新時期血站檔案規(guī)范化管理研究

摘 要：做好新時期血站檔案規(guī)范化管理對提升血站檔案管理水平，明確采供血安全責(zé)任、保障用血安全等方面具有積極的現(xiàn)實意義。本文在分析了血站檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實意義基礎(chǔ)上，針對血站檔案規(guī)范化管理環(huán)節(jié)內(nèi)容，提出了做好新時期血站檔案規(guī)范化管理的對策建議，為提升血站檔案規(guī)范化管理水平提供了理論參考。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;血站檔案;新時期;檔案管理

血站檔案是指采供血機構(gòu)在采供血業(yè)務(wù)開展過程中形成的獻(xiàn)血者登記、血液檢測、血液制備、血液供應(yīng)過程中形成的具有保存價值的文件資料。規(guī)范化管理是指檔案管理者依據(jù)嚴(yán)格的章程、制度、操作標(biāo)準(zhǔn)等血站檔案業(yè)務(wù)管理流程，進(jìn)行統(tǒng)一、有章可循、相對穩(wěn)定的管理，確保血站檔案管理的正常開展。 做好血站檔案規(guī)范化管理對提升血站檔案管理水平，明確采供血安全責(zé)任、保障用血安全等方面具有積極的現(xiàn)實意義。

一、血站檔案規(guī)范化管理現(xiàn)實意義

《血站質(zhì)量管理規(guī)范》《血站實驗室質(zhì)量管理規(guī)范》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》的陸續(xù)頒布和實施，為保障血站檔案規(guī)范化管理提供了現(xiàn)實依據(jù)。

1.提升血站管理水平

血站檔案規(guī)范化管理是血站工作現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容和組成部分。血站檔案詳細(xì)記錄了獻(xiàn)血者的基本信息，采供血中血液制備、檢驗、發(fā)放等業(yè)務(wù)詳細(xì)流程。做好血站檔案規(guī)范化管理，將獻(xiàn)血者、血液制備、血液檢測、血液供應(yīng)等成體系、規(guī)范化管理，既有利于掌握獻(xiàn)血者群體基本情況，便于血站在血液緊缺時能夠精準(zhǔn)血液采集;也有利于血站對轄區(qū)內(nèi)的無償獻(xiàn)血工作做好指導(dǎo)。通過血站檔案規(guī)范化管理，總結(jié)先進(jìn)管理經(jīng)驗，查找出工作中存在不足，利于血站自身各項工作的提質(zhì)增效，提升血站管理整體水平。

2.增強血站服務(wù)質(zhì)量

血站工作的出發(fā)點和落腳點是為醫(yī)療機構(gòu)和用血者提供安全、可靠的血液制品。通過血源檔案的規(guī)范化管理，做到科學(xué)分類，建立稀有血型庫、固定獻(xiàn)血資源庫、機采成分血資源庫等，為臨床急救用血提供更加有針對性的服務(wù)保障。此外，通過血站檔案規(guī)范化管理，提升檔案查詢效率，縮短血站檔案查詢時間，為臨床用血贏得寶貴時間。此外，通過血站檔案利用，精確分析歷年采供血數(shù)據(jù)信息，制定年度采血計劃，為血站工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.明確醫(yī)療糾紛責(zé)任

《中華人民共和國獻(xiàn)血法》《血站管理辦法》的相繼頒布和實施，為血站檔案管理提供了法制化保障，也使得血站在開展采供血業(yè)務(wù)過程中的醫(yī)療糾紛的解決有了法律依據(jù)。通過血站檔案的規(guī)范化管理，從源頭做好檔案資料的規(guī)范、完整收集，從中端做好血站檔案資料的整理和歸檔，以及從末端做好血站檔案的查詢和利用，為醫(yī)療糾紛中用血安全提供第一手檔案資料的支撐，對明確醫(yī)療糾紛責(zé)任的劃分發(fā)揮著重要作用。

