ERP系統(tǒng)下的企業(yè)財(cái)務(wù)管理

蓋寶蓉

摘要：隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理復(fù)雜程度的提高和市場(chǎng)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，做好人、財(cái)、物等各類(lèi)資源的優(yōu)化配置已成為很多企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，于是ERP系統(tǒng)被越來(lái)越多的企業(yè)所引進(jìn)并率先應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理之中，但真正將其優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮的企業(yè)卻仍在少數(shù)。本文首先分析了在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)的必要性，并對(duì)當(dāng)前系統(tǒng)的使用現(xiàn)狀作出了總結(jié)，最后以此為基礎(chǔ)提出提高系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用效果的對(duì)策。

1 企業(yè)在財(cái)務(wù)管理中使用ERP系統(tǒng)的必要性分析

1.1 提高財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和可靠性

對(duì)于任何企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)管理人員來(lái)說(shuō)，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析的基礎(chǔ)都是準(zhǔn)確且真實(shí)可靠的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)之一就是大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，通過(guò)在財(cái)務(wù)管理中使用ERP系統(tǒng)，就可以將企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程以及內(nèi)部管理中所產(chǎn)生的各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息收集和匯總起來(lái)。這樣做最大的好處就是可以保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確的，因?yàn)樵谫Y金出現(xiàn)變動(dòng)或發(fā)生財(cái)務(wù)交易的當(dāng)時(shí)，相關(guān)事項(xiàng)負(fù)責(zé)人就可以將所產(chǎn)生的信息上傳到系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)及時(shí)的接收到這些信息，從而避免由于時(shí)間上的延遲或多次交接而造成數(shù)據(jù)失真的情況，財(cái)務(wù)信息真實(shí)性和準(zhǔn)確性得到了保障，后續(xù)整合、分析以及預(yù)測(cè)等工作也會(huì)更加順利。

1.2 使會(huì)計(jì)核算工作更加科學(xué)高效

ERP系統(tǒng)是先進(jìn)管理思想與先進(jìn)信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，將其運(yùn)用于財(cái)務(wù)管理之中，使得會(huì)計(jì)核算工作變得更加科學(xué)和高效。一方面，企業(yè)的會(huì)計(jì)核算工作是非常復(fù)雜而繁瑣的，對(duì)于經(jīng)營(yíng)范圍廣、業(yè)務(wù)類(lèi)型較多的中大型公司來(lái)說(shuō)更是如此，僅僅利用人工還有簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)處理根本滿(mǎn)足不了精細(xì)化核算的要求，ERP系統(tǒng)很好的解決了這一問(wèn)題，它不僅具有簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和分析功能，還可以更加智能的實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)核算和財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)等;另一方面，ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)性和及時(shí)性的優(yōu)勢(shì)，幫助財(cái)務(wù)人員更有效的發(fā)現(xiàn)和處理核算中出現(xiàn)的問(wèn)題，因?yàn)樗械臉I(yè)務(wù)發(fā)生都是可追溯的，甚至通過(guò)信息及時(shí)的反饋，一些錯(cuò)誤可以在成為定局之前改正。

1.3 幫助企業(yè)管理者做好財(cái)務(wù)預(yù)算和決策

財(cái)務(wù)預(yù)算和決策是企業(yè)管理者進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策中的重點(diǎn)之一，而要進(jìn)行財(cái)務(wù)上的預(yù)算和決策，必須要與企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合，也

就是說(shuō)需要企業(yè)內(nèi)外、上下各方面的信息作為基礎(chǔ)，這對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)其實(shí)是很難實(shí)現(xiàn)的，所以決策可能會(huì)出現(xiàn)失誤，ERP系統(tǒng)可以幫助解決這一難題。在ERP系統(tǒng)之中，財(cái)務(wù)只是其中的模塊之一，它還包括生產(chǎn)、采購(gòu)、庫(kù)存、分銷(xiāo)以及人力資源等很多板塊，管理者通過(guò)ERP系統(tǒng)不僅能了解到企業(yè)資金的總量，還可以看到資金的分配、流向以及最終的使用效率等，這樣一來(lái)，企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)和財(cái)務(wù)管理中存在的問(wèn)題就一目了然，根據(jù)這些信息作出的預(yù)算和決策會(huì)更有利于企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。

