三甲醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題與對策

張偉娟

[摘要]檔案是三甲醫(yī)院的關(guān)鍵資源，對于三甲醫(yī)院管理、決策具有重要的意義，隨著信息時代到來，三甲醫(yī)院必須開展檔案信息化建設(shè)。文章首先簡單分析了新時期三甲醫(yī)院檔案信息化管理的優(yōu)勢以及其在建設(shè)過程中存在的不足，然后針對具體問題，分別從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度建設(shè)、檔案管理規(guī)范、檔案管理人員、管理資金投入等不同的方面提出綜合檔案信息化管理保障對策，以此促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化醫(yī)院檔案管理對策

三甲醫(yī)院的檔案包括了文書、基建、科研、設(shè)備、財務(wù)、病案等多個方面，是三甲醫(yī)院發(fā)展過程中的重要信息資源。隨著國家醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，國家各級醫(yī)院都在積極開展信息化建設(shè)，三甲醫(yī)院的檔案信息化管理工作得到發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高。但是隨著國家三甲醫(yī)院的全面發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷加快，檔案管理的現(xiàn)代化水平還要進一步提高。

一、三甲醫(yī)院開展檔案信息化管理的優(yōu)勢

在對浙江省內(nèi)5家省級三甲醫(yī)院（浙大一院、浙大二院、浙江省人民醫(yī)院、浙江省腫瘤醫(yī)院、浙江醫(yī)院）進行實際調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大部分三甲醫(yī)院都面臨著較為復(fù)雜的信息管理工作。造成這種現(xiàn)象的直接原因在于，和普通的醫(yī)院相比，三甲醫(yī)院的規(guī)模龐大，門診業(yè)務(wù)量大，學(xué)科齊全，各相關(guān)職能科室種類較多，從而導(dǎo)致三甲醫(yī)院內(nèi)部的檔案門類多、信息量大、數(shù)據(jù)復(fù)雜。如果采用傳統(tǒng)的手工整理登記檔案的管理方式，不僅會給工作人員帶來較大的工作量，在降低工作效率的同時還易出現(xiàn)檔案遺漏的現(xiàn)象。而且，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式檢索方法較為單一，查找信息的耗時較長、難度較大，信息化利用率極低。在三甲醫(yī)院中采用檔案信息化管理，可以有效改善三甲醫(yī)院的綜合檔案管理情況。這種管理方式不僅打破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，還在歸檔方式、信息檢索、信息查詢、資源共享等多方面進行了創(chuàng)新，因此在實際應(yīng)用的過程中具有明顯的優(yōu)勢。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，通過信息化管理有效改善歸檔方式，從根本上加強了對檔案原件的保護。第二，通過信息化管理有效改善了檔案存儲模式，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和存儲庫，實現(xiàn)無紙化辦公，不僅節(jié)約資源，同時為信息的檢索利用提供了便捷的條件。第三，通過信息化管理可以更快地完成資源共享工作。不同科室只要登錄到相應(yīng)的信息平臺后，就可以快速獲取相應(yīng)的信息，繼而提高工作效率。第四，通過信息化管理還可以有效降低成本。不但減少人工管理成本，而且隨著檔案調(diào)用查閱過程的簡化，檔案管理的投入成本也會隨之降低。

以浙江醫(yī)院為例，從2012年開始，采用醫(yī)院信息部門自主研發(fā)的醫(yī)院綜合檔案管理軟件，嘗試文書檔案信息化管理，每次的收發(fā)文都用PDF格式導(dǎo)入，規(guī)范了文書檔案管理流程，有效改善了檔案存儲模式，建立了文書檔案庫，為無紙化辦公及文件的檢索利用提供了便捷的條件。此后軟件進行多次升級，逐步將人事、基建、設(shè)備、財務(wù)、科研等檔案歸入信息化管理系統(tǒng)。目前浙江醫(yī)院采用的是專業(yè)公司開發(fā)的PDE數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提高了系統(tǒng)的安全性，推進了管理標(biāo)準化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)字檔案室建設(shè)。

