普通高中電子學(xué)籍檔案管理芻議

萬(wàn)雅麗

摘 要：高中學(xué)籍檔案在記錄高中生學(xué)業(yè)情況、學(xué)校管理情況方面有巨大作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子學(xué)籍檔案能更方便快捷的開(kāi)展各種服務(wù)。學(xué)籍檔案管理從紙質(zhì)到電子化管理，管理方式上產(chǎn)生了一些新的變化，高中電子學(xué)籍檔案要抓住特征、找準(zhǔn)問(wèn)題并尋求方法。通過(guò)通暢電子學(xué)籍檔案管理，讓教學(xué)工作更加智能化、最大限度的實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的價(jià)值，更好的服務(wù)于師生和社會(huì)。

關(guān)鍵詞：學(xué)校管理;電子學(xué)籍檔案;信息安全

一、學(xué)籍檔案的特征

隨著教學(xué)改革的深入推廣，擴(kuò)大了教學(xué)規(guī)模，學(xué)籍檔案的工作量更大，學(xué)籍檔案的特征也更加凸顯，主要有以下幾個(gè)特征：一是唯一性。一個(gè)學(xué)生在高中三年的學(xué)習(xí)情況的所有記錄都真實(shí)的記錄在學(xué)籍檔案中。學(xué)籍檔案具有原始性、唯一性，是最有效的歷史記錄。在今日的一個(gè)法院審理案件中已經(jīng)表明學(xué)籍檔案可信度高于學(xué)生持有的相關(guān)證件，兩者不一致時(shí)，應(yīng)該以學(xué)籍檔案為準(zhǔn)。學(xué)籍檔案的唯一性也是它具有巨大價(jià)值的重要原因，在電子學(xué)籍檔案管理要高效、便捷，發(fā)揮出其價(jià)值。二是保密性。學(xué)籍檔案中涉及很多個(gè)人隱私，如學(xué)生姓名、教師姓名、家庭情況、在校處分等。學(xué)籍檔案最終是人事檔案的重要組成部分，2018年新出臺(tái)的《干部人事檔案工作條例》中明確提出了涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的信息要按照國(guó)家的要求進(jìn)行管理。學(xué)籍檔案的隱私性使得在電子檔案管理時(shí)將信息安全始終放在第一位。三是豐富性。學(xué)籍檔案的內(nèi)容很豐富，例如入學(xué)報(bào)到證、學(xué)習(xí)成績(jī)單、體檢報(bào)告、校內(nèi)獎(jiǎng)懲資料、全國(guó)級(jí)及省市參賽資料、補(bǔ)考輟學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)資料等。由于學(xué)籍檔案的內(nèi)容豐富、來(lái)源甚廣，在進(jìn)行電子學(xué)籍檔案管理時(shí)一定要做到共享，保證該入檔的資料從不同的來(lái)源處能匯集到一起。

二、電子學(xué)籍檔案管理的意義

電子學(xué)籍檔案管理在全國(guó)各普通高中已經(jīng)開(kāi)展，這并非在信息時(shí)代盲目跟風(fēng)電子化，電子化管理具有以下意義：

首先，便捷了學(xué)籍檔案內(nèi)容的歸檔工作。電子學(xué)籍檔案收集、整理及查詢都在系統(tǒng)中完成，采用定期在系統(tǒng)中錄入信息的方式。根據(jù)官方資料，全國(guó)有普通高中16153所，在校高中生2514.5萬(wàn)人。可見(jiàn)學(xué)籍檔案管理內(nèi)容很多，教務(wù)工作者任務(wù)繁重，電子學(xué)籍檔案的實(shí)施優(yōu)化了紙質(zhì)學(xué)籍檔案管理流程，更加省時(shí)省力。電子化的管理方式更能適應(yīng)時(shí)代對(duì)學(xué)籍檔案的要求。

