淺議檔案館利用與宣傳工作的良性互動

張微

在檔案館的日常業(yè)務(wù)工作中，接待利用是一個很重要的環(huán)節(jié)。通過利用，既可以了解查檔需求，為改善館藏結(jié)構(gòu)提供決策參考，也可以了解檔案館自身業(yè)務(wù)建設(shè)情況，促進(jìn)科學(xué)管理、規(guī)范整理和便捷利用。

檔案館利用和宣傳看似是互相獨(dú)立的兩項(xiàng)工作，實(shí)則不然。檔案利用就是最直接的檔案宣傳，檔案宣傳也能促進(jìn)檔案利用。

一、檔案利用是最直接的檔案宣傳

1.檔案利用是了解檔案及檔案工作的一個窗口

通過利用檔案，利用者既可以直觀地感受檔案的外形：檔案的裝訂、排列、編號、編目等，也可以了解檔案的管理：立檔單位的收集、整理、移交，檔案館的接收、保管、提供利用。

2.檔案利用是檔案價值顯現(xiàn)的一個重要途徑

檔案的價值在于存憑、留史、資政、育人。開展檔案宣傳的主要目的是提高社會的檔案意識。社會檔案意識是人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的反映和認(rèn)識，是社會對檔案和檔案工作的認(rèn)識和反映程度的整體觀念。檔案利用是利用者根據(jù)自身需求主動獲取檔案信息的行為。新鄉(xiāng)市檔案館2015年至2017年接待利用人次分別為2703、3093、3535，通過查閱招工、知青、會計、公證、學(xué)籍等專門檔案，為證明工齡、辦理退休、學(xué)歷認(rèn)證、房產(chǎn)過戶等提供了依據(jù)，凸顯了檔案的憑證價值，也增強(qiáng)了利用者的檔案意識。

3.檔案利用是文化傳承的一個重要載體

地方特色檔案是一筆文化財富、文化遺產(chǎn)，借助平臺有效宣傳利用地方特色檔案對于增強(qiáng)社會關(guān)注度、擴(kuò)大檔案知名度、提升文化傳承度具有積極意義。省、市、縣綜合檔案館館藏檔案、資料主要反映本地政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等方面的內(nèi)容。其中，文書檔案主要服務(wù)于行政管理、編史修志等工作，公證、學(xué)籍等專門檔案主要服務(wù)于與之有密切關(guān)聯(lián)的具體事項(xiàng)、問題，特色檔案的宣傳、利用在文化傳承中發(fā)揮重要作用。2008年2月26日，河南省新鄉(xiāng)市檔案工作會議上，兩幀康熙四十年（公元1701年）圣旨仿真件亮相會場，3.2×0.35米的超大規(guī)格、五彩綾緞材質(zhì)、滿漢兩種文字，迅速在新鄉(xiāng)刮起了一陣“圣旨風(fēng)”，《新鄉(xiāng)日報》《東方今報》等媒介第一時間對此進(jìn)行了圖文報道。圣旨中贊揚(yáng)任璿（璿，璇的異體字）“良臣宣力于外效厥勤勞”，任璇之母曹氏“淑慎其身……訓(xùn)詞于朝夕不忘育子之勤”，任璇之妻王氏“終溫且惠既靜而?！?，封曹氏、王氏為“恭人”。兩道圣旨既是研究歷史、人物的重要資料，也是傳承良好家風(fēng)的重要載體。2010年，在大量查閱館藏檔案、資料基礎(chǔ)上編輯的三本《衛(wèi)輝一中校志》入藏新鄉(xiāng)市檔案館。該志記錄了學(xué)校自1902年辦校至2009年百余年間九易其名，兩次南遷，在32任校長的領(lǐng)導(dǎo)下走過的風(fēng)雨歷程和取得的累累碩果，在臧否人物中弘揚(yáng)正氣，于褒貶事件中審古知今，是總結(jié)、傳承校園文化的力作。

二、檔案宣傳可以促進(jìn)檔案利用工作

1.檔案宣傳可以擴(kuò)大檔案工作影響，讓利用者從潛在用戶變?yōu)橹苯佑脩?/p>

酒香也怕巷子深。檔案館館藏是開展利用的基礎(chǔ)，但館藏多少并不是檔案利用者多少的決定性條件。換言之，沒有館藏，檔案利用無從開展，無檔可查;有了館藏，利用者不知道可以查閱，檔案館照樣門可羅雀。檔案宣傳既可以將館藏內(nèi)容公之于眾，使利用者知道有檔可查;又可以將查檔須知、開放檔案目錄等信息公開，引導(dǎo)利用者前來查閱。