二、三甲醫(yī)院開展檔案信息化管理的不足

1.管理認識不全面

在調(diào)查三甲醫(yī)院醫(yī)療機構(gòu)建設(shè)情況的過程中發(fā)現(xiàn)，雖然絕大部分三甲醫(yī)院已經(jīng)基本實現(xiàn)了辦公自動化，但是檔案信息化管理的整體水平相對較低。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的忽視，加上部分工作人員責(zé)任心不足，檔案整理、監(jiān)督審查等工作也沒能得到具體的落實，檔案信息化管理工作流于表面，給檔案信息的查詢使用造成了一定的阻礙。

2.管理制度不完善

隨著信息化時代的到來，很多三甲醫(yī)院都開始對檔案進行信息化管理。但是，一部分三甲醫(yī)院的檔案信息化管理工作的規(guī)范性較差，管理制度不夠完善，從而導(dǎo)致其在實施檔案管理工作的過程中，存在一定的缺陷和問題。還有一部分三甲醫(yī)院為了應(yīng)付上級檢查而實行檔案信息化管理，導(dǎo)致管理制度沒有實用性，檔案缺失情況極為嚴重，對三甲醫(yī)院檔案管理工作效率的提升造成了嚴重影響。

3.管理范圍不明確

國家對三甲醫(yī)院的管理要求較高，三甲醫(yī)院管理范圍較大，雖然在不斷醫(yī)改的過程中逐漸明確，但是依然有很多三甲醫(yī)院還存在著管理范圍不明確的問題，而且受到管理制度不規(guī)范的影響，很多工作的開展范圍都較為模糊。一部分三甲醫(yī)院考慮檔案來源分散的問題，將每一次事件都記錄下來，雖然在一定程度上保證了檔案的內(nèi)容量，但是檔案的保存沒有規(guī)律性，除了造成檔案量大幅度遞增之外，沒有任何的益處。以浙江醫(yī)院對外宣傳檔案管理為例，由于歸檔范圍不準確、檔案人員必須將醫(yī)院對外宣傳的每一條信息都記錄下來，近年來醫(yī)院加強對外宣傳力度，宣傳檔案從10年前的每年幾百件，上升到了目前每年3000件左右，工作量急劇上升，但是這種宣傳檔案的留存實際上也只能發(fā)揮極其有限的作用。

4.管理人員不專業(yè)

目前很多三甲醫(yī)院內(nèi)部都設(shè)置了檔案室或檔案館，但是卻沒有專業(yè)的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員，大部分負責(zé)檔案管理的人員都是從管理部門中臨時調(diào)用的。管理人員的業(yè)務(wù)能力較差，無法滿足新時期三甲醫(yī)院開展檔案信息化管理的實際需求。雖然很多三甲醫(yī)院的檔案管理中都應(yīng)用了信息技術(shù)，但是還有很多三甲醫(yī)院的檔案管理工作存在滯后性。

5.檔案信息冗余化

當(dāng)今時代下，受社會大環(huán)境的影響，三甲醫(yī)院中存放的員工檔案以及文獻資料的數(shù)量逐漸增加，給檔案管理人員造成了較大的工作難度和較重的工作負擔(dān)，作為三甲醫(yī)院的管理人員必須消除檔案信息冗余的問題，為醫(yī)院的整體發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

三、三甲醫(yī)院加強檔案信息化建設(shè)的措施

1.加強三甲醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

三甲醫(yī)院必須充分認識到檔案管理工作是醫(yī)院管理過程中的重要環(huán)節(jié)，想要讓醫(yī)院得到真正的發(fā)展，就必須開展科學(xué)的檔案信息化管理工作，強化三甲醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以此為三甲醫(yī)院的全面發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也是醫(yī)院全面發(fā)展的重要前提，首先要建立醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)，建立自動化辦公系統(tǒng)，打造出自動化的辦公環(huán)境。其次，在醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)體系中加入檔案信息資源管理所需的軟硬件設(shè)施，為檔案信息化建設(shè)提供良好的環(huán)境基礎(chǔ)以及必要的設(shè)施條件，從而更好地開展信息化管理工作。

