找準(zhǔn)著力點(diǎn) 謀求新突破

金波 戈薈慧

蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心成立于2007年7月，是蘇州工業(yè)園區(qū)管委會(huì)直屬副處級(jí)建制的全民事業(yè)單位，貫徹實(shí)施國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、方針和政策，管理、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督園區(qū)的檔案業(yè)務(wù)工作。檔案管理中心高度重視檔案信息化工作，先后獲得了“全國示范數(shù)字檔案室”“江蘇省5A級(jí)數(shù)字檔案館”“全省檔案科技工作先進(jìn)單位”等榮譽(yù)。

一、以“智慧園區(qū)”理念做優(yōu)頂層設(shè)計(jì)，促進(jìn)信息化與檔案工作的深度融合

早在2011年，圍繞“智慧園區(qū)”的總體思路，園區(qū)檔案管理中心開發(fā)建設(shè)了數(shù)字檔案館（室）信息平臺(tái)。該信息平臺(tái)包括十大子系統(tǒng)：數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室、在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)、館藏資源管理、離線檔案管理、城建檔案整理、GIS管理、地理庫切片歸檔系統(tǒng)、聲像資料管理系統(tǒng)和門戶網(wǎng)站。系統(tǒng)具有三大亮點(diǎn)：一是與園區(qū)電子政務(wù)云平臺(tái)有效融合，大數(shù)據(jù)概念得以充分體現(xiàn)；二是采用前端控制、全程跟蹤的流程化運(yùn)作模式，有效記錄各類檔案元數(shù)據(jù)；三是實(shí)現(xiàn)三維可視化庫房管理和GIS可視化管理。數(shù)字檔案館（室）信息平臺(tái)的運(yùn)用，為建立覆蓋全區(qū)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化提供了技術(shù)保障。此外，檔案管理中心于2014年完成了全部館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作。

近年來，園區(qū)檔案管理中心以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神為指導(dǎo)，在上級(jí)檔案部門和園區(qū)黨工委的正確領(lǐng)導(dǎo)下，立足園區(qū)實(shí)際，圍繞“學(xué)習(xí)新思想、改革再出發(fā)、開放邁新步、發(fā)展高質(zhì)量”主題，深入開展檔案信息化建設(shè)，銳意改革創(chuàng)新，強(qiáng)化依法治檔，檔案信息化工作取得新成效。

二、以城建檔案“在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)”系統(tǒng)為抓手，爭(zhēng)做全國開發(fā)區(qū)城建檔案工作的典型示范

園區(qū)檔案管理中心建設(shè)的城建檔案“在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)”系統(tǒng)，是面向全園區(qū)建設(shè)單位、專門用于建設(shè)工程竣工文件歸檔和報(bào)驗(yàn)工作的規(guī)范化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)根據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)并結(jié)合園區(qū)實(shí)際建立了整套建設(shè)工程竣工文件歸檔報(bào)驗(yàn)流程，包含公司管理、模板分配、文件登記、檔案預(yù)驗(yàn)收、檔案整理、窗口報(bào)驗(yàn)、業(yè)務(wù)審核、移交入庫等主要流程步驟，具備在線咨詢、工程管理、案卷管理、檔案員管理、可視化查詢等輔助功能選項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)了從項(xiàng)目報(bào)建、報(bào)驗(yàn)審核直至移交入庫全過程的規(guī)范化管理。系統(tǒng)簡(jiǎn)單易學(xué)，為建設(shè)單位歸檔工作提供了十分便利的條件，降低歸檔工作的難度，有效提高歸檔工作的效率，同時(shí)無形中提高了建設(shè)單位歸檔的積極性，保證了建設(shè)工程竣工文件能夠收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)。