2 ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀分析

2.1 沒(méi)有得到正確的認(rèn)識(shí)和足夠的重視

ERP系統(tǒng)有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及智能化分析的功能，正確的使用能大幅度提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效率，但是在很多企業(yè)中這一系統(tǒng)卻沒(méi)有普及或者是沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是企業(yè)管理者認(rèn)為ERP系統(tǒng)只要購(gòu)買(mǎi)并安裝就能幫助企業(yè)加強(qiáng)管理，但實(shí)際上這不是一勞永逸的事情，ERP系統(tǒng)需要后期的維護(hù)和更新，而且必須要有財(cái)務(wù)人員正確的配合才能有效運(yùn)轉(zhuǎn)，很多企業(yè)忽略了這一點(diǎn)，后期對(duì)于系統(tǒng)人、財(cái)、物的投入都沒(méi)有跟上，這是由于企業(yè)對(duì)ERP的認(rèn)識(shí)不足造成的;二是ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的功能沒(méi)有引起企業(yè)足夠的重視，很多企業(yè)管理者都只是把它當(dāng)作普通的財(cái)務(wù)軟件，而事實(shí)上ERP系統(tǒng)的作用絕不限于此，目前很多企業(yè)都存在著將ERP系統(tǒng)“大材小用”的情況。

2.2 財(cái)務(wù)人員在ERP系統(tǒng)操作上有所欠缺

作為先進(jìn)信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想相結(jié)合的產(chǎn)物，ERP系統(tǒng)必然需要專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作和使用，或者說(shuō)操作該系統(tǒng)的人員應(yīng)擁有熟練的計(jì)算機(jī)技能和會(huì)計(jì)相關(guān)知識(shí)，這樣才能真正使得ERP系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)管理水平的提高有所幫助，然而當(dāng)前的現(xiàn)狀是不少企業(yè)都沒(méi)有很好的實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的正確操作，因?yàn)樨?cái)務(wù)人員大都只懂財(cái)務(wù)而不精通系統(tǒng)操作。在日常應(yīng)用過(guò)程中，最常出現(xiàn)的問(wèn)題就是財(cái)務(wù)人員只是實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，也就是說(shuō)只是被動(dòng)的將企業(yè)內(nèi)外部的信息收集起來(lái)，后續(xù)的分析、預(yù)測(cè)和控制功能都沒(méi)有利用起來(lái)，這種情況很大程度上是由于財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人并不知道該怎樣對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行操作才能實(shí)現(xiàn)這些功能。還有就是很多財(cái)務(wù)人員已經(jīng)習(xí)慣了原來(lái)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)ERP系統(tǒng)很難適應(yīng)，這也阻礙了人和系統(tǒng)之間的配合。

2.3 存在權(quán)限設(shè)置不合理的問(wèn)題

在ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)只是其中的模塊之一，除了財(cái)務(wù)部門(mén)之外，生產(chǎn)、采購(gòu)、銷(xiāo)售以及倉(cāng)庫(kù)等諸多部門(mén)都要參與其中，但是由于資金是在全公司范圍內(nèi)流動(dòng)，因此財(cái)務(wù)人員對(duì)ERP系統(tǒng)內(nèi)基本上全部的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都有獲取和使用的權(quán)利，但是這也帶來(lái)了一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，就是權(quán)限到底該如何設(shè)置，當(dāng)前很多企業(yè)也面臨著這一難題。有的公司對(duì)于系統(tǒng)權(quán)限的開(kāi)放程度過(guò)大，這雖然使得信息能夠更及時(shí)的分享和獲取，但也不可避免的可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)環(huán)節(jié)有問(wèn)題而破壞整體數(shù)據(jù)有效性的情況，加大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。還有一些企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)人員的授權(quán)太少，部門(mén)之間無(wú)法進(jìn)行有效的溝通，從而信息的實(shí)時(shí)性和完整性得不到保障，后續(xù)數(shù)據(jù)處理和分析也不能及時(shí)進(jìn)行，不利于系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

