論秘書的素養(yǎng)

曹夢(mèng)嬌 王天煜

摘 要：如今，秘書工作成為一項(xiàng)十分重要的工作，是一種常見得社會(huì)職業(yè)，但要做一個(gè)稱職的秘書卻是一門學(xué)問。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，在組織中處于十分重要的地位，有一個(gè)好秘書是保證領(lǐng)導(dǎo)工作順利進(jìn)行的必要條件，所以任何一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)或領(lǐng)導(dǎo)者都十分重視秘書的選擇，秘書人員必須具備相當(dāng)?shù)幕A(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和適應(yīng)各種工作的不同能力;必須具備一定的馬克思主義理論修養(yǎng)、政策修養(yǎng)、良好的工作作風(fēng);還必須遵守本行業(yè)的職業(yè)道德。要認(rèn)真學(xué)習(xí)刻苦鉆研業(yè)務(wù)，在工作實(shí)踐中加深體會(huì)，鞏固、完善和提高工作水平和能力。

關(guān)鍵詞：素養(yǎng) 素質(zhì) 能力 道德 修養(yǎng) 結(jié)構(gòu) 知識(shí)能力

秘書的知識(shí)與能力、秘書的思想修養(yǎng)和職業(yè)道德、秘書的心理和性格、秘書的性別特征、秘書的培訓(xùn)與考核都是構(gòu)成秘書素養(yǎng)的部分。

一、現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展對(duì)秘書職業(yè)提出了新的要求，秘書人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，具有時(shí)代性。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代 ， 秘書的工作條件、環(huán)境、對(duì)象、方法等發(fā)生了深刻的變化，秘書工作經(jīng)歷了從單純的辦文辦事到既辦文辦事 ， 又出謀獻(xiàn)策 ， 從單純地傳遞信息到綜合處理信息，從被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù) ， 從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事到科學(xué)化管理的轉(zhuǎn)變。

（一）現(xiàn)代秘書科學(xué)、合理、開放、立體的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)部分， 分別是基礎(chǔ)知識(shí)、職業(yè)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)?；A(chǔ)知識(shí)是必須具備的最基本的素質(zhì)要素，職業(yè)知識(shí)是現(xiàn)代秘書的職業(yè)標(biāo)志性知識(shí)要素。秘書的工作業(yè)務(wù)會(huì)涉及到各個(gè)有關(guān)領(lǐng)域，因此是一種綜合性很強(qiáng)的工作，在現(xiàn)代秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中 ， 相關(guān)知識(shí)屬于高層次平臺(tái)部分 ， 處于延展地位。

（二）現(xiàn)代秘書應(yīng)該具備與職業(yè)要求相適應(yīng)的能力結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)代秘書不但要為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作提供全方位的服務(wù) ，更要為領(lǐng)導(dǎo)者的決策與 管理提供“智囊式”的服務(wù) ，甚至還要成為分擔(dān)上司部分職能的名副其實(shí)的助手。代現(xiàn)秘書不僅需要掌握足夠的知識(shí) ， 而且還必須具備適應(yīng)現(xiàn)代秘書工作的能力。現(xiàn)代秘書需要有一個(gè)合理的能力結(jié)構(gòu)，使所學(xué)的知識(shí)體現(xiàn)在實(shí)際的工作能力上 ，從而更好地為自己的本職工作服務(wù)。

二、秘書在日常工作中要為領(lǐng)導(dǎo)處理大量的事務(wù)，這就對(duì)秘書個(gè)人的精神素養(yǎng)和知識(shí)能力素養(yǎng)有很高的要求。

（一）秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握馬克思主義的基本理論，秘書人員只有樹立了社會(huì)主義理想，掌握辯證唯物主義和歷史唯物主義的方法，才能有真正的生活目標(biāo)和工作動(dòng)力。做好秘書工作，要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需要。

（二）在秘書工作中秘書人員的職業(yè)道德就是秘書工作的主要規(guī)范。職工若具有良好的職業(yè)道德，不僅有利于協(xié)調(diào)職工之間、職工與領(lǐng)導(dǎo)之間、職工與企業(yè)之間的關(guān)系，增強(qiáng)凝聚力。忠于職守，嚴(yán)守機(jī)密，恪守信用，文明禮貌，廉潔奉公基本可以概括秘書職業(yè)道德。秘書職業(yè)道德修養(yǎng)是一個(gè)在日常工作中長(zhǎng)期的磨練和實(shí)踐的過程，需要秘書人員自覺地作出多方面的努力。

三、優(yōu)秀的秘書不僅要具有較高的理論修養(yǎng)和思想道德修養(yǎng)，具有良好的工作作風(fēng)，職業(yè)道德和廣博的知識(shí)，還必須了解并善于調(diào)節(jié)自己的心理，經(jīng)常保持心理平衡，了解并努力培養(yǎng)自己完美的性格。

