國(guó)際商務(wù)信函的文體特征

韓蓉

在國(guó)際貿(mào)易往來(lái)中，常通過(guò)商務(wù)信函進(jìn)行書(shū)面形式的溝通交流。商務(wù)信函是指在日常商務(wù)運(yùn)作中，為了傳遞信息、進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)、彼此建立聯(lián)系或相互溝通而使用的信件。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，商務(wù)信函在國(guó)際貿(mào)易中發(fā)揮著極其重要的作用。為了進(jìn)一步開(kāi)展業(yè)務(wù)，人們?cè)絹?lái)越多地使用信函（包括電子郵件）來(lái)促進(jìn)彼此之間的交流。

國(guó)際商務(wù)信函的寫(xiě)作必須規(guī)范，其所使用的語(yǔ)言為商務(wù)英語(yǔ)，這種語(yǔ)言與一般英語(yǔ)相比，具有不同的文體特征。商務(wù)信函的文體特征主要體現(xiàn)在句法層面和語(yǔ)篇層面，這些特征需要寫(xiě)信人學(xué)習(xí)和掌握。

一、句子結(jié)構(gòu)特點(diǎn)

商務(wù)信函的主要功能是準(zhǔn)確地傳遞經(jīng)濟(jì)信息，建立貿(mào)易關(guān)系，在一定時(shí)期內(nèi)達(dá)到預(yù)期的效果。為了有效地進(jìn)行經(jīng)貿(mào)交流，國(guó)際商務(wù)信函中往往綜合使用各種句式，除簡(jiǎn)單句之外，更常用的是并列句和復(fù)合句。

國(guó)際商務(wù)信函中的英語(yǔ)是正式的書(shū)面語(yǔ)，為了保證精確的句式和嚴(yán)密的邏輯性，常將若干連續(xù)短句組合成并列句或復(fù)合句。由兩個(gè)或兩個(gè)以上簡(jiǎn)單句并列組成的句子稱(chēng)為并列句。比如這個(gè)例子：“因意外造成的損失或損害可導(dǎo)致索賠，申請(qǐng)驗(yàn)證必須立即通知下述公司代理人?！碑?dāng)描述一個(gè)帶有因果性的事件時(shí)，所用的各分句之間是相互關(guān)聯(lián)或互為條件的，這時(shí)通常用復(fù)合句來(lái)表達(dá)多層次的復(fù)雜邏輯關(guān)系，以充分體現(xiàn)其相互關(guān)聯(lián)的含義。復(fù)合句的結(jié)構(gòu)雖然要復(fù)雜一些，但表達(dá)效果更加透徹全面。以下是一個(gè)復(fù)合句的例子：“若買(mǎi)方未將信用證在裝船日期前45天送達(dá)，?賣(mài)方有權(quán)取消本單銷(xiāo)售合同，且有權(quán)向買(mǎi)方索賠由此造成的損失。”

國(guó)際商務(wù)信函用語(yǔ)要求具備嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確的風(fēng)格，因此，并列句和復(fù)合句的使用很普遍，以取得更好的表達(dá)效果。

二、語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)特點(diǎn)

國(guó)際商務(wù)信函的寫(xiě)作不僅要注意詞語(yǔ)和句子的使用，信函的整體語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)也是非常重要的。

1.外在格式

一份正式、完整的商務(wù)信函應(yīng)由以下六個(gè)部分組成：（1）信頭，包括發(fā)件人的地址和寫(xiě)信日期?？梢札R頭寫(xiě)，也可逐行縮進(jìn)。注意這里有美式與英式的區(qū)別，美式寫(xiě)法在每行末尾不加標(biāo)點(diǎn)，而英式寫(xiě)法需在地址的前幾行末尾加逗號(hào)，最后一行加句號(hào)。（2）信內(nèi)地址，應(yīng)包括收信人的姓名、公司名稱(chēng)、街道地址、所在城市、州（?。⑧]編和國(guó)別。這一部分在中文信件里通常是沒(méi)有的，因而在寫(xiě)國(guó)際信函時(shí)容易被疏漏，需特別引起注意。（3）對(duì)收信人的稱(chēng)呼，不可直呼其名，而應(yīng)寫(xiě)對(duì)方的姓。若信函是寫(xiě)給對(duì)方單位，或收件人姓名不詳，可用“親愛(ài)的先生/女士”。（4）正文，這是商務(wù)信函中最重要的部分。為了提高交流溝通的效率，商務(wù)信函的正文通常遵循固定的文本格式，一般有三段：第一段往往是一兩句簡(jiǎn)短而客氣的開(kāi)頭;第二段詳述寫(xiě)作此函的訴求，或者是對(duì)前面來(lái)函的答復(fù);最后一段歸納上文或提出期望。