其次，方便了學(xué)籍內(nèi)容變動(dòng)和內(nèi)容查詢。例如學(xué)生出現(xiàn)休學(xué)、復(fù)學(xué)、輟學(xué)、跳級(jí)、換班等時(shí)要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行修改，手續(xù)繁雜。電子學(xué)籍檔案管理都在系統(tǒng)中進(jìn)行，優(yōu)化了手續(xù)辦理的流程，提高了辦事效率。學(xué)籍檔案是伴隨人一生的重要檔案之一，利用非常頻繁，在學(xué)校期間查詢甚多。通過(guò)電子化檢索可以大大節(jié)省時(shí)間，提高效率。由于數(shù)量巨大，原紙質(zhì)學(xué)籍檔案查詢需要翻找1-2天時(shí)間，現(xiàn)用系統(tǒng)查詢?cè)?分鐘之內(nèi)就可以搜索到利用者需要的相關(guān)信息。

最后，促進(jìn)學(xué)校管理現(xiàn)代化。學(xué)籍檔案是學(xué)校管理的一個(gè)重要方面，學(xué)籍檔案的電子化能帶動(dòng)學(xué)校管理水平的提高，能提升學(xué)校服務(wù)社會(huì)、服務(wù)教學(xué)的水平，推動(dòng)校務(wù)管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、電子化。

三、電子學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。目前全國(guó)各高中及上級(jí)部門已經(jīng)建立了管理平臺(tái)。但仍存在學(xué)籍檔案信息資源分散、各信息源孤立存在的現(xiàn)狀。在管理中極容易出現(xiàn)重復(fù)投資、重復(fù)錄入、且沒(méi)有發(fā)現(xiàn)等情形。調(diào)查發(fā)現(xiàn)有些學(xué)校還存在著上級(jí)單位要求的系統(tǒng)與本校使用的系統(tǒng)為兩個(gè)不同系統(tǒng)的情況。本校使用的系統(tǒng)認(rèn)為適用于本?，F(xiàn)狀，但上級(jí)單位系統(tǒng)認(rèn)為可以在更多的高中推廣開(kāi)來(lái)。這樣就降低了工作效率，兩個(gè)系統(tǒng)都要操作。這就是缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的弊端。另，在系統(tǒng)的操作環(huán)節(jié)中也經(jīng)常有不科學(xué)的地方。由于沒(méi)有統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校只能根據(jù)使用情況來(lái)優(yōu)化系統(tǒng)的設(shè)置，拉長(zhǎng)了系統(tǒng)功能建設(shè)的時(shí)間，也耗費(fèi)了更多的資金。因此缺乏標(biāo)準(zhǔn)會(huì)帶來(lái)很多管理環(huán)節(jié)上困擾。

2.檔案意識(shí)高度低。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，信息技術(shù)在檔案行業(yè)開(kāi)始運(yùn)用。信息技術(shù)運(yùn)用具有復(fù)雜性，信息技術(shù)作用的發(fā)揮需要一個(gè)過(guò)程，人們對(duì)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)的接收也需要一定的時(shí)間。調(diào)查發(fā)現(xiàn)很多高中領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為電子學(xué)籍檔案僅是通過(guò)系統(tǒng)錄入信息而已，而沒(méi)有充分理解出信息技術(shù)管理的意義，難以發(fā)揮出電子學(xué)籍檔案的意義，學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的力量也比較薄弱，在電子學(xué)籍檔案管理中難以做到規(guī)劃化和創(chuàng)新管理水平。

