試析數(shù)字化時(shí)代的檔案計(jì)算機(jī)管理

杜炎鐘

摘要：國(guó)家經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展帶動(dòng)了社會(huì)各個(gè)方面的進(jìn)步，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展社會(huì)各方面的數(shù)字化建設(shè)水平也不斷提高。檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)管理在現(xiàn)今社會(huì)中越來(lái)越重要，也是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。數(shù)字化時(shí)代社會(huì)節(jié)奏不斷加快，檔案的信息化發(fā)展和計(jì)算機(jī)管理對(duì)于提高工作效率以更好地服務(wù)人民有著重要的幫助作用。本文對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理在數(shù)字化時(shí)代中的價(jià)值與意義進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，指出了當(dāng)前檔案建設(shè)當(dāng)中所存在的問題，并據(jù)此提出了促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)的相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代 檔案 計(jì)算機(jī)管理

前言

隨著國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，我國(guó)信息化技術(shù)發(fā)展速度也隨之不斷提高。檔案管理對(duì)于當(dāng)前社會(huì)中的各類企業(yè)單位來(lái)講，是其記錄信息的重要方式且對(duì)于個(gè)人及社會(huì)的發(fā)展都起著重要的影響作用。數(shù)字化時(shí)代對(duì)于檔案的建設(shè)管理要求包括數(shù)字化時(shí)代中各類信息和龐大的數(shù)據(jù)等各個(gè)方面的內(nèi)容，檔案管理在社會(huì)各類企業(yè)單位和組織等的整體管理當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，對(duì)于企業(yè)單位自身的發(fā)展甚至有決定性的影響作用。因此在當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代背景當(dāng)中，必須重視檔案計(jì)算機(jī)的良好建設(shè)，充分認(rèn)識(shí)到檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)在數(shù)字化時(shí)代中的重要價(jià)值與地位，由此才能夠制定出具有針對(duì)性的對(duì)策來(lái)促進(jìn)檔案計(jì)算機(jī)管理水平的不斷提高。

1檔案計(jì)算機(jī)管理在數(shù)字化時(shí)代中的重要意義

促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代的檔案計(jì)算機(jī)管理建設(shè)，首先要明確檔案計(jì)算機(jī)管理的內(nèi)容以及檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)在數(shù)字化時(shí)代發(fā)展管理中的重要意義，由此才能夠在實(shí)際的建設(shè)發(fā)展當(dāng)中制定出具有針對(duì)性的對(duì)策來(lái)促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)與管理水平的不斷提高。

1.1數(shù)字化時(shí)代的概念

數(shù)字化時(shí)代主要是在計(jì)算機(jī)信息的基礎(chǔ)上對(duì)生活中的各類數(shù)據(jù)和信息來(lái)進(jìn)行轉(zhuǎn)化和記錄的一種方式，是指信息領(lǐng)域的數(shù)字技術(shù)向人類生活各個(gè)領(lǐng)域全面推進(jìn)的過程。數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)使得生活各方面工作效率都有了極大水平的提高。

1.2數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)管理的意義

在數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案計(jì)算機(jī)管理的工作效率有了極大的提高。專業(yè)檔案工作部門可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)大批量且準(zhǔn)確地進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄和整理，檔案計(jì)算機(jī)管理可以提高數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性，并可以根據(jù)不同部門的文件來(lái)進(jìn)行分類整理，方便日后對(duì)其進(jìn)行管理和數(shù)據(jù)查找。除此之外，數(shù)字化時(shí)代背景下的檔案管理可以擁有一個(gè)全方位的數(shù)據(jù)庫(kù)，來(lái)幫助檔案管理進(jìn)行文字信息、音頻信息等一系列內(nèi)容的管理，使得查找相關(guān)檔案的過程可以更加高效率，在節(jié)省紙質(zhì)信息記錄的同時(shí)也節(jié)約了人力資源，從而為其所屬企業(yè)組織提供更多的時(shí)間和機(jī)會(huì)以獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2當(dāng)前檔案計(jì)算機(jī)管理中存在的問題

當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容不斷增加，使得檔案計(jì)算機(jī)材料管理的工作量也隨之增大。且由于信息數(shù)據(jù)量過多，其檔案計(jì)算機(jī)無(wú)法做到及時(shí)更新。除此之外，面對(duì)龐大的數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)材料，在整理和管理工作上難免會(huì)有疏忽，且目前檔案計(jì)算機(jī)管理方式仍有不足，使得數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)規(guī)范化建設(shè)無(wú)法順利進(jìn)行。檔案計(jì)算機(jī)的規(guī)范化建設(shè)離不開檔案計(jì)算機(jī)有效的整理和管理。而目前數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)資料的收集工作進(jìn)行的并不順利，許多檔案資料并沒有及時(shí)上交。這主要是因?yàn)闄n案計(jì)算機(jī)管理不當(dāng)，沒有落實(shí)到具體的個(gè)人去收集檔案從而使得檔案計(jì)算機(jī)上交數(shù)量不足，無(wú)法進(jìn)行系統(tǒng)化的整理。除此之外，當(dāng)前多數(shù)企事業(yè)單位檔案計(jì)算機(jī)沒有做到及時(shí)的檔案更新，部分工作者的檔案計(jì)算機(jī)在工作過程中會(huì)有新的獎(jiǎng)懲經(jīng)歷出現(xiàn)，但由于工作者缺乏主動(dòng)上報(bào)自己情況的意識(shí)，人事管理工作者也沒有做到及時(shí)統(tǒng)計(jì)更新工作者的人事信息，導(dǎo)致當(dāng)前檔案計(jì)算機(jī)資料缺乏實(shí)時(shí)內(nèi)容。由此需要相關(guān)部門和企事業(yè)自身重視當(dāng)前檔案計(jì)算機(jī)利用不當(dāng)?shù)膯栴}，從而采取有效的措施來(lái)促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)管理水平的提高。

