事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備與實(shí)踐策略分析

張瑞

摘 要：信息技術(shù)是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的基本條件，數(shù)字化已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的主要趨勢，應(yīng)當(dāng)為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化提供必要條件，優(yōu)化檔案管理數(shù)字化工作進(jìn)程，配齊檔案管理的專業(yè)技術(shù)力量，在良好前期準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)上達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)準(zhǔn)備工作

1.1 成立工作小組

事業(yè)單位推動檔案數(shù)字化建設(shè)是必然趨勢，應(yīng)當(dāng)基于數(shù)字化建設(shè)對事業(yè)單位的檔案管理工作建設(shè)情況進(jìn)行充分的梳理，找出事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境，明確事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體建設(shè)步伐，從而在數(shù)字化技術(shù)不斷更新的過程中推動事業(yè)單位檔案管理體系的快速發(fā)展。首先，建立專門領(lǐng)域小組，明確事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的重點(diǎn)，有各級職能部門和主要負(fù)責(zé)人做好相應(yīng)的檔案管理工作。其次，還要在專業(yè)技術(shù)人員的指導(dǎo)下形成技術(shù)攻關(guān)小組，融合專業(yè)技術(shù)力度開展檔案數(shù)字化管理工作，明確數(shù)字化檔案管理的重點(diǎn)與具體步驟。確定事業(yè)單位檔案管理的工作范圍，明確具體的工作模式，由此達(dá)到全面落實(shí)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的目標(biāo)。第三，工作小組應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各項(xiàng)工作的監(jiān)督，有效的落實(shí)前期準(zhǔn)備工作，保證各項(xiàng)硬件與軟件條件達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能防止數(shù)據(jù)信息的丟失，解決檔案管理工作存在的現(xiàn)實(shí)問題。

1.2優(yōu)化檔案數(shù)字化條件

數(shù)字化檔案建設(shè)工作有一個(gè)較為漫長的過程，需要把傳統(tǒng)的原始紙制時(shí)代的檔案逐步的進(jìn)行數(shù)字化，這是一項(xiàng)高成本與耗時(shí)較長的工作。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作應(yīng)當(dāng)提供基礎(chǔ)。首先，應(yīng)當(dāng)保證提供足夠的數(shù)字化檔案建設(shè)的場所，強(qiáng)調(diào)有足夠的數(shù)字化檔案建設(shè)的操作空間，能夠?qū)⑺械臋n案信息與文件配置齊全，在良好的防護(hù)措施下支持?jǐn)?shù)字化建設(shè)的逐步推動。其次，還要優(yōu)化檔案的存儲介質(zhì)，注重做好相關(guān)的備份工作，以先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備推動檔案數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展。第三，保證檔案場所的安全性，加強(qiáng)檔案管理的安全控制，注重加大檔案數(shù)字化場所進(jìn)入的審批力度，有效的進(jìn)行原件掃描，防止在檔案數(shù)字化過程中造成的珍貴檔案損壞，檔案數(shù)據(jù)信息資源丟失，以及存在的檔案數(shù)據(jù)資源泄密等方面問題。

1.3檔案數(shù)字化前處理

事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)，還要加大檔案的整理水平，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的深入掃描與分析工作。在進(jìn)一步明確檔案數(shù)字化的范圍之后，應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)的檢查工作。首先，應(yīng)當(dāng)加大目錄準(zhǔn)備的力度，保證檔案目錄的規(guī)范性，對檔案的字節(jié)長度，檔案的規(guī)格，檔案的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行有效確定。消除檔案內(nèi)容不規(guī)范、不具體、頻繁修改的問題。其次，還要加強(qiáng)檢查整理工作，保證數(shù)字化檔案無缺損破壞的問題。還要提高信息的提取質(zhì)量，階段性檢查信息不全以及重復(fù)提取信息問題。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐策略

