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      物資管理優(yōu)化

      2019-09-10 12:43:19高鵬何健威曹斌
      關(guān)鍵詞:管理應(yīng)用

      高鵬 何健威 曹斌

      摘 要:在中國海油持續(xù)高速發(fā)展期間,長期以來在實際工作中存在的“重采購、輕庫存”現(xiàn)象,已產(chǎn)生了相當(dāng)大一部分的積壓庫存。這部分物資通常為設(shè)備中的配件,基本使用專用物資數(shù)據(jù)進行管理,因為缺乏規(guī)范數(shù)據(jù)的嚴格標(biāo)準,數(shù)據(jù)質(zhì)量相對較低,存在很多“一物多碼”的情況,甚至影響到了領(lǐng)導(dǎo)層的決策,但這也意味著物資管理有很大的優(yōu)化空間。本文論證了對專用物資數(shù)據(jù)描述中的關(guān)鍵特征量(品牌、配件號等)進行標(biāo)準化管理,并結(jié)合制造廠商協(xié)同、物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控等手段應(yīng)用到實際業(yè)務(wù)中,優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù),達到提升物資管理水平,實現(xiàn)降本增效的目的。

      關(guān)鍵詞:物資管理優(yōu)化;專用物資數(shù)據(jù);關(guān)鍵特征量標(biāo)準化;管理應(yīng)用

      1 前言

      1.1 背景

      在中國海油持續(xù)高速發(fā)展期間,長期以來在實際工作中存在的“重采購、輕庫存”現(xiàn)象,已因此產(chǎn)生了相當(dāng)大一部分的積壓庫存。究其原因,與原物資標(biāo)準不適合海油業(yè)務(wù)需求和物資數(shù)據(jù)質(zhì)量低(標(biāo)準化程度低,數(shù)據(jù)重復(fù)率高、描述不明確等)是息息相關(guān)的,高質(zhì)量的數(shù)據(jù)是開展物資管理工作的重要前提條件,而物資標(biāo)準是物資數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。為提高數(shù)據(jù)質(zhì)量,促進集中采購,物資共享,降本增效,提升管理水平夯實基礎(chǔ),推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展,總公司采辦部在2012年啟動了物資標(biāo)準化項目,將原61大類物資標(biāo)準,優(yōu)化為新43大類物資標(biāo)準

      新物資標(biāo)準與原物資標(biāo)準相比,做出了精簡物資層級,優(yōu)化分類維度,完善分類說明,增加屬性說明等改進,極大的改善了物資標(biāo)準的科學(xué)性、使用性,為提高物資數(shù)據(jù)質(zhì)量,優(yōu)化物資管理工作奠定了基礎(chǔ)。

      1.2 物資管理

      物資管理是從物資的需求開始,到平庫、采購、倉儲,最終出庫、調(diào)撥/轉(zhuǎn)讓,涵蓋物資從需求到消耗的全生命周期。物資管理工作包括:物資標(biāo)準及數(shù)據(jù)管理、倉儲資源管理、物資虛擬庫、物資調(diào)撥/內(nèi)部轉(zhuǎn)讓、倉儲物資處置、庫存監(jiān)控及優(yōu)化、賬外物資管理等工作。物資標(biāo)準及數(shù)據(jù)管理,在物資管理的前端控制需求,是物資管理工作的基礎(chǔ)。高質(zhì)量的物資數(shù)據(jù)環(huán)境,對物資管理工作起到事半功倍,提綱挈領(lǐng)的作用。

      1.3 物資數(shù)據(jù)的應(yīng)用

      物資數(shù)據(jù)是企業(yè)各個環(huán)節(jié)之間的“通用語言”。高質(zhì)量的物資數(shù)據(jù),能夠降低溝通成本,提高工作效率,增強統(tǒng)計準確性,減少重復(fù)采購。

