信息化背景下高校會計(jì)檔案管理探討

王琢（安徽機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

引言

高校的會計(jì)檔案管理工作與其他各類工作之間存在十分緊密的聯(lián)系。良好的會計(jì)檔案管理工作能夠很好地推進(jìn)其他工作的有序?qū)嵤?，同時(shí)也是高校治理層以及管理層考核與考察二級部門績效的重要參照。在信息化技術(shù)手段不斷發(fā)展的過程中，高校也要積極融入各類先進(jìn)的智能技術(shù)手段，進(jìn)而讓高校內(nèi)部的科研、教學(xué)以及管理等工作都更加高效。在新時(shí)代背景下，原有的會計(jì)檔案管理模式已經(jīng)不足以很好地滿足新時(shí)代新校園建設(shè)工作的需求。因此，相關(guān)的工作人員需要進(jìn)一步提升對會計(jì)信息化檔案管理工作的關(guān)注度，進(jìn)而讓會計(jì)檔案管理工作能夠更加健康的發(fā)展。

一、高校會計(jì)檔案管理工作的相關(guān)概述

（一）會計(jì)檔案

會計(jì)檔案主要有以下五個(gè)方面的內(nèi)容：

1.會計(jì)憑證：原始憑證以及記賬憑證。

2.會計(jì)賬?。嚎傎~、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片以及其他輔助性賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度報(bào)告、季度報(bào)告、半年度報(bào)告以及年度報(bào)告。

4.其他資料：銀行存款余額、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案報(bào)關(guān)清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書等。

5.真實(shí)有效的電子會計(jì)資料；借助專門的技術(shù)可以準(zhǔn)確、完整、有效接收讀取的電子會計(jì)資料；接受嚴(yán)格加密保護(hù)的電子會計(jì)資料等。

（二）會計(jì)檔案管理工作的特征

高校會計(jì)檔案管理工作涵蓋了高校的全部日常財(cái)務(wù)收支明細(xì)。與高校內(nèi)部其他日常管理工作所不同的是，高校會計(jì)檔案管理工作涉及到會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿以及財(cái)務(wù)報(bào)表等多種專業(yè)知識，相關(guān)的工作人員必須具備足夠的專業(yè)素養(yǎng)水平，同時(shí)還需要能夠獨(dú)立進(jìn)行會計(jì)的專業(yè)核算以及結(jié)算工作。因此，高校的會計(jì)檔案管理工作具備很強(qiáng)的專業(yè)性。其次，大部分的高校都有一套系統(tǒng)的財(cái)會工作體系，日常的會計(jì)核算、會計(jì)記賬、會計(jì)報(bào)表以及財(cái)務(wù)審核等內(nèi)容都有十分完善的標(biāo)準(zhǔn)。因此，高校的會計(jì)檔案管理工作具備很強(qiáng)的嚴(yán)謹(jǐn)性。

二、高校會計(jì)檔案信息化管理工作的價(jià)值

（一）優(yōu)化工作效率，提升工作質(zhì)量

在高校的會計(jì)檔案管理工作中合理融入信息化技術(shù)手段，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段搭建一個(gè)完善的財(cái)務(wù)信息管理工作系統(tǒng)，不僅能夠讓用戶更加便捷地完成相關(guān)信息檔案的查閱以及存儲工作，還能夠有效降低高校會計(jì)檔案管理工作的人力資源成本。同時(shí)，智能化的會計(jì)檔案管理工作系統(tǒng)也能夠讓相關(guān)的信息數(shù)據(jù)充分發(fā)揮自身的作用。信息化的會計(jì)檔案管理工作不僅涵蓋了原始的會計(jì)檔案，同時(shí)也覆蓋了其他各類財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)以及決策信息數(shù)據(jù)。原有的紙質(zhì)檔案可以被更加安全、靈活地存放在計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備中。這些信息化的數(shù)據(jù)與原有的數(shù)據(jù)相比，也可以更加輕易地實(shí)現(xiàn)復(fù)制以及備份等操作，信息數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限以及方位范圍也可以得到更加嚴(yán)格的落實(shí)。

（二）推動(dòng)會計(jì)工作朝智能化方向發(fā)展

在各類新型的信息技術(shù)手段飛速進(jìn)步的過程中，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)手段也得到了極大的發(fā)展。在智能化技術(shù)手段迸發(fā)的時(shí)代，把這些先進(jìn)的技術(shù)手段都充分應(yīng)用在高校的會計(jì)檔案信息化管理工作中，可以極大地提升高校會計(jì)檔案管理工作的信息共享化程度，同時(shí)也能夠推進(jìn)財(cái)務(wù)會計(jì)職能到管理會計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。

