大數(shù)據(jù)思維背景下檔案管理信息化建設對策與建議

摘 要：本文從對大數(shù)據(jù)思維及檔案管理信息化相關概念的內(nèi)涵分析入手，在對國內(nèi)外研究情況進行概述的基礎上，對檔案管理信息化進行理論思考，基于新發(fā)展的“共享”理念，思考檔案管理信息化的理論支撐，從網(wǎng)絡時代新興的關于商業(yè)模式和經(jīng)濟模式的“長尾理論”視角對檔案管理信息化進行理論探索。在分析目前檔案管理工作中的發(fā)展現(xiàn)狀和存在問題角度，提出了加強檔案工作人員的思想政治教育，強化檔案事業(yè)認知;加強檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)教育，形成信息化管控流程;加強檔案數(shù)字化及信息化建設，建立大數(shù)據(jù)檔案平臺;強化檔案管理工作制度建設這四方面對策建議，以期為檔案管理信息化建設提供經(jīng)驗借鑒。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)思維;檔案管理信息化;對策;建議

隨著科學技術的發(fā)展，我國已經(jīng)逐漸進入了大數(shù)據(jù)時代，對于海量信息的優(yōu)化與整理成為先進科技最明顯的時代標簽。大數(shù)據(jù)隨即成為創(chuàng)新思維的外在表現(xiàn)形式，可稱其為大數(shù)據(jù)思維。檔案管理信息化意味著檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、和提供利用活動實現(xiàn)信息化管理。國家檔案局第13號令，于2019年1月1日起施行《機關檔案管理規(guī)定》中指出要促進檔案資源體系的內(nèi)涵建設，適應知識經(jīng)濟時代和電子信息技術、電子政務、電子商務時代的發(fā)展，對電子檔案及電子數(shù)據(jù)方面作出了更加詳細與更加明確的規(guī)定。并提出檔案利用與開發(fā)要積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘的方法，以此來使檔案管理工作適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。

一、檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題

1.思想認識上不夠重視。目前，部分檔案工作者缺乏對本職工作的職業(yè)認知及認同感，工作熱情、服務意識、奉獻精神缺失，缺乏對檔案管理工作重要性的認識，對檔案管理信息化建設的專業(yè)知識儲備不夠，對于工作創(chuàng)新存在抵觸意識，難以勝任大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的要求。

2.業(yè)務素質(zhì)較低。檔案管理工作的信息化要求檔案管理者具備相應的專業(yè)知識及業(yè)務素質(zhì)能力，要掌握相應的檔案管理知識、檔案法、信息技術、網(wǎng)絡知識，要熟知信息化檔案管理的工作流程。要堅持職業(yè)操守，嚴格遵守《檔案法》，遵守工作紀律及相關管理制度。然而部分檔案管理人員在檔案材料的數(shù)字化處理、分類、保持、傳輸、使用過程中缺乏網(wǎng)絡安全意識，阻礙檔案信息化建設的發(fā)展。

3.工作制度有待進一步完善。部分單位沒有能夠跟上國家關于檔案法律的制度修訂，沒有做到貫徹落實，缺乏檔案管理意識和信息化建設意識，難以形成對工作人員積極性與主動性的激勵機制，使得檔案管理對單位發(fā)展的促進作用沒有得到有效的發(fā)揮。

4.檔案信息化建設步伐緩慢。檔案信息化建設需要技術支撐，相關平臺建設要進行人力、物力及財力的支撐。部分單位檔案信息化建設意識滯后，沒有及時按照信息化建設要求配備設施及加大技術投入，檔案信息化建設進度緩慢。

二、“長尾理論”視野下檔案管理信息化的理論思考

大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源開發(fā)利用成為檔案工作中活躍且豐富的組成部分。充分利用大數(shù)據(jù)技術，從理論支撐角度探索檔案管理信息化，以實現(xiàn)對檔案管理多樣化需求。

