基于Excel的員工管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

楊波

摘要：基于Excel設(shè)計(jì)并開發(fā)簡易員工管理系統(tǒng)，通過VBA編寫程序代碼，以實(shí)現(xiàn)員工增加、修改和考勤管理等功能，幫助簡化員工管理工作，提高員工管理工作效率和數(shù)據(jù)可靠性。

關(guān)鍵字：員工管理、管理系統(tǒng)、VBA編程

前言：

隨著公司員工數(shù)量的增加，員工信息和考勤登記工作量隨之增加，依靠傳統(tǒng)的手工登記方式工作效率低，而且數(shù)據(jù)容易出錯(cuò)，考勤數(shù)據(jù)也存在人為修改，造成數(shù)據(jù)可靠性不高的缺陷。如果購買較大的人事管理系統(tǒng)則需要支出較高的軟件購買費(fèi)用和后期服務(wù)費(fèi)，而且很多功能并不能得帶充分的利用，這就造成了資源浪費(fèi)，同時(shí)龐大的軟件雖然功能完善，但是對于操作人員的素質(zhì)要求也更高，這就需要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，產(chǎn)生額外的支出，如果人員流動(dòng)又會(huì)造成不必要的麻煩。

因此需要設(shè)計(jì)并開發(fā)一款功能適當(dāng)、操作簡單又能很好的完成員工管理工作的系統(tǒng)，Excel加VBA編程就是一種很好的選擇。借助強(qiáng)大的VBA編程語言和Excel優(yōu)秀的表格管理和數(shù)據(jù)處理能力，完全能夠?qū)崿F(xiàn)員工管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)。

一、數(shù)據(jù)表格和主界面的設(shè)計(jì)

1.系統(tǒng)主界面設(shè)計(jì)。新建工作表命名為“主界面”，通過Excel插入菜單繪制主界面，如圖1.1員工管理系統(tǒng)主界面所示，后期編寫VBA代碼，將各功能模塊添加至相應(yīng)的按鈕。

2.數(shù)據(jù)管理表格的設(shè)計(jì)。新建“員工花名冊”、“考勤表”和“請假登記表”，根據(jù)公司員工管理需要編輯各表格的內(nèi)容及格式。

可以將數(shù)據(jù)表隱藏只保留主界面表，或?qū)?shù)據(jù)表添加保護(hù)，以保證數(shù)據(jù)不被操作人員修改，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。

二、VBA編程

1.窗體及代碼設(shè)計(jì)

（1）員工資料管理窗體及代碼設(shè)計(jì)。根據(jù)數(shù)據(jù)管理表格格式編寫相應(yīng)代碼以實(shí)現(xiàn)員工信息增加和修改功能。

l 對于表格中必填的用戶數(shù)據(jù)項(xiàng)目，例如員工姓名、身份證號等重要數(shù)據(jù)，可用如下關(guān)鍵代碼實(shí)現(xiàn)：

Private Sub cmdSave_Click（）

If txtName.Value = "" Then '判斷姓名框是否為空

MsgBox "請輸入員工姓名！"， ， "提示" '提示信息

txtName.SetFocus '設(shè)置焦點(diǎn)到姓名框

Exit Sub '結(jié)束子過程

Add '調(diào)用添加數(shù)據(jù)子過程

l 對于數(shù)據(jù)內(nèi)容有特殊格式要求的項(xiàng)目，如出生年月和入職、離職時(shí)間等，可通過如下關(guān)鍵代碼實(shí)現(xiàn)：

If Not IsDate（txtEnd.Value） Then '判斷是否為日期格式

MsgBox "請輸入正確的離職時(shí)間！"， ， "提示" '提示信息

txtEnd.SelStart = 0 '設(shè)置文本框的選取起始位置

txtEnd.SelLength = Len（txtEnd.Value） '設(shè)置文本框選取文字的長度

Cancel = True '焦點(diǎn)仍停留在該控件上

End If

如果是身份證號碼或是職工工號等，對數(shù)據(jù)類型和位數(shù)有嚴(yán)格要求的，則可以通過判斷用戶輸入的數(shù)據(jù)類型和位數(shù)，檢測輸入數(shù)據(jù)是否符合要求。

l 對于數(shù)據(jù)內(nèi)容是固定的種類，用戶只需要根據(jù)實(shí)際信息選擇相應(yīng)的內(nèi)容即可的，則可以通過復(fù)合框功能實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵代碼如下：

cbxEdu.AddItem "博士" '添加項(xiàng)目到“學(xué)歷”復(fù)合框

cbxEdu.AddItem "碩士"

cbxEdu.AddItem "本科"

cbxEdu.AddItem "?？?

l 由于員工信息修改和新增的數(shù)據(jù)表內(nèi)容是相同的，所以信息修改界面不需要單獨(dú)設(shè)計(jì)窗體，只需要在員工新增窗體中添加判斷代碼，則可以實(shí)現(xiàn)信息的修改，關(guān)鍵代碼如下：