3.內(nèi)容安全性有待提高。電子文件具有無(wú)痕性，一旦修改就直接覆蓋了原有的信息，導(dǎo)致了相關(guān)信息無(wú)法回溯，導(dǎo)致教務(wù)工作者在學(xué)籍管理時(shí)不便查閱到原始信息。反復(fù)修改在數(shù)據(jù)呈現(xiàn)上看不出來(lái)，若有人惡意修改內(nèi)容則不宜察覺(jué)，只能通過(guò)查看操作者賬號(hào)來(lái)一一排查，排查耗時(shí)長(zhǎng)且有力證據(jù)不足。由于學(xué)籍檔案內(nèi)容都通過(guò)系統(tǒng)的方式呈現(xiàn)，所以系統(tǒng)安全是非常重要的。雖然還沒(méi)有出現(xiàn)重大的黑客攻擊事件，但應(yīng)該防范于未然。如阿里巴巴等互聯(lián)網(wǎng)公司經(jīng)常找到黑客攻擊，就十分重視維護(hù)用戶信息安全，用戶財(cái)產(chǎn)安全等。但現(xiàn)在學(xué)籍檔案信息安全度是沒(méi)有達(dá)到能防范相關(guān)信息安全危害的標(biāo)準(zhǔn)的。根據(jù)調(diào)查，很多高中學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有對(duì)可能發(fā)生的信息安全事件做預(yù)估也并沒(méi)有提前準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)措施，一旦發(fā)生相關(guān)事件造成的損失是難以挽回的。

4.缺乏專業(yè)過(guò)硬的管理人才。電子學(xué)籍檔案由于受重視度不高，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)崗位的定位較低，在配備人員時(shí)沒(méi)有將計(jì)算機(jī)水平高，檔案規(guī)則意識(shí)強(qiáng)的優(yōu)秀人才配置到崗位上;在招聘時(shí)也難以將檔案專業(yè)的相關(guān)人員引入到崗位上;在用人時(shí)沒(méi)有搭建健全的培訓(xùn)體系，無(wú)法通過(guò)培訓(xùn)提升管理人員對(duì)電子化的適應(yīng)力，對(duì)系統(tǒng)的操作能力;在留人方面，從事電子學(xué)籍檔案管理的教務(wù)人員待遇一般，他們沒(méi)有較強(qiáng)的職業(yè)榮譽(yù)感，缺乏對(duì)檔案工作的責(zé)任心，久而久之對(duì)工作的抱怨較多，工作交流也不通暢。

四、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的路徑

1.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理相關(guān)制度建設(shè)與宣貫。學(xué)籍檔案的管理工作都應(yīng)該有規(guī)范統(tǒng)一的管理制度，歸檔制度、收集制度、系統(tǒng)建設(shè)制度、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、利用制度、電子學(xué)籍檔案管理水平驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等一系列符合本校實(shí)際的制度。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)上位法的學(xué)習(xí)宣貫工作。學(xué)籍檔案與高中管理制度緊密相連也與《檔案法》、2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱條例）緊密相聯(lián)系。以新出臺(tái)的《干部人事條例》為例來(lái)剖析電子學(xué)籍檔案管理中對(duì)相關(guān)制度的貫徹。黨的十八大以來(lái)，各級(jí)組織人事部門在嚴(yán)把選人用人檔案關(guān)、開(kāi)發(fā)利用信息資源應(yīng)用、推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)等方面積累的好方法，也需要以制度的加以明確，并以制度創(chuàng)新推動(dòng)干部人事檔案工作各項(xiàng)改革措施真正落到實(shí)處的背景下制定的。學(xué)籍檔案是人事檔案核心材料，重要的組成部分。在電子學(xué)籍檔案管理時(shí)要有前瞻性，深刻把握條例的內(nèi)涵，條例所要求的管理規(guī)范電子學(xué)籍檔案也要加以學(xué)習(xí)和落實(shí)，為電子學(xué)習(xí)檔案內(nèi)容歸入人事檔案提前奠定良好的基礎(chǔ)。

