試論國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的“五強(qiáng)化”

厲紅英

【摘 要】在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的重要主題，國(guó)有企業(yè)也需要積極落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作。就當(dāng)前而言，國(guó)有企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面還存在不少問(wèn)題，導(dǎo)致實(shí)際建設(shè)與預(yù)期效果存在較大偏差，應(yīng)當(dāng)不斷推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的“五強(qiáng)化”發(fā)展。文章簡(jiǎn)要分析了國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與問(wèn)題，并就“五強(qiáng)化”建設(shè)展開探討。

【關(guān)健詞】國(guó)有企業(yè);檔案信息化建設(shè);“五強(qiáng)化”

一、引言

針對(duì)當(dāng)前國(guó)有企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面存在的不足，應(yīng)當(dāng)采取“五強(qiáng)化”發(fā)展策略，從重視程度、制度、設(shè)備、人員素質(zhì)及安全等五大方面加以全面強(qiáng)化。這對(duì)全面推動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的高質(zhì)、高效推進(jìn)，在新的歷史時(shí)期中促進(jìn)檔案信息化管理水平的不斷提升有著積極意義。

二、國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

雖說(shuō)在信息化背景下，檔案信息化建設(shè)與管理已是必然趨勢(shì)，但國(guó)有企業(yè)在這方面的重視程度依舊較低，導(dǎo)致信息化發(fā)展受到了嚴(yán)重限制。一方面，國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)思想較為守舊，對(duì)信息化發(fā)展的內(nèi)涵及意義了解不足，沒有充分意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，從而沒有制定一系列政策及投入大量資源來(lái)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。另一方面，國(guó)有企業(yè)在信息化發(fā)展整體方面顯得較為滯后。雖然有部分員工意識(shí)到了信息化建設(shè)的重要意義，但所有員工的信息化意識(shí)還較為落后，難以支持和有效推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)工作。

（二）制度建設(shè)在檔案信息化管理中顯得很不足

國(guó)有企業(yè)檔案管理在信息化方面迫切需要有健全的信息化制度加以規(guī)范，從而提供標(biāo)準(zhǔn)，確保信息化管理的有序、有效實(shí)現(xiàn)。然而國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化改革時(shí)，只對(duì)檔案資料的信息化加以重視，沒有落實(shí)信息化管理及信息化建設(shè)制度的構(gòu)建工作，導(dǎo)致信息化管理陷入混亂，嚴(yán)重阻礙了信息化發(fā)展。

（三）檔案信息化建設(shè)設(shè)備欠缺

檔案的信息化管理需要大量信息化的設(shè)備支持。然而受限于領(lǐng)導(dǎo)重視程度及投資資金，國(guó)有企業(yè)的硬件及軟件都較為缺乏，無(wú)法有效落實(shí)信息化建設(shè)工作。此外國(guó)有企業(yè)還存在軟、硬件落后的情況，設(shè)備長(zhǎng)時(shí)間未更新，與現(xiàn)今日新月異的信息化技術(shù)脫節(jié)，無(wú)法支持國(guó)有企業(yè)在檔案信息化工作中的正常開展。

（四）檔案管理人員信息化建設(shè)水平不高

對(duì)于檔案管理中的信息化建設(shè)需要大量信息技術(shù)素養(yǎng)高的人才做基礎(chǔ)。一方面，國(guó)企的信息化專業(yè)人才較少，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)難以有效進(jìn)行;另一方面，國(guó)企檔案管理團(tuán)隊(duì)整體信息素養(yǎng)偏低，部分管理人員甚至缺乏最基礎(chǔ)的信息技能，導(dǎo)致檔案管理工作難以在信息化環(huán)境下有效的全面展開。

（五）檔案信息化建設(shè)安全缺乏

在信息化安全體系不健全、安全投入資金缺乏、信息化專業(yè)人才匱乏等多方面原因的限制下，國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)安全缺乏，存在較為嚴(yán)重的檔案安全問(wèn)題。一方面，國(guó)企內(nèi)部安全機(jī)制存在缺陷，可能會(huì)出現(xiàn)員工外泄或篡改檔案資料、員工拷貝文件時(shí)將木馬病毒帶到信息系統(tǒng)中等情況。另一方面，國(guó)企信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力較差，容易被黑客攻擊、病毒感染，輕則導(dǎo)致檔案信息被泄露或篡改，重則導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)癱瘓，存在極大的安全隱患。

三、檔案信息化建設(shè)“五強(qiáng)化”

（一）強(qiáng)化各級(jí)重視是關(guān)健性的關(guān)鍵

要想有效落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)從思想觀念著手，提高領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)員工對(duì)信息化管理的重視程度，從而確保所有人積極支持信息化建設(shè)和發(fā)展，并投入更多人力、財(cái)力、物力。一是國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)緊跟信息化發(fā)展浪潮，對(duì)檔案信息化建設(shè)有更加正確而深入的認(rèn)知，充分了解信息化的重要性。在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自身帶頭作用，號(hào)召所有員工重視信息化建設(shè)，由上及下地推廣信息化發(fā)展理念，同時(shí)制定一系列規(guī)程、投入足夠資源以支持信息化發(fā)展。二是各級(jí)管理人員和基層職工應(yīng)當(dāng)響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)號(hào)召，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)管理觀念，深入了解信息化發(fā)展對(duì)檔案管理的重要意義，積極配合企業(yè)做好信息化建設(shè)工作。