3 提高ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用效果的對(duì)策

3.1 自上而下提高企業(yè)對(duì)ERP的重視程度

針對(duì)于很多企業(yè)中出現(xiàn)的ERP系統(tǒng)利用效率不高和使用效果不佳的情況，提高重視程度應(yīng)該是公司必須要做而且盡早做的事情，由于系統(tǒng)的使用要在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行，因此應(yīng)自上而下的去提高重視程度從而促進(jìn)系統(tǒng)的有效使用。首先是管理者應(yīng)明確ERP系統(tǒng)作用的發(fā)揮不是一蹴而就的，除了前期購(gòu)買(mǎi)軟件的資金投入，后續(xù)的維護(hù)、更新等也需要投入大量的人力和財(cái)力，必要的成本代價(jià)是獲得良好使用體驗(yàn)和效果的保障。除此之外，員工思想的轉(zhuǎn)變也是非常關(guān)鍵的，只有了解了系統(tǒng)的功能和對(duì)企業(yè)發(fā)展的好處，才能去接受它并配合財(cái)務(wù)人員將系統(tǒng)的效用最大化的發(fā)揮出來(lái)，必要時(shí)企業(yè)可以制定相關(guān)的制度和規(guī)定，在全公司范圍內(nèi)宣傳系統(tǒng)的功用并加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)的重視。

3.2 優(yōu)化財(cái)務(wù)人員使用系統(tǒng)的操作流程

好的ERP系統(tǒng)在使用時(shí)需要正確的操作流程與之相配合，因此，企業(yè)應(yīng)從優(yōu)化財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)使用時(shí)的流程人手去提高ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用效果。但是實(shí)際工作中，由于個(gè)別財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能還停留在手工賬階段，他們對(duì)計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的操作流程本來(lái)就不是很熟練，更換成ERP系統(tǒng)更是加大了他們利用軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、報(bào)表制作、數(shù)據(jù)分析等工作的難度，因此企業(yè)應(yīng)從基本操作流程人手，使財(cái)務(wù)人員盡快適應(yīng)ERP系統(tǒng)。另外，ERP系統(tǒng)的功能不止在于基本的會(huì)計(jì)相關(guān)問(wèn)題，還包括預(yù)算編制、財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)和決策等多方面，對(duì)于這些功能的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)就要將財(cái)務(wù)管理方法和ERP系統(tǒng)操作流程有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，借鑒一些ERP系統(tǒng)應(yīng)用成功的經(jīng)驗(yàn)，也可以聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的相關(guān)人員對(duì)員工進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。

3.3 加強(qiáng)部門(mén)配合與權(quán)限設(shè)置合理性

資金是一個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中流動(dòng)著的血液，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)資金進(jìn)行管理要在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行，應(yīng)用ERP系統(tǒng)更是需要各部門(mén)提供數(shù)據(jù)上的支持，所以說(shuō)加強(qiáng)部門(mén)之間的配合也是非常必要而關(guān)鍵的。企業(yè)應(yīng)作出規(guī)定，各部門(mén)在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后要及時(shí)的將收支情況和資金流向以及相關(guān)憑證及時(shí)的上傳到系統(tǒng)之中，以方便財(cái)務(wù)人員的使用和分析。與此同時(shí)，合理的權(quán)限設(shè)置也是企業(yè)應(yīng)該關(guān)注的，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況和以往年度的財(cái)務(wù)管理情況，企業(yè)可以明確財(cái)務(wù)部門(mén)做好相關(guān)工作到底需要多少信息并以此為基礎(chǔ)設(shè)置權(quán)限。另外不同層級(jí)的管理者和財(cái)務(wù)人員的系統(tǒng)操作權(quán)限和信息的可查看范圍也應(yīng)區(qū)分開(kāi)來(lái)，降低信息被泄露或盜取的風(fēng)險(xiǎn)，在確定不同板塊或業(yè)務(wù)的權(quán)限之后，系統(tǒng)設(shè)置可交由軟件公司來(lái)實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)高速發(fā)展并不斷應(yīng)用于企業(yè)管理以及大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的時(shí)代背景之下，ERP系統(tǒng)必然會(huì)逐漸成為企業(yè)必不可少的信息化工具，尤其是在財(cái)務(wù)管理方面，而應(yīng)用好ERP系統(tǒng)也的確會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很多積極影響，雖然在系統(tǒng)應(yīng)用初期會(huì)面臨一些困難或不適應(yīng)的情況，但企業(yè)要以科學(xué)的態(tài)度去分析和解決問(wèn)題，著力提高ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用水平并將其在全公司推廣開(kāi)來(lái)。