檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用研究

王振坤

摘 要：文章以檔案管理系統(tǒng)為研究對象，通過對檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀的分析，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢，結(jié)合對現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，試圖探索出能有效提高現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理效率的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，推動現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的理論研究發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)

檔案一般指的是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和團(tuán)體，在進(jìn)行社會生產(chǎn)活動以及相關(guān)科研活動的過程中，所形成的富有特定價值的實物或者材料。檔案是人類寶貴的精神財富。對于基層檔案單位和綜合檔案館來說，檔案管理都是一項非常重要的工作。檔案工作的核心任務(wù)是能科學(xué)而有效地保管和利用好目標(biāo)檔案。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)由于時代變化而不能適應(yīng)時代需求，所以人們需要利用新技術(shù)和方法來建構(gòu)新的檔案管理系統(tǒng)，有效管理檔案，提高檔案管理水平。

一、檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

第一，存在的問題。傳統(tǒng)的檔案管理利用的是紙質(zhì)載體，存在安全性不足、密級管理不到位、調(diào)閱無法及時、信息利用效率低下等方面問題，而且傳統(tǒng)檔案管理成本相對較高、人工管理繁重、信息提取相對困難、信息資源閉塞，傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)嚴(yán)重影響了檔案管理效率。第二，現(xiàn)代檔案管理服務(wù)方式?，F(xiàn)代檔案信息服務(wù)方式可劃分為傳統(tǒng)型、機(jī)械型和智力型服務(wù)模式等方式。傳統(tǒng)型服務(wù)模式一般包括檔案外借、閱覽、報道、陳列和展覽服務(wù)。機(jī)械模式主要包括復(fù)制和聯(lián)機(jī)服務(wù)。智力型服務(wù)方式主要包括編研、情報、檢索、定題和咨詢服務(wù)。第三，網(wǎng)絡(luò)引發(fā)的管理變革。檔案館引用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理和服務(wù)是一種革命性管理變革。隨著社會步入知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案管理工作正朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)實行網(wǎng)絡(luò)化檔案服務(wù)方式是檔案管理工作適應(yīng)信息時代的必然發(fā)展結(jié)果。網(wǎng)絡(luò)化檔案服務(wù)一般指的是檔案館把館藏檔案和相應(yīng)的資料實行數(shù)字圖像化管理，利用獨立的計算機(jī)工作中心，與互聯(lián)網(wǎng)相互聯(lián)接，普通用戶可利用互聯(lián)網(wǎng)登入站點查詢，在經(jīng)過系列要求的環(huán)節(jié)后獲取目標(biāo)檔案信息。網(wǎng)絡(luò)化檔案服務(wù)模式具有鮮明的管理優(yōu)點，并且給檔案管理工作帶來積極的影響。

二、檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)基礎(chǔ)

第一，數(shù)字化技術(shù)。檔案管理可以利用國際上通用的圖像壓縮的技術(shù)來壓縮掉冗余信息，通過該技術(shù)可有效節(jié)省管理存儲空間。如被壓縮后25K大小的圖書信息，一張lG大小的光盤就能集成該類型圖書信息4萬頁，壓縮存儲技術(shù)能夠有效滿足大容量檔案管理需求。第二，數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)。數(shù)據(jù)庫是一種般以一個或多個表形式呈現(xiàn)的可查詢數(shù)據(jù)的存儲區(qū)域。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)一般采用的是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息管理，如層次數(shù)據(jù)庫，關(guān)系數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫。第三，圖象壓縮處理技術(shù)?，F(xiàn)代圖像壓縮技術(shù)以分形理論、小波變換理論、視覺仿真理論和人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)理論為基礎(chǔ)，對傳統(tǒng)信源編碼理論進(jìn)行優(yōu)化，圖象壓縮編碼逐漸擁有更高的壓縮質(zhì)量和壓縮比，能有效管理高達(dá)幾十萬個數(shù)量的檔案。第四，檔案管理和檢索技術(shù)。檔案數(shù)據(jù)管理和檢索技術(shù)可以借助特定檢索邏輯規(guī)則快速從數(shù)據(jù)庫中找到目標(biāo)檔案，并打印出所需要的原件和目錄。