If strStatus = "查詢" Then '判斷是否為“查詢”狀態(tài)

intRow = intCurrentRow '設(shè)置當(dāng)前行為查詢到的行數(shù)

Else

Sheets（"員工花名冊"）.Range（"A3"）.Select '選擇A3單元格

intRow = ActiveCell.CurrentRegion.Rows.Count '獲取員工花名冊已有數(shù)據(jù)行數(shù)

strBh = Cells（intRow， 1） '獲得最后編號

If strBh = "" Then '判斷編號是否為空

strBh = "Y0001" '若為空則添加編號“Y0001”

Else

strBh = "Y" & Format（Right（strBh， 4） + 1， "0000"） '按規(guī)則產(chǎn)生新的編號

intRow = intRow + 1 'intRow增加1，指向表格新的一行

End If

Cells（intRow， 1） = strBh '將用戶窗體上的數(shù)據(jù)填充到“員工花名冊”的新行上

End If

其中“txtName”、“txtEnd”、“cbxEdu”為窗體設(shè)計(jì)中該控件的名稱，可以根據(jù)實(shí)際需要定義不同的控件名稱，借助示例中的代碼進(jìn)行變換，以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的控制。

（2）員工考勤窗體及代碼設(shè)計(jì)。此功能區(qū)分為考勤簽到和請假登記兩個(gè)功能模塊，可實(shí)現(xiàn)員工考勤管理。

l 考勤簽到模塊主要有時(shí)間顯示控件和員工信息讀取控件。時(shí)間顯示控件，可以用“frmCheck.lblTime.caption = Format（Now， "hh：mm：ss"）”代碼實(shí)現(xiàn);而信息讀取控件可以采用下拉列表的方式實(shí)現(xiàn)，通過關(guān)鍵代碼“cbxName.RowSource = "考勤表！b5：b" & intRow”獲取考勤表數(shù)據(jù)，考勤表中的員工信息則可以通過與花名冊數(shù)據(jù)核對的方式進(jìn)行自動(dòng)同步，關(guān)鍵代碼如下：

For i = intStart To intStart + intEnd '將員工花名冊中的數(shù)據(jù)插入考勤表中

With Sheets（"考勤表"）

.Cells（i + 2， 1）.EntireRow.Insert '插入一個(gè)空行

.Cells（i + 2， 1） = Sheets（"員工花名冊"）.Cells（i， 1）.Value '將員工花名中冊的序號填寫到考勤表

.Cells（i + 2， 2） = Sheets（"員工花名冊"）.Cells（i， 2）.Value '將員工花名冊的姓名填寫到考勤表

End With

Next

編寫代碼將當(dāng)前簽到時(shí)間和上班時(shí)間進(jìn)行核對，在規(guī)定時(shí)間前完成簽到的記為正常上班，未按時(shí)完成簽到的則記為遲到或曠工。

l 請假登記模塊主要控制請假的開始和結(jié)束日期，做到數(shù)據(jù)有效且合理，例如請假結(jié)束日期必須在開始日期之后。并且請假數(shù)據(jù)和簽到數(shù)據(jù)不沖突，即員工請假登記后他的考勤記為請假，而不是遲到或曠工。

2.模塊代碼設(shè)計(jì)。使用不同的模塊能將相關(guān)的過程進(jìn)行聚合，便于代碼的管理，為不同模塊定制不同的行為，使代碼的可維護(hù)性和可重用性大大提高。

（1）員工信息管理模塊的設(shè)計(jì)。該模塊主要實(shí)現(xiàn)主界面中員工資料區(qū)各按鈕對應(yīng)的彈窗控制，以及通過對“frmNew”窗體的控制實(shí)現(xiàn)員工信息修改。當(dāng)用戶在窗體中輸入相關(guān)數(shù)據(jù)之后，通過該模塊可以根據(jù)規(guī)則對用戶操作進(jìn)行彈窗提示，并將輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行對應(yīng)的賦值。

（2）員工考勤管理模塊的設(shè)計(jì)。該模塊主要控制員工的簽到（frmCheck）和請假（frmRegister）兩個(gè)窗體，關(guān)鍵代碼如下：

Public Sub 考勤簽到（）

frmCheck.Show '顯示窗體

End Sub

同時(shí)，該模塊還需要借助API函數(shù)和操作系統(tǒng)的“user32.dll”控件創(chuàng)建（銷毀）計(jì)時(shí)器，用于簽到模塊時(shí)間控件的調(diào)用。

三、結(jié)語

系統(tǒng)整體功能簡單，基本能夠?qū)崿F(xiàn)公司員工的信息管理和考勤記錄工作，能夠保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確有效，同時(shí)系統(tǒng)的界面簡潔、操作簡單，對工作人員的技術(shù)要求度不高。后期可以考慮對系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展，采用工作證或身份證加證件閱讀器的模式，員工刷卡即可完成簽到，減少人員操作以降低人為因素造成的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉瓊.Excel VBA案例實(shí)戰(zhàn)從入門到精通[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2018.

[2]羅剛君.Excel VBA程序開發(fā)自學(xué)寶典[M].北京：電子工業(yè)出版社，2014.