旅行社在會(huì)展旅游業(yè)態(tài)中的角色和作用探究

摘 要：隨著我國(guó)會(huì)展業(yè)的迅速發(fā)展，旅行社行業(yè)涉入會(huì)展旅游業(yè)務(wù)更加深入。旅行社主要的會(huì)展旅游業(yè)務(wù)范圍進(jìn)一步拓展，產(chǎn)品形式也相對(duì)穩(wěn)定下來(lái)。在業(yè)務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，旅行社在會(huì)展旅游業(yè)態(tài)中形成了“會(huì)展旅游組織者”和“會(huì)展操作”兩個(gè)角色，任務(wù)分工越來(lái)越清晰，成熟的分工體系逐漸建立，在會(huì)展服務(wù)行業(yè)中的核心協(xié)調(diào)統(tǒng)籌和文化創(chuàng)意創(chuàng)新作用將更為突出。

關(guān)鍵詞：旅行社? ?會(huì)展旅游? ?角色和作用

會(huì)展行業(yè)在國(guó)際上簡(jiǎn)稱(chēng)為MICE，M為Meeting（企業(yè)會(huì)議），I為Incentive（獎(jiǎng)勵(lì)旅游），C為Convention（協(xié)會(huì)或國(guó)際會(huì)議），E分別是Exhibition（展覽）和Event（節(jié)事），業(yè)態(tài)豐富，是現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的重要組成部分。作為新興的服務(wù)業(yè)，會(huì)展行業(yè)不僅自身能夠創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以帶動(dòng)交通、旅游、餐飲、住宿、通信、廣告等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，對(duì)地方經(jīng)濟(jì)的帶動(dòng)系數(shù)達(dá)到1：9。會(huì)展行業(yè)逐漸成為城市名片和城市經(jīng)濟(jì)助推器的代名詞，地方政府也從基礎(chǔ)設(shè)施、會(huì)展場(chǎng)地和服務(wù)配套、政策等各個(gè)層面進(jìn)行大力扶持。

1.會(huì)展旅游業(yè)態(tài)

會(huì)展旅游是綜合會(huì)展行業(yè)和旅游行業(yè)兩大產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢(shì)交叉的新型業(yè)態(tài)，是會(huì)展業(yè)優(yōu)化發(fā)展的必然結(jié)果，也是旅游經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。我國(guó)學(xué)者較為認(rèn)可的會(huì)展旅游概念是周春發(fā)提出的，“所謂的會(huì)展旅游指的就是將旅游行業(yè)與大型專(zhuān)業(yè)的會(huì)議、各個(gè)博覽會(huì)、體育活動(dòng)等聯(lián)合在一起的綜合旅游形式”。由于規(guī)模較大、客戶(hù)層次高端、經(jīng)濟(jì)效益高，會(huì)展旅游業(yè)態(tài)目前越來(lái)越為旅行社行業(yè)重視，被認(rèn)為是“旅游皇冠上的明珠”。

2.旅行社主要會(huì)展旅游業(yè)務(wù)

2.1會(huì)展接待業(yè)務(wù)

這是最為常見(jiàn)的會(huì)展旅游業(yè)務(wù)，包括接送站服務(wù)、報(bào)到服務(wù)、餐飲與住宿服務(wù)、會(huì)展場(chǎng)地服務(wù)、城市內(nèi)用車(chē)服務(wù)、會(huì)展后旅游等。會(huì)展接待服務(wù)只是針對(duì)會(huì)展客戶(hù)的旅游接待服務(wù)，接待服務(wù)流程與內(nèi)容，與旅行社日常接待的區(qū)別僅是客戶(hù)對(duì)象的不同。這部分會(huì)展旅游業(yè)務(wù)是由會(huì)展產(chǎn)業(yè)提高服務(wù)質(zhì)量的需求催生而來(lái)的，幾乎所有的旅行社都提到涉及會(huì)展旅游服務(wù)，也是指的這一部分。

2.2會(huì)展場(chǎng)地搭建業(yè)務(wù)

這部分業(yè)務(wù)是在為會(huì)展客戶(hù)提供會(huì)展接待服務(wù)基礎(chǔ)上衍生而來(lái)的。目前大部分旅行社在做此業(yè)務(wù)時(shí)主要是“中介者”的角色，根據(jù)客戶(hù)的需求尋找廣告搭建商，并監(jiān)督執(zhí)行客戶(hù)審批通過(guò)的場(chǎng)地搭建方案。但有部分大型旅行社已經(jīng)有會(huì)展場(chǎng)地設(shè)計(jì)崗位，會(huì)根據(jù)客戶(hù)的需求進(jìn)行搭建方案的設(shè)計(jì)。

2.3會(huì)展市場(chǎng)運(yùn)作業(yè)務(wù)

隨著對(duì)會(huì)展業(yè)務(wù)的深入，旅行社對(duì)行業(yè)了解更加深入，開(kāi)始掌控會(huì)展相關(guān)行業(yè)資源，如行業(yè)主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)及市場(chǎng)供求雙方的信息。旅行社掌握了行業(yè)資源后，業(yè)務(wù)范圍繼續(xù)擴(kuò)大，開(kāi)始協(xié)助主辦方申報(bào)會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)、營(yíng)銷(xiāo)和活動(dòng)嘉賓的邀請(qǐng)。

