信息化時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理對(duì)策分析

王貴華 申金悅

摘 要：作為社會(huì)主義國(guó)家，我國(guó)實(shí)行的是以公有制為主體的多種所有制經(jīng)濟(jì)并存的基本經(jīng)濟(jì)制度，其中國(guó)有企業(yè)控制著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的命脈，深刻的影響到我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。但是在國(guó)有企業(yè)的發(fā)展中還存在諸多的問(wèn)題，檔案管理工作就是其中問(wèn)題比較突出的一環(huán)。在國(guó)有企業(yè)中，檔案管理工作意義重大，是否能夠開(kāi)展有效的檔案管理工作，直接關(guān)系到國(guó)家資產(chǎn)的安全，在一定程度上影響到社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。本文主要從國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性出發(fā)，分析當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，探究如何有效開(kāi)展檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);信息化;檔案管理;對(duì)策

進(jìn)入信息化時(shí)代，各種信息化設(shè)備越來(lái)越普及，國(guó)有企業(yè)的日常業(yè)務(wù)工作基本都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公，在辦公過(guò)程中會(huì)形成數(shù)量龐大的電子信息資料，這些資料是國(guó)有企業(yè)重要的財(cái)富，如果沒(méi)有系統(tǒng)有效的開(kāi)展收集整理，那么很難將資料的作用發(fā)揮出來(lái)。因此國(guó)有企業(yè)有必要高度重視檔案管理工作，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建一個(gè)高效快捷的檔案管理信息化系統(tǒng)，輔助開(kāi)展檔案管理工作，切實(shí)提升國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的實(shí)效性。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性與必然性

信息化社會(huì)的到來(lái)極大地促進(jìn)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的多元化發(fā)展，對(duì)國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，同時(shí)還豐富了企業(yè)內(nèi)部的信息數(shù)量與類(lèi)型。在國(guó)有企業(yè)中開(kāi)展規(guī)范有序的檔案管理工作意義重大，不僅關(guān)系到企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，還能切實(shí)保障企業(yè)的核心利益，需要企業(yè)上下充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)國(guó)有企業(yè)發(fā)展的重要性。從定義上來(lái)看，檔案管理工作對(duì)國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)主要是將經(jīng)營(yíng)管理中的各種檔案數(shù)據(jù)及時(shí)有效的進(jìn)行記錄，并開(kāi)展相應(yīng)的整理分析工作，從中整體的把握企業(yè)的運(yùn)行狀態(tài)，幫助企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理層對(duì)企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效評(píng)估，科學(xué)決策，換句話說(shuō)，檔案管理能起到數(shù)據(jù)支撐的作用。如果企業(yè)能夠有效開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)管理，那么在科學(xué)分析檔案的過(guò)程中，就能夠根據(jù)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷，把握企業(yè)運(yùn)行狀況，最大限度的確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益最大化，在某種程度上來(lái)說(shuō)，檔案管理工作又促進(jìn)國(guó)有企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力不斷提升的技術(shù)支撐力量。與此同時(shí)，國(guó)有企業(yè)發(fā)展中良好的企業(yè)形象意義重大，開(kāi)展檔案管理工作能夠?qū)ζ髽I(yè)過(guò)去現(xiàn)在以及未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行一個(gè)有效的梳理，發(fā)動(dòng)全員參與檔案收集工作，能夠提高員工的歸屬感，有利于員工綜合素質(zhì)的提升。

當(dāng)前計(jì)算機(jī)與信息化技術(shù)在社會(huì)方方面面進(jìn)行滲透已經(jīng)是勢(shì)不可擋，國(guó)有企業(yè)中無(wú)論是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)還是管理都離不開(kāi)信息化技術(shù)與設(shè)備，在這個(gè)過(guò)程中涌現(xiàn)出大量電子文檔、視頻、音頻等多種形式的檔案資料，真實(shí)記錄與反映了我國(guó)國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的開(kāi)展情況，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中扮演著不可忽視的作用，為國(guó)有企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中不斷提升自身實(shí)力，獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)提供了充足的信息保障。因此國(guó)有企業(yè)需要不斷調(diào)整自身的檔案管理模式，以更加積極的姿態(tài)迎接檔案管理信息化浪潮的到來(lái)，順勢(shì)而為，與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)提升國(guó)有企業(yè)檔案的收集、整理、保存與查找、利用等工作的效率，助力企業(yè)管理工作的開(kāi)展。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析概述

