口腔種植體系統(tǒng)采購溯源流程探討與改進(jìn)

何芳麗，楊繼慶，周建學(xué)，辛 紅，陳 靜，樊海兵

（第四軍醫(yī)大學(xué)口腔醫(yī)院器材設(shè)備科，西安 710032）

0 引言

醫(yī)用耗材的管理，尤其是高值耗材的科學(xué)、規(guī)范化管理直接與醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)。我院已由單一?？漆t(yī)院發(fā)展為分類精細(xì)的系統(tǒng)性醫(yī)院，目前醫(yī)院高值耗材[1-2]包括頜面部接骨板類、鈦網(wǎng)、進(jìn)口正畸托槽及口腔種植體系統(tǒng)。隨著口腔種植技術(shù)的發(fā)展，種植體系統(tǒng)的用量不斷增加，這對高值耗材管理帶來了新的挑戰(zhàn)與要求。對此，我院通過調(diào)研科室使用與供應(yīng)商備貨情況，配合天健軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)物資管理程序，對口腔種植體系統(tǒng)溯源管理流程進(jìn)行修改，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)口腔高值耗材的科學(xué)管理與精細(xì)管理。

1 口腔種植體系統(tǒng)簡介

口腔種植體按照形態(tài)可以分為一段性種植體和兩段性種植體2種[3-4]。一段性種植體系統(tǒng)是一個不可分割的部件，只需要一次手術(shù)即可將種植體系統(tǒng)植入，術(shù)后種植體一部分暴露在黏膜上，一部分穿過牙齦黏膜軟組織埋入骨內(nèi)。二段性種植體系統(tǒng)需經(jīng)過2次手術(shù)完成植入，第一次手術(shù)先將種植體埋入骨中，待其與骨組織充分愈合后，再進(jìn)行第二次手術(shù)將基臺與植入體相銜接，基臺上端露出于黏膜之外，待后續(xù)安裝定制牙冠。我院使用的種植體多為二段式種植體系統(tǒng)。

2 我院口腔種植體系統(tǒng)采購管理現(xiàn)狀

口腔種植體系統(tǒng)屬于第三類醫(yī)療器械，直接植入人體，其質(zhì)量的可靠性、功能的有效性、產(chǎn)品的安全性直接關(guān)系到患者的身體健康和生命安全。目前，我院醫(yī)用耗材采取“零庫存”及“二級庫”管理模式[5]，種植體和基臺借鑒先使用后入庫處理的反物流方式，實(shí)行備貨制，即利用相關(guān)經(jīng)營生產(chǎn)單位作為存儲單元，最大限度減少醫(yī)院耗材存儲量，有效發(fā)揮資金效能，減輕醫(yī)院及供應(yīng)商的資金壓力。

2.1 種植體系統(tǒng)的溯源

我院很早就將口腔種植體系統(tǒng)管理作為醫(yī)用耗材管理的重點(diǎn)，較早地使用信息化溯源模式進(jìn)行管理?？谇环N植體系統(tǒng)溯源是指利用生產(chǎn)批號追溯到產(chǎn)品的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，利用銷售與供應(yīng)記錄追溯到產(chǎn)品的流通環(huán)節(jié)，利用患者ID追溯到產(chǎn)品的使用環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對口腔種植體系統(tǒng)的全生命周期管理。如果在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，通過溯源可以很方便定位原因，利于在今后的管理中優(yōu)化改進(jìn)。通過溯源還可實(shí)現(xiàn)對供貨商、臨床科室及器材設(shè)備科在管理流程上的制約，確保每一個種植體都真正用于相應(yīng)的患者。

2.2 種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放管理的難點(diǎn)

口腔種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放流程是根據(jù)其使用特性決定的。首先，口腔種植體系統(tǒng)復(fù)雜，除各種植體、基臺尺寸與型號差異外，其相應(yīng)配件復(fù)雜繁多。其次，手術(shù)前醫(yī)生檢查患者情況，根據(jù)患者骨質(zhì)等情況預(yù)估手術(shù)中可能需要的種植體系統(tǒng)型號，術(shù)中可能會根據(jù)患者手術(shù)情況進(jìn)行調(diào)整，種植體系統(tǒng)規(guī)格、型號的選擇具有臨時性。再次，目前我院包括種植科、修復(fù)科、頜面外科等多個科室都有種植業(yè)務(wù)，每個科室患者病情側(cè)重不同，其對種植體系統(tǒng)的要求不同。最后，我院多使用兩段性種植體系統(tǒng)，與接骨板等植入性材料相比，需要多次手術(shù)與調(diào)整，歷時較長。