2.完善檔案管理制度

由上述內(nèi)容可知，管理制度的不完善會對三甲醫(yī)院檔案信息化管理工作質(zhì)量造成嚴重的影響，因此，想要提高檔案信息化管理工作的質(zhì)量，就必須在醫(yī)院內(nèi)部建立起完善的檔案管理制度。在完善檔案管理制度的過程中，三甲醫(yī)院要充分考慮自身的實際情況，基于醫(yī)院原本的管理制度，結(jié)合時代發(fā)展提出來的全新要求，逐漸完善制度。只有確保每一項制度的科學(xué)合理性以及規(guī)范標(biāo)準性，才能夠讓工作人員更加明確清晰地展開檔案管理工作，從而有效提高工作效率。比如，三甲醫(yī)院要嚴格按照國家制定的有關(guān)檔案管理方面的法律法規(guī)及地方性的法律法規(guī)，根據(jù)醫(yī)院的實際情況，對電子檔案管理的具體格式、保管方式、存儲類型、銷毀原因等內(nèi)容進行系統(tǒng)的規(guī)劃，形成嚴格的制度，保證檔案管理人員在展開管理工作的過程中能夠有法可依。

3.規(guī)范檔案信息化管理

隨著三甲醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，三甲醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息量也隨之提高。首先，醫(yī)院要和相關(guān)信息技術(shù)企業(yè)合作，結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)狀以及內(nèi)部檔案管理情況，開發(fā)出專門的檔案管理軟件。其次，醫(yī)院要對檔案管理人員進行全面的培訓(xùn)，從而有效提高管理人員的信息技術(shù)水平和軟件應(yīng)用能力，讓管理人員可以熟練掌握電子信息管理工作的具體方式，保證檔案信息化管理工作全面落實，繼而提高信息化管理工作效率。

4.加強檔案管理人員培訓(xùn)

除了上述幾個措施之外，想要保證檔案信息化管理工作的穩(wěn)定，就要提高工作人員的管理水平。工作人員是檔案管理的關(guān)鍵，加強檔案管理人員培訓(xùn)，可以從根本上提高檔案信息化管理工作的穩(wěn)定性和準確性。因此，三甲醫(yī)院要在開展檔案信息化管理工作的過程中，提高對工作人員職業(yè)素養(yǎng)的要求，要讓工作人員樹立起責(zé)任心，提高對檔案管理工作的重視程度，認識到自身的責(zé)任義務(wù)，全身心地投入到檔案管理工作中，讓三甲醫(yī)院的檔案信息發(fā)揮出真正的作用。浙江醫(yī)院在建設(shè)了相應(yīng)的信息管理平臺后，建立了專門的檔案信息資源管理部門，讓有一定信息管理工作基礎(chǔ)的工作人員先學(xué)習(xí)具體的操作方式，然后采用一帶一的形式，組織醫(yī)院內(nèi)部的其他檔案信息管理人員加以學(xué)習(xí)。同時落實相應(yīng)的監(jiān)督管理、績效考核等制度，充分調(diào)動員工工作積極性，讓員工認識到上級對檔案信息化管理工作的重視，從而逐漸改變自身想法，認真對待檔案管理工作。

5.加大檔案管理資金投入

想要實現(xiàn)檔案信息化管理，三甲醫(yī)院不僅要提高對檔案信息化管理工作的重視，還要不斷加大檔案管理的資金投入，為醫(yī)院的檔案管理工作開展提供有力保障。檔案信息化建設(shè)對硬件設(shè)施和軟件設(shè)備的要求較高，必須購置性能穩(wěn)定、安全可靠的硬件設(shè)施，才能夠滿足檔案信息化管理工作的具體要求，實現(xiàn)高效準確的檔案資源采集、利用、管理。在實際應(yīng)用的過程中，根據(jù)自身的實際條件和經(jīng)濟財務(wù)現(xiàn)狀，相應(yīng)配置刻錄機、掃描儀、轉(zhuǎn)換設(shè)備、音視頻數(shù)字化設(shè)備、存儲設(shè)備、數(shù)碼相機等，有條件的可以聘請專業(yè)的軟件設(shè)計團隊，建立院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺和后臺數(shù)字檔案存儲數(shù)據(jù)服務(wù)器，實現(xiàn)檔案資源的查詢、調(diào)用、錄入等功能，從根本上提高三甲醫(yī)院的管理信息化水平。

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