      1.4 專用物資數(shù)據(jù)優(yōu)化

      專用物資數(shù)據(jù)占數(shù)據(jù)總量的65%,存在很多一物多碼的物資,有很大的優(yōu)化空間。通過優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù),可以降低重復(fù)采購,減少積壓庫存。

      1.5 關(guān)鍵特征量標(biāo)準化

      關(guān)鍵特征量指專用物資數(shù)據(jù)中的“品牌(或制造廠)”、“配件號”等確定物資唯一性的屬性值,關(guān)鍵特征量標(biāo)準化是優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效途徑。關(guān)鍵特征量標(biāo)準化也是物資標(biāo)準化的其中一種形式。

      1.6 關(guān)鍵特征量標(biāo)準化的應(yīng)用

      關(guān)鍵特征量標(biāo)準化結(jié)合制造廠商協(xié)同(確定填寫規(guī)則)和物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控(數(shù)據(jù)調(diào)整和單據(jù)切換),才能將標(biāo)準化的成果落地。

      2 物資管理與專用物資數(shù)據(jù)的現(xiàn)狀及分析

      2.1 物資管理現(xiàn)狀及分析

      目前中國海油的當(dāng)前庫存中存在著大量的積壓庫存,這部分積壓庫存不僅占壓了資金,共享率低,且很大程度上影響了領(lǐng)導(dǎo)層的決策。問題的產(chǎn)生原因及影響分析如下:

      積壓庫存:因需求人員不了解當(dāng)前已有庫存的情況,平庫不到位,仍進行重復(fù)采購造成。

      共享率低:因需求人員對物資的使用習(xí)慣不同,導(dǎo)致物資在一個公司下的多個工廠之間,或者多個公司之間的共享率低。

      資金占壓:因積壓庫存僅自身貨值就占用了大量資金,且為了管理這些積壓庫存,還要額外付出人工成本、場地費用等。

      影響決策:因積壓庫存,重復(fù)采購等造成的影響,庫存管理混亂,難以整合同類物資,做出精準的分析,很大程度上影響了領(lǐng)導(dǎo)層的決策,不利于集中采購、聯(lián)儲共備等工作的開展。

      積壓庫存的主要物資是備件類物資,備件類物資約占全集團整體庫存量的46.8%,是物資管理工作的重中之重。備件類物資在SAP上基本都使用專用物資數(shù)據(jù)進行庫存管理,其一物多碼的現(xiàn)象非常普遍,通過優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù),在物資管理的前端進行把控,是解決以上問題的有效途徑。

      2.2 專用物資數(shù)據(jù)現(xiàn)狀及分析

      2.2.1專用物資數(shù)據(jù)現(xiàn)狀

      目前專用物資數(shù)據(jù)中很多物資因為缺少嚴格的標(biāo)準,描述中有很多差異,存在著大量一物多碼的數(shù)據(jù)。因為編碼不統(tǒng)一,需求者很難了解到要購買的物資是否已有庫存,在這種情況下,就容易產(chǎn)生重復(fù)采購、積壓庫存,造成額外成本。

      截止至2017年6月9日,中國海油SAP系統(tǒng)中有效的物資數(shù)據(jù)總量約為162萬條,其中專用物資數(shù)據(jù)約為103萬條,約占總量的64%。

      2.2.2專用物資數(shù)據(jù)產(chǎn)生的主要原因

      專用物資數(shù)據(jù)主要是設(shè)備上使用的配件,制造廠商為了保護自身利益,防止用戶向其他廠家訂購,通常都會對這些配件的規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等信息進行技術(shù)封鎖。而用戶一般只能通過廠家提供的手冊查找配件號,裝配位置號、設(shè)備序列號等信息,確定要使用的物資,其很難像通用物資數(shù)據(jù)一樣,掌握到詳細的規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等信息,只好按專用物資數(shù)據(jù)進行提報。