在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)主要特點(diǎn)為：一是項(xiàng)目前端把控，有效收集文件。以往建設(shè)工程竣工文件收集過程中，往往因?yàn)轫?xiàng)目周期過長，項(xiàng)目竣工集中報(bào)驗(yàn)檔案時(shí)存在各種問題，如文件丟失、排列無序、整理混亂等。使用該系統(tǒng)，建設(shè)單位最早可在項(xiàng)目取得建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，報(bào)建登記項(xiàng)目信息。項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的文件均可隨時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行登記，能夠有效避免前述狀況的發(fā)生。同時(shí)，系統(tǒng)具備工程跟蹤管理功能，實(shí)時(shí)跟蹤工程狀態(tài)以及文件收集進(jìn)度，便于用戶掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)。二是歸檔目錄模板化管理，提高收集效率。系統(tǒng)內(nèi)嵌“建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容與排列順序表”，目錄模板按照國家相關(guān)法律、規(guī)范制定，用戶只需按照模板所示的內(nèi)容及排序逐條登記文件，大大提高建設(shè)工程文件的收集效率以及準(zhǔn)確程度。三是流程卡片式管理，便于用戶理解。系統(tǒng)首頁采用卡片式管理方式（圖1），卡片按照項(xiàng)目流程順序排列，項(xiàng)目流程清晰，項(xiàng)目階段明確，無論項(xiàng)目處于哪一環(huán)節(jié)，用戶都能一目了然，即使第一次使用系統(tǒng)的用戶，也能通過清晰的卡片式流程，了解檔案的報(bào)驗(yàn)過程。四是分單位文件登記，提升工作效率。系統(tǒng)具備單位管理功能，建設(shè)單位報(bào)建建設(shè)工程項(xiàng)目后，可以根據(jù)自身實(shí)際情況，建立施工單位或監(jiān)理單位的子賬號(hào)，并可通過文件登記模板管理功能將對(duì)應(yīng)的模板分配給各文件形成單位，實(shí)現(xiàn)文件“誰產(chǎn)生誰登記”，最后統(tǒng)一匯總至建設(shè)單位賬號(hào)，各單位文件登記可以同步進(jìn)行，互不干擾。五是創(chuàng)新城建檔案數(shù)據(jù)可視化平臺(tái)。系統(tǒng)具備子系統(tǒng)城建檔案數(shù)據(jù)可視化平臺(tái)（圖2），兩個(gè)系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)內(nèi)工程信息實(shí)時(shí)推送至可視化平臺(tái)，將文字化的工程信息轉(zhuǎn)化為可視化地圖界面?？梢暬脚_(tái)不僅能夠快速定位相關(guān)的工程項(xiàng)目，同時(shí)也能直觀地反映城市變化的進(jìn)程，為將來的城市建設(shè)提供有力的指導(dǎo)。

三、以有效科研為引領(lǐng)，創(chuàng)新實(shí)踐區(qū)域“地理庫切片歸檔”

園區(qū)檔案管理中心重視檔案科研工作，近年來建設(shè)并完成了多項(xiàng)國家、省檔案科研項(xiàng)目，先后獲得了多項(xiàng)國家、省級(jí)檔案優(yōu)秀科技成果獎(jiǎng)項(xiàng)。與蘇州大學(xué)社會(huì)學(xué)院合作共建了“蘇州大學(xué)研究生工作站”，通過檔案科研提升檔案管理水平。

以“地理庫切片歸檔研究與實(shí)踐”項(xiàng)目為例，項(xiàng)目由園區(qū)檔案管理中心于2015年7月開始建設(shè)，旨在對(duì)園區(qū)開發(fā)建設(shè)以來形成的地理庫數(shù)據(jù)以定期歸檔的方式實(shí)現(xiàn)長期保存和妥善利用。項(xiàng)目通過選取特定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)園區(qū)地理庫數(shù)據(jù)進(jìn)行切片（快照），經(jīng)過整理后形成具備歸檔價(jià)值的地理庫圖層數(shù)據(jù)包，進(jìn)而按照電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行歸檔。項(xiàng)目完成了園區(qū)自成立以來（1994年至今）7大類、18中類、32個(gè)小類的地理庫專題圖層的切片和整理工作，建設(shè)了包括基礎(chǔ)設(shè)施、地面建設(shè)、環(huán)境保護(hù)、土地規(guī)劃、市域CBD、動(dòng)遷安置等專題，實(shí)現(xiàn)了130多個(gè)地理庫歸檔數(shù)據(jù)包的在線移交進(jìn)館，并通過“地理庫切片歸檔展示系統(tǒng)”向社會(huì)公眾提供在線查閱、對(duì)比、統(tǒng)計(jì)等服務(wù)。目前項(xiàng)目成果在園區(qū)信息化展廳、園區(qū)檔案館公共服務(wù)區(qū)、政務(wù)網(wǎng)站等對(duì)外展示（圖3）。

