以創(chuàng)建數(shù)字檔案室為契機(jī)助推檢察檔案信息化建設(shè)

李迎春 李曉峰

近年來，南京市檢察院大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作體系化、規(guī)范化、科學(xué)化的重要實(shí)現(xiàn)途徑。繼南京市檢察院及3家基層檢察院被評(píng)定為“江蘇省5A數(shù)字檔案室”后，2018年11月，南京市其余8家基層檢察院全部通過“江蘇省5A數(shù)字檔案室”創(chuàng)建評(píng)審。南京市檢察機(jī)關(guān)成為全省檢察機(jī)關(guān)第一個(gè)實(shí)現(xiàn)“江蘇省5A數(shù)字檔案室”全覆蓋的市級(jí)檢察機(jī)關(guān)。全市檢察機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)管理模式向在線管理新模式的轉(zhuǎn)變。

一、頂層規(guī)劃，準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)總目標(biāo)

檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)必須圍繞為檢察中心工作服務(wù)這一主題開展。為適應(yīng)檢察信息化快速發(fā)展的形勢(shì)要求，南京市檢察院充分發(fā)揮科技引領(lǐng)和頂層設(shè)計(jì)作用，立足實(shí)際、積極調(diào)研、創(chuàng)新實(shí)踐，加快數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程，不斷提升檔案信息化水平。

南京市檢察院以建設(shè)全市檢察機(jī)關(guān)共享的集成式數(shù)字檔案室為目標(biāo)，以創(chuàng)建數(shù)字檔案室為途徑，以江蘇省檔案管理系統(tǒng)為載體，積極推動(dòng)5A數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作，利用3年時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了5A數(shù)字檔案室全覆蓋。

一是將5A數(shù)字檔案室建設(shè)作為南京市檢察機(jī)關(guān)信息化建設(shè)規(guī)劃的重點(diǎn)項(xiàng)目。為提高基層檢察院爭(zhēng)創(chuàng)的積極性，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，南京市檢察院專門設(shè)立“推進(jìn)基層檢察院整體完成5A數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作”項(xiàng)目組。分管副檢察長直接對(duì)創(chuàng)建工作項(xiàng)目方案作出批示。將數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作納入年底績效考核中，作為對(duì)基層院工作考核的重要評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)之一。

二是經(jīng)費(fèi)保障措施到位，確保檔案信息化設(shè)施、設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入。南京市檢察院將檔案信息化工作開支列入單位年度預(yù)算，及時(shí)撥付檔案信息化網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、硬件購置、歷史檔案數(shù)字化等專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，充分保障檔案信息化建設(shè)工作的正常開展。同時(shí)還對(duì)區(qū)院檔案信息化設(shè)施的配備進(jìn)行統(tǒng)一部署，對(duì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)購置的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、高速掃描儀、打印機(jī)、備份設(shè)備、臺(tái)式電腦、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備等的數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)提出詳細(xì)的最低標(biāo)準(zhǔn)，由各區(qū)院申報(bào)，市院統(tǒng)一招標(biāo)采購。

三是提供強(qiáng)大技術(shù)支撐，確保5A數(shù)字檔案室建設(shè)順利進(jìn)行。各區(qū)院可采取兩種方式完成數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作：自行完成全部工作；自行完成主體工作，由外包服務(wù)公司輔助完成部分工作，如數(shù)字化、部分硬件設(shè)備配備、技術(shù)支持等。為保障兩種完成方式均能順利進(jìn)行，由市院技術(shù)處指定參與統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔模塊、江蘇省檔案管理系統(tǒng)研發(fā)工作的一名技術(shù)人員全程負(fù)責(zé)創(chuàng)建工作的技術(shù)支持，保障辦公OA、統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的順利對(duì)接，并隨時(shí)解決技術(shù)難題。

四是完善并落實(shí)檔案管理機(jī)制，確保檔案信息安全。在建立健全了數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，又進(jìn)一步制定和修訂了《電子檔案安全保管和備份制度》《電子文件歸檔與管理辦法》等規(guī)章制度，明確規(guī)定了嚴(yán)格的檔案管理網(wǎng)絡(luò)授權(quán)體系，各門類電子檔案的歸檔范圍、保管期限等。

二、齊心協(xié)力，助推檔案管理科學(xué)化信息化

為進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化發(fā)展，加快數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程，南京市檢察院于2016年成功創(chuàng)建全省檢察機(jī)關(guān)第一個(gè)5A數(shù)字檔案室后，采取一系列強(qiáng)有力的措施，在全市檢察系統(tǒng)開展了推進(jìn)基層檢察院整體完成5A數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作。

1.認(rèn)真進(jìn)行調(diào)研

為掌握基層檢察院的檔案管理工作和檔案信息化建設(shè)工作的整體狀況，南京市檢察院從年初開始，對(duì)基層檢察院逐一進(jìn)行摸底和調(diào)研。對(duì)各區(qū)院檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀、硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)情況、室藏檔案數(shù)字化完成情況、辦公OA日常使用情況和網(wǎng)上辦文流轉(zhuǎn)情況、檢察業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)使用情況及檔案人員、技術(shù)人員的信息化管理水平等進(jìn)行了深度調(diào)研。為正式實(shí)施數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作做好準(zhǔn)備。