三、檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

建立檔案管理系統(tǒng)主要預(yù)期是變革低效的人工檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息的計算機(jī)化管理，以提高檔案資料查詢、檢索的效率。整個管理系統(tǒng)以Client/Server架構(gòu)為基礎(chǔ)，檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上運行，并通過擴(kuò)展實現(xiàn)遠(yuǎn)程連接客戶端的功能，從而保障多級應(yīng)用與檔案數(shù)據(jù)資源共享?，F(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)利用現(xiàn)代科技手段來提高檔案館的管理效率，可有效保障檔案信息的保存和利用。

現(xiàn)代檔案系統(tǒng)一般是以O(shè)BMS為基礎(chǔ)，并利用DBMS中得到廣泛運用的關(guān)系數(shù)據(jù)庫模型來對檔案管理系統(tǒng)中的屬性數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理。一般檔案管理系統(tǒng)設(shè)計以用戶功能需求為原則。首先，管理系統(tǒng)會提供錄入手段，從而將檔案原始數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和入庫管理，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理；其次，管理系統(tǒng)會提供多種檢索和查詢檔案數(shù)據(jù)方式；第三，系統(tǒng)會提供數(shù)據(jù)報表和檔案的打印輸出功能，并提供檔案數(shù)據(jù)的管理維護(hù)功能；最后，系統(tǒng)還會能提供檔案設(shè)計和規(guī)劃功能。所有系統(tǒng)提供的功能都是以用戶的功能需求為依據(jù)的，非常人性化。與檔案管理系統(tǒng)功能相對應(yīng)的系統(tǒng)設(shè)計會包括查詢檢索模塊、錄入功能模塊、打印輸出模塊和系統(tǒng)管理模塊?，F(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)一般會采用最新的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器聯(lián)接模式，即只是在人們有信息利用需求的時候（一般系統(tǒng)會設(shè)置某個時間段）建立數(shù)據(jù)庫聯(lián)接，用完后系統(tǒng)馬上斷開數(shù)據(jù)庫聯(lián)接，既有利于節(jié)省網(wǎng)絡(luò)帶寬，又可保證用戶信息安全。而且在使用檔案管理系統(tǒng)錢前，用戶必須首先經(jīng)過密碼登錄環(huán)節(jié)，這一步進(jìn)一步保障了數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的安全性。

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)一般采用面向?qū)ο蟮姆椒ㄟM(jìn)行設(shè)計，操作起來非常簡便，上手容易，直觀、清晰、簡潔的圖形界面更突顯出人性化設(shè)計理念。檔案管理系統(tǒng)采用的計算機(jī)處理方式對檔案館進(jìn)行檔案信息管理極大地提高檔案館檔案信息的管理效率。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用也有利于檔案的保存和查閱，從而減輕管理人員負(fù)擔(dān)，并且系統(tǒng)能及時打印出各種報表數(shù)據(jù)和所需目錄，有利于對檔案信息進(jìn)行及時有效的利用；最后，系統(tǒng)采用的Client/Server運行模式為檔案館之間的信息聯(lián)網(wǎng)鋪墊了基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案信息資源的共享。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)時代需求，現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。本文詳細(xì)介紹了現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn)?，F(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)以人本主義為設(shè)計理念，開發(fā)出靈活的用戶界面和強(qiáng)大的管理功能，可靈活進(jìn)行檔案和文件的管理，如自動生成檔案排列序號，簡編的檔案信息查詢規(guī)則和手段?，F(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的研究已經(jīng)步入了一個新的發(fā)展階段，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)有效提高了管理的速度和精度，降低了檔案管理成本，有效降低檔案數(shù)據(jù)資料的管理工作的強(qiáng)度，為管理人員的具體檔案管理說明提供了準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，推動檔案管理工作的運行和未來的檔案管理模式的變革。