大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的創(chuàng)新

曾小輝

【摘 要】檔案管理是高校的重要工作之一，滿足了大家獲取檔案信息資源的實(shí)際需求，為管理決策工作的有序開展提供支持。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化，論文主要研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的變革和創(chuàng)新。

【Abstract】 Archives management is one of the important work in colleges and universities， which meets the practical needs of people to obtain archives information resources and provides support for the orderly development of management decision-making work. In the era of big data， archives management in colleges and universities is facing great challenges. Archives management personnel need to realize the digitization and informatization of archives management. This paper mainly studies the reform and innovation of archives management mode in colleges and universities in the era of big data.

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;高校檔案管理;創(chuàng)新

【Keywords】 big data era; archives management of colleges and universities; innovation

【中圖分類號】G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）07-0019-02

1 引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中，使得人民群眾的生活方式發(fā)生了很大的變化。在高校的發(fā)展中，檔案管理為高校整體發(fā)展水平的提升提供了支持，能夠提供網(wǎng)上資料查閱、檔案接收、信息采集和共享等服務(wù)[1]。高校檔案管理數(shù)據(jù)信息量比較龐大，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式已無法滿足高校數(shù)據(jù)管理工作的實(shí)際要求?；诖?，文章分析研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的變革與創(chuàng)新。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革

2.1 檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、保存和利用等部分。在開展檔案管理工作之前，相關(guān)人員需要預(yù)判檔案價(jià)值，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和檔案的實(shí)際價(jià)值，明確檔案保存的時(shí)間和方式，由此才能夠開展檔案的收集和整理工作。同時(shí)，在客戶提出服務(wù)要求后，檔案管理工作才能夠進(jìn)入檔案信息利用和使用環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足新時(shí)期的發(fā)展需求，云技術(shù)、計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化檔案儲存的媒介，檔案管理理念發(fā)生了很大變化，越來越注重檔案管理的服務(wù)功能和利用功能。

2.2 檔案大數(shù)據(jù)的采集、處理

首先，整合原有的數(shù)據(jù)。高校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)各個(gè)學(xué)員所屬的部門進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)建檔，在根據(jù)數(shù)據(jù)來源進(jìn)行歸類后建立數(shù)據(jù)庫，隨后將其上交給上級部門。其次，針對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行校對，刪除超過保存年限的數(shù)據(jù)，并規(guī)范現(xiàn)有的數(shù)據(jù)管理模式，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最后，高校需要利用自身的優(yōu)秀人才和科研成果，研發(fā)安全性高的軟件，并將其用到檔案管理工作中。

2.3 檔案數(shù)據(jù)的歸檔、保存

相關(guān)人員需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)置檔案數(shù)據(jù)，并在檔案入庫時(shí)，統(tǒng)一進(jìn)行時(shí)間標(biāo)注，合理地設(shè)置保存期限，確保檔案數(shù)據(jù)查詢的便利性。同時(shí)，還要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，為檔案管理提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4 檔案數(shù)據(jù)的安全性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理數(shù)據(jù)的安全性面臨著很大的挑戰(zhàn)，由于檔案儲存模式的信息化和電子化，黑客的攻擊和病毒軟件的入侵會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)缺乏一定的安全性。除此之外，儲存檔案數(shù)據(jù)的電子設(shè)備的使用年限、技術(shù)條件也給檔案數(shù)據(jù)的安全帶來不利的影響。檔案儲存方式方法不當(dāng)，也會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)的安全，儲存檔案信息的客戶端也是網(wǎng)絡(luò)攻擊的主要對象，極易出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的創(chuàng)新

3.1 推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)

為了滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，高校需要加大人才、資金的投入力度，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率。例如，檔案管理部門可以增加資金投入，合理地安排資金支出，通過更新并升級計(jì)算機(jī)和電子設(shè)備，加強(qiáng)設(shè)備的管理和維護(hù)工作，提升檔案管理的信息化水平[2]。除此之外，高校需要在檔案管理信息化建設(shè)中投入相應(yīng)的資金，積極建設(shè)數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案管理專業(yè)軟件，完善查詢目錄、搜索引擎等功能，提升檔案管理的整體水平。

3.2 建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)

3.2.1 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案的管理和傳輸實(shí)現(xiàn)了電子化和網(wǎng)絡(luò)化，這就需要檔案管理部門購買專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，確保檔案管理和傳輸安全，重視對安全軟件進(jìn)行維護(hù)和升級，提升檔案管理的安全性。

3.2.2 檔案服務(wù)客戶端的網(wǎng)絡(luò)安全

在高校檔案管理過程中，高校需要升級檔案服務(wù)的客戶端。高校要注重其網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，并應(yīng)用專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件、安排專業(yè)人員管理并維護(hù)檔案服務(wù)客戶端。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理建設(shè)工作的有效實(shí)施，高校需要引進(jìn)更多專業(yè)的技術(shù)人員，提高檔案管理人才隊(duì)伍的信息技術(shù)應(yīng)用能力和處理能力。同時(shí)，相關(guān)部門需要定期針對檔案管理人員開展培訓(xùn)活動(dòng)，加大檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，還要實(shí)施繼續(xù)教育，提升檔案管理人員的理論水平和技術(shù)水平，加大一才多用型人員的培養(yǎng)力度，提升檔案管理工作的整體效率[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校的檔案管理工作發(fā)生了很大的改變，為了滿足新時(shí)期的發(fā)展需求，檔案管理人員需要樹立全新的管理理念，加大對計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的應(yīng)用力度，建立完善的數(shù)據(jù)庫。在實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化的同時(shí)，還需要確保數(shù)據(jù)信息的安全性，提升檔案管理的整體水平和服務(wù)質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】吳錫.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（10）：131.

【2】周向東.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].中國管理信息化，2018，21（07）：138-139.

【3】王樹嫻.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案的信息化管理探究[J].科技展望，2015，25（31）：197.