條形碼在檔案管理工作中的應(yīng)用

文/劉鴻平

1 前言

目前的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)完成了目錄級(jí)的檔案信息管理，但目錄數(shù)據(jù)還只是孤立在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，其與檔案實(shí)物的聯(lián)系還需要通過人眼觀察和核實(shí)來完成，在涉及檔案的存取、查借閱、復(fù)制等工作環(huán)節(jié)，依然要通過手工方式填寫相應(yīng)的表單，檔案系統(tǒng)操作中也需要通過手工檢索到已查借閱的檔案再做查借閱記錄。這種方式不僅效率低下，當(dāng)一次涉及的檔案數(shù)量很大而事情緊急時(shí)還有可能誤事，繁瑣的手續(xù)使得很多檔案利用者有逃避或偷懶傾向，因而資深和重要技術(shù)人員往往不愿意走進(jìn)檔案室查借閱檔案。這種低效的手續(xù)履行方式已經(jīng)與快節(jié)奏的時(shí)代潮流嚴(yán)重不符，迫切需要新技術(shù)加以改進(jìn)，條形碼技術(shù)以其特殊的優(yōu)越性成為了提高檔案工作效率的新主角。

2 條形碼技術(shù)概述

條形碼是一組按照特定規(guī)則排列的條、空及對(duì)應(yīng)字符組成的表示一定信息的符號(hào)，最早出現(xiàn)于上世紀(jì)二十年代，并隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)發(fā)展起來的一門集編碼、印刷、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集和處理于一身的新興技術(shù)，其核心內(nèi)容是用光電掃描設(shè)備識(shí)讀條碼符號(hào)，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)器的自動(dòng)識(shí)別，并快速準(zhǔn)確地將信息錄入到計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，以達(dá)到自動(dòng)化管理的效果。由于標(biāo)準(zhǔn)的完善、技術(shù)的進(jìn)步，條形碼技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到超市、倉儲(chǔ)、物流、醫(yī)院等社會(huì)生活的各個(gè)方面，作為其擴(kuò)展的二維碼早已滿天飛了。

3 條形碼在檔案管理中的應(yīng)用

在檔案或檔案盒上粘貼條形碼，再用掃碼器識(shí)別條碼，通過檔案系統(tǒng)自動(dòng)獲取該檔案或盒內(nèi)檔案的詳細(xì)信息，這是條形碼在檔案管理中應(yīng)用的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上，條形碼技術(shù)不僅可以用于優(yōu)化檔案查借閱等工作流程，也可以用于改進(jìn)庫房管理，進(jìn)而提高效率。

3.1 檔案查借閱工作中的應(yīng)用

檔案查借閱是檔案管理的一項(xiàng)重要工作。在檔案查借閱工作中，檔案利用者和檔案管理人員必須履行相應(yīng)的手續(xù)，這是確保檔案安全的制度保證。查閱檔案的工作流程如圖1所示。

借閱檔案的工作流程如圖2所示。

在上述查借閱工作中，利用者填寫查閱本，和在OA系統(tǒng)中提申請(qǐng)都是通過手工完成，在檔案系統(tǒng)中做查借閱記錄也是通過手工再檢索一遍來完成。有了條形碼技術(shù)之后，可以直接掃檔案或檔案盒上的條碼，通過條碼調(diào)取檔案信息，如果是查閱，就直接在OA系統(tǒng)中生成查閱申請(qǐng)單，由查閱者到OA系統(tǒng)中確認(rèn)后自動(dòng)生成查閱記錄，無需查閱者再做其他事情；如果是借閱，直接將被借閱檔案信息在OA系統(tǒng)中自動(dòng)生成借閱申請(qǐng)單，由借閱者到OA系統(tǒng)中確認(rèn)后自動(dòng)轉(zhuǎn)入其審批流程，一旦審批完成，系統(tǒng)自動(dòng)生成借閱記錄，當(dāng)借閱者歸還該檔案時(shí)，通過再掃碼，自動(dòng)調(diào)出其借閱記錄，一鍵確認(rèn)，歸還記錄自動(dòng)完成。

當(dāng)借閱時(shí)，這樣做還有一個(gè)好處是無條形碼技術(shù)時(shí)所沒有的。不使用條形碼時(shí)，按理借閱者在OA系統(tǒng)中提的借閱申請(qǐng)單需要審批人審批之后，檔案人員才允許借閱者拿走檔案，當(dāng)審批人因不在電腦旁不能及時(shí)審批時(shí)，檔案人員要么不讓借閱者拿走檔案，這肯定不利于檔案利用，要么允許借閱者先拿走后審批，若是后一種情況，借閱者在拿走檔案后有撤銷其借閱申請(qǐng)單的可能，拿走檔案又無審批單這又違反了檔案管理制度。而使用了條形碼技術(shù)之后，借閱申請(qǐng)單是由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，借閱者一旦確認(rèn)，不能再作回退或撤銷處理，撤銷權(quán)在檔案人員這一方，可以保證做到檔案先拿走后審批。

