大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作改進策略淺析

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院信息化大數(shù)據(jù)的重要組成部分，但當前落后的檔案管理狀況難以將檔案信息融入到醫(yī)院大數(shù)據(jù)中去，要實現(xiàn)檔案信息與醫(yī)院大數(shù)據(jù)的融合，就要從醫(yī)院的組織體系完善，創(chuàng)新檔案管理模式、加強檔案管理數(shù)字化與信息化，增加檔案數(shù)字信息化的資金投入，加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平等方面采取有效措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;改進

大數(shù)據(jù)是當前“時髦”的新事物，在各個領(lǐng)域應(yīng)用甚廣，其實質(zhì)就是打通各種信息孤島，形成各類信息的融合貫通，以方便人們使用，是“縮小版”的百度。醫(yī)院是知識、信息密集的單位，傳統(tǒng)的診療、管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，以信息化為代表的“大數(shù)據(jù)”是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的重要支撐，包含各種信息的大數(shù)據(jù)與醫(yī)院的未來發(fā)展密切相關(guān)，它是醫(yī)院的寶貴財富，對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化提供重要的參考依據(jù)，是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要手段。要做好信息化大數(shù)據(jù)，離不開信息的收集、整理、匯總等基礎(chǔ)性工作。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院過去臨床診療、科研活動、經(jīng)濟運行狀況等方方面面的工作，數(shù)據(jù)信息真實可靠，信息量大，是信息化大數(shù)據(jù)的重要來源和基礎(chǔ)。要想將醫(yī)院檔案信息融合到信息化大數(shù)據(jù)中去，就必須建立統(tǒng)一的檔案管理模式，做好檔案信息的理順、整理等基礎(chǔ)性工作，以便為信息化大數(shù)據(jù)提供有用的參考。

但目前多數(shù)醫(yī)院的檔案管理狀況難以為信息化大數(shù)據(jù)提供合適有效的信息資源，使得醫(yī)院信息化大數(shù)據(jù)工作的推進困難重重，難以適應(yīng)目前社會信息化飛速發(fā)展的局面。大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理狀況與信息化難以銜接的主要原因分析如下：

一、檔案管理制度不完善，存在多部門、多頭重復(fù)管理檔案的局面，資料管理分散、零碎，沒有形成統(tǒng)一的檔案管理格局

目前醫(yī)院檔案管理制度不完善，沒有統(tǒng)一的管理制度，內(nèi)容界定不清楚，管理范圍不明確，是很醫(yī)院普遍存在的問題。。在編制檔案管理制度時，很多醫(yī)院并沒有在細節(jié)上考慮檔案管理的相關(guān)規(guī)定和標準，多部門、多頭重復(fù)管理檔案，檔案資料零散分布在各個科室中，資料重復(fù)、分散甚至是混亂，造成人力、物力和空間的極大浪費。由于檔案管理人員思想觀念陳舊保守，工作態(tài)度隨意，缺乏正規(guī)系統(tǒng)的管理標準，沒有納入到醫(yī)院的績效考核中去，檔案管理體制條塊分割，管理方式封閉，導(dǎo)致檔案參考價值和利用效率低下，弱化了檔案工作在醫(yī)院工作中的地位和作用。由于沒有統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)和人員管理，資料損毀和丟失也無從知曉，檔案資料的完整性和安全性也受到很大的挑戰(zhàn)。

二、檔案管理信息化手段落后，造成檔案的可使用效率低下，也是阻礙檔案資料融入到醫(yī)院信息化大數(shù)據(jù)中去的重要原因

目前大多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)療、護理等工作已基本實現(xiàn)了信息化，但檔案管理的信息化水平并不高。在信息化方面投入較少。工作效率低下，檔案資料歸檔率低，重復(fù)率高，檔案管理信息化進展緩慢，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料資源的互聯(lián)互通，資源共享更是無從談起，嚴重阻礙了醫(yī)院整體管理水平的提高。究其原因主要在于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的長期忽視造成的，認為檔案管理工作相對于其他工作而言，沒有效益，投入資金較少，導(dǎo)致檔案工作在醫(yī)院的地位長期處于邊緣化狀態(tài)。

三、檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊，成為檔案管理信息化建設(shè)的重要障礙

檔案管理信息化是一項綜合工程，需要檔案管理人員不僅要掌握檔案管理知識，還要有較高的計算機操作技能，對人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高。當前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員都是非專業(yè)的，退居二線及兼職人員居多，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能的培訓(xùn)，檔案管理只是簡單的收集和保存，難以發(fā)現(xiàn)檔案管理中的漏洞和缺陷，更不能提出建設(shè)性的意見和建議。由于計算機操作技能弱，對于現(xiàn)代化的檔案信息管理技術(shù)不了解，因此對新的信息化管理方式存在不同程度的抵觸現(xiàn)象。而檔案管理工作又是一項專業(yè)性較強的工作，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，也給醫(yī)院的檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化造成較大的障礙。

要想提升醫(yī)院檔案管理水平，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的整合、融合，為醫(yī)院大數(shù)據(jù)信息的最終形成奠定基礎(chǔ)，就要從以下幾方面進行變革：