二、血站檔案規(guī)范化管理環(huán)節(jié)內(nèi)容

所謂血站檔案規(guī)范化管理，就是要嚴(yán)格遵循檔案管理規(guī)范，按照血站檔案的特點和要求，從血站檔案的分類、組卷到裝盒、檢索編制等各個環(huán)節(jié)管理工作的規(guī)范化。

1.分類、組卷、排列

分類是血站檔案管理的第一步，根據(jù)《檔案法》、《血站質(zhì)量管理規(guī)范》等，將血站檔案管理規(guī)范地劃分為質(zhì)量管理類、體檢采血類、血液檢測類、成分單采類、成分制備類、血液供應(yīng)類、血源管理類、數(shù)據(jù)信息類和專業(yè)綜合類等九大類。血站檔案的組卷按照同一年度專業(yè)檔案依據(jù)類別進(jìn)行組卷，若同一類別數(shù)量多，則將其再按時間段組卷，血站檔案的排列按年度時間為序進(jìn)行。

2.編號、編目、案卷題名

血站檔案編號則根據(jù)單雙面分別在相應(yīng)位置編寫頁號，做到凡有文字記錄的一律編頁號，空白頁無需編號;血站檔案編目是將案卷目錄按序號、文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號及備注等進(jìn)行編輯;案卷題名，即血站檔案的案卷標(biāo)題，通常由“單位-日期-類別”組成。如xx市中心血站xx年xx月xx日-xx日無償獻(xiàn)血者登記表。

3.編制封面、裝訂、填寫備考表

血站檔案封面包括案卷內(nèi)、外封面兩種形式。其中，內(nèi)封面包括血站檔案的案卷題名、保管期限、立卷單位、起止日期及檔號等;外封面則是指在檔案卷盒脊背或正表面印制，包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及檔號等等;裝訂，則是指血站檔案的案卷內(nèi)封面及卷內(nèi)目錄應(yīng)按照“三孔一線”的要求，進(jìn)行整齊、結(jié)實、不要壓住字跡的規(guī)范裝訂;備考表的填寫應(yīng)規(guī)范，字跡要工整。

4.編制檔號、裝盒、編制檢索工具

血站檔案的檔號編制可按照三級進(jìn)行類目設(shè)置，如一級類目“專業(yè)檔案”（用“Z”大寫英文字母表示）、二級“質(zhì)量管理類等9大類”（分別用1-9數(shù)字表示）、三級“醫(yī)用廢物、物料、業(yè)務(wù)統(tǒng)計”等（分別用a、b、c小寫英文字母表示）。不同級別類號、年度間選擇，以及“案卷號”之間分別用“·”、“-”分割。血站檔案的檔號結(jié)構(gòu)采用“專業(yè)檔案+分類號+年度+案卷順序號”進(jìn)行書寫。裝盒的規(guī)范要求是封面檔號與盒上檔號一致。檢索工具的編制則應(yīng)規(guī)范，便于后期查找利用?？砂凑铡鞍妇硖?、題名、保管期限、卷內(nèi)材料起止時間及備注”等進(jìn)行案卷目錄編制。

三、血站檔案規(guī)范化管理對策

1.提升血站檔案規(guī)范化管理意識

規(guī)范化是對傳統(tǒng)血站檔案管理提出的更嚴(yán)格要求，由于血站業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多、內(nèi)容多，在實際管理過程中“重業(yè)務(wù)、輕管理”的思想使得血站檔案管理呈現(xiàn)出檔案管理組織結(jié)構(gòu)不嚴(yán)密，資料收集分工不明確，以及信息資源整體不強等。因此，首先要提升血站檔案規(guī)范化管理的重要性認(rèn)識，通過專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)講座等形式，不斷提升血站領(lǐng)導(dǎo)及檔案從業(yè)人員的檔案規(guī)范化管理的重要性思想認(rèn)識。針對血站業(yè)務(wù)工作，加強血站檔案管理的組織機構(gòu)設(shè)置，在檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織下，密切各業(yè)務(wù)部門間的協(xié)調(diào)配合。

