淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要性

嚴(yán)霞

摘 要：檔案記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，各項業(yè)務(wù)的開展情況，是事業(yè)單位制定發(fā)展戰(zhàn)略、強(qiáng)化內(nèi)部管理、提升運行效率的重要依據(jù)。但當(dāng)前，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案的種類、形式越來越多樣化，管理的難度也越來越大。基于此，本文就事業(yè)單位檔案管理中的問題進(jìn)行概述，然后提出幾點對策建議，希望能促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;管理制度;管理系統(tǒng)

近年來，檔案管理的重要性得到了重視，檔案管理水平有所提升，但是提高幅度并不大，還存在一些問題。對此，有必要采取針對性措施加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案的管理。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理不受重視。當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理普遍得到了一定的重視，但還沒有體現(xiàn)現(xiàn)代化管理理念，檔案管理理念與時代脫節(jié)。例如，有的檔案管理人員認(rèn)為只要檔案不丟失、不泄密就行了，沒有認(rèn)識到檔案日常管理的作用，檔案的價值得不到發(fā)揮，效果不理想。

（二）檔案管理制度缺失。要想有序開展檔案管理，就必須制定完善的管理制度。但實際上，事業(yè)單位的檔案管理制度還不健全，也沒有落到實處，部分檔案管理人員沒有嚴(yán)格遵照規(guī)章制度來管理檔案，致使檔案混亂、丟失。也有的單位缺少監(jiān)督制度，檔案的管理與利用都存在很多失范之處。

（三）人員素質(zhì)有待提升。事業(yè)單位檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，但部分檔案人員專業(yè)知識不到位，缺少檔案管理經(jīng)驗，難以有效開展檔案管理。也有的檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有仔細(xì)、認(rèn)真地開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理效果不理想。同時，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)初步實現(xiàn)了信息化，部分檔案管理人員缺少信息技術(shù)素養(yǎng)，難以運用信息化手段開展檔案收集、分類、歸檔、利用。

（四）檔案管理設(shè)備落后。當(dāng)前，事業(yè)單位的資金使用有著嚴(yán)格的規(guī)定，這導(dǎo)致很多事業(yè)單位更傾向于把“好鋼用到刀刃上”，不愿意對檔案管理投入資金，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備落后，無法引進(jìn)先進(jìn)的電子產(chǎn)品、高科技產(chǎn)品，工作人員手工處理檔案的工作量依舊很大，不但降低了檔案工作的效率，而且讓檔案管理顯得混亂。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的有效策略

（一）提高檔案管理的重視程度。無論是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員，都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理的重視，認(rèn)清檔案管理對促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，并積極推廣檔案管理的新模式、新方法，把檔案管理納入事業(yè)單位日常管理中，在事業(yè)單位內(nèi)營造人人重視檔案、人人管理檔案的良好氛圍，為檔案管理的開展奠定良好的基礎(chǔ)，這有利于為檔案管理提供更為可靠的環(huán)境、資金、人才支持。

（二）建立健全的檔案管理制度。首先，事業(yè)單位應(yīng)建立健全的檔案管理制度，形成規(guī)范化的檔案管理流程，對檔案的收集、整理、歸檔、存儲、利用都進(jìn)行明確規(guī)定，約束檔案管理人員的行為，減少人為因素對檔案的不良影響。其次，事業(yè)單位要隨著時代的不斷發(fā)展而更新檔案管理制度，從內(nèi)容和形式上更新管理制度，確保檔案管理的規(guī)范化，使檔案管理有理可依、有章可循。再次，要建立監(jiān)督制度，對檔案管理人員的不當(dāng)行為進(jìn)行監(jiān)管，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。最后，事業(yè)單位也要與時俱進(jìn)地革新檔案管理與利用方式，把為人民服務(wù)當(dāng)作檔案管理的出發(fā)點和落腳點，使檔案管理更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更可靠的服務(wù)。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。首先是加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的教育，使之熟練掌握專業(yè)化的檔案管理知識與技能，并了解相關(guān)法律制度，能夠按規(guī)章制度辦事，在各種規(guī)章制度的指導(dǎo)下規(guī)范地、認(rèn)真細(xì)致地開展檔案管理工作。其次要加強(qiáng)對檔案管理人員職業(yè)道德的教育，使其具有較高的思想道德素質(zhì)和責(zé)任感。再次，要加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，使之掌握計算機(jī)專業(yè)的知識，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型。

（四）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)。新形勢下，加快檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型是新時代賦予我們的新使命。對此，我們應(yīng)將信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有機(jī)結(jié)合：一是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描等再加工，形成“原件數(shù)字檔案”。二是直接以數(shù)字模式形成數(shù)字信息檔案，通過靈活的方式對事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行存儲管理。三是要增加對檔案管理的資金投入，更新硬件設(shè)備與軟件設(shè)備，為檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型奠定可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。四是檔案管理人員要更新自身觀念，提升自己的計算機(jī)使用水平，從根本上提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也要及時更新檔案管理的方法，從設(shè)備、人員、制度等多個方面著手，提升檔案管理與利用水平，使檔案更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

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