淺談山區(qū)中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

魏濤

【摘要】：筆者在山區(qū)中學(xué)黨政辦公室工作多年，對(duì)如何做好學(xué)校檔案的管理談?wù)勛约旱囊恍w會(huì)與大家交流，希望在今后的工作中能做得更好。

【關(guān)鍵詞】：山區(qū)中學(xué)檔案管理工作 現(xiàn)狀 對(duì)策

學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過(guò)程，又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織管理的各個(gè)方面，故學(xué)校檔案對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)具有一定的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。從規(guī)范的學(xué)校檔案可以窺探一所學(xué)校的發(fā)展史和學(xué)校的精髓，同時(shí)健全的學(xué)校檔案對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)又具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。如：上級(jí)檢查驗(yàn)收、創(chuàng)省級(jí)示范學(xué)校、“316督導(dǎo)評(píng)估”等重大活動(dòng)，往往檢查的都是好幾年的學(xué)校檔案。因此，學(xué)校檔案的規(guī)范管理就顯得至關(guān)重要。

一、目前山區(qū)中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校的重視程度不夠。在高考的指揮棒下，學(xué)校有重教學(xué)輕檔案管理工作的傾向。檔案管理工作在日常情況下基本沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性的工作內(nèi)容，只有在上級(jí)部門(mén)進(jìn)行檢查的時(shí)候才象征性的進(jìn)行簡(jiǎn)單的布置與操作，由于基層學(xué)校對(duì)檔案管理工作的不重視就直接導(dǎo)致檔案收集不全或是漏收集，以至于把問(wèn)題遺留到實(shí)際應(yīng)用的最后階段，所以檔案信息并不能保證完全準(zhǔn)確。

（二）檔案管理人員不專(zhuān)業(yè)。在山區(qū)中學(xué)檔案管理中有一部分工作人員并不是正規(guī)院校檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，所以對(duì)于檔案的管理只能停留在形式階段，而不能真正的正規(guī)化、科學(xué)化的按照系統(tǒng)模式對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行規(guī)范管理。

（三）檔案管理制度不完善。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視，檔案人員不專(zhuān)業(yè)，直接導(dǎo)致檔案管理工作的相關(guān)制度跟不上，對(duì)于學(xué)校檔案種類(lèi)劃分不清晰，正常收集和過(guò)期失效的檔案沒(méi)有明確的界限，銷(xiāo)毀檔案沒(méi)有明確的處理辦法步驟，檔案室的日常環(huán)境得不到標(biāo)準(zhǔn)保證，有時(shí)還放一些臨時(shí)物品，這就直接導(dǎo)致檔案管理人員在管理檔案的過(guò)程中出現(xiàn)檔案管理混亂、檔案的丟失、檔案位置不明確等情況。

（四）檔案管理的目的不明確。由于多數(shù)檔案管理人員為非檔案管理專(zhuān)業(yè)，故而對(duì)學(xué)校檔案管理的目的性模糊不清。沒(méi)有目的的工作必然導(dǎo)致整個(gè)過(guò)程枯燥機(jī)械化的簡(jiǎn)單重復(fù)，不能有所創(chuàng)新，更不能使工作人員保質(zhì)保量的完成檔案管理所需要的準(zhǔn)備工作，所以為了應(yīng)付上級(jí)檔案管理部門(mén)的檢查，多數(shù)學(xué)校檔案的相關(guān)信息都存在這樣那樣的問(wèn)題，這對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)是極其不負(fù)責(zé)任的。

（五）檔案管理技術(shù)不先進(jìn)。十九大習(xí)近平總書(shū)記提出，加快教育現(xiàn)代化。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在一些發(fā)達(dá)地區(qū)的高等院校已經(jīng)采用先進(jìn)的多媒體媒介對(duì)檔案進(jìn)行管理，例如：計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、搜索引擎等。但由于在山區(qū)學(xué)校對(duì)檔案管理的不重視，資金供應(yīng)不充分等原因，并不能大范圍引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，致使山區(qū)學(xué)校檔案管理仍停留在書(shū)面手寫(xiě)的復(fù)雜階段。

（六）檔案的作用不清晰。山區(qū)學(xué)校對(duì)于學(xué)校檔案的應(yīng)用一般只停留在經(jīng)歷的證明，而其他的作用并不能夠很好被應(yīng)用，甚至有些校方領(lǐng)導(dǎo)根本就不清楚檔案還有其他的作用，這就導(dǎo)致在檔案管理的過(guò)程中只強(qiáng)調(diào)檔案的不丟失，而檔案對(duì)于師生的教育意義和服務(wù)作用以及約束力都得不到應(yīng)用。

二、對(duì)山區(qū)學(xué)校檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

（一）進(jìn)一步增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)。目前我國(guó)中小學(xué)檔案管理出現(xiàn)一系列問(wèn)題歸根結(jié)底就是因?yàn)閷?duì)其重視程度不夠，所以增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)是改善檔案管理現(xiàn)狀最根本的措施。只有校方領(lǐng)導(dǎo)加大了對(duì)檔案管理的重視程度才能促使檔案的管理工作正常完成，進(jìn)行檔案管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)施得到健全，檔案管理工作被提到學(xué)校的正常日程上來(lái)。只有檔案管理的實(shí)際操作人員增強(qiáng)了檔案管理意識(shí)，才能盡量減少在操作中的錯(cuò)誤，不會(huì)把個(gè)人的主觀意識(shí)融入到檔案信息采集的過(guò)程之中確保信息的準(zhǔn)確性，才能避免出現(xiàn)檔案丟失、檔案被隨意銷(xiāo)毀的現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二）形成網(wǎng)絡(luò)化管理模式提高員工素質(zhì)。建立網(wǎng)絡(luò)化的管理模式是現(xiàn)代中小學(xué)檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理的主要標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)校的檔案以網(wǎng)絡(luò)化，這樣不僅有利于避免檔案的丟失而且在檔案管理中也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。另外提高參與檔案管理的所有人員的自身素質(zhì)也是在整體上加強(qiáng)檔案管理的有效辦法，只有相關(guān)操作的人員的素質(zhì)提升才能確保其具體操作在意識(shí)的支配下更加具有規(guī)范性和科學(xué)性，才能使檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都得到重視。

（三）加強(qiáng)檔案制度化管理及利用。檔案管理出現(xiàn)諸多問(wèn)題的主要外部原因就是并沒(méi)有完善的針對(duì)中學(xué)檔案管理工作的相關(guān)制度，管理人員在具體的工作中沒(méi)有依據(jù)可以遵守，所以每一項(xiàng)具體的行為操作都沒(méi)有規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員只能根據(jù)個(gè)人的行為習(xí)慣或自我感知比較恰當(dāng)?shù)霓k法來(lái)處理檔案，而這個(gè)過(guò)程中往往與正規(guī)的檔案處理辦法相違背，致使檔案信息或檔案資源在管理者并沒(méi)有產(chǎn)生主觀破壞意識(shí)的情況下已經(jīng)被損毀，其中甚至包括一些不可復(fù)制的重要檔案。所以對(duì)檔案制度化管理是規(guī)范現(xiàn)在學(xué)校檔案管理最直接有效的辦法，而且適用面積極其廣泛。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案是學(xué)校工作的重要組成部分，關(guān)系到學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，所以在檔案管理工作中應(yīng)該重視檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，不能為了應(yīng)付工作而使檔案丟失了其應(yīng)有的價(jià)值。