1.國(guó)有企業(yè)檔案管理工作發(fā)生變化

在國(guó)家深化改革的不斷推進(jìn)過(guò)程中，國(guó)有企業(yè)過(guò)去一直在政府強(qiáng)力控制下的局面被打破，國(guó)有企業(yè)逐漸發(fā)展成一個(gè)個(gè)獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并且原本國(guó)有企業(yè)中集團(tuán)對(duì)二級(jí)企業(yè)的上下級(jí)關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)橐再Y本為支撐的新型關(guān)系，這種形式造成國(guó)有企業(yè)的檔案管理部門(mén)職能得到拓展延伸，無(wú)論是工作量還是工作壓力都倍增。

2.國(guó)有企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)發(fā)生變化

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的不斷完善對(duì)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展也提出更高的要求，需要國(guó)有企業(yè)順應(yīng)市場(chǎng)的需求，建立起現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度。一直以來(lái)，我國(guó)國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)類(lèi)似于政府的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)，而現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度需要對(duì)其進(jìn)行改革充足，實(shí)行獨(dú)立的內(nèi)部管理制度，相應(yīng)的，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)獨(dú)立起來(lái)，切斷了與其他部門(mén)之間的連貫性，不利于檔案管理工作的有效開(kāi)展。與此同時(shí)，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)具有一定的復(fù)雜性，不同部門(mén)之間的檔案管理工作呈現(xiàn)出各自為政的現(xiàn)象，迫切需要打破當(dāng)前檔案標(biāo)準(zhǔn)、組織形式、互不相干的管理局面，在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度，將檔案管理工作置于內(nèi)部相互聯(lián)系之中。

3.國(guó)有企業(yè)信息化水平不斷提升

隨著各種信息化技術(shù)與設(shè)備的不斷更新?lián)Q代，國(guó)有企業(yè)順勢(shì)而為，在信息化建設(shè)層面的探索越來(lái)越深入，相應(yīng)的建設(shè)水平不斷提升，趨于完善，但是在企業(yè)信息化水平提升的過(guò)程中，卻將檔案管理工作邊緣化。事實(shí)上，與發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)相比，由于我國(guó)國(guó)有企業(yè)在抗風(fēng)險(xiǎn)能力、企業(yè)內(nèi)部機(jī)制等方面還存在很多不完善的地方，因此更需要做好檔案管理工作，需要在企業(yè)內(nèi)部建立檔案管理系統(tǒng)，積極開(kāi)展相關(guān)的改革，切實(shí)提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的水平，才能不斷提升國(guó)有企業(yè)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

三、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化問(wèn)題分析

1.整體檔案管理水平落后

雖然我們一直在說(shuō)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，社會(huì)各方面都在進(jìn)步，但是在國(guó)有企業(yè)中，檔案管理水平的提升并不明顯，在整體上表現(xiàn)出薄弱的狀態(tài)，無(wú)論是管理理念還是管理方法，都還沒(méi)有跟上信息化發(fā)展的步伐。有些企業(yè)沒(méi)有配備單獨(dú)的管理計(jì)算機(jī)，引起工作人員消極怠工，有些企業(yè)沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，員工在使用時(shí)還需要手動(dòng)檢索，檔案信息獲取過(guò)程存在困難，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率還非常低。部分國(guó)有企業(yè)中從事檔案管理工作的工作人員是從其他崗位調(diào)過(guò)來(lái)的，并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)水平欠缺，在檔案資料的收集、整理與存儲(chǔ)等方面可能無(wú)法勝任工作，需要不斷加強(qiáng)工作人員檔案資料的管理與服務(wù)能力建設(shè)。

