企業(yè)會議準備工作質量的影響因素及提升途徑

劉寧 任春燕 蔡曉健 王利剛 王芳 徐一丹

摘?要：本文重點從會議準備工作的角度，探討了在新形勢下現代企業(yè)會議變化特點及其要求，分析了會議準備工作中出現的問題，分析了影響會議故障率的主要因素，包括：會議人員因素、會議物品及硬件因素、會議環(huán)境因素等，提出降低會議故障率的途徑，如：企業(yè)管理的規(guī)范化和標準化、加強企業(yè)人員培訓專業(yè)化、企業(yè)會議管理表單化等。

關鍵詞：企業(yè);會議;管理

中圖分類號：F279.12文獻標識碼：A文章編號：1008-4428（2019）07-0031-02

一、 引言

企業(yè)會議是針對企業(yè)實施、運營以及發(fā)展等進行的溝通交流的活動及重要方式，尤其是隨著現代技術快速進步，市場發(fā)展形勢日益變化，為了有效地適應現代化市場的發(fā)展，企業(yè)會議已經成為現代企業(yè)經營的重要內容。目前，針對如何提升整體會議的質量和會議效率，提出了現代企業(yè)會議管理應遵循的原則。實際上，從企業(yè)會議管理的實際具體實施角度，“萬事開頭難”，會議準備工作是企業(yè)會議的前提和保障，會議準備工作的好壞直接影響會議質量及其效果。本文重點從企業(yè)會議準備環(huán)節(jié)，探討了現代企業(yè)會議變化特點，分析了會議準備工作存在的問題，并對如何提升企業(yè)會議準備工作提出具體措施。

二、 現代企業(yè)會議變化特點

隨著現代企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)會議已成為企業(yè)日常管理工作中的重要內容，在現代企業(yè)經營生產中發(fā)揮重要的作用，而且表現出了新變化特點：

（一）現代企業(yè)的會議數量不斷增大

現代企業(yè)為了適應復雜的市場環(huán)境和用戶需求，越來越呈現出專業(yè)化、細致化的發(fā)展趨勢，企業(yè)針對發(fā)展戰(zhàn)略、應對戰(zhàn)術、解決措施等方面，比以往任何時候都更加關注;“謀事于前”“細節(jié)入手”已成現代企業(yè)發(fā)展的關鍵，導致會議數量不斷增加，所需會務人員不論是數量還是質量也不斷提升。

（二）現代企業(yè)的會議層級不斷提升

現代企業(yè)會議已經涵蓋了企業(yè)相關職能部門自身、職能部門之間等各項業(yè)務內容，而且在當前供給側結構性改革環(huán)境下，隨著“合作共贏、創(chuàng)新發(fā)展”不斷深入，企業(yè)與客戶、企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與政府部門、甚至企業(yè)與國外相關組織等的交流也日益增多，使得現代企業(yè)的會議層級提升。因此，會議層級造成會議標準要求呈現多樣化。

（三）現代企業(yè)的會議形式呈現多元化、數字化

現代企業(yè)的會議形式已經由以往的“面對面”座談式會議形式，發(fā)展為電子文稿匯報、多媒體交流、遠程視頻交流、甚至遠程交流與控制等各類會議形式，已經呈現出了多元化、數字化發(fā)展趨勢。因此，除了傳統會務用具以外，會議需要電子化設施保障比以往更多，要求更高，甚至成為確保會議順利開展的關鍵內容。

（四）現代企業(yè)的會議效率要求進一步提高

在科學技術與市場經濟高度發(fā)展的新時代，如何能夠“在有限時間做出合理決斷”，成為企業(yè)發(fā)展與企業(yè)競爭力的關鍵，因此對企業(yè)會議效率提出了要求，而會議準備就成為會議效率的保障和前提。

三、 會議故障率及其影響因素

隨著現代企業(yè)會議發(fā)展呈現出了新特點及新要求，往往在會議準備實際操作中發(fā)生難以滿足要求的現象發(fā)生。為了適應新形勢條件下對會議的要求，從質量控制和科學優(yōu)化角度，重點針對會議準備階段，本文提出了“會議故障率”概念。會議故障率是指在單位時間內，企業(yè)組織會議及其使用中，出現或反饋的存在影響會議實施并需要協調解決的事件數量。在會議準備階段，影響會議故障率的主要因素及問題主要包括如下幾個方面：

（一）會議人員因素

隨著企業(yè)會議數量的不斷增多，以及會議設備的專業(yè)化、集成化等特點，對于會議人員數量及其對電子化設施使用均提出了要求，往往可能容易發(fā)生會議人員不熟悉設備設施使用，或者存在操作流程有誤，造成設備損壞;不熟悉會議準備流程，造成手忙腳亂，導致影響會議的正常開展。此外，因會議人員自身經驗和能力差異，造成會議準備效果大相徑庭，而且還存在會議人員流失、新人員不熟悉業(yè)務等各類現象。

