對如何做好公安檔案管理工作的思考

郭榮榮 張榮慶

摘要：公安檔案管理工作，必須立足于我國公安檔案管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒檔案管理優(yōu)秀研究成果，不斷適應(yīng)公安檔案管理工作的新形勢，逐步完善公安檔案管理工作，培養(yǎng)公安檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進而激發(fā)廣大公安檔案管理工作人員工作熱情。使公安檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

關(guān)鍵詞：公安機關(guān);檔案管理;規(guī)范化

一、做好公安檔案管理工作的重要意義

做好公安檔案管理工作是提高公安工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，是當(dāng)前民生建設(shè)的重要組成部分。科學(xué)規(guī)范的公安管理檔案，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。公安檔案分為文書檔案及業(yè)務(wù)檔案，記載著公安歷史的真實面貌，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。公安檔案管理工作做好了，一方面為單位辦案人員及時查閱有關(guān)卷宗提供真實的歷史記錄，對案情的進展及下一一步的工作提供了有力證據(jù);另一方面有利于單位領(lǐng)導(dǎo)決策，提供歷年來- .些文書卷宗，為現(xiàn)實工作提供有力保證。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好公安檔案管理工作，不斷地更新公安檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的公安檔案管理手段，以全面真實地反映公安事業(yè)整體發(fā)展。公安檔案管理同單位現(xiàn)代化、規(guī)范化管理的有機結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著該單位的未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該單位管理效率具有深遠的影響。因此，做好公安檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升公安工作效率及民生建設(shè)具有重要意義。

二、公安檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，公安檔案管理工作的重要性進一步加強，很多人對公安檔案管理工作的重要性有了足夠的認識，但是個別單位對公安檔案管理工作重視不夠。再加上單位的公安檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在公安檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的公安檔案管理的專業(yè)理論知識科技知識，因而不能充分認識到公安檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的重要作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強，對公安檔案管理工作重要性的指導(dǎo)力度不夠，公安檔案管理在本部門及基層單位有松懈思想，整個單位的檔案意識進一步弱化。從而導(dǎo)致公安檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙，從而阻礙在整個公安檔案事業(yè)發(fā)展進程。

三、堅持依法治檔是做好公安檔案工作的必由之路

1.建章立制加強檔案規(guī)范化建設(shè)

法制化是做好公安檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好公安檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)公安檔案管理制度化。公安檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了公安檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)：公安檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人;員在業(yè)務(wù)知識科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。公安檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)公安檔案管理的制度化，公安檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。然而，新的形勢對公安檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，使公安檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全公安檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，公安檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。把檔案管理工作納人規(guī)范化管理，每年進行定期檢查，并與單位和個人的年終獎懲掛鉤，使檔案管理工作考核有依據(jù)，以達到依法制檔服務(wù)民生的目的。;

2.實現(xiàn)公安檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進-步發(fā)展，對如何做好公安檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認為：只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)公安檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，公安檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。公安檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。公安檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但公安檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的公安檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在公安專業(yè)檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸人檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認定的精度。其中應(yīng)重點對最常用的口令方式進行嚴(yán)格管理。設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。

3.公安檔案管理的根本目的在于檔案利用

檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的-項基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強公安檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)公安工作服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價值得以實;現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強公安檔案的開發(fā)利用，對民生建設(shè)起到很重要的作用，把對與民生聯(lián)系密切的、能公開的信息資源對外公開，以便于民，利與民，實現(xiàn)信息資源的共享。例如，辦理戶籍和出人境的文件規(guī)定等等，以加強檔案基礎(chǔ)管理工作，豐富當(dāng)?shù)貦n案館藏。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強對檔案的保管、保密工作，隨時準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的公安檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)公安檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的公安檔案管理可以不斷地提升-一個部門的管理水平和工作效率，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)公安檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步及民生建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻。展望未來機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮特有的公安檔案管理優(yōu)勢，進一步實現(xiàn)公安檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。