（二）強(qiáng)化制度建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的根本保證

檔案管理的信息化發(fā)展，意味著管理制度也必須融合，與信息化發(fā)展需求深度貼合，這樣才能有效的防止檔案管理制度與實(shí)際管理工作脫節(jié)。因此，國(guó)企應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息化制度建設(shè)工作。首先，國(guó)企需要明確信息化管理背景下的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，即信息化檔案的內(nèi)容、格式等都需要依照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行增刪和更改。其次，規(guī)范國(guó)企檔案信息化管理的程序，檔案信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，要求時(shí)效性和準(zhǔn)確性更高，同時(shí)管理流程也存在一定差異，國(guó)企必須對(duì)信息化檔案的建檔、更改、存儲(chǔ)、檢索、交接、整理、鑒定等工作流程進(jìn)行明確規(guī)范，要求管理人員嚴(yán)格依照規(guī)范進(jìn)行操作。最后，國(guó)有企業(yè)還應(yīng)當(dāng)不斷完善信息化管理制度建設(shè)。構(gòu)建檔案信息化制度建設(shè)，是規(guī)范國(guó)企信息化管理的需要，是國(guó)企檔案信息化建設(shè)的根本保證，從而不斷提高檔案信息化管理的系統(tǒng)性、科學(xué)性和規(guī)范性。

（三）強(qiáng)化設(shè)備建設(shè)是保障檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)條件

檔案的設(shè)備建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)保障，國(guó)企必須對(duì)此加以重視，并且做好規(guī)劃，投入足夠資金與資源，支持設(shè)備建設(shè)。信息化設(shè)備建設(shè)主要從硬件與軟件兩方面展開。一方面，國(guó)企應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身信息化發(fā)展規(guī)劃，購(gòu)置大量高質(zhì)量的硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等。另一方面，國(guó)企需要積極完善軟件，及時(shí)更新系統(tǒng)和軟件，使用最新的軟件，保障相關(guān)功能的完善，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的有效提升。

（四）強(qiáng)化人員素質(zhì)建設(shè)是做好檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量基礎(chǔ)

在信息化背景下，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)全面強(qiáng)化檔案信息化人員素質(zhì)建設(shè)工作。首先，國(guó)企應(yīng)當(dāng)引入或培養(yǎng)大量檔案信息化專業(yè)人才。當(dāng)前國(guó)企極為缺乏這類人才，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的開展缺少足夠的人才支持，很容易出現(xiàn)管理系統(tǒng)升級(jí)及維護(hù)的困難，必須在短時(shí)間內(nèi)擴(kuò)充信息化專業(yè)人才隊(duì)伍并從技術(shù)層面支持信息化建設(shè)。其次，國(guó)企應(yīng)當(dāng)全面提高檔案管理人員信息化素質(zhì)。針對(duì)檔案人員信息化素質(zhì)普遍較低的情況，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)考核、做好規(guī)劃、落實(shí)培訓(xùn)，確保檔案人員隊(duì)伍在培訓(xùn)后能夠完全適應(yīng)信息化管理的需求。

（五）強(qiáng)化信息安全是檔案信息化建設(shè)的必要措施

信息安全是檔案信息化建設(shè)的必要措施，是保證檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案的信息化管理雖然避免了傳統(tǒng)檔案管理的紙質(zhì)文件損毀問(wèn)題，但也帶來(lái)了全新的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。對(duì)此，國(guó)企應(yīng)當(dāng)積極落實(shí)檔案安全管理機(jī)制的建設(shè)及完善工作。首先，國(guó)企需要構(gòu)建完善的檔案信息化安全管理制度，在內(nèi)部設(shè)置權(quán)限，對(duì)擁有權(quán)限的人員的檢索、使用檔案等行為進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，尤其要禁止內(nèi)部員工使用移動(dòng)硬盤等工具拷貝國(guó)企檔案，以免信息系統(tǒng)因此感染病毒。其次，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置好網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限與防火墻，及時(shí)更新木馬病毒查殺軟件，做好檔案資料備份管理工作，避免網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題引起的檔案泄露、篡改甚至系統(tǒng)癱瘓等問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

綜合上述分析，檔案信息化建設(shè)是新時(shí)代背景下國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中的重要任務(wù)。但是由于多方面因素的影響，目前國(guó)企檔案信息化建設(shè)還存在較多問(wèn)題，嚴(yán)重影響了建設(shè)效果。對(duì)此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)全面強(qiáng)化重視、強(qiáng)化制度建設(shè)、強(qiáng)化設(shè)備建設(shè)、強(qiáng)化人員素質(zhì)建設(shè)及強(qiáng)化安全建設(shè)等措施，針對(duì)性地落實(shí)“五強(qiáng)化”策略，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的高效進(jìn)行，提高檔案信息化管理水平。

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