2.健全血站檔案規(guī)范化管理制度

制度是規(guī)范化管理的重要保證。針對血站檔案管理的特點和規(guī)律，以及規(guī)范化管理環(huán)節(jié)的內(nèi)容，要注重做好血站檔案規(guī)范化制度建設(shè)，通過構(gòu)建完善的制度體系來推動血站檔案規(guī)范化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。根據(jù)《血站管理辦法》《血站質(zhì)量管理規(guī)范》《檔案法》《保密法》等，制定、完善《血站檔案管理制度》《血站業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》《血站業(yè)務(wù)檔案歸檔、借閱、保密制度》《血站檔案管理人員的職責(zé)》，以及《血站檔案借閱、歸還、銷毀管理規(guī)定》等等，通過完善的規(guī)章制度的制定和實施，確保血站檔案規(guī)范化管理有章可循、有據(jù)可依。

3.加強血站檔案信息化建設(shè)管理

近年來，隨著各級血站互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)以及局域網(wǎng)的相繼建立并投入運行，信息化建設(shè)有力提升了血站業(yè)務(wù)工作效率。為此，應(yīng)不斷加強血站檔案信息化建設(shè)管理來助力血站檔案規(guī)范化管理水平。為此，首先應(yīng)做好檔案資源的數(shù)字化工作。既要對館藏紙質(zhì)或其他載體的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化采集，也要注重新增檔案的數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化，重點是要從血站的業(yè)務(wù)檔案信息入手。其次是要加強血站檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。加大血站檔案信息化管理所需的軟、硬件設(shè)備的投入，添置計算機、掃描儀、刻錄機、打印機、數(shù)碼照相機等，為血站檔案的信息化建設(shè)奠定扎實基礎(chǔ)。再次，加強相關(guān)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。針對血站業(yè)務(wù)檔案的管理特點，以規(guī)范管理為導(dǎo)向，注重血站檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將各數(shù)據(jù)庫建設(shè)統(tǒng)一起來，實現(xiàn)血站業(yè)務(wù)檔案信息資源共享，打破“信息孤島”。

4.增強血站檔案專業(yè)化管理素養(yǎng)

血站檔案規(guī)范化管理離不開一支高素質(zhì)的檔案專業(yè)隊伍，人才是保障血站檔案規(guī)范化管理的根本。因此，要切實增強血站檔案從業(yè)者的專業(yè)素能，要熟練掌握血站檔案的分類、組卷、排列、編號、編目、案卷題名、檔案編制封面、裝訂、填寫備考表、編制檔號、裝盒、檢索工具等等規(guī)范化管理的環(huán)節(jié)內(nèi)容，通過專業(yè)的實踐操作能力，保障血站檔案的規(guī)范化管理水平。要牢固樹立使命擔(dān)當(dāng)和責(zé)任意識。要甘于平凡，牢記新時期血站檔案人員的“初心和使命”，加強職業(yè)道德培育，嚴(yán)格按照血站檔案的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不斷增強規(guī)范化管理業(yè)務(wù)素能。要加強血站檔案工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過“請進(jìn)來、走出去”的方式，邀請血站檔案行業(yè)專家、業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行講授，傳授規(guī)范化管理要領(lǐng)。此外，積極組織中心血站的檔案從業(yè)者赴先進(jìn)單位或高校進(jìn)行業(yè)務(wù)再培訓(xùn)、再學(xué)習(xí)，開闊眼界，通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)來提升自身綜合業(yè)務(wù)素能，滿足血站檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實需求。

四、結(jié)語

綜上，要針對當(dāng)前血站檔案規(guī)范化管理的各個環(huán)節(jié)內(nèi)容，提升規(guī)范化重要性認(rèn)識、完善檔案管理制度，強化信息化基礎(chǔ)建設(shè)和隊伍的專業(yè)素能的培育，有針對性地采取有效措施，切實提升新時期血站檔案管理的規(guī)范化水平，為臨床用血安全、保障市民身體健康提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。

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作者簡介：高瑩（1973-），女，副高級職稱（副研究館員），主要從事血站檔案管理研究。