      2.2.3專用物資數(shù)據(jù)描述規(guī)則的多樣性

      專用物資數(shù)據(jù)的一個關(guān)鍵特征量是品牌(或制造廠),每個品牌(或制造廠)都有自己的物資描述規(guī)則,在專用配件模板上,14個屬性(關(guān)鍵特征量)的任意組合也多種多樣,即使是相同的品牌(或制造廠),用戶在不知情的情況下,為了準確的買到想要的配件,往往會填寫盡可能多的已知信息,而且不同的用戶,其需求、掌握的信息、填寫習(xí)慣也不同,這些條件綜合起來,最終造成了相同品牌(或制造廠)的數(shù)據(jù),也存在很多一物多碼的情況。盡管總公司出臺了專用物資數(shù)據(jù)一級規(guī)范,但是這也沒有精準的解決相同品牌(或制造廠)下規(guī)則統(tǒng)一的問題。

      以品牌為CAT的物資為例,在與廠家溝通后,了解到其一個配件號代表著唯一的物資,那么它的物資數(shù)據(jù)描述規(guī)則僅為“物資名稱+品牌+配件號”這一種就可以了,但是實際數(shù)據(jù)中,常見的描述規(guī)則就有10余種,理論上允許存在的描述規(guī)則多達4000余種(這是由于專用配件模板有12個選填屬性造成的)。

      2.2.4專用物資數(shù)據(jù)相同品牌(或制造廠)下關(guān)鍵特征量的差異性

      以品牌為ATLAS COPCO的物資為例,在與廠家溝通后,了解到其關(guān)鍵特征量為品牌和配件號兩個屬性,且僅有一種標(biāo)準的規(guī)則,品牌填寫ATLAS COPCO,配件號為10位數(shù)字,中間無空格和特殊字符。在該品牌下已有的物資數(shù)據(jù)中,品牌有62種不同寫法,配件號有8種不同寫法。

      2.2.5專用物資數(shù)據(jù)優(yōu)化需解決的問題

      因為用戶難以了解到物資的實際規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等信息,所以現(xiàn)階段不考慮將其轉(zhuǎn)為通用物資數(shù)據(jù)的方式去優(yōu)化,僅在專用物資數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進行優(yōu)化。下面提出優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù)需解決的問題:

      1.關(guān)鍵特征量“品牌(或制造廠)”的標(biāo)準化。

      將相同品牌(或制造廠)的不同寫法進行標(biāo)準化處理,才能統(tǒng)計出該品牌(或制造廠)下全量的物資數(shù)據(jù)。

      2.相同品牌(或制造廠)下描述規(guī)則的標(biāo)準化。

      以品牌(或制造廠)為基準,對該品牌(或制造廠)下物資數(shù)據(jù)的描述規(guī)則進行標(biāo)準化處理。

      3.其他關(guān)鍵特征量的標(biāo)準化。

      配件號、設(shè)備型號、設(shè)備名稱等關(guān)鍵特征量的標(biāo)準化。

      4.已存在物資數(shù)據(jù)描述的標(biāo)準化。

      按關(guān)鍵特征量標(biāo)準化、描述規(guī)則標(biāo)準化的要求,調(diào)整物資數(shù)據(jù)描述。

      5.物資數(shù)據(jù)描述統(tǒng)一后業(yè)務(wù)單據(jù)的切換。

      物資數(shù)據(jù)描述調(diào)整后,會出現(xiàn)多條物資數(shù)據(jù)合并為一條新編碼的情況,這時需要將舊編碼的采購訂單、庫存等業(yè)務(wù)單據(jù)切換到新編碼上。

