以檔案管理提高學校管理精準度的實踐探索

章雷芬

摘 要：高精準度的學校管理對于促進學校高速發(fā)展的意義是毋庸贅言的，而要達到這樣的管理境界需要多方面因素的綜合作用，其中，檔案室所能提供的系統(tǒng)而快捷的信息服務是一個十分重要的因素。以檔案管理提高學校管理精準度主要應從以精準信息促進精準化決策、以遞進的軌跡促進教師的成長、以信息的智能化促進管理的迅捷化等三方面入手。

關鍵詞：學校管理;檔案;精準度;策略

精準化管理最早由我國著名的管理專家陳向航先生提出，其把人作為軸心，追求管理技術與手段的最適宜與最科學，強調對管理對象、管理流程、管理機制等管理要素的精準的管控，目標是管理命中率與正確度的最大化。這既是一種對管理境界的理性期待，也是在科學技術發(fā)展到一定程度必然產生的與時俱進的新的理論成果。

長期以來，即便是在學校這樣的知識群體中，管理也是在很大程度上依靠經驗去進行、依靠慣性去推動，這就在一定程度上造成了管理的盲目性與不科學性?，F(xiàn)代管理學強調通過對數據的搜集、分析與處理來做出決策，這樣才會最大限度的提高管理的精準度。那么，數據從哪里來呢？作為學校，通過檔案管理以精準信息促進精準化決策，通過檔案管理以遞進的軌跡促進教師的成長，通過檔案的快速提取為科學管理提供動力支持，就可以有效實現(xiàn)管理的精準度。

一、以精準信息促進精準化決策

在信息時代，檔案管理決不能僅僅滿足于把應該保管的資料整理歸檔，而應該肩負起時代賦予的新的職責。其中，為學校決策提供數據支持是檔案管理不容忽視的一項重要工作。

1.提供全方位信息參考

（1）信息收集

應該把學校的檔案室建設成學校的信息中心。國家的方針政策、教育行政部門的綱領性文件、各級科研院所、培訓機構的各種信息都應該由檔案室分門別類的整理好，隨時備檢。同時，對于兄弟學校的發(fā)展信息、學校內部的有關后勤管理、人事管理、教育教學管理等方面的信息也都要有秩序的按年份與種類匯集起來備查。

（2）信息整合

作為學校的檔案管理者，要摒棄以前那種只知整理、存檔的觀念，變整理為整合，及時而準確的把最新的政策方針、教育改革信息與當前教育發(fā)展潮流等信息搜集起來，與本校的實際進行有機的整合，與本校發(fā)展相關的篩選出來，并變成一種程序化的信息存放狀態(tài)。例如，國家對教師私自補課行為的措施、對應的省市配套措施、學校的實際情況，按照這種方式呈現(xiàn)出來，可以幫助學校決策快速、準確的找到有用的信息， 可以幫助領導精準的把握宏觀大局與微觀的現(xiàn)有狀況，做出精準化的決策。

（3）信息遞延

學校檔案室客觀的記錄了學校發(fā)展的全過程，記錄了每一次決策的背景、決策結果以及后續(xù)的效果等信息。學校檔案管理人員要有計劃有目的的把學校發(fā)展中的重大決策事件整理好，對于每一次決策中的成敗得失進行認真梳理， 使信息具有遞延效應，為學校的精準性決策提供科學的信息支持。

2.提煉創(chuàng)新因子

任何創(chuàng)新都要有基礎，管理創(chuàng)新也一樣，所謂推陳出新指的也是通過對原有基礎的加工提煉、對過往歷史的總結提升，提煉出創(chuàng)新因子，讓學校決策富有新意。為此，作為檔案管理人員就要注重從諸多的原始信息中看到規(guī)律性的內容，提煉出能對領導創(chuàng)新性管理思想形成有幫助的素材。此外，還要在平時的工作中，善于捕捉學校領導的管理智慧，通過信息搜集與整理放大學校領導的決策閃光點，使點連成線、線擴展為面，讓學校決策充滿創(chuàng)造性。

作為學校檔案管理者，一定要有辨別信息價值的能力，還要樹立起大局觀。為了達到這樣的目的就要多學習、勤思考，黨與國家的方針政策要學習，必要的檔案學、管理學知識也要學，還要思考信息與實際的結合等問題。這樣才能有能力做好發(fā)現(xiàn)挖掘、整理提煉等工作，進而有效地促進學校的精細化決策。

3.營造人文氛圍

決策的精準度也需要一個氛圍的烘托與支持，一個適宜的氛圍還會對決策的產生起到催生或阻礙的作用。良好的氛圍會使決策者動力滿滿，會吸取良好氛圍的精神力量，做出精準化的決策。反之就會阻礙決策的產生，或者使決策的質量大打折扣。為此，學校的檔案管理者要從檔案管理角度為良好校園氛圍的形成做出自己應有的貢獻。因為良好的校園氛圍是一個逐漸積淀的過程，而很多積淀的物質形式就是檔案，通過對檔案材料的整理發(fā)掘，學校的文化底蘊與內在氣質就會展現(xiàn)出來，并與廣大教師、學生產生共鳴，形成良好的校園氛圍。