2.4活動(dòng)策劃

目前活動(dòng)策劃的業(yè)務(wù)主要包括會(huì)展流程的策劃和配套活動(dòng)的創(chuàng)新。目前會(huì)展產(chǎn)業(yè)也被歐美國(guó)家稱(chēng)為“Event Industry”，活動(dòng)產(chǎn)業(yè)，旅行社有關(guān)會(huì)展的業(yè)務(wù)也隨著概念的延伸而隨之?dāng)U展，除常規(guī)的會(huì)議展覽外，一部分企業(yè)開(kāi)始增加團(tuán)隊(duì)拓展訓(xùn)練項(xiàng)目，有時(shí)甚至取代了會(huì)后旅游的項(xiàng)目。

3. 旅行社在會(huì)展旅游業(yè)態(tài)中的角色

歐美及亞太地區(qū)會(huì)展產(chǎn)業(yè)發(fā)展較為成熟的國(guó)家，會(huì)展產(chǎn)業(yè)運(yùn)作和管理越來(lái)越專(zhuān)業(yè)化，形成了專(zhuān)業(yè)會(huì)展組織者（PCO）和目的地管理公司（DMC）兩大分工體系。專(zhuān)業(yè)會(huì)展組織者是會(huì)展產(chǎn)業(yè)的會(huì)展業(yè)的核心，在國(guó)際上主要是指為籌辦會(huì)議、展覽及有關(guān)活動(dòng)提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)的公司，或從事相關(guān)工作的個(gè)人。目的地管理公司則負(fù)責(zé)會(huì)展活動(dòng)在主辦地的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)和旅行安排等工作。旅行社初涉入會(huì)展業(yè)務(wù)時(shí)，很多學(xué)者和業(yè)界人士認(rèn)為應(yīng)該利用旅行社現(xiàn)有的資源，做好會(huì)展接待的工作，但隨著會(huì)展產(chǎn)業(yè)在我國(guó)的發(fā)展，社會(huì)會(huì)展需求也有所提高。大型旅行社已經(jīng)在會(huì)展旅游業(yè)務(wù)中承擔(dān)了專(zhuān)業(yè)會(huì)展組織者的角色，但是由于會(huì)展旅游在我國(guó)發(fā)展時(shí)間還不長(zhǎng)，因此專(zhuān)業(yè)會(huì)展組織者與目的地管理公司兩種角色旅行社雖然能夠承擔(dān)，基于這兩種角色的分工體系在我國(guó)并未完全建立。

3.1直客業(yè)務(wù)——會(huì)展業(yè)經(jīng)營(yíng)主體

主要客戶(hù)是政府、行業(yè)協(xié)會(huì)和大型企業(yè)，涉及電器、金融、醫(yī)藥、快消、直銷(xiāo)、汽車(chē)等行業(yè)，為其提供最佳會(huì)展解決方案，為客戶(hù)提高活動(dòng)品質(zhì)和節(jié)省預(yù)算，讓客戶(hù)省心省力。主要提供的服務(wù)有：城市的推薦、機(jī)票方案的制定、酒店方案的尋緣、整體活動(dòng)的策劃、特色餐廳的推薦、會(huì)后旅游的安排、人員的合理安排和預(yù)算的把控。

會(huì)展旅游組織者可以說(shuō)是會(huì)展旅游產(chǎn)業(yè)鏈中的上游企業(yè)，直接面對(duì)會(huì)展主辦方，滿(mǎn)足客戶(hù)對(duì)會(huì)展的專(zhuān)業(yè)要求?？梢哉f(shuō)，直客業(yè)務(wù)角色才是旅行社新業(yè)務(wù)的拓展，為會(huì)展主辦方提供策劃、營(yíng)銷(xiāo)的服務(wù)，深入新的會(huì)展業(yè)務(wù)。

3.2會(huì)展操作

主要客戶(hù)是一線(xiàn)城市的專(zhuān)業(yè)會(huì)展服務(wù)公司，涉及的行業(yè)與直客業(yè)務(wù)相同，立足本地掌控當(dāng)?shù)刭Y源，為客戶(hù)提供最有優(yōu)勢(shì)的報(bào)價(jià)、活動(dòng)推薦方案，為客戶(hù)提供最有優(yōu)勢(shì)價(jià)格，提高中標(biāo)率。主要提供的服務(wù)有：酒店方案推薦、會(huì)務(wù)人員支持、公關(guān)活動(dòng)策劃、旅游或拓展策劃、VIP及商務(wù)接待、落地執(zhí)行等。

會(huì)展操作可以說(shuō)是旅行社涉足會(huì)展旅游業(yè)態(tài)優(yōu)勢(shì)集中地，也是旅行社的本職工作所在。會(huì)展操作仍然是旅行社日常團(tuán)隊(duì)接待業(yè)務(wù)，只是客戶(hù)群體是會(huì)展客戶(hù)，更加有針對(duì)性，因此提供管家型的業(yè)務(wù)模式可以實(shí)現(xiàn)會(huì)展市場(chǎng)開(kāi)發(fā)及接待服務(wù)整體效益最大化。