2.檔案宣傳可以優(yōu)化檔案利用

首先，檔案宣傳可以引導(dǎo)利用者采取預(yù)約查檔、電話代查、函件代查、網(wǎng)上查閱、現(xiàn)場查閱等適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行查檔，起到分類指導(dǎo)、分流處置的作用。如新鄉(xiāng)市檔案館2015年至2017年接待利用新鄉(xiāng)本地人次分別為2643、2994、3393，現(xiàn)場查閱人次分別為2701、3090、3534[4]，三年中現(xiàn)場查閱人次均超過本地查閱人次。如果預(yù)約查檔、函件代查等非現(xiàn)場查閱服務(wù)宣傳到位，就可以免去外地查閱人員奔波之苦。

其次，檔案宣傳可以緩和檔案館接待利用人員和利用者之間的關(guān)系。檔案館館藏絕大多數(shù)來源于立檔單位到期檔案的移交。受立檔單位檔案收集的完整程度、整理的規(guī)范程度、移交的及時程度等因素影響，以及不同時期檔案館接收范圍的不同，檔案的查到率、查閱速度、查閱體驗(yàn)也不盡相同。換言之，來檔案館查閱檔案，并非都是懷著滿腔希望而來，帶著滿意之情而歸。新鄉(xiāng)市檔案館2015年至2017年接待利用查到率分別為66.70%、73.68%、80.45%，盡管查到率逐年升高，但未查到的比例仍不容忽視。因此，檔案宣傳不僅要正面宣傳檔案的價值，也要正視查到率問題，合理引導(dǎo)公眾預(yù)期，有效化解利用者與檔案館的矛盾。

再次，檔案宣傳可以規(guī)范檔案利用。一方面，檔案館應(yīng)印制《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)中關(guān)于檔案利用、公布的有關(guān)條款，并采取張貼、告知、閱讀簽字等方式促使利用者依法查檔、依法用檔;要采取人防、技防等措施，防止利用者在查閱檔案過程中出現(xiàn)涂改、損毀檔案等情況;要教育利用者正確使用、合理處置查閱到的檔案，不在利用檔案過程中出現(xiàn)違法公布檔案等行為。另一方面，檔案館接待利用人員應(yīng)保障公民查閱檔案的合法權(quán)利，依法開展查檔證明的審驗(yàn)、開放檔案的查閱等工作。

三、如何在檔案利用中做好檔案宣傳工作

1.編輯檔案利用效果實(shí)例

精選檔案利用效果實(shí)例，分類編輯、整理，既是對利用工作的總結(jié)、提煉，也是開展檔案宣傳的有效載體。利用效果實(shí)例可以做成匯編供人翻閱，也可以做成展板進(jìn)行宣傳，還可以在網(wǎng)站、微信公眾號上開辟專欄。

2.強(qiáng)化檔案資源建設(shè)

根據(jù)檔案服務(wù)當(dāng)?shù)刂行墓ぷ鳌⒎?wù)百姓日常查閱、服務(wù)有關(guān)單位編史修志等需要，及時對館藏內(nèi)容進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，對照進(jìn)館范圍，有的放矢做好檔案的接收、征集工作。

3.持續(xù)開展檔案宣傳

將節(jié)點(diǎn)宣傳和日常宣傳、重點(diǎn)宣傳和一般宣傳、線上宣傳和線下宣傳、傳統(tǒng)媒介宣傳和新媒體宣傳結(jié)合起來，既發(fā)揮好檔案查閱告知單、檔案查閱提示牌、檔案館愛國主義教育基地、檔案工作信息網(wǎng)等的陣地作用，也抓好檔案宣傳體制機(jī)制建設(shè)，鍛造高素質(zhì)的宣傳隊(duì)伍，激發(fā)檔案宣傳人員的創(chuàng)造性積極性，發(fā)揮好檔案微信公眾號的作用，持續(xù)開展檔案宣傳。

4.擴(kuò)容檔案編研產(chǎn)品

通過溝通協(xié)商、簽訂協(xié)議等方式，將利用館藏、室藏檔案、資料開發(fā)的檔案編研產(chǎn)品、形成的學(xué)術(shù)成果、拍攝的專題片等及時接收進(jìn)館，形成檔案利用、產(chǎn)出、再利用的良性循環(huán)。如新鄉(xiāng)市檔案館及時接收《新鄉(xiāng)年鑒》《新鄉(xiāng)統(tǒng)計年鑒》《中共新鄉(xiāng)地區(qū)歷史》《衛(wèi)輝一中校志》等書籍，為今后開展研究工作提供了較權(quán)威、系統(tǒng)、可借鑒的資料。

綜上所述，檔案館接待利用和宣傳工作既相對獨(dú)立，又相互依存，既相互制約，又相互促進(jìn)。在實(shí)際工作中，不能顧此失彼，要把二者有機(jī)結(jié)合起來。