（5）收束套語(yǔ)，其第一個(gè)字母要大寫(xiě)，結(jié)尾后面要加逗號(hào)。這一部分的位置比較靈活，可以左對(duì)齊或右對(duì)齊，也可居中。（6）落款，即寫(xiě)信人的簽名，應(yīng)先是親筆手簽，再加機(jī)打姓名，有時(shí)后面還要加上寫(xiě)信人的職務(wù)或頭銜。

此外，若信函中附夾有票據(jù)、證單之類(lèi)，應(yīng)在落款項(xiàng)的下一行，左邊齊頭注上“隨函附寄（Encl.）”。

商務(wù)信函的版式是多樣的，可根據(jù)公司要求或個(gè)人喜好靈活選用。使用較為廣泛的有三：第一類(lèi)是“頂格”式，即每行文字都頂著左邊距往右寫(xiě)，段落之間需空行。第二類(lèi)是“縮格”式，每段的第一行應(yīng)從左邊距往右縮進(jìn)4至5個(gè)字母。第三類(lèi)是“半頂格”式，也稱(chēng)作“帶縮進(jìn)段落的頂格式”。此種版式將日期和編號(hào)固定在右邊，以便存檔和檢索;寫(xiě)信人落款居中，信頭在左上方;正文中每段的第一行都要縮進(jìn)。

2.?內(nèi)在連貫

這里所說(shuō)的是指信函正文里的各段落之間要用內(nèi)在的邏輯連貫起來(lái)。我們知道，文本是由句子交織在一起構(gòu)成的，但這些句子并不是簡(jiǎn)單地堆砌在一起，必須通過(guò)內(nèi)在的邏輯相互銜接起來(lái)。商務(wù)信函中的銜接主要有四種類(lèi)型：?（1）第一種銜接被稱(chēng)為參照，是指在文本中使用另外的內(nèi)容作為參照，以避免對(duì)前文提到過(guò)的冗長(zhǎng)信息進(jìn)行不必要的重復(fù)，從而更加連貫和簡(jiǎn)明。（2）第二種銜接方式是替代，指用同一類(lèi)詞中的一項(xiàng)來(lái)替代另一項(xiàng)，可以是名詞、動(dòng)詞短語(yǔ)或從句等。（3）第三種為省略。句子中若某個(gè)短語(yǔ)或意思在前一句若已出現(xiàn)過(guò)，那就將之省略，以凸顯新信息，使文本銜接更緊密。（4）第四種是詞匯銜接。比如要補(bǔ)充說(shuō)明，我們可以用以下詞匯：而且、此外、還有;要表達(dá)事態(tài)的轉(zhuǎn)折，則用：但是，可是，不過(guò);為了表達(dá)順序，有這樣一些詞：首先、然后、接下來(lái)、最后……綜合運(yùn)用各種方式，可以使信函正文的內(nèi)容具有內(nèi)在的邏輯性，成為有機(jī)的整體。

商務(wù)信函是國(guó)際經(jīng)貿(mào)活動(dòng)中的重要交流方式。一份格式規(guī)范、語(yǔ)言得體、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男藕芙o交易伙伴留下深刻的印象，同時(shí)也為己方的公司樹(shù)立起良好的企業(yè)形象。因此，研究國(guó)際商務(wù)信函的文體特征具有重要意義。我們必須了解商務(wù)信函的句子結(jié)構(gòu)和語(yǔ)篇特點(diǎn)，遵循其寫(xiě)作原則和方法，才能寫(xiě)出規(guī)范正確的信函，從而能夠更方便、有效地進(jìn)行溝通與交流，促成交易的達(dá)成。

參考文獻(xiàn)

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