三、高校會計(jì)檔案管理工作存在的不足

（一）缺乏充足的客觀性

雖然現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段取得了巨大進(jìn)步，但是法律法規(guī)的發(fā)展步伐并沒有緊密跟隨?，F(xiàn)階段，高校在開展會計(jì)檔案管理工作時(shí)，雖然可以使用最新的技術(shù)手段，但是并沒有最新的法律法規(guī)制度，工作人員需要圍繞2003年的《電子文件歸檔與管理方法》以及2016年的《會計(jì)檔案管理方法》開展工作。在這些法規(guī)制度中，只是對會計(jì)檔案信息化管理工作的基本要求進(jìn)行了闡述，并不能夠很好地支持高校圍繞信息化技術(shù)手段開展更加豐富、多元的檔案管理工作。同時(shí)，也沒有充足的法規(guī)制度可以為會計(jì)檔案管理工作所存在的問題提供合理的解決方案。由于缺乏合理的法規(guī)制度體系的支持，導(dǎo)致高校不能建立起一套完備、合理的管理工作規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致高校會計(jì)檔案管理工作的效率以及品質(zhì)難以得到保障。由于高校的會計(jì)檔案信息化管理工作處于發(fā)展的初級階段，因此也沒有科學(xué)、合理的制度體系去維持?jǐn)?shù)字化、流程化數(shù)據(jù)庫搭建工作的有序推進(jìn)。與高校會計(jì)檔案信息化管理工作相關(guān)的大多數(shù)監(jiān)管體系，也都難以發(fā)揮出實(shí)際作用。

（二）缺乏充足的關(guān)注度

雖然大部分的高校都有自身的會計(jì)檔案信息化管理工作制度，但是這些制度體系僅僅圍繞會計(jì)檔案信息化管理的程序管理工作進(jìn)行，并不能夠真正地將這些制度規(guī)范充分展示在實(shí)際的監(jiān)管以及其他工作中去。同時(shí)，高校的會計(jì)檔案信息化管理工作也缺乏充足的資金支持，相關(guān)的技術(shù)人員很難獲得十分先進(jìn)的硬件設(shè)備以及技術(shù)支持。另外，會計(jì)檔案管理工作人員自身對于信息化管理體系的建設(shè)也沒有正確的理解。大部分工作人員的思想都停留在傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理工作中。他們普遍認(rèn)為會計(jì)檔案管理工作的目標(biāo)僅僅是信息檔案的歸檔，只要確保高校內(nèi)部的相關(guān)工作可以有序推進(jìn)即可。

（三）缺乏完善的會計(jì)檔案信息管理平臺

在高校會計(jì)檔案信息管理工作實(shí)施的過程中，越來越多的高校都搭建了屬于自己的獨(dú)立的會計(jì)檔案信息管理工作系統(tǒng)，同時(shí)也將區(qū)塊鏈技術(shù)等諸多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用在系統(tǒng)中。這些會計(jì)檔案信息管理工作系統(tǒng)雖然有著較為先進(jìn)的技術(shù)手段支持以及較高的更新頻率，但是相關(guān)的功能依然僅有初始的財(cái)務(wù)理賬等基礎(chǔ)操作，會計(jì)檔案管理工作人員并不能依托這一信息管理系統(tǒng)去完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析以及預(yù)測等工作，進(jìn)而導(dǎo)致高校內(nèi)部會計(jì)檔案信息管理工作難以發(fā)揮實(shí)際價(jià)值。

（四）缺乏充足的專業(yè)人才支持

高校會計(jì)檔案信息化管理工作的推進(jìn)，還需要有充足的綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人才的支持。高校會計(jì)檔案信息化管理工作只有在高水平的技術(shù)人員的支持下，才能夠讓各類技術(shù)手段都發(fā)揮出自身作用?，F(xiàn)階段，高校內(nèi)部普遍沒有充足的專業(yè)技術(shù)人才，大部分高校都是委托其他部門的工作人員協(xié)助會計(jì)檔案信息化管理工作的實(shí)施。這些非專業(yè)的工作人員在實(shí)際工作的過程中很難在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)相關(guān)工作中存在的不足，進(jìn)而導(dǎo)致后續(xù)其他問題的出現(xiàn)。

四、高校會計(jì)檔案信息化管理工作的優(yōu)化策略

（一）建立健全信息化會計(jì)檔案管理機(jī)制

高校想要讓會計(jì)檔案管理工作更加高效，就必須加速建立一套系統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案以及電子會計(jì)檔案的管理工作體系。管理工作人員需要在制度層面對會計(jì)檔案的歸檔內(nèi)容以及管理工作的策略進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)為每一個(gè)工作人員都確立詳細(xì)的工作責(zé)任以及工作目標(biāo)。在會計(jì)檔案管理工作制度中，需要對會計(jì)檔案的流轉(zhuǎn)工作、收集工作、裝訂工作、歸檔工作、保管工作以及調(diào)閱工作等的實(shí)際操作內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定。對于電子會計(jì)檔案而言，在制度中需要明確電子會計(jì)檔案的備份、存儲、查閱以及保密等工作的各項(xiàng)細(xì)節(jié)內(nèi)容，進(jìn)而讓電子會計(jì)檔案可以得到更加全面的保護(hù)，同時(shí)也可以讓電子會計(jì)檔案的真實(shí)性以及可靠性得到更好的維護(hù)。