“地理庫切片歸檔”是園區(qū)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)理念、打造服務(wù)平臺(tái)的切實(shí)體現(xiàn)，是檔案工作的一大創(chuàng)新，對(duì)拓展園區(qū)檔案服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案服務(wù)水平具有深遠(yuǎn)的意義。項(xiàng)目于2017年分別獲得國家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎(jiǎng)和江蘇省檔案局優(yōu)秀科技成果一等獎(jiǎng)等榮譽(yù)。

四、以銳意進(jìn)取的姿態(tài)順應(yīng)“智慧檔案”發(fā)展大趨勢(shì)，中心創(chuàng)建成為“全國示范數(shù)字檔案室”

園區(qū)黨工委管委會(huì)高度重視信息化建設(shè)工作，不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，部署“智慧園區(qū)”建設(shè)，推進(jìn)政府工作與信息化深度融合。作為“智慧園區(qū)”建設(shè)的一環(huán)，園區(qū)檔案管理中心根據(jù)《國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)<數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法>的通知》（檔辦發(fā)〔2016〕3號(hào)）文件精神，開展“全國示范數(shù)字檔案室”工作，此項(xiàng)工作得到了國家檔案局和省市檔案局以及園區(qū)黨工委管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，中心被國家檔案局列為全國首批、江蘇省僅有的三家試點(diǎn)單位之一。同年，園區(qū)管委會(huì)成立蘇州工業(yè)園區(qū)“數(shù)字檔案室”建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，把創(chuàng)建“全國示范數(shù)字檔案室”工作納入園區(qū)信息化工作發(fā)展規(guī)劃。

通過認(rèn)真解讀《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》的6項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)、40項(xiàng)二級(jí)指標(biāo)、135項(xiàng)三級(jí)指標(biāo)，園區(qū)檔案管理中心從領(lǐng)導(dǎo)與組織、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)、工作亮點(diǎn)等六個(gè)方面重點(diǎn)投入力量，取得了很好的成效。中心構(gòu)建了集在線收集、整理、鑒定、查閱、監(jiān)督、指導(dǎo)等功能為一體的數(shù)字檔案室系統(tǒng)，從區(qū)域性、集中式的角度整體提升了全區(qū)數(shù)字檔案室信息化建設(shè)和服務(wù)水平。

2018年10月，園區(qū)檔案管理中心通過了國家檔案局館室司組織的由全國檔案專家組成的評(píng)估組的現(xiàn)場(chǎng)測(cè)評(píng)。2018年12月26日，國家檔案局正式發(fā)文《國家檔案局關(guān)于批準(zhǔn)蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心數(shù)字檔案室為“全國示范數(shù)字檔案室”的通知》（檔審字〔2018〕65號(hào)），園區(qū)檔案管理中心數(shù)字檔案室正式成為“全國示范數(shù)字檔案室”。

黨的十九大報(bào)告中指出，要增強(qiáng)改革創(chuàng)新本領(lǐng)，善于結(jié)合實(shí)際創(chuàng)造性推動(dòng)工作，善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作。國家檔案局也提出了“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展”的目標(biāo)，全面加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的正確選擇，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。圍繞大局，順勢(shì)而為，銳意進(jìn)取，以檔案信息化建設(shè)為支撐助推新時(shí)代檔案事業(yè)新發(fā)展，更是區(qū)域檔案管理工作所趨。