2.3 我院原有種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放流程

我院原有種植體系統(tǒng)的采購、發(fā)放流程實(shí)施“二級庫”管理模式，即器材設(shè)備科在開展種植業(yè)務(wù)的科室設(shè)立下級庫房，要求供貨商預(yù)存?zhèn)湄洠岸墡臁敝苯酉蚺R床分發(fā)。具體流程：（1）臨床科室向供貨商提出耗材需用計劃，供貨商直接將耗材送至臨床科室“二級庫”；（2）耗材管理人員打印備貨條碼，由供貨商送至臨床科室；（3）科室使用種植體系統(tǒng)，將備貨條碼錄入物資管理系統(tǒng)，并定期與器材設(shè)備科核對使用總數(shù)；（4）由器材設(shè)備科辦理出入庫。原口腔種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放流程如圖1所示。

圖1 原口腔種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放流程圖

3 改進(jìn)后的種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放及溯源流程

3.1 種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放流程

原有種植體系統(tǒng)采購溯源流程現(xiàn)已不能滿足我院溯源及臨床使用的要求。在原有采購、發(fā)放流程基礎(chǔ)上，我院器材管理部門通過調(diào)研與試用，重新修改制訂了種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放流程，具體如下：

（1）臨床使用科室提出種植體系統(tǒng)需用計劃；（2）器材設(shè)備科通知供應(yīng)商送貨；（3）器材設(shè)備科庫房工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行耗材驗(yàn)收、打印備貨條碼，并將種植體系統(tǒng)與備貨條碼一一對應(yīng)，發(fā)放至臨床科室；（4）臨床科室將種植體系統(tǒng)與條碼備入“二級庫”，待產(chǎn)品使用后，將備貨條碼錄入物資管理系統(tǒng)；（5）使用科室與器材設(shè)備科共同核對物資管理系統(tǒng)使用明細(xì)，并向器材設(shè)備科提供使用匯總，器材管理部門核對無誤后辦理出入庫。新口腔種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放流程如圖2所示。

圖2 新口腔種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放流程圖

種植體系統(tǒng)備貨條碼的電子信息可在醫(yī)院物資管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，根據(jù)備貨條碼號可進(jìn)行相應(yīng)的溯源，向上可以追溯到該耗材的供應(yīng)商、生產(chǎn)商以及種植體系統(tǒng)生產(chǎn)批次，向下可以追溯至患者信息、該耗材的具體使用時間、出入庫時間及相應(yīng)的單據(jù)號。

3.2 新采購溯源流程的特點(diǎn)

3.2.1 統(tǒng)一采購

由于種植體系統(tǒng)的特殊性，原有高值耗材申報采取使用科室直接向供應(yīng)商通知的形式，雖然方便了臨床使用，但是整體采購使用過程缺乏器材管理部門的監(jiān)管，也不利于后續(xù)溯源工作的開展。在現(xiàn)代化口腔醫(yī)用耗材管理的要求下，我院建立了供應(yīng)商云平臺[6]和物流鏈[7]來共同保證口腔醫(yī)用耗材的供應(yīng)。新的采購、發(fā)放流程中采購計劃由器材管理部門統(tǒng)一匯總審核后，通過供應(yīng)商云平臺發(fā)給供貨商，供貨商將耗材送達(dá)，由器材設(shè)備科打印備貨條碼并利用我院醫(yī)用耗材物流鏈統(tǒng)一配送至使用科室。器材管理部門參與了種植體系統(tǒng)的采購、備貨、送貨、出入庫等系列流程，有利于對種植體系統(tǒng)供應(yīng)和使用過程的監(jiān)管。

3.2.2 貨碼同行

高值耗材備貨條碼[8-9]是高值耗材在我院的“身份證”，記錄著產(chǎn)品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號、供貨廠家、備貨時間、使用時間、出入庫時間，并可以關(guān)聯(lián)患者姓名、ID等信息情況。種植體系統(tǒng)溯源初期，種植體和基臺的配送與備貨條碼的打印相分離，這就不可避免出現(xiàn)條碼對應(yīng)錯誤、丟失及生產(chǎn)批號打印錯誤等問題。對此，醫(yī)院器材管理部門特別建立物流鏈，種植體系統(tǒng)送至器材設(shè)備科后，首先打印條碼并一一對應(yīng)，然后再送至臨床科室使用。隨著我院開展種植業(yè)務(wù)的科室不斷增多，參與種植體系統(tǒng)備庫的“二級庫”數(shù)量不斷增加，備庫條碼特別增加了所在庫房的標(biāo)識，這樣可更好地掌握各“二級庫”存貨情況，讓種植體系統(tǒng)的使用更加透明化。