1.長尾理論的內(nèi)涵淺析。長尾理論是基于網(wǎng)絡時代而興起的新理論，其主要應用于商業(yè)和經(jīng)濟領域，同時也與傳統(tǒng)的商業(yè)模式有所不同，如在電子商務領域就較多的應用長尾理論。長尾理論中有兩個關鍵因素，即效率和成本，如用二八定律進行區(qū)分的話，傳統(tǒng)觀念更注重20%的頭部品種、產(chǎn)品或者用戶能創(chuàng)造80%的銷量，長尾理論則認為非頭部的用戶或者產(chǎn)品也有一定的價值。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，任何非主流和分散的需求匯集起來總與主流的需求對抗。這一定程度上也是由網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展推動的，當前服務的成本逐漸下降，個性化的需求開始不斷增多，這也要求了我們必須重視起分散的個性化需求，提供定制化的服務。

2.長尾理論對檔案管理信息化的影響。就檔案管理信息化而言，檔案服務機構(gòu)存在放棄80%非主流用戶全體份額的現(xiàn)象，究其原因一方面是用戶對檔案機構(gòu)不夠了解，另一方面則是檔案機構(gòu)缺乏對潛在用戶的引導研究。隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，檔案機構(gòu)應關注所有用戶需要，在網(wǎng)絡環(huán)境中提供不受時間、空間限制的檔案信息服務。在網(wǎng)絡信息技術時代，大量檔案館的館藏檔案信息資源被閑置，利用率較低。長尾理論認為所有的館藏檔案資源都有可能被利用，在信息技術的支持下，檔案收集、歸檔和管理工作的效率大大高于從前。同時，隨著人們檔案意識的提高和檔案需求的多元化，檔案信息服務呈現(xiàn)出長尾的特點。在傳統(tǒng)檔案信息服務過程中，信息不對稱造成了有效溝通不足，用戶需求不能得到足夠的滿足。檔案信息服務機構(gòu)存在的長尾現(xiàn)象，就目前而言，檔案機構(gòu)館藏資源聚合度不夠，因此，最有效的措施是將各館分散的館藏檔案資源集中整合，實現(xiàn)資源共享。

3.長尾理論對檔案管理信息化的指導意義。信息化時代，以用戶為中心，解決用戶需求成為互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟模式及商業(yè)模式的關注點。長尾理論強調(diào)的是挖掘80%的“非主流用戶”，就檔案機構(gòu)而言，長尾理論具有以下指導意義：

一是促進檔案管理部門進一步挖掘有潛在需求的用戶，從而將分散的需求聚合起來，以實現(xiàn)擁有檔案信息資源的內(nèi)在價值。針對分散的受眾需求制定有差別的個性化服務，這也要求用戶要對檔案管理部門所提供的服務和技術手段等有著充分的了解。對此，檔案管理部門要轉(zhuǎn)變被動的傳統(tǒng)工作模式，主動的去挖掘用戶的潛在需求，同時積極的推廣本單位的檔案信息服務內(nèi)容，讓用戶對此有著足夠的了解，激發(fā)起參與度和興趣。

二是促使檔案服務機構(gòu)不斷促進技術進步，開展個性化的信息服務，以滿足長尾用戶的需求，提供優(yōu)質(zhì)、特色的服務。如，檔案信息定制、推送、及時反饋等。因此強化運用新媒體手段，利用微信、微博、移動客戶端等互動工具，開展虛擬現(xiàn)實等體驗技術手段，滿足各個層次用戶的需求。

三是做強、做特館藏內(nèi)容，網(wǎng)絡信息時代下，只有充分利用現(xiàn)有技術及人力資源條件，圍繞館藏檔案資源，在深度挖掘的基礎上，實現(xiàn)其數(shù)字化，增強長尾用戶對于檔案信息資源的利用欲望。

四是保持開放心態(tài)，注重理念更新，創(chuàng)建檔案信息資源共享，互利互惠。在新發(fā)展理念框架下，共享是不可逆轉(zhuǎn)的社會潮流，在實現(xiàn)自由檔案資源最大程度上的聚合情況下，將不同的館藏目錄數(shù)據(jù)庫進行整合，建立起統(tǒng)一的檢索平臺，使用戶可以檢索到自身所需要的所有資源，滿足長尾用戶的檔案信息利用要求。

