數(shù)字檔案室建設(shè)初探

斯慶 杭剛 潘曄

摘 要：鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院是國家檔案局確定的數(shù)字檔案室建設(shè)的試點(diǎn)單位，數(shù)字檔案室的建設(shè)有利于學(xué)院檔案信息化，確保文書類、教學(xué)類電子檔案信息的真實(shí)、完整和安全，便于學(xué)校的教學(xué)科研管理。建好數(shù)字檔案室既是高職院校建設(shè)的內(nèi)容，也是高職院校綜合辦學(xué)水平的重要標(biāo)志。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字檔案室;檔案信息化

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1008-1216（2019）07B-0004-02

隨著信息技術(shù)的日益普及，高校檔案管理工作逐步由傳統(tǒng)模式向綜合性、全方位、集中式的現(xiàn)代模式發(fā)展。為了適應(yīng)數(shù)字校園建設(shè)的要求，鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行探索，力求在數(shù)字檔案室建設(shè)上實(shí)現(xiàn)新的突破。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校檔案的數(shù)量和種類逐年遞增，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代化、多元化的檔案利用需求。

建設(shè)安全優(yōu)質(zhì)、功能強(qiáng)大的數(shù)字檔案室不僅是現(xiàn)代高校發(fā)展的重要指標(biāo)，也是綜合辦學(xué)水平的重要體現(xiàn)。

（一）建設(shè)數(shù)字檔案室是實(shí)現(xiàn)新形勢下檔案工作轉(zhuǎn)型升級的重要舉措

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》，國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》都指出了檔案信息化的重要性。國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》為數(shù)字檔案室建設(shè)指明了方向。

（二）建設(shè)數(shù)字檔案室是高職院校檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展的必然要求

鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院是經(jīng)內(nèi)蒙古自治區(qū)人民政府批準(zhǔn)，教育部備案，由鄂爾多斯市政府舉辦的一所全日制普通高等職業(yè)院校。隨著檔案信息化進(jìn)程不斷加快，學(xué)院各部門面臨信息技術(shù)變革帶來的強(qiáng)大壓力，檔案室作為保管利用學(xué)院檔案的職能部門，保存了一大批珍貴檔案資源。由于傳統(tǒng)檔案載體的局限性，在現(xiàn)有管理模式下不能充分為社會、學(xué)院、各部門和師生提供高效便捷的使用服務(wù)。

（三）建設(shè)數(shù)字檔案室是實(shí)現(xiàn)資源共享、打造數(shù)字校園的必經(jīng)之路

作為國家檔案局指定的數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位，鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院秉持“技術(shù)中立原則”，通過參考國內(nèi)外同類系統(tǒng)的研究經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、政策，依托現(xiàn)有的局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等支撐平臺，以構(gòu)建學(xué)院檔案室、鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院各部門的兩級檔案管理數(shù)據(jù)中心為出發(fā)點(diǎn)，開發(fā)應(yīng)用符合功能要求的綜合性檔案管理系統(tǒng)。

工作人員可以通過對數(shù)字檔案室將數(shù)字校園形成的電子文件悉數(shù)歸檔，通過統(tǒng)一的查詢?nèi)肟跒樯鐣腿簬熒峁├梅?wù)。這一平臺的實(shí)現(xiàn)既節(jié)約了管理成本、避免原始檔案損耗，又可以共享電子檔案來源，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集、海量數(shù)據(jù)存儲、檔案信息系統(tǒng)管理和共享。

二、數(shù)字檔案室的概念和特點(diǎn)

數(shù)字檔案室（館）是指各級檔案管理部門為適應(yīng)檔案資源管理信息化的需求，以計算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對檔案信息進(jìn)行收集、管理、保管和利用，以網(wǎng)絡(luò)或多媒體渠道為平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享的“信息門戶”。數(shù)字檔案室的建設(shè)是一個整體，與傳統(tǒng)檔案室相比具有如下功能和特征：

（一）檔案資源“數(shù)字化”

傳統(tǒng)載體檔案通過“數(shù)字”加工，存儲在數(shù)字檔案室的管理系統(tǒng)中，這是數(shù)字檔案室的基本特征。

（二）檔案實(shí)體“虛擬化”

以數(shù)字化形式存儲的傳統(tǒng)載體檔案，不占用實(shí)體空間，而是以虛擬形式存在，既節(jié)約了空間又便于保存和利用。

（三）檔案管理“系統(tǒng)化”

傳統(tǒng)檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)以程序的形式設(shè)定在數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（四）信息傳遞“網(wǎng)絡(luò)化”

依托現(xiàn)代信息技術(shù)建立的數(shù)字檔案室能夠打破時空壁壘，加快信息交流速度，實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用。

（五）檔案利用“知識化”

數(shù)字檔案室將各門類電子檔案，如課件、音頻、視頻、文本等在知識單元的層面上有機(jī)加工并進(jìn)行組合，以動態(tài)匹配的形式為利用者提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)從“檔案提取”向“知識植入”的轉(zhuǎn)變。