2.1 健全工作管理制度

事業(yè)單位檔案數(shù)字化有一個(gè)日漸完善的過程，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷踐行新的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，在國家先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下逐步的修改完善檔案管理工作制度。首先，在數(shù)字化的建設(shè)過種明確檔案工作制度，確定檔案管理的重點(diǎn)，基于保密、安全、科學(xué)化開展數(shù)字化檔案管理工作。其次，嚴(yán)格的落實(shí)檔案管理工作要求，提出專業(yè)化系統(tǒng)化管理制度，形成具體的檔案管理責(zé)任分析。第三，還要建立必要的獎(jiǎng)懲機(jī)制，加大檔案管理信息化的獎(jiǎng)勵(lì)，推進(jìn)相關(guān)工作高效運(yùn)行。

2.2 加大投入力度

檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作水平，明確檔案管理的重點(diǎn)，在系統(tǒng)性的基礎(chǔ)上提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平。應(yīng)當(dāng)有逐步完善的機(jī)制上做到檔案信息有效存儲，切實(shí)提高檔案管理的系統(tǒng)性，達(dá)到人力、物力、財(cái)務(wù)的有效支撐?？梢愿鶕?jù)自身發(fā)展需要實(shí)現(xiàn)軟件與硬件的統(tǒng)一管理。具體應(yīng)當(dāng)編制科學(xué)的檔案管理工作方案，提高檔案管理的兼容性，保證以往做過的檔案管理建設(shè)與新時(shí)期的檔案管理有一定的兼容性。尤其在紙制檔案信息化的過程中應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)行業(yè)檔案管理的需要進(jìn)行硬件購置，保證硬件符合長遠(yuǎn)檔案管理的需要，尤其注重保密與智能化設(shè)備的引進(jìn)，從而達(dá)到優(yōu)化檔案管理防控系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。

2.3 構(gòu)建專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫

事業(yè)單位最有價(jià)值的檔案信息是專業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與完善工作，重點(diǎn)基于數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化存儲與管理。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建專業(yè)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)文字、數(shù)字、圖形、圖片、視頻資源的存儲能力。其次，還要構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)人才庫，專業(yè)技術(shù)庫、科研數(shù)據(jù)庫、人事檔案庫與行政檔案庫等。由于事業(yè)單位承擔(dān)的公共服務(wù)領(lǐng)域不同，因此應(yīng)當(dāng)具備本專業(yè)的特色數(shù)據(jù)庫，在專業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)的輔助下達(dá)到專業(yè)、高效、安全集成化的效果。第三，還要大數(shù)據(jù)與云存儲的理念下提高事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)可以調(diào)度共享，數(shù)據(jù)有效傳遞，滿足各部門需要的檔案管理體系。

2.4 建立檔案信息平臺

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，注重加強(qiáng)信息平臺的建設(shè)工作，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)建立檔案信息管理專業(yè)平臺。首先，開發(fā)專業(yè)的檔案管理信息化系統(tǒng)，滿足辦公自動化、檔案實(shí)時(shí)化、上下游單位檔案共享，社會群眾自主獲取公開檔案信息，智能移動化檔案管理的需要，搭建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺，滿足全社會對事業(yè)單位技術(shù)信息的使用與共享需要。其次，還要優(yōu)化建立檔案資源管理與互動機(jī)制，提高檔案管理專業(yè)技術(shù)人員與使用者的互動水平，提高智慧化平臺的指導(dǎo)能力，在良好的個(gè)性化輔助條件下提高檔案管理工作的整體水平。第三，還要優(yōu)化檔案的網(wǎng)絡(luò)瀏覽與下載機(jī)制，進(jìn)一步搭建專業(yè)的檔案管理工作平臺，對操作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理，達(dá)到保證檔案數(shù)字化建設(shè)有效實(shí)施目標(biāo)。

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的任務(wù)較為繁重，應(yīng)當(dāng)基于事業(yè)單位現(xiàn)有技術(shù)實(shí)力，明確數(shù)字化檔案管理工作規(guī)劃，健全檔案管理工作制度，加強(qiáng)人才與技術(shù)設(shè)備儲備，在上級部門的支持下提高數(shù)字化檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的順利開展，解決事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)實(shí)問題。

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