需要強(qiáng)調(diào)的是：OA系統(tǒng)是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，要想通過掃條碼提取到的檔案信息到OA系統(tǒng)中生成查借閱申請(qǐng)單，辦法就是通過OA系統(tǒng)提供的接口進(jìn)行，操控該接口來實(shí)現(xiàn)，實(shí)際上，用于自動(dòng)生成查借閱申請(qǐng)單等由其他系統(tǒng)操控的表單接口是不存在的，需要由OA系統(tǒng)的提供商定制開發(fā)，這涉及到OA系統(tǒng)的改造升級(jí)問題。而由掃條碼獲取檔案信息最好的辦法就是對(duì)檔案系統(tǒng)升級(jí)，升級(jí)的內(nèi)容就是將條碼的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、使用、維護(hù)、打印、查詢、編輯等諸多相關(guān)應(yīng)用的內(nèi)容統(tǒng)統(tǒng)納入其中，升級(jí)后的檔案系統(tǒng)再來操控具有接口的OA系統(tǒng)生成查借閱申請(qǐng)單，并獲取確認(rèn)和審批結(jié)果，生成自己的查借閱記錄。

對(duì)檔案粘貼條碼，既可以粘到每一份檔案上，也可以粘到卷盒上，當(dāng)粘到卷盒上時(shí)，掃該卷盒的條碼表示該卷盒中所有的檔案信息都被調(diào)用，除非該盒中有檔案被借出未歸還，未歸還的檔案信息不在調(diào)用之列，這種處理方法由檔案系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。整盒整盒檔案的查借閱，通過這種方式可以極大地提高查借閱履行手續(xù)的工作效率。

3.2 在復(fù)制申請(qǐng)單、攜帶審批表工作環(huán)節(jié)中的應(yīng)用

在檔案管理工作中，檔案利用者復(fù)制檔案也是一項(xiàng)很常見的工作，檔案復(fù)制的工作流程與檔案借閱大致類似，也是需要在OA系統(tǒng)中提復(fù)制申請(qǐng)單，也是要通過網(wǎng)絡(luò)審批，沒有條形碼技術(shù)時(shí)，復(fù)制申請(qǐng)單也是由人工逐條錄入，審批完成之后文印室才能復(fù)印，并將復(fù)制信息登記到檔案系統(tǒng)中，有了條形碼之后，直接掃檔案上的條碼，系統(tǒng)自動(dòng)操控OA系統(tǒng)生成復(fù)制申請(qǐng)單，申請(qǐng)者確認(rèn)后轉(zhuǎn)入審批流程，審批完成之后自動(dòng)將復(fù)制信息記錄到檔案系統(tǒng)中，文印室自動(dòng)獲取通過審批的信息。

以前，如果復(fù)制后的資料需要對(duì)外發(fā)送，還需要到OA系統(tǒng)中填寫歸檔文件資料攜帶、發(fā)送審批登記表并打印、蓋章、簽字、登記、返回登記表、閉環(huán)等，作為對(duì)外發(fā)資料特別是保密資料的管理手段，填寫工作由負(fù)責(zé)發(fā)送的人員逐件逐件地輸入外發(fā)資料的信息，當(dāng)采用條形碼技術(shù)之后，通過升級(jí)的檔案系統(tǒng)，直接調(diào)用原復(fù)制申請(qǐng)單中資料信息，操控OA系統(tǒng)生成該表單，由發(fā)送的人員在OA系統(tǒng)中補(bǔ)齊文印室的條碼號(hào)、頁數(shù)等數(shù)據(jù)，打印、蓋章、簽字、登記等等，直至走完全部流程。

3.3 在庫房管理中的應(yīng)用

3.3.1 智能密級(jí)架

目前檔案庫房里存放檔案的裝備已經(jīng)用上了密集架，為使條形碼在庫房管理中發(fā)揮作用，需要對(duì)純機(jī)械的密集架進(jìn)行智能化改造。具體要求是：每一個(gè)密集架的操控面都安裝掃碼器、觸摸液晶屏（簡(jiǎn)稱觸摸屏或液晶屏），底部安裝步進(jìn)電機(jī)，所有這些都通過網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，密集架的移動(dòng)可由系統(tǒng)根據(jù)需要自動(dòng)控制，這樣不論在任何一個(gè)密集架前，用該密集架上的掃碼器掃檔案（盒）上的條碼，系統(tǒng)自動(dòng)將該檔案（盒）的存放位置等信息顯示在掃碼的密集架和所存放的密集架的液晶屏上，并在某些條件下，該檔案（盒）存放位置所在的密集架自動(dòng)與相鄰的密集架移開一段距離，供該檔案（盒）歸位之用，存放完畢，在該密集架上的觸摸屏上一鍵操作，密集架按位置要求自動(dòng)合攏。