3促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)管理水平提高的對(duì)策

3.1作用現(xiàn)代化檔案計(jì)算機(jī)管理手段

檔案計(jì)算機(jī)管理是一項(xiàng)工程量龐大的工作，在現(xiàn)今社會(huì)如果仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理進(jìn)行數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)，不僅工作效率低下同時(shí)也不利于數(shù)字化時(shí)代工作的順利進(jìn)行。因此數(shù)字化時(shí)代進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)規(guī)范化建設(shè)需要依靠高科技的現(xiàn)代管理手段，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫(kù)等工具來(lái)建立一個(gè)電子信息化的檔案計(jì)算機(jī)庫(kù)。將數(shù)字化時(shí)代工作者的人事情況錄入到計(jì)算機(jī)中并建立一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過人臉掃描技術(shù)將數(shù)字化時(shí)代工作者與其檔案計(jì)算機(jī)進(jìn)行匹配。數(shù)字化時(shí)代工作者在日常生活工作中的獎(jiǎng)懲情況或其它工作情況內(nèi)容的記錄與其檔案計(jì)算機(jī)內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，通過這種方式來(lái)做到及時(shí)收錄、更新數(shù)字化時(shí)代的檔案計(jì)算機(jī)，促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)的規(guī)范化建設(shè)。

3.2提高數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)

盡管現(xiàn)代化信息化的檔案計(jì)算機(jī)管理可以提高管理效率和管理質(zhì)量，但檔案計(jì)算機(jī)的管理仍離不開實(shí)際工作者的協(xié)調(diào)工作。檔案計(jì)算機(jī)工作人員擔(dān)任著收錄數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)資料、整理檔案計(jì)算機(jī)資料、合理調(diào)用檔案計(jì)算機(jī)資料的重要角色，因此必須重視數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)工作者的專業(yè)化問題。目前許多組織單位的檔案計(jì)算機(jī)管理工作者都并非專業(yè)的，這就需要相關(guān)工作部門對(duì)其檔案計(jì)算機(jī)管理工作者進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)?？梢酝ㄟ^請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行專業(yè)知識(shí)宣講、安排檔案計(jì)算機(jī)工作者進(jìn)行現(xiàn)代化信息化工作實(shí)踐等方式來(lái)培養(yǎng)數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)管理工作者的工作意識(shí)，提高其專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)。從而促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)的優(yōu)化運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)其規(guī)范化建設(shè)與管理。

3.3建立健全檔案計(jì)算機(jī)管理制度

對(duì)于數(shù)字化時(shí)代來(lái)講檔案計(jì)算機(jī)管理的方式和管理者都是促進(jìn)其規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和因素，此外數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)的規(guī)范化建設(shè)更重要的是構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)化的管理制度。首先要明確職責(zé)部門，將檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存檔、調(diào)用等方面的工作明確安排到具體的部門和個(gè)人，使這—工作責(zé)任到人且能找到專人負(fù)責(zé)。即數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)工作由專人負(fù)責(zé)，其他部門和個(gè)人沒有隨意查看調(diào)用的權(quán)利。其次在上級(jí)調(diào)用本數(shù)字化時(shí)代的檔案內(nèi)容時(shí)，相關(guān)專業(yè)部門也應(yīng)制定一個(gè)具體準(zhǔn)確的準(zhǔn)則，建立健全數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)的查看和調(diào)用機(jī)制，明確到具體的每一步的注意事項(xiàng)和責(zé)任制度。通過準(zhǔn)確具體的責(zé)任制度及管理約束制度來(lái)保障數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)的嚴(yán)謹(jǐn)管理，促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案計(jì)算機(jī)的規(guī)范化建設(shè)。

4結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化高速發(fā)展變革的二十一世紀(jì)，檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)已經(jīng)成為了社會(huì)各類企業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容。數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)促使檔案管理向更加高效且準(zhǔn)確的方向不斷發(fā)展，檔案計(jì)算機(jī)管理的有效開展也是符合數(shù)字化時(shí)代潮流要求、促使數(shù)字化時(shí)代各方面內(nèi)容進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展的重要內(nèi)容。因此要求數(shù)字化時(shí)代背景下在檔案管理的過程當(dāng)中切實(shí)促進(jìn)檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)，以提高數(shù)字化時(shí)代中各類企業(yè)單位和組織的工作效率從而更好地促進(jìn)檔案計(jì)算機(jī)管理的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。

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