2.精心組織實(shí)施

一是以項(xiàng)目帶動(dòng)創(chuàng)建。市院以發(fā)文形式明確對(duì)全市數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作提出具體要求，并成立以辦公室負(fù)責(zé)人為組長，辦公室、技術(shù)處相關(guān)人員為成員的“南京市檢察機(jī)關(guān)推進(jìn)基層院整體完成5A數(shù)字檔案室創(chuàng)建項(xiàng)目組”，負(fù)責(zé)具體計(jì)劃的落實(shí)和協(xié)調(diào)各方面工作，協(xié)助解決業(yè)務(wù)和技術(shù)問題，督促各項(xiàng)工作完成。二是擬定具體的實(shí)施方案，對(duì)創(chuàng)建任務(wù)進(jìn)行逐一細(xì)化和分解，明確項(xiàng)目組成員的各項(xiàng)職責(zé)，定期召開項(xiàng)目組會(huì)議研究解決各爭(zhēng)創(chuàng)單位在項(xiàng)目推進(jìn)過程中遇到的問題，對(duì)緊急情況隨時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)解決。三是各爭(zhēng)創(chuàng)單位項(xiàng)目組制訂創(chuàng)建工作方案，對(duì)照評(píng)估細(xì)則進(jìn)行自評(píng)，分解任務(wù)，設(shè)定完成時(shí)間。建立每月項(xiàng)目進(jìn)度自查制度，并形成文字記錄上報(bào)市院項(xiàng)目組，以便市院項(xiàng)目組及時(shí)掌握全市創(chuàng)建工作進(jìn)度。四是開展創(chuàng)建工作實(shí)地指導(dǎo)，多次對(duì)2018年進(jìn)行數(shù)字檔案室創(chuàng)建的9個(gè)區(qū)院進(jìn)行階段性實(shí)地指導(dǎo)，在創(chuàng)建工作實(shí)施過程中的每個(gè)重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段均到區(qū)院進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，真正地為區(qū)院排憂解難。

三、集成管理，推動(dòng)檔案信息化“三個(gè)體系”建設(shè)

幾年來，南京市檢察院將國家檔案局提出的“三個(gè)體系”建設(shè)作為檔案信息化工作的核心理念和頂層設(shè)計(jì)依據(jù)，大膽嘗試。

1.整合與檔案信息化有關(guān)的不同系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)集成

南京市檢察院辦公室與技術(shù)部門積極合作，通過檔案管理系統(tǒng)與辦公OA、統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了全市檢察機(jī)關(guān)不同系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享以及整體保障體系的構(gòu)建和完善。解決了不同系統(tǒng)中形成的電子檔案碎片化問題，確保不同管理平臺(tái)中檔案數(shù)據(jù)的一致性、安全性和可讀性，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享和集中有效利用。

一是不斷完善辦公OA的各項(xiàng)功能。配合南京市檢察院無紙化辦公的需要，制定了嚴(yán)格、實(shí)用的在線辦文流程，完善了在線審批、在線歸檔等功能，滿足辦文管理和檔案管理的需求，保持檔案數(shù)據(jù)的安全性、規(guī)范性、完整性和統(tǒng)一性。

二是積極參與高檢院統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔模塊與檔案管理系統(tǒng)接口的研發(fā)與試點(diǎn)。按照江蘇省院的部署，南京以市院為主，7個(gè)基層院為輔，先后兩批參與了高檢院統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔模塊試點(diǎn)工作。舉辦兩次全省檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔功能培訓(xùn)班。市院技術(shù)人員、檔案人員兩次參與高檢院辦公廳檔案處召開的在線歸檔功能調(diào)研座談會(huì)，對(duì)在線歸檔功能模塊提出修改意見和建議。通過試點(diǎn)過程中的不斷摸索、研究，最終確定了最符合南京市檢察院實(shí)際情況的在線歸檔模式。在線歸檔采用三級(jí)審核的模式，即經(jīng)過承辦人（書記員）制作電子卷宗、部門集中審核、檔案部門接收審核三個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)訴訟電子卷宗的質(zhì)量進(jìn)行審核，保證訴訟電子卷宗歸檔及時(shí)、質(zhì)量合格，并保持與實(shí)體紙質(zhì)檔案完全一致。實(shí)現(xiàn)了訴訟檔案的整理編目、數(shù)字化檔案上傳掛接、審核校驗(yàn)、移交歸檔全部在統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中完成的全流程在線模式。為高檢院及其他檢察院開展在線歸檔工作提供了完整的模板和良好的借鑒。2018年南京市檢察院利用統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔案件1000余件，在線歸檔率達(dá)100%，在線歸檔工作開展成效顯著。同時(shí)也為統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)在線歸檔功能的不斷完善提供有力的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