      3 關(guān)鍵特征量標(biāo)準化的管理應(yīng)用

      專用物資數(shù)據(jù)優(yōu)化,首先應(yīng)做到關(guān)鍵特征量“品牌(或制造廠)”的標(biāo)準化(關(guān)鍵特征量標(biāo)準化);之后統(tǒng)計出采購金額、庫存金額高的品牌(或制造廠),優(yōu)先選取排名靠前的品牌(或制造廠),和其制造廠商進行溝通,確定該品牌(或制造廠)下物資的描述規(guī)則和關(guān)鍵特征量的標(biāo)準寫法(制造廠商協(xié)同);最后進行物資數(shù)據(jù)描述的調(diào)整,以及業(yè)務(wù)單據(jù)的切換(物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控)。

      3.1 關(guān)鍵特征量標(biāo)準化

      抽取專用物資數(shù)據(jù)全部的關(guān)鍵特征量“品牌(或制造廠)”,按以下規(guī)則進行標(biāo)準化處理。

      1.排除貿(mào)易商、代理商。

      2.不允許使用國家企業(yè)信用管理平臺、中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)等國家網(wǎng)站上公布的信譽不良的制造廠商。

      3.相同品牌(或制造廠)只允許有一種標(biāo)準寫法。

      4.國內(nèi)廠家,及在中國成立的中外合資企業(yè),需填寫該公司官網(wǎng)最新的制造廠中文全稱。

      5.國外廠家需填寫該公司官網(wǎng)的英文品牌(使用大寫英文字母),不能帶有CO.\LTD.\LLC\INC\BV\SA\GMBH等表示公司含義的詞匯。

      6.國外大型企業(yè)下獨立經(jīng)營的子品牌,填寫英文子品牌。

      標(biāo)準化處理后的品牌(或制造廠),可在物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控中進行調(diào)整。

      3.2 制造廠商協(xié)同

      品牌(或制造廠)標(biāo)準化后,將品牌(或制造廠)作為關(guān)鍵字在MDM系統(tǒng)中搜索已有的物資數(shù)據(jù),之后根據(jù)其物料編碼在SAP中導(dǎo)出采購記錄和當(dāng)前庫存,將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)處理后,統(tǒng)計出采購金額、庫存金額排名靠前的品牌(或制造廠)。然后與制造廠商進行溝通,確認該品牌(或制造廠)下物資數(shù)據(jù)的描述規(guī)則和關(guān)鍵特征量的標(biāo)準寫法。最后將溝通的規(guī)則總結(jié)為該品牌(或制造廠)物資數(shù)據(jù)的規(guī)范要點,在集團范圍內(nèi)應(yīng)用。

      制造廠商協(xié)同應(yīng)遵循以下原則:

      1.優(yōu)先選取采購金額、庫存金額高的品牌(或制造廠)。

      2.描述規(guī)則應(yīng)盡量避免產(chǎn)生重復(fù)數(shù)據(jù),做到一物一碼。

      3.采取用戶的合理化意見。

      3.3 物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控

      通過和廠家溝通,確定描述規(guī)則和關(guān)鍵特征量的標(biāo)準寫法后,已有的數(shù)據(jù)會有很多不滿足當(dāng)前的標(biāo)準,且會有很多重復(fù)數(shù)據(jù),這時需要對其物資描述進行調(diào)整。

      調(diào)整過程中需完成以下事項:

      1.導(dǎo)出該品牌(或制造廠)下全量的數(shù)據(jù)。

      2.已有關(guān)鍵特征量的規(guī)范。

      3.向二級單位征集缺失的關(guān)鍵特征量。

      4.向二級單位確認問題數(shù)據(jù)。

      5.向廠家確認數(shù)據(jù)的準確性。

      6.變更后的描述通過MDM系統(tǒng)同步SAP系統(tǒng)。

      7.生成新舊對照表(新舊描述信息的對照關(guān)系表)。

      在描述調(diào)整完畢后,應(yīng)開始業(yè)務(wù)單據(jù)的切換。為防止舊編碼繼續(xù)產(chǎn)生業(yè)務(wù)單據(jù),應(yīng)根據(jù)新舊對照表在SAP中開啟這些數(shù)據(jù)的源頭控制,否則單據(jù)切換工作將難以結(jié)束,源頭控制需要對不再使用的舊編碼進行采購凍結(jié)或刪除處理。舊編碼業(yè)務(wù)單據(jù)向新編碼的切換,需要二級單位自行完成。

