tǒng)檔案管理注入了新的活力，對(duì)改變傳統(tǒng)檔案管理格局、提高檔案管理質(zhì)量和效率等均產(chǎn)生了非常積極的影響。在民政系統(tǒng)檔案管理中引入數(shù)字化檔案管理勢(shì)在必行，然而當(dāng)前此項(xiàng)工作落實(shí)還存在一些問題，相關(guān)者應(yīng)加大研究力度，確保數(shù)字化檔案管理充分發(fā)揮作用。

一、在民政系統(tǒng)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化檔案管理的意義

（一）能夠有效的降低管理的成本

傳統(tǒng)的民政系統(tǒng)檔案管理依靠紙質(zhì)媒介進(jìn)行，紙質(zhì)媒介需要占用大量的空間，檔案管理對(duì)人力的依賴性較強(qiáng)，管理成本居高不下。數(shù)字化的檔案管理可以很好的解決上述問題，檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的檔案信息可以有效的降低工作量，進(jìn)而有效的控制管理成本。

（二）能夠有效的提高管理工作效率

數(shù)字化的檔案管理能夠方便檔案管理人員快速的進(jìn)行檔案資料查閱、歸檔，原本復(fù)雜的檔案管理工作得以簡(jiǎn)化，勞動(dòng)力得以解放，不僅有效的提高了檔案管理工作的效率，還有利于減少檔案管理過程中的問題發(fā)生概率。

（三）能夠有效保護(hù)檔案的原件

紙質(zhì)檔案具備易腐蝕、易損害等特性，在查找、翻閱過程中可能會(huì)遭遇各種問題，檔案的損害率難以控制。電子化的檔案可存在于多種媒介之中，可以進(jìn)行多次備份，即便發(fā)生檔案損害問題，也有多種途徑進(jìn)行恢復(fù)，檔案的完整性能夠得到最大程度的保障。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案篡改問題能夠有效避免，有利于保證檔案的完整性和原始性。

二、數(shù)字化的民政系統(tǒng)檔案管理問題

數(shù)字化檔案管理能夠有效的提高民政系統(tǒng)檔案管理的效率和質(zhì)量，然而當(dāng)前階段此項(xiàng)工作落實(shí)也還存在眾多問題，且以如下3點(diǎn)最為嚴(yán)重：

第一，管理方式比較落后。由于我國民政系統(tǒng)實(shí)施數(shù)字化檔案管理的時(shí)間相對(duì)較短，檔案管理體制未更新，手工操作的檔案管理模式仍然是主流。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理過程中使用的管理軟件很大一部分是自主研發(fā)軟件，這一部分軟件自身存在一定的缺陷，硬件配置相對(duì)較低，很難滿足數(shù)字化的民政系統(tǒng)檔案管理要求。第二，管理人員素質(zhì)不高。數(shù)字化檔案管理對(duì)民政系統(tǒng)的檔案管理人員素質(zhì)提出了更高的要求，然而當(dāng)前階段民政系統(tǒng)內(nèi)部的檔案管理人員大多不具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，很多人的計(jì)算機(jī)操作技能較差，缺乏數(shù)字化的相關(guān)知識(shí)，這使得數(shù)字化檔案管理推廣舉步維艱，數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量因此難以盡如人意。第三，數(shù)字化檔案利用深度不足。數(shù)字化檔案克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的眾多弊病，能夠幫助民政檔案管理者快速、精確的查找相關(guān)的檔案信息，然而由于當(dāng)前階段大部分的檔案資源未能全面開發(fā)，檔案信息的可挖掘空間仍然十分巨大，這必然會(huì)影響民政系統(tǒng)檔案的開發(fā)和利用。

三、在民政系統(tǒng)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化檔案管理的策略

首先，優(yōu)化管理軟件。檔案管理相關(guān)的軟硬件設(shè)施設(shè)備不先進(jìn)是影響民政系統(tǒng)檔案管理應(yīng)用數(shù)字化檔案管理的最主要問題。因此，民政機(jī)關(guān)應(yīng)該積極引入先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，在規(guī)范檔案管理的同時(shí)提高檔案管理的效率，保證檔案管理的質(zhì)量。其次，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于民政系統(tǒng)現(xiàn)有的檔案管理人員，應(yīng)該加大職業(yè)技能培訓(xùn)教育力度，要全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，使之能夠懷有高度責(zé)任心落實(shí)檔案管理工作，能夠積極鉆研檔案管理，為檔案管理工作優(yōu)化鋪平道路。與此同時(shí)，民政系統(tǒng)應(yīng)該加大對(duì)優(yōu)質(zhì)檔案管理人員的聘入力度，要善用檔案管理人員引入活化檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。最后，積極完善檔案數(shù)據(jù)庫。結(jié)合民政檔案實(shí)際情況建立分類的檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案，積極完成電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加大檔案挖掘力度，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

四、結(jié)語

綜上所述，在民政系統(tǒng)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化檔案管理具備極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，如能夠減少管理成本、提高工作效率、保護(hù)檔案原件等。加大檔案數(shù)字化管理推進(jìn)力度重要且必要，然而由于民政機(jī)關(guān)現(xiàn)階段所采用的檔案管理方式存在眾多問題，數(shù)字化的檔案管理推進(jìn)因此頻頻遭遇制約。為了保證數(shù)字化檔案管理充分發(fā)揮其效力，應(yīng)善用引入先進(jìn)的管理軟件、提高管理人員的綜合素質(zhì)等策略，如此才能夠推進(jìn)民政系統(tǒng)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展，更好的發(fā)揮其服務(wù)、輔助效力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李亞紅.數(shù)字化檔案管理在民政系統(tǒng)檔案管理中的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（21）：99.

[2] 陳子港.數(shù)字化檔案管理在民政系統(tǒng)檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：185-186.

[3] 董栗彤，董丁碩.信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響研究[J].現(xiàn)代國企研究，2018（16）：188+187.