三、基于大數(shù)據(jù)思維的檔案管理信息化對策與建議

1.加強檔案工作人員的思想政治教育，強化檔案事業(yè)認知。檔案工作人員的思想政治素質(zhì)是做好檔案管理工作的先決條件。因此，在信息化形勢背景下做好檔案管理工作，要著力提高檔案工作人員的思想政治素質(zhì)，組織檔案管理人員學習新時代中國特色社會主義思想，深化《檔案法》的學習，加強檔案管理人員的職業(yè)認知，貫徹落實為民服務意識，為檔案的數(shù)字信息化建設建言獻策。要自上而下加強全員的重視程度，管理者要從自身做起，率先垂范，尤其是要發(fā)揮領導干部、黨員的模范帶頭作用，帶頭提升自身對檔案管理工作的認識深度，拓展檔案理論學習的廣度，明確檔案管理工作的重要性，形成重視檔案管理、研究檔案管理、推進檔案管理信息化水平的良好工作氛圍。

2.加強檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)教育，形成信息化管控流程。業(yè)務素質(zhì)教育是做好檔案管理工作的戰(zhàn)略基礎。檔案業(yè)務知識，尤其是信息時代檔案數(shù)字化管理時代對檔案管理的新要求，使得檔案管理人員正在走向“一專多能”化。“一?！敝傅氖菣n案學、情報學等檔案管理專業(yè)知識，“多能”則指的是具有較強的計算機相關知識、信息網(wǎng)絡技術及檔案信息管理系統(tǒng)操作技能。因此，加大對檔案管理人員的業(yè)務培訓，熟練掌握檔案管理的理論及管理業(yè)務技能，對于檔案收集、分類、保管、調(diào)閱、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等檔案管理流程要進性規(guī)范性的學習。要加強對檔案管理人員遵紀守法教育，開展法律知識教育，依法依規(guī)辦事，遵守檔案管理規(guī)章制度，遵守安全保密規(guī)定。

檔案信息化建設過程中，紙質(zhì)、卡片、照片等轉(zhuǎn)化為電子文件、圖片、檔案的條目信息這些載體需要十分謹慎，注重信息化建設中的保密安全管控。因此管控流程十分必要，為順利推進檔案信息化建設，要強化對用戶需求的解決，形成設計方案。因此要對檔案管理從計劃、組織、領導、控制等方面進行流程設計，并進行合理評估。信息化管控流程培訓應成為檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)培訓的重要內(nèi)容。

3.加強檔案數(shù)字化及信息化建設，建立大數(shù)據(jù)檔案平臺。檔案事業(yè)在信息時代背景下，基于大數(shù)據(jù)的挖掘與分析使得檔案事業(yè)發(fā)生了質(zhì)的改變，從傳統(tǒng)手工方式及實物的管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡化、數(shù)字化、信息化管理的工作模式，滿足人民群眾對檔案信息利用個性化、深層次需求。因此，促進檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化成為大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的戰(zhàn)略抉擇，加強檔案管理信息系統(tǒng)的建設，滿足檔案管理對收集、鑒定、分類、存放、檢索、利用、保密等信息化建設的深層次需求。

4.強化檔案管理工作制度建設。為保證檔案事業(yè)的長效性發(fā)展，要貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和國家有關部門發(fā)布的關于檔案工作的方針、政策。要根據(jù)各單位的特點制定、完善檔案管理工作制度，確保嚴格執(zhí)行，要建立起崗位責任制度，強化信息化的管控流程，依法依規(guī)做好檔案工作。

檔案信息化是一項長期性、持續(xù)性的項目，管理控制至關重要，推進檔案管理工作的信息化，要加強管理控制。因此需要將檔案信息的工作進行有序推進，制定相應的工作標準，并在檔案信息化工作者中清晰的傳達，保證檔案信息化的推進力。

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作者簡介：黃曉云（1977-），女，廣西南寧人，在職研究生，館員，廣西交通職業(yè)技術學院綜合檔案室，主要研究方向為檔案管理。