（二）強(qiáng)化高校會計(jì)檔案信息化建設(shè)意識

首先，高校的領(lǐng)導(dǎo)部門要提升對會計(jì)檔案信息化管理工作的關(guān)注度。領(lǐng)導(dǎo)部門作為各類工作中最為關(guān)鍵的、影響力最大的部門之一，只有對會計(jì)檔案管理工作有正確的認(rèn)知，才能夠重視并做好會計(jì)檔案管理工作人員的教育培育工作。領(lǐng)導(dǎo)人員需要從自身做起，全面了解掌握會計(jì)檔案信息化管理的先進(jìn)理念，并提升檔案管理工作在高校內(nèi)部其他管理工作中的地位，為會計(jì)檔案信息化管理工作提供更加充足的資金支持。其次，要增強(qiáng)財(cái)會工作人員對會計(jì)檔案信息化管理工作的關(guān)注度。會計(jì)檔案管理工作人員也需要不斷提升自身的綜合素質(zhì)水平，積極承擔(dān)自身的責(zé)任以及義務(wù)，摒棄傳統(tǒng)觀念，腳踏實(shí)地認(rèn)真工作。最后，會計(jì)檔案信息化管理工作人員還要有足夠的自我約束意識，進(jìn)一步認(rèn)識到會計(jì)檔案管理工作的意義以及價(jià)值。

（三）形成完善的會計(jì)檔案信息化管理工作系統(tǒng)

高校需要加速建立起一套符合自身工作特點(diǎn)的會計(jì)檔案信息化管理工作系統(tǒng)，將會計(jì)檔案的整理、歸檔、管理以及查詢等操作都集合在一起。由于高校的會計(jì)檔案有著很高的使用頻率，同時(shí)日常的數(shù)據(jù)規(guī)模也十分龐大，因此，合理的信息化管理工作系統(tǒng)可以大幅增強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作的速度。其次，電子化的憑證以及信息檔案也可以大幅降低紙質(zhì)材料的需求，進(jìn)而對會計(jì)檔案更加靈活地進(jìn)行存放以及讀取。對于各類用戶而言，在會計(jì)檔案信息化系統(tǒng)內(nèi)部也可以為他們設(shè)置專門的權(quán)限范圍，進(jìn)而讓會計(jì)檔案的安全性以及價(jià)值都能夠得到更好的保障。高校所搭建的會計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)要將財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)等都囊括其中，并將涉及到的各類信息數(shù)據(jù)全部加入到信息化的檔案系統(tǒng)中去，進(jìn)而讓報(bào)銷環(huán)節(jié)、入賬環(huán)節(jié)以及查詢環(huán)節(jié)等涉及到的各類信息資料全部電子化、透明化。

（四）全面提升會計(jì)檔案人員的信息化編研水平

會計(jì)檔案信息化管理工作的整體質(zhì)量與編研工作人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)之間存在十分緊密的聯(lián)系。只有編研工作人員自身具備較高的文化素養(yǎng)、政治素養(yǎng)以及較強(qiáng)的理解、解讀、分析、綜合、歸納、整理信息檔案的能力，才能夠支持高校會計(jì)檔案信息化管理工作的高水平實(shí)施。對于編研水平的提升而言，除了加強(qiáng)工作人員的綜合素養(yǎng)能力之外，還需要圍繞學(xué)校的整體運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)、總資產(chǎn)以及總負(fù)債等實(shí)施科學(xué)的狀態(tài)分析工作，并依據(jù)學(xué)校的各個(gè)重大科研項(xiàng)目、重大專項(xiàng)工作項(xiàng)目以及重大基建項(xiàng)目對學(xué)校自身進(jìn)行全面的評估，然后分部門對財(cái)務(wù)信息進(jìn)行系統(tǒng)完善的分析整理，并交由二級學(xué)院以及二級職能部門例如各大中心實(shí)體單位進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的匯編。

結(jié)語

高校的會計(jì)檔案管理工作與高校的其他日常工作之間有著密不可分的聯(lián)系。只有重視并落實(shí)好高校的會計(jì)檔案智能化管理建設(shè)工作，才能夠讓高校的各類財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值得到更好的利用，同時(shí)也能夠讓會計(jì)檔案的安全性以及共享性得到切實(shí)的提升。因此，高校需要努力加強(qiáng)會計(jì)檔案信息化管理的建設(shè)水平，借助更加系統(tǒng)科學(xué)的體系制度以及更加充足的人才保障，進(jìn)一步提升高校的會計(jì)檔案信息化管理工作水平。