三是積極參與江蘇省檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)。為使檔案管理系統(tǒng)更符合檔案信息化工作需要，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和管理技術(shù)，南京市院指定技術(shù)部門專人配合江蘇省檢察院，研發(fā)覆蓋檔案信息的獲取、輸入、加工、存儲(chǔ)、檢索、傳輸、利用等各個(gè)方面功能的高效統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。辦公室檔案人員承擔(dān)了檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)測(cè)試和試用工作，及時(shí)向江蘇省院匯總檔案管理系統(tǒng)階段性使用效果和存在問題。

2.重要檔案信息資源數(shù)字化全覆蓋，實(shí)現(xiàn)資源集成

檔案信息資源的集成是數(shù)字檔案室集成管理的基礎(chǔ)，是提高數(shù)字檔案室整體水平與效率的基本手段。

一是南京市檢察機(jī)關(guān)堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，將室藏所有永久保存和30年以上保存的不同載體、表現(xiàn)出不同類型的重要實(shí)體檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，全市檔案數(shù)字化已達(dá)1230余萬頁。

二是對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行前端控制和質(zhì)量控制。嚴(yán)格規(guī)范網(wǎng)上辦文、辦案的流程，對(duì)不同系統(tǒng)中的不同結(jié)構(gòu)的電子文件實(shí)行不同的流程管理；嚴(yán)格規(guī)定電子文件的數(shù)據(jù)規(guī)范、著錄格式、元數(shù)據(jù)封裝格式等，保證電子文件在生成、流轉(zhuǎn)到最終歸入檔案數(shù)據(jù)庫中的真實(shí)性、可靠性和準(zhǔn)確性。

3.檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全保密全覆蓋，實(shí)現(xiàn)保障體系集成

檔案信息資源的共享，必須將檔案信息資源的保密性和安全性放在首要位置。南京市檢察院在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)分級(jí)保護(hù)的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)系統(tǒng)用戶授權(quán)管理。嚴(yán)格規(guī)定用戶的訪問權(quán)限及授權(quán)范圍。加強(qiáng)對(duì)用戶的監(jiān)控，覆蓋從最初注冊(cè)到最終注銷的所有階段。加強(qiáng)日志管理，通過對(duì)用戶登錄、操作日志的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患。使用先進(jìn)的負(fù)載均衡技術(shù)，檔案管理系統(tǒng)可同時(shí)在多臺(tái)服務(wù)器運(yùn)行，其中一臺(tái)服務(wù)器的損壞并不中斷應(yīng)用，實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)到另一服務(wù)器上繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行多種數(shù)據(jù)備份方式，在日常工作中實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)備份、實(shí)時(shí)恢復(fù)，還可將全部數(shù)據(jù)采用離線的方式備份在外部磁盤和光盤上。

4.檔案信息資源在線利用全覆蓋，實(shí)現(xiàn)服務(wù)集成

南京市檢察機(jī)關(guān)以檔案信息資源集成為基礎(chǔ)，以江蘇省檢察院機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)為載體，大力推進(jìn)檔案信息資源在線利用服務(wù)。

一是以用戶需要為導(dǎo)向，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的授權(quán)進(jìn)行分類定制，改變以往所有人員必須履行同一審批流程方可在線利用的模式，針對(duì)不同層級(jí)制定了權(quán)限范圍和多種使用方式相結(jié)合的利用、審批流程，所有用戶都可在自己的權(quán)限范圍內(nèi)不受限制地利用檔案信息，對(duì)超越自身權(quán)限的檔案才需要進(jìn)行審批（涉密檔案制定了專門的審批流程），大大提高了檔案信息資源的利用率，提高了工作效能。

二是提高了檔案人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。在檔案管理系統(tǒng)功能高效統(tǒng)一、全市檢察機(jī)關(guān)檔案信息資源共享的前提下，檔案人員在提供查詢利用服務(wù)時(shí)，自覺形成了對(duì)所需檔案信息進(jìn)行跨部門、跨門類檢索及數(shù)碼照片和多媒體檔案信息資源檢索的意識(shí)，為借閱者提供更為全面有效的服務(wù)。

南京市檢察機(jī)關(guān)通過對(duì)檔案信息化集成管理體系的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室由“單點(diǎn)”建設(shè)到集成式建設(shè)的轉(zhuǎn)變，有利于全市檢察機(jī)關(guān)的檔案數(shù)據(jù)共享，提高工作效能，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的規(guī)?；l(fā)展。

四、抓住機(jī)遇，檔案信息化向更高水平邁進(jìn)

以創(chuàng)建5A數(shù)字檔案室為契機(jī)，推動(dòng)南京市檢察機(jī)關(guān)檔案信息化發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)檢察機(jī)關(guān)信息化總體目標(biāo)的重要組成部分。南京市檢察機(jī)關(guān)檔案信息化工作起步較早，在當(dāng)前檔案室建設(shè)及檔案工作地位大大提升的全新的機(jī)遇期，南京市檢察機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大檢察檔案信息化建設(shè)投入力度，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的配備，加快檔案信息化管理系統(tǒng)的進(jìn)一步研發(fā)和利用，豐富檔案信息化管理人才庫，建立健全檔案信息化管理制度，促進(jìn)檢察機(jī)關(guān)檔案信息化工作向更高水平邁進(jìn)，為檢察機(jī)關(guān)中心工作提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。