2.提升檔案意識(shí)。首先要提升學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，在學(xué)校范圍內(nèi)廣泛的宣傳《檔案法》、開(kāi)展國(guó)際檔案日等活動(dòng)，形成電子學(xué)籍檔案管理的組織管理隊(duì)伍，人盡其責(zé)，各司其責(zé)，落實(shí)電子學(xué)籍檔案管理的責(zé)任制。要得到校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的認(rèn)可度，加大對(duì)技術(shù)、資金、人才的投入，為電子學(xué)籍檔案管理營(yíng)造良好的管理?xiàng)l件。其次要提升教務(wù)人員的檔案意識(shí)。教務(wù)人員是電子學(xué)籍檔案管理的核心人員，很多教務(wù)人員是電子學(xué)籍檔案的歸檔者，只有提升他們的管理意識(shí)才能提高歸檔的質(zhì)量和數(shù)量，保證該歸檔的信息都能順利的納入系統(tǒng)中，減少信息孤島的存在。最后要提高高中生的檔案意識(shí)。要讓廣大高中生知道電子學(xué)籍檔案的重要性和唯一性，必須要如實(shí)的填寫(xiě)相關(guān)的信息，必須要高度配合教務(wù)人員的檔案管理工作。只有提高以上三類人員的檔案意識(shí)才能提高電子學(xué)籍檔案管理的效率和保證歸檔質(zhì)量。

3.做好信息安全保障。在電子學(xué)籍檔案的各環(huán)節(jié)中都與信息安全聯(lián)系緊密。在電子學(xué)籍檔案歸檔時(shí)要注意信息安全。由于學(xué)籍檔案來(lái)源廣，歸檔口就比較多，在各口信息進(jìn)入到系統(tǒng)時(shí)要留好相關(guān)的操作痕跡，堅(jiān)持誰(shuí)錄入的信息誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，保障歸檔信息完整安全。在電子學(xué)籍檔案查詢時(shí)要注意信息安全，在檢索功能設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮到檢索者級(jí)別和檢索內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性。要能控制檢索者查看內(nèi)容和傳播范圍，不能傳播的內(nèi)容一定能收到檔案部門的監(jiān)管，如果有違反傳播的行為一定能收到制裁。在電子學(xué)籍檔案管理時(shí)還要重視系統(tǒng)本身的安全?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代黑客攻擊事件時(shí)常發(fā)生，危害社會(huì)的人員及國(guó)際敵對(duì)分子若發(fā)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案對(duì)其有巨大的利用價(jià)值，一定會(huì)采取各種手段盜取學(xué)籍檔案內(nèi)容。各高中在學(xué)籍檔案管理時(shí)要防范于未然，在信息安全上提高技術(shù)手段。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一線城市有一些普通高中在信息安全確保上甚至?xí)龊诳凸舻哪M測(cè)試，這種測(cè)試可以進(jìn)一步了解到現(xiàn)有的信息安全管理水平，提升人員的信息安全意識(shí)，如若遇到相關(guān)情況就能胸有成竹。

4.加強(qiáng)電子學(xué)籍檔案人員的人力資源建設(shè)工作。在管理人員招聘方面要加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)人員、計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的招聘，加強(qiáng)對(duì)不同年齡段不同性格人員的搭配招聘，讓電子學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍成為一支有活力的隊(duì)伍，能出成績(jī)的隊(duì)伍。在管理人員的培訓(xùn)方面，可以根據(jù)形勢(shì)多開(kāi)展一些培訓(xùn)工作，如與省市檔案館的檔案工作培訓(xùn)、信息系統(tǒng)使用的培訓(xùn)、與其他學(xué)校的交流培訓(xùn)等。要讓管理者成為復(fù)合型人才，能在崗位上坐得住，能在崗位上多思考多創(chuàng)新。在管理人員的薪酬方面，要不降低電子學(xué)籍檔案人員的薪酬福利待遇，要改善工作設(shè)施設(shè)備，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，讓電子學(xué)籍檔案工作人員能有工作激情，對(duì)自己工作崗位有較強(qiáng)烈的認(rèn)同感。

五、結(jié)語(yǔ)

電子學(xué)籍檔案管理在高中教務(wù)管理中是一個(gè)新課題，高中教務(wù)管理者在過(guò)程中已經(jīng)取得了很多成績(jī)，通過(guò)不斷的優(yōu)化管理水平，將來(lái)我國(guó)高中電子學(xué)籍檔案一定能更上一個(gè)臺(tái)階。

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