3.3.2 條形碼和其它設(shè)計(jì)在庫房管理中要實(shí)現(xiàn)的功能

圖1

圖2

（1）掃碼器和觸摸屏的加關(guān)電由系統(tǒng)控制，常設(shè)為定時(shí)自動(dòng)加電和人工控制關(guān)電，在工作時(shí)段，液晶屏的常態(tài)是黑屏，除掃條形碼和電腦指令外通過觸摸屏幕被喚醒，在無觸摸或密集架閉合以后重返黑屏。

（2）通過掃條碼在液晶屏上能短時(shí)顯示檔案的存放位置，之后黑屏。

（3）庫房小票，包括存檔小票、取檔取檔、調(diào)整小票。取檔、存檔小票的設(shè)計(jì)思路是在檔案人員的電腦旁配備有條碼打印機(jī)，在確定要去庫房取、存檔案時(shí)，由該打印機(jī)將需要存取檔案的檔號(hào)、名稱、位置按密集架分類集中打印到各自的小票上，每一個(gè)小票上打印一個(gè)臨時(shí)條碼，稱為取檔碼或存檔碼，在掃開一次然后再掃閉合同一個(gè)密集架即失效，該條碼是開閉密集架的專用條碼。

整理小票的設(shè)計(jì)思路大致相同，就是在確定要整理檔案的范圍之后，通過打印帶條碼和整理檔案范圍的小票到庫房一掃條碼，所有相關(guān)密集架同時(shí)被掃開，整理結(jié)束之后，再掃條碼，所有的密集架又自動(dòng)合攏。

（4）在不使用庫房小票的情況下，通過掃條碼和操控觸摸屏都能實(shí)現(xiàn)密集架移動(dòng)的自動(dòng)化、智能化，但密集架的受控是以電腦操作為前提，具體來說，存放檔案時(shí)單獨(dú)掃檔案（盒）條碼就能移開密集架的前提是在一定時(shí)效內(nèi)電腦上有檔案歸還或入庫操作，與之對(duì)應(yīng)的閉合密集架就要通過觸摸屏操作，取檔案時(shí)移開密集架的手段就是觸摸屏操作，閉合密集架的手段就是掃檔案（盒）上的條碼、觸摸屏操作，而觸摸屏操控密集架移出空當(dāng)?shù)那疤崾窃陔娔X上有取檔或整理庫房的指令，且在其時(shí)效之內(nèi)。

（5）檔案人員在電腦上確定要取出的檔案后，其所在的密集架上的液晶屏亮屏且有閃爍信號(hào)，并顯示要取出檔案的位置、檔號(hào)、名稱等信息。

（6）液晶屏具有密碼解鎖功能，每個(gè)檔案人員都有自己設(shè)定的密碼，符號(hào)式圖形式皆可，該密碼既代表自己的身份，同時(shí)也是操作液晶屏的鑰匙。

（7）液晶屏具有檢索和修改功能，可以檢索各檔案信息，修改其存放位置。

（8）進(jìn)出庫房的每份檔案（盒）都需要在庫房通過掃條碼等操作來確認(rèn)其入庫和出庫，庫房存取檔小票具有同樣的功能。

（9）對(duì)無權(quán)限者或不是存取檔案者密集架處于合攏并鎖死的狀態(tài)，確保檔案安全。因此不是某檔案人員管理的檔案，相應(yīng)的密集架是無法打開的，除非臨時(shí)授權(quán)或動(dòng)用某種特權(quán)。

3.3.3 檔案庫房業(yè)務(wù)流程管理

對(duì)庫房的管理，首要的事情就是要將存放庫房的每一份檔案、每一個(gè)檔案盒必須粘貼條碼，并事先在檔案系統(tǒng)中填寫好該檔案或該檔案盒的存放位置，如果不填寫檔案存放位置，該檔案的存取一定會(huì)遇到麻煩，這位置可以在電腦上或液晶屏上隨時(shí)修改，因此，存放庫房的每份檔案和檔案盒都在檔案系統(tǒng)中有明確位置。

為方便總覽庫房全貌，檔案系統(tǒng)應(yīng)該具有顯示庫房檔案總體布局圖的功能，也應(yīng)具有分級(jí)分層次顯示檔案位置布局的功能。相應(yīng)地，檔案系統(tǒng)應(yīng)該具有對(duì)庫房進(jìn)行規(guī)劃布局設(shè)計(jì)的功能，也應(yīng)該具有對(duì)庫房布局進(jìn)行調(diào)整的功能，包括自動(dòng)規(guī)劃、自動(dòng)優(yōu)化、人工規(guī)劃和調(diào)整，指引檔案人員以最優(yōu)次序、最優(yōu)路線進(jìn)行檔案位置的調(diào)整。