目前，大家對數(shù)字檔案室的理解仍存在偏差，將數(shù)字檔案室建設(shè)單純地視為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理。事實(shí)上，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描只是數(shù)字檔案室建設(shè)的前期工作。運(yùn)用數(shù)字手段收集、整理、利用檔案信息，以數(shù)據(jù)庫為核心提供檔案服務(wù)是數(shù)字檔案室管理與傳統(tǒng)檔案管理的主要區(qū)別。

三、數(shù)字檔案室的建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案室的建設(shè)能夠協(xié)助學(xué)院工作人員完成各類檔案業(yè)務(wù)，一個數(shù)字檔案室的建設(shè)包括以下內(nèi)容：

（一）信息資源庫建設(shè)

建設(shè)數(shù)字檔案室的核心是搭建一個內(nèi)存龐大、安全高效的信息資源庫。首先要為現(xiàn)存檔案建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文件目錄庫，隨后逐步對檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)各平臺電子文件的接收、管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫。

（二）綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

建設(shè)功能強(qiáng)大的綜合檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字檔案室建設(shè)的關(guān)鍵因素。根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)流程開發(fā)和應(yīng)用具有“收集”“整理”“保管”“利用”等基本功能的一體化檔案管理系統(tǒng)，為學(xué)院各部門的業(yè)務(wù)工作提供檔案信息服務(wù)，為學(xué)院的綜合系統(tǒng)提供基礎(chǔ)支撐。

（三）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)

根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范，為學(xué)院的數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容制定標(biāo)準(zhǔn)，形成完善的管理體系。如建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案制作、收集和歸檔制度，數(shù)字檔案安全存儲制度，數(shù)字檔案保密制度等。

（四）安全保障體系建設(shè)

數(shù)字檔案室成功設(shè)立的前提是擁有一套嚴(yán)密、堅固的安全保障體系。很多高校檔案室存在保管不善、保密意識欠缺等安全隱患，數(shù)字檔案室通過可靠的技術(shù)手段和完善的管理制度，建立安全運(yùn)行保障體系。

四、數(shù)字檔案室的構(gòu)成要素

數(shù)字檔案室建設(shè)由基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源、安全體系等元素構(gòu)成，需要學(xué)院檔案部門和信息部門共同參與。

（一）按照數(shù)字檔案室基本網(wǎng)絡(luò)框架、主要技術(shù)資源與軟硬件匹配要求，建設(shè)適應(yīng)未來數(shù)字檔案資源管理需要、滿足數(shù)字檔案室各項管理需要的基礎(chǔ)設(shè)施。

（二）開發(fā)或啟用安全可靠、功能完善的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的自動化、信息化。鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院數(shù)字檔案室以B/S結(jié)構(gòu)作為系統(tǒng)構(gòu)架，通過檔案信息資源的整合建設(shè)數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)。系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境支持Windows XP、Windows7/8/10、Windows sever2003/2008/2008 R2/2012等操作系統(tǒng)，并具有接口強(qiáng)大、運(yùn)行性能穩(wěn)定等特點(diǎn)。

（三）嚴(yán)格遵循規(guī)范制度，全面開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，積極推進(jìn)電子文件歸檔、電子檔案管理等數(shù)據(jù)資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段，保證數(shù)字檔案資源的安全、可用。

（四）根據(jù)要求修訂并完善檔案業(yè)務(wù)流程、制定紙質(zhì)文件、電子文件、特殊載體資源歸檔范圍和保管期限表，以及數(shù)字檔案室安全保障、應(yīng)急措施等各項安保制度，確保數(shù)字檔案室安全、順利運(yùn)行。

另外，當(dāng)前高校檔案室普遍缺乏既熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)又懂得檔案管理的人才。在建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中，可以向上級部門申請通過培訓(xùn)或人才引進(jìn)的方式，儲備技術(shù)熟練、業(yè)務(wù)過硬的管理人員，為數(shù)字檔案室的建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

五、結(jié)束語

鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院數(shù)字檔案室建設(shè)是在結(jié)合學(xué)院現(xiàn)有技術(shù)水平和檔案管理實(shí)際的前提下，按照檔案信息化工作的新要求，遵循傳統(tǒng)檔案工作確立的基本理論、基本程序、基本要求，依據(jù)傳統(tǒng)檔案管理中形成的方法和經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)檔案業(yè)務(wù)信息化發(fā)展要求，建立起來的一套與校園信息平臺、辦公自動化平臺無縫銜接，可以實(shí)現(xiàn)全院各類檔案統(tǒng)一管理的綜合性檔案管理平臺。這一平臺的建立，為優(yōu)化學(xué)院檔案管理工作提供了動力，同時通過開發(fā)利用檔案信息資源，也提高了公共服務(wù)能力。

2017年度內(nèi)蒙古自治區(qū)高等學(xué)?？茖W(xué)研究項目（NJSY17551）“高職院校數(shù)字檔案研究——以鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院為例”的階段性成果。

參考文獻(xiàn)：

代小娟.淺談企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的要求與內(nèi)容[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（10）.