為了使這項工作落到實處，除了檔案管理人員樹立起以檔案建設營造氛圍的理念，并在自己的工作中付諸實施以外，還要通過開展活動來強化這項工作。例如，可以舉辦學校發(fā)展進程圖片展，把學校各個時期的輝煌以圖片的形式展覽出來，引導教師、學生觀看，甚至可以要求學生寫觀后感。還可以舉行優(yōu)秀校友匯報會，讓優(yōu)秀的校友用他們的奮斗精神激勵在職的教師與在校的學生們，為培育良好的校園氛圍助力。

二、以遞進的軌跡促進教師的成長

學校管理的一個十分重要的任務就是促進教師的專業(yè)成長，一所學校是否能夠在社會上立足，是否能夠最大限度的創(chuàng)造教育價值、產生良好的社會效應在于其有多少名師，甚至大師級的教師。因此，最能體現(xiàn)學校精準化管理的就是一所學校能在多大程度上促進教師的成長。而檔案工作恰好可以通過記錄、展現(xiàn)教師遞進式的成長軌跡的形式促進教師的專業(yè)成長，為學校通過教育管理激勵教師迅速成長提供精準的一手資料。

1.以成長檔案引導教師的人生成長

檔案室可以通過為教師建立成長檔案的形式實現(xiàn)學校管理的目標，即學校用記錄、呈現(xiàn)的方式精準的引導教師的人生成長。可以在檔案中設計教師成長規(guī)劃的項目，檔案室引導教師設計好自己的階段性目標，把短期目標與長期目標結合起來，每一名教師要根據自身的基礎性情況，比如教育背景等情況、教育實踐狀況以及自我期待，要認真思考，使制定出的目標既有引領成長的價值，又切實可行，而且目標本身就具有很強的價值引導性。例如，有的教師根據客觀的自我分析，制定了三年成為教學名師的目標，并作出了詳盡的發(fā)展規(guī)劃。然后又對這個大目標進行了分解，提出了知識積累、能力提高、科研成果等方面的小目標，制定了達成小目標的具體方案。這樣，這名教師的自我規(guī)劃就具有了動力功能，會激勵教師努力拼搏、取長補短，塑造自己事業(yè)成就感。

2.以成長檔案引導教師專業(yè)成長

成長檔案不僅會有力地促進教師的人生成長，更會促進教師的專業(yè)成長。為了達到這樣的目的，學校檔案室可以引導教師自己對成長檔案進行收集、整理，在這個過程中，他們會看到自己所取得的成績，也會發(fā)現(xiàn)不足。自然地，也會思索成績取得的原因，存在問題的原因，并提出揚長避短的對策。這就是反思的過程，多次的反思，會讓教師的檔案呈現(xiàn)一種不斷進步的軌跡。同時，在引導教師通過成長檔案進行自我反思的時候，還應該引導教師把這種反思與對自己教學行為的預料相結合，兩者一旦結合，就會使教師樹立起及時調整、優(yōu)化教學行為的意識，這樣一直堅持下去，教師就會形成習慣，即以反思調整教學行為、提升教學行為。在這個過程中，教師就會努力的專研業(yè)務，學習理論知識，了解學生，教育診斷能力、隨機應變的能力也會提高，而這正是教師專業(yè)成長的過程。

3.以成長檔案促進教師心理成長

現(xiàn)今社會，教師的工作壓力極大，這種壓力包括身體上的勞累，也包括精神上的壓力，有調查表明，相當一部分教師存在不同程度的心理問題。因此，學校管理的精細化表現(xiàn)為對教師心理成長的關注。而教師成長檔案可以讓教師感到自己的價值實現(xiàn)所帶來的幸福，使教師在教育行動中體驗到快樂，這種精神上的滿足有助于教師的心理成長。檔案管理人員要在教師成長檔案中對教師成長過程中的一個個成績有全面的記錄，幫助教師不斷的認識到自己的理論修養(yǎng)與實踐努力所帶來的結晶，這對于提升教師的工作效能感、幫助他們體驗教育成功的喜悅有積極的促進作用。按照馬斯洛的需要層次理論，檔案員要幫助教師在心理上一直達到滿足最高層次的需要——自我價值的實現(xiàn)的需要，這對于教師的心理成長具有重要意義。

三、以信息的智能化促進管理的迅捷化

利用大數據時代的技術，讓檔案的存儲、歸類、提取智能化起來，當學校管理需要一個信息參考時，只要輸入一個命令，相關的檔案信息就會按照一定的順序自然生成，這對于管理的迅捷化反應、反應的精準化都具有革命性的意義。學?？梢猿浞值陌l(fā)揮校內檔案管理人員與計算機老師的智慧，開發(fā)這樣的檔案管理軟件，也可以與高校合作開發(fā)，有了這樣的軟件，信息的智能化就有了物質保證。即便暫時達不到設計出軟件的水平，以目前一般學校的能力，建設專門的檔案網站不是一個無法達到的目標。建立起檔案網站后，通過網站的信息搜索功能同樣可以達到迅速提取信息的目的。

總之，不論任何一種管理，及時而準確的信息都是保證管理科學的有效性的必要條件。作為學校的檔案室，應肩負起為學校管理提供及時而精準的信息的重要職責。只有這個職責履行好了，學校管理的精準度才會有效提升。筆者根據自身的理論研究與實踐探索，提出了自己對這項工作的一些粗淺認識，希望能起到拋磚引玉的作用，使越來越多的人重視檔案工作、注意研究發(fā)揮檔案在學校管理中作用的方式方法。

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