4.旅行社在會(huì)展旅游業(yè)態(tài)中的作用

會(huì)展行業(yè)是一個(gè)綜合性的行業(yè)，會(huì)展服務(wù)需要相關(guān)行業(yè)的聯(lián)動(dòng)和支持。會(huì)展行業(yè)在我國(guó)還是一個(gè)新興的行業(yè)，旅行社行業(yè)的團(tuán)隊(duì)接待經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)十分豐富。因此旅行社加入到會(huì)展旅游服務(wù)供應(yīng)商的行列中來(lái)，是會(huì)展行業(yè)提高其服務(wù)水平和質(zhì)量的內(nèi)在需求。

4.1核心協(xié)調(diào)統(tǒng)籌

在會(huì)展接待服務(wù)中，服務(wù)內(nèi)容龐雜、環(huán)節(jié)眾多，涉及到多家服務(wù)供應(yīng)商，企業(yè)客戶(hù)的大中型會(huì)議也做過(guò)直接采購(gòu)機(jī)票、酒店等方式，但總體效果不佳，最終還是需要旅行社進(jìn)行資源的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌。長(zhǎng)期與餐飲、酒店、交通等行業(yè)的密切合作，使得旅行社可以獲得最優(yōu)惠的價(jià)格，并熟知相關(guān)企業(yè)服務(wù)水平和質(zhì)量，由此旅行社可以通過(guò)其成熟、完善的網(wǎng)絡(luò)體系對(duì)所涉及資源進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，減少了大量不必要的中間環(huán)節(jié)，大大降低了會(huì)展運(yùn)營(yíng)成本。

4.2文化創(chuàng)意創(chuàng)新

會(huì)展業(yè)務(wù)最核心的是公關(guān)市場(chǎng)活動(dòng)運(yùn)作、會(huì)展流程的設(shè)計(jì)、大型戶(hù)外活動(dòng)的策劃等，從這個(gè)角度而言，MICE本質(zhì)上是文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)。旅行社行業(yè)在經(jīng)過(guò)多年經(jīng)營(yíng)摸索后，積累了大量團(tuán)隊(duì)活動(dòng)策劃和組織的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)國(guó)際事務(wù)有深入的了解，對(duì)先進(jìn)的科技和文化信息也比較敏感，因此旅行社可以利用自身所擁有的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)成為會(huì)展經(jīng)營(yíng)的主體，獨(dú)自承擔(dān)和參與會(huì)展前期策劃，如會(huì)展活動(dòng)內(nèi)容和流程安排，根據(jù)會(huì)展活動(dòng)所在行業(yè)的情況進(jìn)行文化創(chuàng)意創(chuàng)新。

5.小結(jié)

隨著會(huì)展業(yè)在我國(guó)的蓬勃發(fā)展，會(huì)展旅游業(yè)務(wù)以其規(guī)模、高效和季節(jié)的分散性，吸引了大批的旅行社以其自身優(yōu)勢(shì)開(kāi)展會(huì)展旅游接待業(yè)務(wù)，提高了會(huì)展接待服務(wù)的水平和質(zhì)量，從而提高了與會(huì)者、參展商的滿(mǎn)意度。在開(kāi)展會(huì)展旅游接待業(yè)務(wù)的同時(shí)，旅行社逐漸與會(huì)展行業(yè)主辦方建立聯(lián)系，為滿(mǎn)足其要求，開(kāi)始為其策劃會(huì)議的議程或進(jìn)行流程設(shè)計(jì)，開(kāi)創(chuàng)會(huì)展旅游策劃和組織服務(wù)，從而對(duì)會(huì)展旅游業(yè)務(wù)進(jìn)行縱深角度的拓展，同時(shí)延伸會(huì)展業(yè)務(wù)范圍，與政府、行業(yè)協(xié)會(huì)機(jī)構(gòu)或大企業(yè)聯(lián)系為其提供賽事或大型活動(dòng)的全流程、全業(yè)務(wù)服務(wù)。

隨著旅行社會(huì)展旅游業(yè)務(wù)自身的擴(kuò)展，旅行社已成為提供會(huì)展服務(wù)的經(jīng)營(yíng)主體，這為我國(guó)旅行社行業(yè)提出了更大地挑戰(zhàn)。首先，旅行社企業(yè)應(yīng)量力而行，根據(jù)所在地域市場(chǎng)的規(guī)模和自身的實(shí)力明確在會(huì)展旅游業(yè)態(tài)中的角色定位，是否適合開(kāi)展會(huì)展旅游業(yè)務(wù)及開(kāi)展會(huì)展旅游業(yè)務(wù)的范圍。其次，旅行社從業(yè)人員加強(qiáng)會(huì)展專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)，深入了解會(huì)展業(yè)務(wù)自身的操作流程，以便更好地為會(huì)展主辦方提供更專(zhuān)業(yè)的服務(wù)，繼續(xù)深入拓展會(huì)展旅游業(yè)務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

宋偉（1981—），青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師。