      切換過程中需完成以下事項:

      1.開啟源頭控制。

      2.切換進度的把控。

      3.擴展工廠數(shù)據(jù)的處理。

      4 物資管理優(yōu)化

      4.1 管理提升

      通過關(guān)鍵特征量標(biāo)準化的管理應(yīng)用,優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù),提高數(shù)據(jù)質(zhì)量,減少一物多碼的情況,帶來物資管理的提升如下:

      1.提高數(shù)據(jù)量、采購金額、庫存金額、單價、供應(yīng)商、物資共享、類別分布等數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確率,供管理者決策。

      2.多條物料編碼合并成一條后,各編碼的庫存也隨之合并,可以降低重復(fù)采購,減少積壓庫存,進而減少資金的占用。

      3.不同單位間的需求合并,提高了物資共享率,通過聯(lián)儲共備,也可達到降庫存的目的。

      4.數(shù)據(jù)量、庫存量減少,為倉儲管理帶來便利,進而降低人工成本、場地租金等倉庫運維費用。

      4.2 成功案例

      4.2.1提高統(tǒng)計準確率

      將物資數(shù)據(jù)中的關(guān)鍵特征量“品牌(或制造廠)”進行標(biāo)準化規(guī)范,提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果的準確性。

      案例:

      統(tǒng)計某單位2015年采購品牌為“SOLAR TURBINES”物資的金額。

      分析:

      品牌標(biāo)準化前:可通過采購“供應(yīng)商”維度統(tǒng)計,但由于供應(yīng)商分為制造商、貿(mào)易商等形式,難以準確統(tǒng)計該品牌的采購金額。

      品牌標(biāo)準化后:可通過“物料”維度,直接通過“品牌”進行統(tǒng)計,提高了統(tǒng)計的準確性。

      結(jié)果:

      從SAP中導(dǎo)出2015全年數(shù)據(jù),按上述分析:通過“供應(yīng)商”維度,統(tǒng)計該品牌物資采購1,624萬元;經(jīng)過“品牌”標(biāo)準化,從“物料”維度,統(tǒng)計該品牌物資采購金額達1,739萬元,即額外統(tǒng)計出采購該品牌物資115萬元。

      通過開展此項工作,已經(jīng)將專用類別數(shù)據(jù)的24,551個“制造廠或品牌”屬性進行規(guī)范,規(guī)范后為11,897個,精簡比例51.5%,可提高品牌(或制造廠)維度統(tǒng)計分析的準確率。

      4.2.2合并庫存

      通過關(guān)鍵特征量標(biāo)準化的管理應(yīng)用,將一物多碼的物資進行統(tǒng)一,整合庫存,即可減少重復(fù)采購,降低積壓庫存。

      案例:

      制造廠商為“SOLAR TURBINES”,配件號為“912740C1”的密封圈(該品牌下的物資一個配件號代表唯一的物資)。渤海片區(qū)共使用7條數(shù)據(jù),分散在10個庫存地點,庫存總量198件,經(jīng)與該單位溝通,確認其安全庫存僅需11件即可。

      通過與索拉透平公司協(xié)同工作,已將其15,637條配件數(shù)據(jù)縮減至7,292條,縮減比例達53.3%??纱蠓档痛祟惻浼齑婕百Y金占壓。

      作者簡介:

      高鵬(1991.3—),男,物資標(biāo)準化工程師,2013年畢業(yè)于天津理工大學(xué)物流管理專業(yè),獲學(xué)士學(xué)位,目前在中海油能源物流有限公司主要從事物資標(biāo)準及數(shù)據(jù)管理工作。

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