1.建立健全醫(yī)院檔案管理的組織體系建設(shè)，從組織結(jié)構(gòu)與制度方面保障檔案管理工作的合法合規(guī)性基本要求。

要加強《檔案法》等法律法規(guī)的學(xué)習，提高依法管檔的自覺性和主動性，根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)制定出科學(xué)、系統(tǒng)、完整、可行的檔案管理制度并實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，做到檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，提高檔案管理人員的工作積極性和崗位認同感，促進醫(yī)院依法管檔、科學(xué)管檔格局的形成。

2.改革落后的分散管理、多頭重復(fù)管理的檔案管理模式，構(gòu)建新型的三級檔案管理模式，采取自上而下的集中統(tǒng)一管理手段，為實現(xiàn)檔案管理信息化，最終融入醫(yī)院的信息大數(shù)據(jù)奠定堅實的基礎(chǔ)。

檔案工作是一項系統(tǒng)復(fù)雜的工作，應(yīng)該按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，構(gòu)建由分管院長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案室主任具體負責，各科室負責人為成員的三級檔案管理模式，來代替過去那種分散、多頭重復(fù)管理的模式，這樣一個統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一操控的管理模式，對于貫徹落實《檔案法》等法政策法規(guī)，監(jiān)督管理各部門檔案的收集、歸檔、管理、利用都將發(fā)揮很大的作用，也有利于維護檔案的完整和安全，要充分運用行政手段推行標準統(tǒng)一的自上而下的檔案管理模式，只有實行統(tǒng)一的標準化的檔案管理，保證檔案管理工作的規(guī)范化與制度化，實現(xiàn)檔案工作的信息化，促進醫(yī)院信息大數(shù)據(jù)的形成奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要改變重醫(yī)療、輕管理的陳舊觀念，重視檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性，增加對檔案信息化建設(shè)的資金投入，改變檔案管理信息化的落后局面。

工作好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)同樣需要與時俱進，要徹底改變檔案管理只增加費用不帶來效益的的傳統(tǒng)觀念，檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要一環(huán)，沒有檔案管理信息化，醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)乃至信息化建設(shè)都是空談，更不會有管理的現(xiàn)代化。因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要下決心加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理方面的軟、硬件投入，檔案信息管理系統(tǒng)并加強檔案信息分級管理系統(tǒng)的開發(fā)和運用，建立起多角度、多層次的現(xiàn)代化檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分挖掘檔案信息資源，提高檔案的利用率，讓檔案在醫(yī)院管理中的參考價值得以充分體現(xiàn)。

4.強化檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，從培訓(xùn)人員、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、師資保障方面做好統(tǒng)籌規(guī)劃。

檔案工作信息化推進難、融入醫(yī)院的信息大數(shù)據(jù)難，除了檔案工作處于醫(yī)院工作的從屬地位、領(lǐng)導(dǎo)不重視、信息化投入嚴重不足等客觀原因外，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較差、運用計算機知識管檔、用檔能力孱弱也是重要的原因。因此，強化檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，提高其管檔、用檔水平也是當務(wù)之急?，F(xiàn)代檔案工作人員要求不僅要有敬業(yè)的精神、創(chuàng)新的意識、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，還要具備扎實的理論知識和實際工作能力，尤其是計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。當前大多數(shù)醫(yī)院的檔案工作人員不是專業(yè)出身，許多是兼職甚至是臨床退居二線的護士組成，這樣的人員狀況要實現(xiàn)檔案工作的信息化并推進信息化大數(shù)據(jù)工作是困難重重的。醫(yī)院要從兩方面加快將檔案管理人才的引進、培養(yǎng)。一方面引進專業(yè)的檔案人才特別是檔案專業(yè)與計算機網(wǎng)絡(luò)信息專業(yè)相結(jié)合的復(fù)合型人才，以改善現(xiàn)有的檔案管理人員結(jié)構(gòu);另一方面要加強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，采取請進來、走出去等多種方式進行檔案管理知識和計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)學(xué)習，檔案管理人員要樹立全方位服務(wù)的工作理念，深入臨床一線調(diào)研臨床、教研對檔案信息的需求，積極開展檔案的服務(wù)活動宣傳，向臨床、科研、診療等方向不斷調(diào)整檔案業(yè)務(wù)發(fā)展方向，主動豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，開辟檔案信息資源，提高檔案管理水平，使檔案工作與醫(yī)院的整體工作相銜接，使得檔案工作真正成為醫(yī)院臨床工作的得力助手。

綜上所述，實現(xiàn)檔案信息與醫(yī)院大數(shù)據(jù)的融合，就要從醫(yī)院的組織體系完善，創(chuàng)新檔案管理模式、加強檔案管理數(shù)字化與信息化，增加檔案數(shù)字信息化的資金投入，加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平等方面改進。按照檔案法的要求，強化醫(yī)院檔案管理，建立自上而下統(tǒng)一完整的檔案管理體系，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能改變目前檔案工作的松、散、亂的落后局面，為檔案工作融入到醫(yī)院的信息化平臺創(chuàng)造條件，推動醫(yī)院信息化大數(shù)據(jù)的形成，提高檔案的利用率，使得檔案工作真正成為醫(yī)院工作的好參謀和好助手。

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作者簡介：王鈞（1974-），男，籍貫：山東省壽光市，大學(xué)學(xué)歷，研究方向：檔案管理。