2.缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的信息化建設(shè)規(guī)劃

信息化時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)化的工程，需要站在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度從整體上進(jìn)行規(guī)劃，覆蓋信息的收集、整理、分析以及利用等各個(gè)方面，將其納入到企業(yè)管理制度中去。檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃與企業(yè)的檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程息息相關(guān)，需要企業(yè)抓緊時(shí)間，加快速度，從整體上開(kāi)展建設(shè)規(guī)劃工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，確保企業(yè)效益最大化。

3.檔案管理工作缺乏安全性

信息化時(shí)代中，檔案管理工作的很多部分都是借助信息化技術(shù)與設(shè)備實(shí)現(xiàn)的，尤其在國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中很多信息數(shù)據(jù)屬于企業(yè)機(jī)密，檔案管理工作的安全性對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，一旦出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題，將可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不可估量額損失，破壞企業(yè)形象，甚至影響到企業(yè)的生存與發(fā)展。

四、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

1.領(lǐng)導(dǎo)高度重視

國(guó)有企業(yè)中檔案管理工作信息化建設(shè)有效開(kāi)展離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，需要領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，將其提納入到企業(yè)日常管理工作的列表中，整體規(guī)劃，從人力、物力、財(cái)力給與相應(yīng)的支持，并且考慮到檔案管理工作效力的呈現(xiàn)需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)支持還需要是長(zhǎng)期的，確保檔案管理工作的持續(xù)性。

2.培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)檔案信息化人才

任何工作的開(kāi)展都離不開(kāi)相關(guān)的人才支撐。信息化時(shí)代，檔案管理工作無(wú)論是工作的內(nèi)容還是工作的形式都發(fā)生了翻天覆地的變化，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行了大量的革新，不僅需要從業(yè)人員具備有專(zhuān)業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，還要具備有信息化的技能與知識(shí)儲(chǔ)備。細(xì)數(shù)現(xiàn)階段的檔案管理工作，在收集、整理檔案資料時(shí)，需要熟悉檔案管理的高素質(zhì)人才，在維護(hù)網(wǎng)絡(luò)、開(kāi)發(fā)軟件過(guò)程中，需要專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，因此在國(guó)有企業(yè)中要想有效開(kāi)展檔案管理工作，離不開(kāi)抑制專(zhuān)業(yè)高素質(zhì)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

3.建立企業(yè)檔案信息化管理的安全體系

國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中很多信息屬于敏感信息，如果發(fā)生信息泄露會(huì)造成嚴(yán)重的后果，需要針對(duì)檔案管理工作不斷完善相關(guān)安全體系的建設(shè)。具體來(lái)說(shuō)，首先要做好硬件設(shè)施的安全保障工作，定期進(jìn)行設(shè)備檢修與保養(yǎng)，及時(shí)查看服務(wù)器狀態(tài)與日志，及時(shí)排查隱患;其次要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，不斷提升網(wǎng)絡(luò)防火墻部署，設(shè)定好檔案訪問(wèn)權(quán)限，采購(gòu)更先進(jìn)的檔案管理軟件。

4.以構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館為長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)

檔案館建設(shè)的過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)檔案功能集成的過(guò)程，不僅包含檔案的保存、研究與存儲(chǔ)功能，還同時(shí)兼具有資料展覽、學(xué)習(xí)培訓(xùn)以及信息交流等方面的作用。在國(guó)有企業(yè)中借助內(nèi)部局域網(wǎng)搭建一個(gè)內(nèi)部檔案資源庫(kù)，引導(dǎo)企業(yè)員工利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)展工作，有需要時(shí)能夠無(wú)障礙的開(kāi)展數(shù)據(jù)檢索與訪問(wèn)，面向企業(yè)內(nèi)部提供快速準(zhǔn)確的檔案服務(wù)。

信息化時(shí)代里各種信息化設(shè)備與技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，需要國(guó)有企業(yè)不斷提升自身的檔案管理水平，重新定位檔案管理工作的地位，從制度上不斷完善檔案管理相關(guān)機(jī)制，確保檔案管理水平得到一個(gè)質(zhì)的提升，讓檔案管理工作對(duì)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的作用得到更充分的發(fā)揮，提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)然檔案管理不是一朝一夕能完成的，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，國(guó)有企業(yè)任重道遠(yuǎn)。

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