（二）會議物品及硬件設施因素

會議物品是會議實施的基礎組成，也是保障會議實施的基礎要素，會議物品涵蓋了辦公用品、電子設備設施、會議服務等方方面面，都需要細心準備，但是品種、數量較多，容易出現遺漏，導致造成會議用品準備不足。

尤為突出的是在電子設施設備方面，設備集成化程度越來越高。然而，由于會議的長期使用，設備線路將出現老化現象，或者設備線路出現故障，無法正常使用設備，造成會議無法實施。

（三）會議環(huán)境因素

由于企業(yè)會議使用密集度增大，沒有形成有效地會議協調應對機制，容易發(fā)生會議室使用沖突，或者會議資源安排無法滿足會議所需要求。會議資源日常管理（包括衛(wèi)生、維護、交接、使用等），沒有形成規(guī)定要求，造成物品狀態(tài)不明確、職責不到位，導致會議環(huán)境的保障成為一項難題。

（四）會議實施接待標準因素

不同類型、不同層級的會議，對會議的實施要求和接待標準是不一樣的，然而由于缺少接待規(guī)范，企業(yè)會議的組織人員或者相關部門憑借自身想法和經驗籌備會議，容易導致會議標準不統一、 會議標準與實際會議等級不匹配等現象。

四、 提升會議準備階段質量、降低會議故障率的途徑

為了有效提升會議準備階段質量、降低會議故障率，結合現代企業(yè)會議發(fā)展特點和存在影響會議故障率的因素，提出解決的途徑：

（一）企業(yè)會議管理的規(guī)范化和標準化

在企業(yè)高速發(fā)展的時代，會議及其管理已經逐步體現出重要性，為了確保會議質量、提升會議效率，可針對企業(yè)特點，形成企業(yè)自身會議管理制度，明確會議管理要求，例如會議形式、會議流程、會議等級及標準、會議及其設施日常管理、會議組織及協調、會議交接、人員職責等各方面，將企業(yè)會議管理規(guī)范化、標準化，做到會議實施過程有依據、有標準，從而提高會議質量和效率。

（二）加強企業(yè)會議人員培訓專業(yè)化

對會議人員進行專業(yè)化培訓，了解和熟悉會議管理要求以及實施標準，掌握會議設備設施的工作原理、操作方法以及出現意外情況的應急措施。結合企業(yè)自身會議的實際情況，可以建立臨時會務組或者專門會議實施機構，明確人員職責及人員分工，有序、有質地開展會務工作。

（三） 企業(yè)會議管理表單化

在會議組織和實施過程中，涉及會議標準、會議流程、會議物品、會議維護等各個方面，如果僅僅依靠人員自身經驗和能力，難以做到萬無一失，而且由于人員自身存在差異，使得會議實施質量的可變性和不穩(wěn)定性增大。為此，可將企業(yè)會議管理的細節(jié)進行表單化處理，例如會議標準是什么、會議流程分為幾個階段、每個階段具體內容、會議物品具體類型及數量等。

建議按照會議流程先后順序進行表單化編制，表單內容盡量全面、詳細，會議人員只需按照表單規(guī)定的內容，就可順利完成相關工作。通過會議管理的表單化，達到會議具體實施及操作的標準化。

（四）企業(yè)會議管理實施電子化

隨著科學技術快速發(fā)展，現代企業(yè)會議也可以實施電子化管理，不僅能夠及時了解申請會議情況，而且能夠有效解決會議沖突問題，有利于會議資源的統籌、協調、利用，提升會議管理的工作效率。

五、 結束語

企業(yè)會議準備工作質量是保證企業(yè)會議整體質量的前提，對于提升現代企業(yè)會議效率是至關重要的。為了適應新形勢下現代企業(yè)會議的發(fā)展特點，通過查找、分析在會議準備工作中存在的問題，本文提出了企業(yè)會議管理的管理標準化、培訓專業(yè)化、管理表單化、實施電子化等“四化”途徑，以此進一步提升現代企業(yè)會議質量和會議效率。

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作者簡介：

劉寧，女，陜西三原人，工程師，西安近代化學研究所，從事辦公室綜合管理工作;

任春燕，女，寧夏石嘴山人，工程師，西安近代化學研究所，從事火炸藥綜合測試;

蔡曉健，男，陜西三原人，工程師，西安近代化學研究所，從事保衛(wèi)管理工作;

王利剛，男，甘肅白銀人，中級會計師，西安近代化學研究所，從事固體推進劑配方研究以及科研項目、科技成果產業(yè)化項目管理;

王芳，女，河南溫縣人，政工師，西安近代化學研究所，從事保衛(wèi)管理工作;

徐一丹 ，女 ，山東萊州人，工程師，西安近代化學研究所，從事人力資源工作。