（一）秘書應(yīng)該培養(yǎng)自己對(duì)職業(yè)的興趣，去努力追求這一職業(yè)所需要的廣泛知識(shí)，認(rèn)真耐心的做好各種秘書工作，熱愛并服務(wù)于工作對(duì)象，培養(yǎng)并發(fā)展職業(yè)外的興趣愛好，如文學(xué)、繪畫、音樂、攝影等來提高知識(shí)素養(yǎng)，豐富自己。要努力培養(yǎng)自己確定目的時(shí)的自覺性，果斷性，堅(jiān)韌性，自制力。要善于經(jīng)常保持積極的、樂觀的、平靜的情緒，防止并善于克服消極的，悲觀的，煩躁的情緒。氣質(zhì)、性格與秘書職業(yè)有一定的關(guān)系。秘書要了解自己的氣質(zhì)，要有意識(shí)克服自己氣質(zhì)特征的缺點(diǎn)，發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn)，要善于控制和調(diào)節(jié)自己的心理活動(dòng)，培養(yǎng)自己完美的性格。

（二）現(xiàn)代秘書除了理論修養(yǎng)、知識(shí)、能力以外，最好具有開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅(jiān)毅、幽默、自制等性格側(cè)面，秘書人員能夠在意識(shí)的自我調(diào)節(jié)中發(fā)展，改變調(diào)整自我的性格，更好的做好自己的工作。

四、當(dāng)今社會(huì)，秘書已經(jīng)成為各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中不可或缺的重要組成部分。秘書職業(yè)男女比例經(jīng)歷了從男性一統(tǒng)天下到女性化傾向的變化。不同性別具有不同性別的特點(diǎn)。

（一）女性由于有較強(qiáng)的形象記憶和機(jī)械記憶能力而更善于形象思維，更富于想象力。男性更善于抽象思維，長(zhǎng)于判斷和推理，有較強(qiáng)的演繹、歸納能力。

男秘書自信心比女秘書強(qiáng)。心理學(xué)家布勞克等人通過對(duì)學(xué)生考試后、公布考分前估計(jì)分?jǐn)?shù)的心理分析發(fā)現(xiàn)，女學(xué)生的自我評(píng)價(jià)往往低于男學(xué)生。女秘書較為容易情緒化，容易被情緒所左右。男秘書往往不拘小節(jié)，對(duì)小事不會(huì)耿耿于懷，不會(huì)過于計(jì)較得失，在處理事務(wù)時(shí) 較少情緒化。女秘書富于同情心，善于理解他人。女秘書在工作中更能體諒別人，能為領(lǐng)導(dǎo)和同事著想，能拉近與領(lǐng)導(dǎo)的距離，因此也就更容易溝通。

（二）特別是女秘書在工作中要注意自我保護(hù)。大凡男性集中的領(lǐng)域，少數(shù)女性容易受到注意、關(guān)心和照顧，也容易受到侵犯。必要時(shí)要依靠法律，維護(hù)自己的合法權(quán)益。

五、我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，使秘書職業(yè)的從業(yè)人數(shù)愈益增多，1998年推出了國(guó)家秘書職業(yè)資格鑒定考試，標(biāo)志著我國(guó)職業(yè)秘書的培訓(xùn)和考核朝著職業(yè)化規(guī)范化及科學(xué)化方向邁進(jìn)了一大步，但仍存在許多亟待改進(jìn)和完善的地方。2003年9月，國(guó)家教育部考試中心和英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員會(huì)聯(lián)合在我國(guó)推出中文版的社會(huì)化職業(yè)證書考試項(xiàng)目--劍橋秘書證書考試，對(duì)我國(guó)職業(yè)秘書的培訓(xùn)考核工作有著積極的推動(dòng)作用。

（一）秘書培訓(xùn)主要有三種模式，即學(xué)歷教育、崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)。學(xué)歷教育是一種全面、系統(tǒng)的知識(shí)、技能、素質(zhì)的培訓(xùn)，崗前培訓(xùn)的目的是將知識(shí)轉(zhuǎn)化為技能，熟悉并適應(yīng)秘書工作和活動(dòng)的方法、程序、技術(shù)和規(guī)律，在職培訓(xùn)則注重實(shí)際效果。

（二）行政機(jī)關(guān)的秘書的考核應(yīng)該包括德、能、勤、績(jī)四個(gè)方面，制定考核標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)該定量和定性相結(jié)合，考核方法通常分為平時(shí)考核和年終考核兩種。

總之，秘書工作是一項(xiàng)要求很嚴(yán)格的工作，它具有自身的職業(yè)特點(diǎn)，作為秘書工作者，不但要具備良好的政治理論素養(yǎng)思想作風(fēng)素養(yǎng)，合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和較高的能力水平，而且要具備良好的職業(yè)道德，這就要求秘書工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自已的秘書工作能力，做--名稱職的秘書工作者。

參考文獻(xiàn)：

[1] 談青，試論現(xiàn)代秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)[J]. 中南民族大學(xué)學(xué)報(bào)，2006-06.