李宏麗
【摘要】可持續(xù)發(fā)展理念對社會各方面產(chǎn)生了深刻的影響,環(huán)保和節(jié)約自然資源理念日益深入人心,傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理工作在信息時代背景下的缺陷逐漸凸顯出來,為順應可持續(xù)發(fā)展理念,事業(yè)單位在積極運用科技手段提升檔案管理水平方面進行了深入探索。本文論述了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的問題,以及信息化檔案管理實施過程中所面臨的一些困境,基于以上問題提出了針對性策略,為豐富事業(yè)檔案管理信息化理論和指導實踐工作作出有益嘗試。
【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 事業(yè)單位
前言:
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在諸多問題,包括資源浪費嚴重,污染環(huán)境、對保存環(huán)境要求干燥,同時還要防蟲防盜,所占用空間較大,且隨著時間的推移容易遺失。信息化時代為事業(yè)單位檔案管理提供了便利條件,不僅可以解決上述諸多問題,同時也實現(xiàn)了信息共享的方便快捷,是一次信息化技術(shù)革命帶給檔案管理的重大改革。信息化檔案管理實現(xiàn)了信息的壓縮存儲,而且保存時間更長,讀取查找更加方便,然而在實施過程中也面臨諸多困境。本文對其困境的具體表現(xiàn)做了闡述,并提出事業(yè)單位實施信息化檔案管理的策略建議。
一、傳統(tǒng)檔案管理缺陷和信息化檔案管理的困境
(一)傳統(tǒng)檔案管理缺陷
首先,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對自然資源的需求量較高,紙質(zhì)檔案對紙張的要求給自然資源造成更大浪費,而這將導致自然壓力增加,生態(tài)平衡遭到破壞,另一方面,紙質(zhì)檔案對存儲的條件要求較高,必須防潮、防蟲、防盜,隨著存儲檔案量的增加,對空間的需求越來越大, 龐大的檔案數(shù)據(jù)使得查找極為不便,隨著時間的流逝,一些檔案面臨紙張變質(zhì),字跡模糊等問題,信息共享的效率也大大下降。
(二)信息化檔案管理實施的困境
1、信息整合措施不足
事業(yè)單位對檔案進行信息化管理,一方面要解決存儲問題,另一方面是要實現(xiàn)信息整合,方便日后工作中檔案查找和調(diào)用的便利化。然而在實際的信息化檔案管理建設(shè)中,很多企業(yè)對檔案信息庫的建設(shè)力度不夠,不能實現(xiàn)對檔案資源的充分整合,因此無法保障檔案信息的全面完整性。
2、檔案管理面臨的安全風險
檔案信息化管理較傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢明顯,然而由于信息共享和對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的依賴,對信息的安全措施要求也更高。但是,現(xiàn)階段很多事業(yè)單位安全意識不高,一些保密檔案調(diào)用程序不嚴密,導致檔案信息泄露,對單位甚至國家利益造成嚴重損害。一些機密文件是只對個別單位和個人開放的,需要進行特殊處理,以免被懷有惡意企圖的人利用技術(shù)手段盜用,信息化檔案管理實施過程中,廣泛的網(wǎng)絡傳播環(huán)境對檔案信息安全造成巨大威脅,一些檔案加密措施不嚴密,導致檔案泄密的風險增加。
3、管理人員素質(zhì)不高增加了泄密風險
檔案管理人員的崗位流動,也是造成檔案信息安全隱患的重要因素,人員經(jīng)常調(diào)換崗位,再加上利益趨勢,一些人的職業(yè)操守在利益面前被擊潰,導致檔案泄密換取利益的事件時有發(fā)生,一些工作人員對工作不熟悉,信息化處理技能不高,導致加密不嚴密,同時工作交接次數(shù)的增加也增加了檔案泄露的風險。
二、信息化檔案管理實施策略
(一)加大檔案信息化管理的建設(shè)實施力度
檔案信息化管理是時代發(fā)展的產(chǎn)物,是信息社會對檔案管理工作的必然要求,也使信息管理的必然趨勢。因此,要全面實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化,加大信息化建設(shè)投入力度,建立和規(guī)范檔案管理工作制度,制定檔案泄密處罰條例,以法律法規(guī)對檔案信息管理提供有力保障,通過規(guī)范的工作制度提高檔案管理人員的信息化管理意識。
(二)加強檔案信息化管理的安全措施
全面實現(xiàn)辦公無紙化是一種理想的狀態(tài),然而這是一個漫長的過程。事業(yè)單位檔案信息化管理工作當中,一般都是半紙質(zhì)化和半信息化并用。因此,對于檔案安全管理也是兩手準備,一方面實行對紙質(zhì)檔案的專人管理,另一方面加強信息化安全管理理念,加大網(wǎng)絡安全建設(shè)力度,完善對檔案信息化管理的監(jiān)督措施,全面保障信息化進程的合法性和涉密檔案的安全性,通過建立專門的檔案管理平臺,使得檔案信息得以最大限度的整合,統(tǒng)一加強管理和防泄密工作。
(三)提高檔案管理人員的素質(zhì)
不論是紙質(zhì)檔案的管理還是信息化檔案的管理,都需要人來參與,因此,檔案管理人員的素質(zhì)就成為檔案管理水平的決定性因素。提高檔案管理人員的素質(zhì),不僅利于提升檔案管理水平和調(diào)用效率,還能做到檔案的高度保密。首先要聘請專業(yè)的管理人員,組建高素質(zhì)的檔案管理隊伍,延長初學人員的實踐時間,以此形成工作人員的穩(wěn)定性。其次,加強思想教育工作,從正面樹立工作人員的高尚職業(yè)操守,反面來警醒檔案管理人員,加強監(jiān)督。
結(jié)束語:
事業(yè)單位檔案信息化管理是一個漫長的過程,需要不斷的完善和推進,而對于當前半紙質(zhì)化和半信息化的檔案管理現(xiàn)狀,要加強紙質(zhì)檔案和信息化檔案的安全風險防范意識,注重對互聯(lián)網(wǎng)的安全建設(shè),通過建設(shè)實用的檔案管理信息網(wǎng)站進行信息整合,加強對工作人員的安全意識培養(yǎng),不斷提高管理人員的職業(yè)操守,通過法律和工作制度為事業(yè)單位檔案信息化管理提供法律保障,通過工作制度的規(guī)范和監(jiān)督檔案管理人員的行為,全面提高檔案信息化管理水平,為事業(yè)單位檔案管理的實用提供便利和安全保障。
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