加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理之我見(jiàn)

周 欣

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理之我見(jiàn)

周 欣

隨著我國(guó)對(duì)事業(yè)單位的工作提出了更高的要求，在這樣的背景之下加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理，能夠有效促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位相關(guān)工作的開(kāi)展。但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，由于制度以及其他方面的原因，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作還存在著一定的問(wèn)題，阻礙了事業(yè)單位相關(guān)工作的順利進(jìn)行。本文對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中阻礙工作順利開(kāi)展的因素進(jìn)行分析，同時(shí)就如何提高事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，提出了幾點(diǎn)針對(duì)性的措施。

在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，將具體的工作內(nèi)容落實(shí)到實(shí)處不僅能夠提升事業(yè)單位的工作形象，同時(shí)還能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展相關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)事業(yè)以及生產(chǎn)活動(dòng)的正常進(jìn)行。但是由于多種因素的影響和阻礙，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作在具體實(shí)施的過(guò)程中還未落實(shí)到實(shí)處，取得的工作效果也不是特別顯著。事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的特殊性，不僅僅是由事業(yè)單位的性質(zhì)決定的，同時(shí)也是事業(yè)單位工作的內(nèi)容以及社會(huì)的需求決定的。如何在新時(shí)期下將事業(yè)單位檔案管理的工作落實(shí)到實(shí)處，提高工作的針對(duì)性以及有效性是亟待解決的問(wèn)題。

阻礙工作順利開(kāi)展的因素簡(jiǎn)要闡述

檔案管理的意識(shí)有待提高。部分檔案管理工作人員的崗位意識(shí)以及服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)是檔案管理工作中的通病，部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員對(duì)檔案的管理工作僅僅停留在數(shù)據(jù)收集以及整理上面，未能對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的利用，導(dǎo)致檔案的作用并沒(méi)有被充分發(fā)揮出來(lái)。對(duì)檔案進(jìn)行管理的主要目的就是為事業(yè)單位相關(guān)的工作提供有力的數(shù)據(jù)以及信息支持，提高事業(yè)單位工作的效率以及合理性。但是就目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)收集的途徑單一、范圍較小、檔案管理工作人員管理的意識(shí)不高。使得我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作未能取得有效的成果，未能對(duì)社會(huì)的相關(guān)活動(dòng)提供有力的支持。

工作的有效性不強(qiáng)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，采用的是人工收集整理數(shù)據(jù)的工作模式，在這樣的情況之下，不僅工作強(qiáng)度大，同時(shí)在工作當(dāng)中會(huì)造成人為性的失誤，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)以及相關(guān)信息出現(xiàn)錯(cuò)誤。在這樣的情況下，就會(huì)影響后續(xù)工作的正常進(jìn)行。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域都運(yùn)用得到了信息技術(shù)，為了滿足日常工作的需要，我國(guó)事業(yè)單位在工作當(dāng)中也運(yùn)用了信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)。但是在日常的工作當(dāng)中，人工處理數(shù)據(jù)的工作模式依然是檔案管理工作的主要方式，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的運(yùn)用僅僅是進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入工作。

提高工作能力以及效率。為了使檔案管理工作達(dá)到既定的目標(biāo)，在日常的工作當(dāng)中檔案管理工作人員不僅要熟悉檔案管理工作的流程，而且還要在具體的工作當(dāng)中運(yùn)用信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析。但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，部分事業(yè)單位未能意識(shí)到檔案管理工作的重要作用，在對(duì)檔案管理工作崗位進(jìn)行配置的時(shí)候，沒(méi)有對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行全面考查，導(dǎo)致了檔案管理工作人員在具體的工作當(dāng)中未能掌握檔案管理的工作流程，計(jì)算機(jī)操作不熟練。同時(shí)對(duì)檔案管理工作的重要性未能引起高度的重視，導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作未能取得有效的成果。

具體措施

對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行改進(jìn)和完善。在事業(yè)單位檔案管理的工作當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，能夠在最大的程度上提高檔案管理工作的針對(duì)性以及有效性。在檔案管理具體的工作當(dāng)中，通過(guò)相關(guān)的管理制度就能對(duì)檔案管理工作人員的行為，以及工作內(nèi)容進(jìn)行約束和指導(dǎo)，使檔案管理工作人員都能夠在規(guī)章制度下工作，提高檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及可靠性。同時(shí)通過(guò)相關(guān)的管理制度，還能使檔案管理工作人員意識(shí)到工作中存在的問(wèn)題，使檔案管理工作人員提高在后續(xù)工作當(dāng)中的針對(duì)性以及有效性。

提高檔案管理工作的意識(shí)。檔案管理工作人員在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中的作用是不可忽視的，作為直接與檔案打交道的工作崗位，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的崗位培訓(xùn)。通過(guò)事業(yè)單位內(nèi)部人員的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的崗位意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理在事業(yè)單位日常工作當(dāng)中的重要作用。使檔案管理工作人員能夠清楚的明白自己崗位的工作責(zé)任，在這樣的情況之下，工作的目的性才會(huì)更加明確。

保證工作的目的和效率。在當(dāng)今社會(huì)，從事任何工作不僅要提高工作的效率，同時(shí)還要提高工作的有效性。在檔案管理工作當(dāng)中，加大技術(shù)以及資金的投入可以使檔案管理工作取得有效的成果。對(duì)于技術(shù)措施，事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理的工作當(dāng)中加大對(duì)信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，同時(shí)做好檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和檢修工作。對(duì)于資金投入，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理工作中老化的設(shè)備進(jìn)行更新，使硬件設(shè)施能夠滿足檔案數(shù)據(jù)處理的工作需求。

提高工作人員的專業(yè)水平。檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，相應(yīng)的工作就不能順利進(jìn)行，檔案管理也就不能取得有效的成果。檔案管理工作人員的專業(yè)水平高，相應(yīng)的工作就能夠順利進(jìn)行，同時(shí)也會(huì)取得有效的成果。加強(qiáng)員工的技能培訓(xùn)是工作的一個(gè)方面，同時(shí)事業(yè)單位還可以建立工作考評(píng)制度，對(duì)檔案管理工作人員日常的工作成果進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。對(duì)工作成績(jī)突出的工作人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，使檔案管理工作人員在日常的工作當(dāng)中形成競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，工作人員之間相互競(jìng)爭(zhēng)不僅能夠提高對(duì)檔案管理工作的積極性以及熱情，同時(shí)還能夠在單位內(nèi)部形成良性的競(jìng)爭(zhēng)循環(huán)，增強(qiáng)檔案管理工作的活力。

在事業(yè)單位日常的工作當(dāng)中，對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，能夠促進(jìn)事業(yè)單位相關(guān)工作順利進(jìn)行。就目前的現(xiàn)狀而言，由于多方面因素的影響阻礙，導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作沒(méi)有取得預(yù)期的效果。但是只要對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的原因進(jìn)行充分、全面的分析，同時(shí)采取技術(shù)措施、經(jīng)濟(jì)措施以及管理措施對(duì)不穩(wěn)定的因素進(jìn)行有效解決，相關(guān)的工作就會(huì)取得應(yīng)有的效果。

（作者單位：湖北省藥品監(jiān)督檢驗(yàn)研究院）