當(dāng)檔案首次進(jìn)入庫房前，要求在電腦上發(fā)出入庫指令，進(jìn)庫房后要求到密集架上掃一次檔案（盒）條碼，密集架自動(dòng)移開，而使用存檔小票時(shí)，在確定要入庫的檔案后，根據(jù)打印的存檔小票掃開密集架，逐件存檔，完畢再掃小票密集架合攏，合攏的時(shí)間就是其入庫的時(shí)間。

檔案人員在自己的電腦上檢索到需要取出的檔案并決定去取出時(shí)，直接去庫房，相應(yīng)密集架其液晶屏亮屏且有醒目的閃爍信號(hào)，并在該液晶屏上顯示要取出的檔案信息，該信息是由檔案人員在電腦上執(zhí)行取檔操作功能發(fā)出的，在該液晶屏上輸密碼操控該密集架移開，依據(jù)顯示的檔號(hào)取出檔案，當(dāng)檔案很多存放位置又分散時(shí)，記住這些檔號(hào)是一件麻煩事，需要來回查看液晶屏，取完檔案后要求將該檔案在密集架上掃條碼，密集架自動(dòng)合攏，代表該檔案正式被取出，如果取檔案很多嫌逐個(gè)掃碼麻煩，可以在其液晶屏上一鍵操作表示完成同樣的功能。因此使用取檔小票是捷徑，條碼打印機(jī)打印取檔小票，到庫房用該小票依次掃開密集架逐一取出檔案，再次掃取檔碼密集架閉合。

當(dāng)檔案歸還后，除了在電腦旁掃一次碼，生成其歸還記錄外，到其存放的密集架前也要再掃一次條碼，除了使密集架自動(dòng)移開空當(dāng)外，也代表該檔案正式歸還庫房，存檔小票實(shí)現(xiàn)同樣的功能。

當(dāng)需要整理庫房或調(diào)整檔案位置時(shí)，先在電腦上發(fā)出關(guān)于時(shí)段和庫房位置的指令，然后再到庫房才可以通過觸摸屏操控密集架的移動(dòng)，否則密集架不受控制。使用整理小票是該工作的捷徑。

這樣，檔案庫房不再是一個(gè)孤立的存在，它已經(jīng)成為了檔案系統(tǒng)的延伸，正式成為檔案系統(tǒng)的重要組成部分，并受其控制。從檔案入庫、位置調(diào)整、查詢、發(fā)取檔指令、密集架開閉、辦手續(xù)、歸還、再入庫保存，檔案實(shí)物管理整套流程環(huán)環(huán)相扣，每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的檢測(cè)手段，檔案系統(tǒng)都有記載，所有的操作都有據(jù)可查，都能追溯到人，系統(tǒng)通過定期掃描和分析，每個(gè)環(huán)節(jié)的不規(guī)范不作為都能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，通過考核整頓，最大限度地保證了檔案實(shí)物的規(guī)范操作，從而實(shí)現(xiàn)了檔案流轉(zhuǎn)全過程的有效管理。

4 應(yīng)用前景分析

每個(gè)智能密集架都安裝有掃碼器、觸摸液晶屏、步進(jìn)電機(jī)，這三個(gè)重要部件合計(jì)千元的成本比起一列六層五縱純機(jī)械密集架兩三萬的價(jià)錢來說，簡(jiǎn)直可以用白菜價(jià)來形容而忽略，而且每個(gè)智能密集架的結(jié)構(gòu)都是一樣的，只要設(shè)計(jì)好一列密集架，一組密集架不論由多少列組成，都是同樣的采購、生產(chǎn)、組裝問題，只有通過條形碼技術(shù)升級(jí)檔案系統(tǒng)，并將上述硬件還有OA系統(tǒng)一起集成，這才是問題的核心，以目前科技發(fā)展水平，做這項(xiàng)工作不存在任何技術(shù)難題，因此，愿意嘗試、愿意承擔(dān)這部分費(fèi)用的單位都能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理模式的整體升級(jí)，而該市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)將會(huì)使該管理模式的普及成為一件指日可待的事。

5 結(jié)束語

通過以條形碼為媒介的新技術(shù)運(yùn)用，檔案查借閱、復(fù)制、庫房管理等環(huán)節(jié)工作效率將會(huì)得到極大提升，使檔案工作能更好地服務(wù)于科研生產(chǎn)，同時(shí)可以使部分檔案工作人員轉(zhuǎn)移到更有意義的崗位上去，綜合起來的效益將會(huì)是任何一個(gè)有一定規(guī)模的企事業(yè)單位都不能忽視的。