3.2.3 制度升級

科室“二級庫”最初要求必須設(shè)有專人管理，負(fù)責(zé)物品的申報、儲存、保管和發(fā)放。通過對種植體系統(tǒng)使用科室以及二級庫房備庫情況的調(diào)研，我院特別建立了二級庫房管理制度，要求有種植體系統(tǒng)備庫的二級庫房應(yīng)配備安全柜和安全鎖，實(shí)行雙人管理，分別負(fù)責(zé)保管和賬務(wù)。臨床使用科室手術(shù)后必須及時填寫植入醫(yī)療器械使用登記，且將合格證及批號標(biāo)簽與病歷一同保存。該制度的使用進(jìn)一步保證了耗材供應(yīng)的安全性和及時性。

對于“二級庫”中長時間未使用需要退貨的產(chǎn)品，建立備庫退貨流程：（1）科室提出退貨申請，器材設(shè)備科進(jìn)行相應(yīng)的貨碼查驗(yàn)，使用科室、器材設(shè)備科及供貨廠家三方簽字確認(rèn)；（2）辦理退貨手續(xù)，將條碼收回張貼于退貨清單上，并在物資管理系統(tǒng)中進(jìn)行退貨處理；（3）將已經(jīng)辦理退貨手續(xù)的種植體系統(tǒng)退給供貨廠家。口腔種植體系統(tǒng)備貨退貨流程如圖3所示。

圖3 口腔種植體系統(tǒng)備貨退貨流程圖

3.2.4 單個患者信息核對

科室使用種植體系統(tǒng)后，根據(jù)患者病歷及使用情況進(jìn)行掃碼，相應(yīng)的數(shù)據(jù)即可錄入物資管理系統(tǒng)。使用科室定期核對使用明細(xì)，具體包括患者姓名、ID號及使用產(chǎn)品名稱、型號、價格、批號等信息，無誤后告知器材設(shè)備科匯總信息。種植體溯源初期，使用科室、供貨廠家及器材設(shè)備科均更側(cè)重于產(chǎn)品使用匯總數(shù)字，對于使用明細(xì)并不特別關(guān)心，這就存在使用科室誤錄入的風(fēng)險。對此，新的采購、發(fā)放流程中要求臨床科室提供具體使用明細(xì)，物資管理系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital information system，HIS）中的門診掛號系統(tǒng)相連接，器材設(shè)備科可通過系統(tǒng)獲取單個患者信息與種植體系統(tǒng)信息，待器材設(shè)備科將使用明細(xì)與管理系統(tǒng)核對無誤后，方可進(jìn)行高值耗材賬務(wù)處理。

通過患者的ID號可以追溯到該患者所使用的種植體系統(tǒng)耗材清單，包括備貨條碼號、供貨廠家、生產(chǎn)廠家及生產(chǎn)批號等，也可以將單個患者信息與出入庫單據(jù)一一對應(yīng)，更方便溯源工作的開展。

3.3 應(yīng)用效果

我院采用該口腔種植體系統(tǒng)管理流程后，種植體系統(tǒng)從計劃執(zhí)行、驗(yàn)收備貨、錄入系統(tǒng)、信息核對、出入庫辦理到備庫退貨等環(huán)節(jié)的管理更加精細(xì)化，器材管理部門可全程參與到口腔種植體系統(tǒng)的采購溯源管理流程中。種植體系統(tǒng)統(tǒng)一驗(yàn)收打碼、嚴(yán)格貨碼同行、耗材使用后單個患者使用信息核對，這都保證了口腔種植體系統(tǒng)的安全性、追溯的準(zhǔn)確性。采用新的管理流程后，通過物資管理系統(tǒng)可查詢各科室口腔種植體系統(tǒng)的備貨量、送貨時間和備貨條碼號，有助于耗材使用情況監(jiān)測。各科室可以根據(jù)其科室特點(diǎn)和種植需求進(jìn)行醫(yī)用耗材的備貨，對于不常用型號也可以按照流程進(jìn)行退貨處理，實(shí)現(xiàn)了口腔種植體系統(tǒng)采購發(fā)放的動態(tài)化、透明化管理。

4 結(jié)語

醫(yī)用耗材供應(yīng)直接影響到口腔臨床工作的開展，科學(xué)管理是保證耗材安全、及時、準(zhǔn)確供應(yīng)的關(guān)鍵?？谇环N植體系統(tǒng)價格昂貴、系統(tǒng)復(fù)雜且對安全性要求高，其采購溯源工作至關(guān)重要。我院口腔種植體系統(tǒng)采購、發(fā)放流程改進(jìn)后，獲得了供應(yīng)商、使用科室及患者的好評。但是，由于種植工作的復(fù)雜性，目前種植失敗免費(fèi)更換的情況沒有在流程中體現(xiàn)，對此，需要結(jié)合我院物資管理系統(tǒng)相應(yīng)功能，調(diào)研種植體系統(tǒng)更換實(shí)際情況，增加種植體系統(tǒng)更換流程，進(jìn)一步規(guī)范我院種植體系統(tǒng)采購溯源流程。